PCB Açores
7.1. Definição de equipas de trabalho e objetivos
Identificado o problema e definido o objetivo final, para possibilitar o desenvolvimento e implementação efetivos do plano de ação, a Comissão interna formada teve que definir, à partida, Grupos de Trabalho, com objetivos específicos, para tratar as diversas vertentes do projeto.
Considerando que:
• A temática da prestação de contas de forma integrada implica, desde logo, a discussão na vertente contabilística, que corresponde à área dominante do tema; • Os regulamentos internos não respondem à necessidade maior transparência na
prestação de contas, identificada internamente, traduzindo-se na necessidade informação integrada. Simultaneamente, há inconsistências entre os normativos contabilísticos em vigor e os regulamentos atuais da Associação. A necessidade de alinhamento ao nível do normativo interno corresponde a questões de natureza legal;
• Será necessário assegurar, de forma autónoma, a monitorização e cumprimento de quaisquer normativos no âmbito da prestação de contas, que corresponde, à discussão do tema no âmbito da fiscalização;
• A atividade da associação está assente no voluntariado, tem uma dimensão e dispersão geográfica significativas e o sistema de governo está assente em mandatos rotativos. Neste sentido, quaisquer alterações implementadas transversalmente em todas as estruturas, implicarão um esforço significativo de formação de recursos adultos, que corresponde a uma vertente também ela separável das restantes;
63 Entendeu-se que, a Comissão interna deveria ser constituída por quatro Grupos de Trabalho, de acordo com as quatro áreas de intervenção que foi possível distinguir: (i) normalização contabilística; (ii) normas e regulamentos internos; (iii) fiscalização; (iv) formação.
Equipas especialistas versus equipas multidisciplinares
A coordenação do Projeto, ficou assegurada por um colégio, composto dois voluntários. O Secretário Nacional para a Gestão e o Presidente do Conselho Fiscal e Jurisdicional Nacional do CNE, responsáveis pelas áreas de relevo para o tratamento do tema assumiram a coordenação, uma vez que, os objetivos específicos de cada área estavam vertidos no plano de ação da Junta Central para o mandato que lhes foi conferido. Cada um dos Grupos de Trabalho foi também formado por voluntários especializados da Associação, com percursos académico e profissional relevantes, dentro das áreas específicas associada a cada um dos grupos, bem como, pela sua participação em equipas de trabalho de projetos estruturantes na associação41.
Para assegurar alguma proximidade às necessidades dos diversos tipos de entidades orgânicas e, simultaneamente, distanciamento dos objetivos específicos da Junta Central enquanto entidade de suporte, as equipas de trabalho incluíram elementos de várias Regiões do país e número representativo de elementos das estruturas locais e intermédias em detrimento da estrutura central.
Ao mesmo tempo, para garantir que o projeto não sofria atrasos, decorrentes das limitações na disponibilidade dos recursos voluntários, a Associação nomeou ainda um colaborador interno remunerado do departamento administrativo e financeiro dos Serviços Centrais, para assessorar as equipas no desenvolvimento de todo o projeto, em particular, a responsável pela normalização contabilística.
A integração do investigador no grupo de trabalho para a definição do modelo de normalização contabilística ocorre em 2015, no seguimento da apresentação do projeto
41 A implementação do SIIE – Sistema Integrado de informação escutista, em 2007 e a Implementação do
64 de integração de contas no Conselho Nacional de maio desse ano42. Os fatores que o determinaram foram essencialmente os seguintes: (i) a experiência profissional relevante nas áreas de contabilidade, auditoria e controlo de gestão (ii) a experiência interna à organização decorrente do mandato como Secretário para a Gestão da Região de Braga, para o triénio 2011-2014, particularmente quanto à implementação pioneira na Associação, dos normativos para o SNL, nas contas da Região de Braga, para o exercício de 2011; (iii) o interesse demonstrado pelo investigador na participação no projeto. Optou-se pela constituição de equipas especializadas para potenciar a produtividade, colhendo-se as vantagens da complementaridade das equipas multidisciplinares na interação entre os quatro diferentes grupos de trabalho, centralizada nas figuras da coordenação.
Os objetivos específicos, de cada um dos grupos de trabalho, podem resumir-se da seguinte forma:
(i) Normalização contabilística
• definir e implementar um modelo de reporte financeiro que permita a integração de todas as unidades orgânicas, que devam ser incluídas no perímetro, para efeitos de prestação de informação financeira transparente, sobre o desempenho da atividade e prossecução dos objetivos do CNE; • elaborar um manual de procedimentos que permita suportar o modelo seja
desenvolvido;
(ii) Normas e regulamentos internos
• efetuar levantamento de todas as normas e regulamentos internos com impacto na prestação de contas, nos diferentes níveis da estrutura organizacional;
• elaborar propostas de alteração nas normas e regulamentos internos para implementação do novo modelo de reporte integrado;
42 Conforme atos oficiais emitidos pela mesa do Conselho Nacional do CNE, com referência ao Conselho
Nacional de Representantes de 23 de Maio de 2015, disponível em:
http://www.escutismo.pt/dirigentes/recursos/oficiais/pag:recursos_oficiais/0478d56c-271b-48ca-afa0- cbb3ccac8e0c
65 (iii) Fiscalização
• efetuar a revisão dos mecanismos de monitorização atualmente em vigor, na Associação, à luz do novo modelo de reporte integrado de contas; • propor alterações aos procedimentos atualmente regulamentados para
promover uma implementação efetiva do novo modelo, nomeadamente, em termos do perímetro, da tempestividade e dos meios para uma monitorização/fiscalização efetivas;
(iv) Formação
• efetuar o levantamento das necessidades de formação;
• efetuar a revisão dos conteúdos atuais de formação relativamente à prestação de contas;
• elaborar e comunicar um novo plano e calendário de formação à luz do modelo que vier a ser aprovado.
As equipas foram constituídas com cerca 2 elementos cada. Globalmente a Comissão interna para o Projeto de Consolidação de contas foi composta por 9 elementos, incluindo a coordenação.
A opção de não incluir consultores externos teve que ver, essencialmente, com o facto de se terem encontrado internamente as valências relevantes para o desenvolvimento do projeto, sem consumo de recursos financeiros, que não os inerentes às deslocações das equipas e consumíveis incorridos no âmbito do mesmo.