Definição de Siglas

No que diz respeito aos documentos normativos, começamos pelo que define as Siglas: Sigla da Rede e Siglas das várias entidades/unidades documentais que constituem o catálogo colectivo.

Este documento merece um cuidado especial porque nele se definem as Siglas que vão conferir identidade à Rede e distinguir, dentro dessa Rede, cada unidade documental. Trata-se, pois, de normalizar designações que vão ser usadas nos restantes documentos e que, no contexto da Rede, identificam cada uma das unidades documentais que constituem o seu catálogo colectivo. Este documento reveste-se de particular importância porquanto a definição das Siglas confere ordem e coerência à Rede, além de condicionar o seu funcionamento.

Em primeiro lugar há que definir a Sigla da Rede. Normalmente constitui- se atribuindo as letras iniciais da designação por extenso: Rede de Bibliotecas de Macedo de Cavaleiros – RBMC, no entanto, é necessário proceder a uma

apurada pesquisa para evitar a atribuição de uma sigla já adoptada por outra rede de bibliotecas verificando-se, posteriormente, a necessidade da sua alteração. Deve, a partir da sigla, criar-se o logótipo da Rede, passando esta a ser a sua marca identitária.

De acordo com indicações do órgão de direcção do Agrupamento de Escolas, devem ser definidas as siglas do Agrupamento e das várias Escolas onde se localizam as bibliotecas escolares.

A construção do catálogo colectivo concelhio assenta na fusão dos catálogos das bibliotecas escolares e da biblioteca municipal. Impõe-se, portanto, a ressalva da identidade topológica de cada documento e de cada unidade documental.

Clarifica-se, antes de mais, que os conceitos de Cota e Sigla assumem no catálogo colectivo uma significação diferente daquela que têm num catálogo pertencente a uma só biblioteca. Neste contexto, a Cota não é a indicação do lugar de um documento nas estantes de uma biblioteca, mas a informação de todos os elementos que permitam ao utilizador localizar inequivocamente um determinado documento. Falamos, então, de Cotas de Rede, constituídas pelas siglas e pelas respectivas informações: nome e endereço da biblioteca a cuja colecção pertence o documento, telefone, fax, página Web e e-mail. A sigla refere-se à instituição onde cada unidade documental se encontra e representa a sua identificação no contexto da Rede.

No caso das escolas constituídas em agrupamento torna-se necessário definir uma sigla para cada escola/biblioteca ou, como no caso da Escola Sede do Agrupamento de Macedo de Cavaleiros, que possui uma biblioteca escolar constituída por dois espaços físicos distintos, deve ser definida uma Sigla para cada um desses espaços, permitindo a localização exacta dos documentos.

Siglas e Cota local são expressas no software de gestão bibliográfica, no Bloco UNIMARC 9xx (uso local), mais especificamente, no campo 966 (cota da escola), constituído pelos subcampos: ^a<nº. reg.> ^l<SIGLA da escola> ^m<SIGLA do Agrupamento> ^s<COTA> (Carvalho, Teixeira, Pinto, & Carmo, 2009, p. 7). Mediante o preenchimento destes subcampos, a interface de pesquisa do utilizador permite a ―identificação de cada unidade documental,

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através das cotas de rede, onde é possível encontrar o documento‖ (Carvalho, Teixeira, Pinto, & Carmo, 2009, p. 9) .

Ao realizar uma pesquisa surgem as diversas cotas de rede e, passando o cursor sobre cada uma delas surge, por extenso, a designação da instituição onde se encontra a biblioteca a que pertence o documento pesquisado, como se ilustra na figura 17.

Fonte: Rede de Bibliotecas de Mafra disponível em: http://www.cm- mafra.pt/rbem/catalogo.asp, com adaptações da autora

Clicando sobre cada cota de rede, tem-se acesso às informações que lhe estão associadas: designação do local onde se encontra a unidade documental, endereço e contactos. Acede-se também à cota local: classificação do documento, número de registo, número de exemplares existentes na colecção da biblioteca para a qual se dirige a pesquisa. É exibida, ainda, uma hiperligação que permite aos responsáveis das bibliotecas aceder à funcionalidade de empréstimo interbibliotecas (E.I.B), como é evidenciado na figura 18.

Fonte: Rede de Bibliotecas de Mafra disponível em: http://www.cm- mafra.pt/rbem/catalogo.asp, com adaptações da autora

As siglas e respectiva informação associada são introduzidas na aplicação informática, aquando da sua parametrização e programação. A operação informática para proceder à localização de bases de dados e ficheiros utiliza um ficheiro de configuração, que consta numa pasta da própria aplicação e que indica a localização da base de dados. O ficheiro de configuração é formado por tantas linhas quantas as bases referenciadas sendo a primeira relativa à base colectiva e as restantes às bases individuais. Esta operação estabelece o caminho físico para as bases de dados bibliográficas e para a base de utilizadores (users) (Carvalho, Teixeira, Pinto, & Carmo, 2009, p. 20).

O uso das siglas é determinante quando os responsáveis das bibliotecas procedem ao envio dos ficheiros em formato ISO 2709, a partir do software de catalogação, para processamento no sistema a fim de ser feita a actualização automática do catálogo colectivo. O nome a dar ao ficheiro enviado tem que ―coincidir com a sigla da biblioteca, pois só assim o sistema o reconhecerá e

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fará o seu processamento‖ (Carvalho, Teixeira, Pinto, & Carmo, 2009, p. 28), caso contrário ficará depositado no servidor sem qualquer utilidade.

Pelo exposto fica claro que a definição de siglas é um factor importante para o funcionamento do catálogo colectivo e, porque elas são necessárias logo na fase de parametrização, deve ser um dos primeiros documentos normativos a ser elaborado.