Declarações de IVA

Uma vez que o início do estágio ocorreu logo após o término do 3º trimestre de 2012, a primeira tarefa foi a receção, seleção e arquivo de documentos fiscais e contabilísticos, para posterior apuramento do IVA do 3º trimestre pelo Técnico Oficial de Contas, cujo prazo de entrega das declarações era a 15 de Novembro (al. a), nº 1 do

Após a receção dos documentos, trazidos ao escritório pelos responsáveis pelas empresas ou pelos empresários em nome individual, estes tinham de ser corretamente arquivados.

No ano de 2012 os documentos mais comuns na contabilidade foram:

- Fatura – uma fatura é um documento comercial cuja a obrigatoriedade de emissão está prevista na al. b) do nº 1 do art. 29° do CIVA para cada transmissão de bens e prestação de serviços ou nos adiantamentos de compras ou vendas e de prestações de serviços. Nas faturas é obrigatório a inclusão dos dados do emitente e também, preferencialmente, os do adquirente. Neste documento, associado aos produtos ou serviços está o valor sem IVA onde de seguida está o valor de IVA. Podem também estar presentes nos documentos valores de descontos. Consoante os casos, o IVA deve ser entregue ao estado ou pode ser deduzido;

- Fatura/recibo e vendas a dinheiro – em tudo iguais às faturas, mas o documento é liquidado no ato de emissão;

- Recibo – é um comprovativo de pagamento que tem de estar associado a uma fatura;

- Nota de crédito – é um documento de retificação de uma fatura que origina reduções no valor da fatura. Pode ser emitida devido a inexatidões na emissão da fatura ou de devoluções. Pode ser uma regularização com ou sem valores de IVA associados;

- Nota de débito – é um documento de retificação de uma fatura que origina aumentos no valor da fatura. Pode ser emitida devido a inexatidões na emissão da fatura. Pode ser uma regularização com ou sem valores de IVA associados;

A partir de 2013 deixaram de ser documentos válidos as vendas-a-dinheiro e passou a existir outro documento aceite fiscalmente, a fatura simplificada. As faturas simplificadas permitem “Transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos, quando o valor da fatura não for superior a (euro)

1000, e; Outras transmissões de bens e prestações de serviços em que o montante da fatura não seja superior a (euro) 100.”, como o previsto no nº 1 do art. 40° do CIVA.

Após a separação dos documentos pelas categorias acima descritas, foi necessário arquivá-los nos respetivos diários. Aqui há a necessidade de fazer uma separação entre contabilidade organizada e o regime simplificado.

No âmbito da contabilidade organizada existiam os seguintes diários, organizados por trimestres, onde dentro de cada trimestre existe uma separação mensal:

- Entradas de caixa – onde estão arquivados os recibos dos clientes que foram pagos em numerário;

- Saídas de caixa – onde estão arquivados as vendas-a-dinheiro, faturas/recibo e recibos, sempre nesta ordem, de compras de bens e serviços aos nossos fornecedores. A partir de 1 de Janeiro de 2013 as vendas a dinheiro deixaram de ser aceites como documento fiscal aceite pela Autoridade Tributária, sendo unicamente aceites as faturas/recibo e faturas simplificadas (Ministério das Finanças, 2012);

- Compras – onde estão arquivadas as notas de crédito, notas de débito, ambos documentos retificativos de faturas, e faturas de compras de bens e serviços aos fornecedores;

- Vendas – onde são arquivadas as notas de crédito, notas de débito e faturas de venda ou prestação de serviços da empresa para os seus clientes;

- Bancos – onde estão arquivados os documentos bancários, comprovativos de todos os movimentos mensais. As pessoas coletivas ou singulares podem ter mais de que uma conta bancária, existindo assim, um separador para cada conta; - Operações diversas – onde são registados os processamentos de salários,

apuramentos de IVA, quaisquer regularizações que tenham de ser feitas e outros lançamentos que não se enquadrem nos outros diários.

No regime simplificado de tributação, para o cálculo do imposto a pagar, apenas são necessários três diários, que tal como os diários do regime de contabilidade organizada estão organizados por trimestre e dentro de cada trimestre por mês. Estes são:

- Compras – onde são arquivadas as faturas, faturas/recibo, vendas a dinheiro, notas de crédito e de débito de bens ou serviços relacionados com a atividade; - Despesas gerais/bens de investimento – onde estão arquivadas as faturas,

faturas/recibo, vendas a dinheiro, notas de crédito e débito de despesas que não estando diretamente relacionadas com a atividade são essenciais para o desenvolvimento da mesma;

- Vendas – onde são arquivadas as faturas, faturas/recibo, vendas a dinheiro, notas de crédito e de débito das vendas ou prestações de serviço efetuadas aos clientes da empresa.

Ao arquivar os documentos nos respetivos diários e após se verificar que apenas eram arquivados os originais dos documentos e que todos continham o NIF do adquirente, estes tiveram de ser ordenados por fornecedor. Havendo mais que um documento do mesmo fornecedor estes tiveram de ser organizados sequencialmente, de acordo com a data dos documentos (do último para o primeiro dia do mês).

Quando esta tarefa foi concluída, teve de se proceder ao lançamento dos documentos no software de gestão PHC. Para tal, os documentos tiveram de ser numerados no canto superior direito com a numeração do programa. Esta tem de ser sequencial, sem emendas ou rasuras.

Assim, a maioria dos lançamentos efetuados foram os seguintes:

Fornecedores:

- Faturas de compra de mercadorias e matérias-primas com IVA dedutível

Na Tabela 1 apresenta-se um lançamento tipo de faturas de compra de mercadorias ou matérias-primas com IVA dedutível.

Tabela 1. Compra de mercadorias e matérias-primas.

Contas Débito Crédito

311xx/312xx Valor base ---

24322xx Valor IVA ---

2211xxxx --- Valor total

A conta 311xx é relativa à compra de mercadorias (p.e., 31111 é para compras de mercadorias à taxa de IVA de 6%, 31112 é para compras à taxa de IVA a 13% e a 31113 é para compras à taxa de IVA a 23%), a 312xx é relativa à compra de matérias- primas, a 2432xxx é a conta de IVA dedutível e a 2211xxxx é a conta de fornecedores (22111xxx para fornecedores nacionais e 22112xxx para fornecedores estrangeiros). Esta é, por norma, a regra para o lançamento deste tipo de documentos. No caso de documentos de fornecedores que estão isentos de IVA os lançamentos passam por uma conta 311xx/312xx – Isentos, com o valor a débito pela conta do respetivo fornecer a crédito. Também as notas de débito, documentos que regularizam as faturas a favor do fornecedor, são lançadas de igual forma.

Neste caso, o saldo da fatura fica na conta de fornecedores e esta só é saldada após o lançamento do respetivo recibo.

- Vendas a dinheiro, faturas/recibo e faturas simplificas de compras de

mercadorias e/ou matérias-primas, liquidadas no momento de emissão

O esquema relativo ao lançamento de documentos pagos no momento da aquisição encontra-se na Tabela 2.

Tabela 2. Compra de mercadorias e matérias-primas pagas no momento da aquisição

Contas Débito Crédito

311xx/312xx Valor base ---

24322xx Valor IVA ---

2211xxxx --- Valor total

2211xxxx Valor total ---

No lançamento destes documentos, a conta dos fornecedores é saldada, sendo o pagamento feito, na maioria das vezes por caixa (conta 111) ou por banco (1210x).

- Faturas de gastos de fornecimentos e serviços externos (p.e., água ou

eletricidade)

A contabilização de documentos de gastos de fornecimentos e serviços externos encontra-se na tabela 3.

Tabela 3. Gastos de fornecimentos e serviços externos

No lançamento de faturas de gastos, o valor base era lançado na respetiva conta, de acordo com o IVA da fatura, quer este fosse, por exemplo, um utensílio e ferramenta de desgaste rápido (6231x) ou um gasto com água (6243x). Caso fosse um documento liquidado no ato de emissão, o lançamento era efetuado como os de uma fatura/recibo exemplificado acima.

Os gastos relacionados com a(s) conta(s) bancária(s) são lançados numa conta 689xxx de acordo com a natureza dos gastos (caso tivesse IVA dedutível ou fosse isento) e feito de forma similar ao exemplificado.

Um caso especial em gastos de fornecimentos e serviços externos é o lançamento de despesas com combustíveis. Uma vez que no gasóleo para veículos de mercadorias ligeiros apenas se pode deduzir 50% do valor do IVA3 e o restante era lançado numa conta de gastos, o lançamento era efetuado da seguinte forma apresentada na Tabela 4.

3

Al. b), nº 1 art. 21° do (CIVA, 2013) – “Despesas respeitantes a combustíveis normalmente utilizáveis em viaturas automóveis, com excepção das aquisições de gasóleo, de gases de petróleo liquefeitos (GPL), gás natural e biocombustíveis, cujo imposto é dedutível na proporção de 50 %, a menos que se trate dos bens a seguir indicados, caso em que o imposto relativo aos consumos de gasóleo, GPL, gás natural e biocombustíveis é totalmente dedutível: (…)”

Contas Débito Crédito

62xxxxx Valor base ---

24323xx Valor IVA ---

Tabela 4. Gastos com combustível dedutível a 50%

Contas Débito Crédito

62xxxxx Valor base ---

24323xx 50% do Valor IVA ---

6812xx 50% do Valor IVA ---

2211xxxx --- Valor total

- Notas de crédito de compras de mercadorias e/ou matérias-primas

A devolução de mercadorias e matérias-primas foi feita conforme o exemplificado na Tabela 5.

Tabela 5. Devolução de mercadorias e matérias-primas

Contas Débito Crédito

317xxx --- Valor base

24342xx --- Valor IVA

2211xxxx Valor total ---

Nestes casos era lançado o valor base na conta 3171xx se fosse devolução de mercadorias ou 3172xx se fosse uma devolução de matérias-primas. A conta 24342xx era uma conta de regularizações em que tinha de devolver o IVA, anteriormente deduzido a favor da empresa, ao Estado. O saldo do lançamento podia ficar na conta de fornecedores onde era, posteriormente, saldado no pagamento de um recibo ou, então, era saldada imediatamente pelo depósito do dinheiro em caixa ou em bancos.

- Recibos

Nestes lançamentos era saldada a conta de fornecedores e feito o pagamento da fatura pelo caixa ou por banco (Tabela 6).

Tabela 6. Pagamento de recibos

Os documentos de fornecedores que estavam no Regime de Isenção de IVA, tinham a menção em 2012, de “Isento – artigo 53°” e em 2013, “IVA Regime de Isenção”4

, foram lançados na subconta “isento” quer se tratasse de compra de mercadorias ou de matérias-primas ou de fornecimentos de serviços externos.

Clientes:

- Faturas de vendas ou prestações de serviços Tabela 7. Venda de mercadorias ou prestações de serviços

Contas Débito Crédito

71xx/72xx --- Valor base

2433xx --- Valor IVA

2111xxxx Valor total ---

Conforme demonstrado na Tabela 7, o lançamento era feito consoante se tratasse de uma venda de mercadorias (71xx) ou de uma prestação de serviços (72xx). A conta de 2433xx é uma conta de IVA liquidado.

Caso se tratasse de um documento liquidado no ato de emissão, o lançamento a fazer era saldar a conta de clientes em contrapartida de caixa ou banco.

- Notas de crédito

Tabela 8. Notas de crédito a clientes

Contas Débito Crédito

717xxx Valor base ---

2434xx Valor IVA ---

2111xxxx --- Valor total

4 _{art. 57° do (CIVA, 2013) – “As faturas emitidas pelos sujeitos passivos referidos no artigo 53.º no} exercício da sua atividade devem sempre conter a menção «IVA – regime de isenção».”

Contas Débito Crédito

2211xxxx Valor total ---

O lançamento das notas de crédito (Tabela 8) usa o mesmo princípio que as notas do crédito dos fornecedores. Após lançar a devolução de mercadorias ou prestação de serviços na conta 717xx, era necessário fazer a regularização de IVA. O saldo podia ficar na conta do cliente onde poderia ser saldado, posteriormente, no pagamento de um recibo ou então saldado no lançamento da nota de crédito.

Outros lançamentos

Além dos lançamentos referidos acima, foi também efetuado o lançamento de recibos de vencimento (conta 2312 – para funcionários; conta 2311 – para órgãos sociais), de pagamentos da Taxa Social Única à Segurança Social (conta 245 para as contribuições dos funcionários; conta 6353 para o valor de Segurança Social pago pelo trabalhadores independentes), de pagamentos às Finanças (242xx para, p.e., o pagamento de retenções de trabalho dependente, retenções prediais, pagamento especial por conta, pagamento por conta, pagamentos de IVA) e efetuado o processamento de salários.

O apuramento do IVA era feito automaticamente pelo programa de contabilidade, saldando as contas de IVA liquidado, IVA deduzido e IVA regularizações, e era da responsabilidade do TOC. Assim, houve IVA a pagar nos casos em que o imposto liquidado era superior ao dedutível. Nos casos em que o imposto liquidado era inferior ao imposto deduzido houve lugar a IVA a recuperar.

Nos casos em que havia IVA a recuperar foi, também, necessário a relação de fornecedores cujas faturas continham IVA dedutível (NIF de cada fornecedor, valor base de cada fatura e respetivo valor de IVA e data das faturas) e de clientes (NIF, valores faturados) para preencher os campos 22, 24 e 8 das declarações trimestrais em que foi solicitado o reembolso de IVA.

Estes lançamentos foram realizados entre os dias 15 de Outubro de 2012 e 15 de Novembro de 2013, data do último dia de entrega da declaração de IVA relativa ao 3º trimestre de 2012, entre os dias 2 de Janeiro de 2013 e 15 de Fevereiro de 2013, data do

Abril e 15 de Maio, data do último dia de entrega da declaração de IVA do 1º trimestre de 2013, uma vez que todas as contabilidades estavam inseridas de regime de IVA trimestral. As declarações de IVA foram submetidas pelo TOC após estarem concluídos todos os lançamentos para o trimestre em causa. Contudo, fora dos períodos especificados também foram rececionados, arquivados e lançados documentos contabilísticos e fiscais de forma a não acumular todos os documentos das diversas contabilidades para o término dos trimestres.

No período do estágio foram lançados documentos que pertenciam ao regime simplificado e ao regime de contabilidade organizada de diversos setores de atividade. Embora os lançamentos no sistema contabilístico que está integrado no regime simplificado fosse relativamente simples, o tratamento de documentos pertencentes a uma contabilidade organizada podia ser simples (registos contabilísticos com poucos documentos por trimestre, escassas compras e poucos movimentos bancários) ou mais complexa no caso de registos contabilísticos com algumas centenas de documentos por trimestre, várias contas de compras e gastos e mais que uma conta bancária com vários movimentos diários, em que no final de cada mês era necessário fazer reconciliações bancárias e confirmar se os saldos que apareciam nos extratos eram coincidentes com os da contabilidade.