PCB Açores
7.3. Planeamento inicial: proposta de modelo na generalidade e abordagem ao seu desenvolvimento
7.3.1. Aprovação do modelo na generalidade
Definidos os grupos de trabalho e respetivos objetivos, avançou-se para o plano de atividades, daquele responsável pela área dominante – a normalização contabilística. O Grupo de Trabalho inicial identificou duas etapas principais na fase de conceção do modelo: (i) aprovação do modelo na generalidade e (ii) aprovação das especialidades necessárias para implementação.
Na fase de aprovação do modelo na generalidade, desde logo, foram identificados os temas pertinentes, que corresponderam aos seguintes:
(i) esquema geral de consolidação; (ii) nível de consolidação;
(iii) regime de contabilidade; (iv) período de relato.
No âmbito da submissão do Projeto de Integração de Contas ao Conselho Nacional, em maio de 2015, o Grupo de Trabalho inicial, optou por incluir na proposta as bases do modelo na generalidade.
Idealmente, a proposta do projeto com identificação dos objetivos e calendarização e a proposta de modelo na generalidade, seriam submetidas à aprovação ao Conselho Nacional em momentos diferentes. No entanto, a proposta foi assim enviada, porque o Conselho Nacional ocorre apenas de seis em seis meses e o adiamento da apresentação das bases do modelo poderia comprometer os prazos definidos.
Nos termos da calendarização global, apresentada no capítulo 7.2., a definição do modelo de reporte integrado de contas e os documentos suporte base mínimos, que permitissem a implementação do projeto piloto, teriam que estar concluídos previamente ao arranque do exercício que se iniciasse em 2017.
69 Esta proposta inicial, assentou fundamentalmente na análise documental e conhecimentos técnicos dos elementos da equipa e ainda em contributos recolhidos no contacto e discussão com diversos Secretários Regionais para a Gestão.
A proposta do modelo de integração na generalidade apresentada ao Conselho Nacional de 2015, consistia no seguinte:
(i) Esquema geral de consolidação: um modelo de integração em quatro níveis: Nível 1 – Junta Central Nível 2 – Juntas Regionais Nível 3 – Juntas de Núcleo Nível 4 – Agrupamentos;
(ii) Nível de consolidação: a consolidação será feita do nível local para o nível imediatamente acima, ou seja, de Agrupamentos (Nível 4) para o Nível 3 (Núcleos) ou diretamente no Nível 2 (quando não existam Núcleos). Por sua vez, o Nível 2 (Regiões) consolida no Nível 1 (Junta Central). No caso dos DMF’s far- se-á de forma semelhante, mantendo a especificidade dos mesmos;
(iii) Regime de contabilidade: as Entidades que se enquadram nos Níveis 1,2 e 3 com regime de contabilidade organizada obedecendo ao legislado para Entidades do Setor Não Lucrativo do SNC. Afirmando-se que as estruturas regionais e de núcleo já apresentam a sua contabilidade de forma organizada, este procedimento seria mantido. As entidades do Nível 4 (Agrupamentos) com apresentação dos seus movimentos de uma forma simplificada, apenas numa relação de Recebimentos e Pagamentos, numa plataforma online, simples na ótica do utilizador, devidamente parametrizada para integração na contabilidade;
(iv) Período de relato: definição de um único período de relato financeiro entre os vários níveis: Agrupamento, Núcleo, Região e Nacional;
(v) Plano de contas: existência de com um único Plano de Contas para todo o CNE com um único software de contabilidade.
Com a aprovação das bases do modelo de integração, dá-se início à segunda fase da conceção do modelo, com o principal objetivo de especificação das bases que foram definidas e definição do modelo de implementação.
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7.3.2. Abordagem planeada para desenvolvimento do modelo
Com o arranque desta fase, o grupo de trabalho organiza um ciclo de reuniões com chefes e secretários regionais, de forma a partilhar e discutir a proposta já aprovada e ao mesmo tempo, colher contributos para as especificações que seria necessário desenvolver.
Diagnóstico (inicial) das práticas contabilísticas no CNE
Para suporte às reuniões internas realizadas, é elaborado um questionário prévio para identificação de práticas contabilísticas.
Este questionário foi endereçado por via eletrónica, apenas às estruturas intermédias, Regiões e Núcleos, e as respostas foram recolhidas até setembro de 2015.
As questões colocadas prendiam-se com: a existência ou não de contabilidade organizada nas entidades orgânicas; o tipo de prestador de serviços, interno ou externo; o aplicativo utilizado e; o custo médio da prestação de serviços de contabilidade. Foram ainda colocadas questões para aferição da dimensão das entidades, do cumprimento do normativo contabilístico em vigor para o SNL e sobre o período de relato que as entidades consideravam mais adequado para a Associação. Ao todo, foram inquiridas 20 Juntas Regionais e 33 Juntas de Núcleo e obtiveram-se respostas relativamente a 17 entidades. Os resultados obtidos, foram apresentados no ciclo de reuniões organizado com os responsáveis das estruturas intermédias e, esta fase, coincide também com a integração do investigador no grupo de trabalho.
Relativamente aos resultados do questionário, notou-se que, apresentavam fragilidades que não permitiriam suportar com propriedade as propostas já apresentadas. Não foi efetuado diagnóstico ao nível da estrutura local, dos Agrupamentos, que são em número significativamente mais representativo e que apresentam características distintivas dos restantes níveis da estrutura, onde um novo processo de prestação de contas por exemplo terá o impacto mais significativo. Adicionalmente, nos questionários enviados não foram considerados os vários tipos de entidades orgânicas que podem estar sob a gestão das Regiões ou Núcleos, como os Centros Escutistas e os DMF’s e que poderão ter impacto na representatividade e nos resultados do questionário.
71 Em face desta constatação, os elementos do grupo de trabalho concordaram com a elaboração de um diagnóstico intermédio, que permitisse validar os pressupostos já assumidos e suportar quaisquer alterações aos mesmos, bem como, suportar o plano de ação para a conceção global do modelo de reporte integrado e o alinhamento da fase de implementação. Este diagnóstico é apresentado no próximo capítulo, na secção 7.4.1.
Desenvolvimento do modelo
Para suporte ao desenvolvimento modelo de reporte integrado, solicitou-se, aos interlocutores nas estruturas intermédias, a partilha de documentos base, como por exemplo: planos de contas utilizados pelas Regiões, relatórios e contas das Regiões e reflexões sobre o período de relato considerado mais adequado. Este processo decorreu entre finais de 2015 e ao longo de 2016. O recebimento de informação foi centralizado num dos elementos do grupo de trabalho e os principais contributos foram partilhados com toda a equipa para suportar a elaboração das especificações.
Conforme referido em 7.2.3., em 2016, o projeto sofreu um atraso significativo e só em abril de 2017 foram retomados os ciclos de reuniões com secretários regionais para apresentação e discussão de conclusões obtidas da análise dos documentos partilhados e das propostas de documentos suporte do modelo.