Definição dos centros de custos e suas funcionalidades

Para que as informações de custos sejam alocadas aos departamentos é necessário que sejam criados direcionadores de custos para cada departamento, centro de custos. Para Martins (2003), centro de custos é a menor unidade que absorverá custos em uma organização. Já Brasil (2018, p. 21) define centro de custos como “[...] unidade mínima de acumulação de custos, tanto diretos como indiretos, onde são identificados o consumo efetivo do recurso e o beneficiário imediato do gasto, conforme estruturado na definição do que se deseja mensurar e avaliar (objeto de custo)”.

Tendo em vista que as únicas ferramentas disponíveis no SIC para a criação de centro de custos, conforme Brasil (2018), serem Plano Interno, Plano Orçamentário, Unidade Gestora Responsável e Detalhamento de Custos (DetaCusto), utilizar-se-á o Detalhamento de Custos como centro de custos dos departamentos. Ainda conforme Brasil (2018, p. 76), “A funcionalidade Detalhamento de Custos – DetaCusto (aba Centro de Custo no CPR – Siafi Web) está disponível a todos os Órgãos ou Unidades Gestoras pertencentes ao Orçamento Fiscal e da Seguridade Social e que utilizam o Siafi”.

A escolha de DetaCusto como centro de custos ocorre pelo fato de ser a principal ferramenta de detalhamento de custos do SIC e por ser uma das formas de a instituição detalhar a informação de custos de objetos que não estejam ligados a fatores orçamentários (BRASIL, 2018). A Nota Técnica nº 01 (Apêndice D), demonstra como habilitar o centro de custo DetaCusto e cadastrar os centros de custos.

Os centros de custos dos departamentos estão representados a seguir: Reitor- 15813401; Pró-Reitorias – 15813402; DG – 15813403; DIAE – 15813405; DTI – 15813407; DIPOP – 15813404; DGB – 15813406; CCOM – 15813409; CGPA – 15813408. Os códigos representativos dos centros de custos foram criados seguindo a seguinte lógica: os seis primeiros dígitos representam o código da Unidade Gestora (piloto) no Siafi e os dois últimos, a sequência dos departamentos no organograma. A Figura 18 ilustra os objetos de custeio definidos e os respectivos centros de custos.

77 Figura 18 - Objetos de custeio e centro de custos

78 Os códigos que possui o termo “Sub.”, referem-se aos subcentros de custos, ou seja, o centro de custo 15813403 corresponde ao custo de todas as diretorias dos campi, enquanto os subcentros de custos apenas da diretoria à qual se refere. Conforme Brasil (2018), é importante destacar as principais características da funcionalidade detalhamento de custo no SIAFI Web: as informações geradas por meio dos centros de custos não gera contabilização; permitem que os registros dos centros obedeçam ao princípio da competência, ou seja, refletem o mês a que competem os custos; permitem o registro de valores referentes a estorno de despesas; apresentam totalizadores de centro de custos contento valores a informar e informados; a aba DetaCusto somente será de informação obrigatória se a situação a que se refere o documento estiver no cadastro da unidade (Reitoria) com o seguintes direcionadores “soma” ou “subtrai” custos, caso a situação não tenha impacto para informação de custos, a aba não será habilitada para informação de custos, tendo em vista que o direcionador da situação estará no cadastro como “não afeta”. A Figura 19 ilustra a funcionalidade da aba DetaCusto no SIAFI Web e a Figura 20, as situações que provocam ou não informação de custos.

Figura 19 - Funcionalidade da aba DetaCusto

79 Figura 20 - Situações de inclusão de documentos no SIAFI Web

Fonte: Brasil (2018, p. 47)

De acordo com a Figura 20, no momento de inclusão de documentos no Siafi Web, caso o documento gere informação de custos, é necessário informar o código do centro de custo, mês de referência e ano a que se refere o documento e a UG beneficiada, ou seja, a UG que está consumindo esses custos. No caso em tela, como a proposta tem como unidade piloto a Reitoria, a UG será representada pelo código 158134. É importante frisar que o valor correspondente do documento poderá ser distribuído para vários centros de custos, sendo que o total de valores informados nos centros de custos deverá ser igual ao valor do documento (BRASIL, 2018).

No que se refere aos centros de custos para os custos indiretos (despesas que abrangem mais de um departamento), conforme definido pelo Chefe de Chefe de Contabilidade e Finanças, o GT definirá um critério de rateio. O objetivo do rateio é alocar uma fatia da despesa para os departamentos. Também foi discutido no grupo, a partir da abordagem do Chefe de Administração, como seria a alocação de despesas com a folha de pagamento por departamentos. Ficou decidido que o analista de recursos humanos deverá explorar o Siape para informar os centros de custos correspondentes.

Outro ponto abordado pelo analista contábil no grupo refere-se à alocação de custos dos itens requisitados do almoxarifado. O Diretor Executivo definiu que o analista de sistemas explorará o sistema que controla o almoxarifado – Sipac – para viabilizar a inclusão de centro de custos. Visualizando centro de custos como ferramenta de controle, o chefe de administração da Reitoria falou que

Da parte da administração seria interessante para a gente se policiar se futuramente tiver orçamento por centro de custos, até definir quem tem autorização para requisitar este material, por que hoje qualquer coordenação pode solicitar material do almoxarifado, havendo a questão do centro de custo e com isso havendo orçamento limitado por centro, então teria que definir quem poderia autorizar.

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No grupo, O Gerente de Administração do Campus Aracaju abordou como desvantagem na utilização de centro de custos a operacionalização dos custos indiretos, tendo em vista que, a princípio, o rateio será realizado manualmente e os lançamentos dos centros de custos também será feito manualmente, gerando uma série de lançamentos na aba centro de custos do Siafi Web. Ficou definido que o GT estudará possibilidades para superar essa deficiência.