Definindo a Gestão da Informação

A GI visa a construção de um ambiente organizacional mais competitivo, por proporcionar aos gestores habilidades para agregar valor à informação a fim de transformá-la em conhecimento, apoiando assim o planejamento estratégico da organização. O gerenciamento da informação, segundo Carvalho (2006), permite um melhor conhecimento da missão da organização e uma visão do ambiente, no qual os gestores estão inseridos.

Todavia, verifica-se que as organizações, em sua maioria, não proporcionam aos seus gestores e colaboradores estímulos para visualizar o valor da informação, bem como seus benefícios para a tomada de decisões e para o desenvolvimento de produtos/serviços. A falta de um ambiente informacional bem estruturado e gerenciado na organização faz com que os diferentes setores não possuam sinergia entre si, tanto em virtude da falta como do excesso de informação, quanto também do acesso aos conteúdos informacionais de forma inadequada, levando os gestores e colaboradores a trabalharem com elevados níveis de tensão e imprecisão.

Estes elevados níveis de tensão e imprecisão estão relacionados à má utilização dos fluxos informacionais da organização, pois é através dos fluxos de informação que: “os gestores têm melhores condições de não só verificar se os problemas estão sendo resolvidos, como também de diagnosticar e priorizar as questões que deverão ser atendidas, facilitando o planejamento, a organização e o controle das funções administrativas” (CARVALHO, 2006, p.88).

As organizações precisam, então, buscar um diferencial no mercado, sendo capazes de vencer o desafio de transformar a informação em conhecimento e, por sua vez, o conhecimento em tecnologia. Isso significa gerenciar informações para agregação de valor ao

negócio da organização a partir da disponibilização do conhecimento gerado. Este deve ser materializado em algo que o mercado efetivamente necessite e utilize.

Contudo, para que a informação seja utilizada nas organizações como elemento essencial para o cumprimento das suas metas, é necessário que os gestores tomem conhecimento da GI e de sua interação com o ambiente interno e externo.

Para Davenport (1998), a GI baseia-se em disciplinas como biologia, sociologia, psicologia, economia, ciência política, estratégica de negócio e ciência da informação. Tendo a GI essa interdisciplinaridade, Pereira (2003) destaca três aspectos relacionados à questão:

a) Teórico (um conjunto de saberes interdisciplinares das áreas de administração, ciência da informação e tecnologia de informação);

b) Prático (um conjunto de métodos/metodologias, técnicas e ferramentas); e c) Processo (um recurso estratégico de intervenções governamentais);

Esses aspectos, além de serem estratégicos para a economia contemporânea, permitem vislumbrar a GI como um modelo que fornece as condições necessárias para gerir eficazmente a informação na organização. Dias; Belluzzo (2003) e Frade et al (2003) tratam a GI como uma arquitetura integrativa baseada no usuário da informação, em um conjunto de conceitos, princípios, métodos/metodologias, bem como de técnicas utilizadas na prática administrativa e na execução dos serviços de informação com a finalidade de atingir a missão e os objetivos fixados pela organização. Portanto, tem-se, como função, a oferta de produtos/serviços altamente especializados e de valor agregado.

Valentim (2006) acredita que a GI atua diretamente com os fluxos formais da organização, cujo foco é o seu negócio, sendo sua ação restrita às informações consolidadas em algum tipo de suporte (impresso, eletrônico, digital, etc.), ou seja, aquelas que encontram-- se explícitas. A GI é um “conjunto de atividades para prospectar/monitorar, selecionar, filtrar, tratar, agregar valor e disseminar informação, bem como para aplicar métodos, técnicas, instrumentos e ferramentas que apóiem esse conjunto de atividades” (VALENTIM, 2006, p.18).

Carvalho e Tavares (2001) tratam a GI usando o termo infoessência; conforme as autoras, a infoessência tem como base uma proposta metodológica, cujo objetivo é buscar a informação essencial na organização. A metodologia infoessência trata especificamente da informação e almeja uma organização essencial onde informações, processos, pessoas,

tecnologias estejam todos ordenados, unicamente para selecionar informações essenciais a um determinado negócio.

Não importa qual seja o negócio ou atividade-fim a que se destina a organização, mesmo com todas as suas variáveis continua sendo o ambiente ideal para implementar a GI. Esta não está centrada apenas na busca da informação ou na avaliação da coerência de ações para com o negócio organizacional. Esses são dois de seus principais aspectos. A GI tem um escopo maior, na medida em que propõe à organização trabalhar somente com informações essenciais. A prática da GI pressupõe analisar estruturas, rever processos, identificar perfis pessoais adequados e, também, montar sistemas de informação (automatizados ou não).

A GI possibilita uma relação entre a organização da informação e as necessidades específicas para a produção de conhecimento das organizações e pessoas. Ela contribui para educar as pessoas que compõem o conjunto de uma organização, orientando-as para reconhecer, com clareza, o negócio com o qual colaboram e, neste sentido identificar as informações essenciais. Ademais, incentiva também os integrantes da organização a interpretar as diversas realidades com que se deparam, para, a partir de tal interpretação, produzir novas informações essenciais à organização e aos seus diversos públicos.

Sendo assim, a GI possui algumas características que ajudam as organizações assimilarem com mais facilidade sua aplicabilidade no ambiente organizacional:

a) Flexibilidade – a GI tem como fim valorizar o que é positivo e solucionar o que não está tão bom, em qualquer tipo de organização;

b) Visão integrada – a GI auxilia o processo de desenvolvimento de uma visão integrada entre negócios, processos, informações, pessoas, constituindo assim a consolidação do conhecimento organizacional, sob a forma de instrumentos gerenciais estabilizados e que permitem a visualização global de cada atividade da empresa;

c) Reflexiva – O exercício do “para quê?” propõe uma contínua reflexão sobre a coerência entre teoria e prática ou, ainda, entre negócio e modos de operação. A idéia de continuidade está na prática diária do questionar-se. “Refletir significa olhar para dentro de si mesmo – ou do processo sob sua responsabilidade ou da sua empresa, como quiser – é procurar perceber a qualidade da imagem refletida”. (CARAVALHO; TAVARES, 2001, p.29);

d) Educativa – a GI educa na medida em que promove a assimilação de um comportamento que busca o essencial, em todas as ações e em todos os níveis de atividade da organização. Educa, porque permite o questionar e a contínua descoberta de novas possibilidades de melhoria.

Essas características contribuem para a efetivação dos objetivos da GI:

- Promoção da eficiência organizacional de forma a ordenar e suprir as demandas por informações vindas de dentro e de fora;

- Planejamento de políticas de informação;

- Desenvolvimento e manutenção de sistemas e serviços de informação; - Otimização de fluxos de informação;

- Controle da tecnologia de informação. (OLIVEIRA; BERTUCCI, 2003, p.9)

Os objetivos da GI proporcionam à organização uma visão crítica e abrangente da atmosfera competitiva. Por conseguinte, é possível desenvolver ações estratégicas visando maior competitividade e subsidiando o processo de decisão e controle nos diversos níveis hierárquicos da organização. Por isso, Jannuzzi e Tálamo (2004) argumentam que o papel da GI é viabilizar a comunicação entre o ambiente interno e externo, proporcionando à organização das informações que realmente necessita.

Suprir a necessidade de informações das organizações através da GI implica formatá- las, levando em consideração a percepção e assimilação dos usuários, ou seja, é fundamental descobrir o formato mais adequado de representar a informação. Esse formato poderá variar conforme a necessidade e o segmento de cada organização.

Fica evidente que a GI é uma ferramenta que promove a compreensão da realidade dos mercados, das técnicas, dos concorrentes e da sua cultura, intenções e de sua capacidade, além de possuir uma relação estreita com a produtividade da organização.

McGee e Prusak (1994) descrevem cinco estilos de gerência da informação que tiram melhor proveito da mesma, visando melhorar sua performance e alcançar seus objetivos de uma forma mais eficaz e que podem ser adotados pelas organizações, quais sejam:

Utópico tecnocrático – a contundente abordagem técnica como solução para todos os problemas. Enfoca fortemente a modelagem e categorização da informação e está sempre atenta a novas tecnologias de software e de hardware;

Anárquico - inexistência de qualquer política de gerenciamento de informação. Os indivíduos determinam seus próprios sistemas de informações e a forma de gerenciá-los;

Feudalista – o gerenciamento da informação por unidades ou funções individuais, que definem suas próprias necessidades de informações, reportando somente parte das informações para a organização;

Monárquico – o gerenciamento da informação é ditado pelo líder da organização que define o sistema de informações e o nível de acesso dos demais componentes da organização;

Federalista – o gerenciamento da informação é feito com a participação de determinados elementos da organização. O objetivo é que a política seja determinada como resultado do consenso. (MCGEE; PRUSAK, 1994, p.155)

A utopia tecnocrática, a anárquica e o feudalista, são estilos considerados por Mcgee e Prusak (1994) menos eficazes. Só são viáveis em empresas pequenas, com poucos funcionários, onde o diretor tem conhecimento e domínio sobre todos os processos; correndo o risco de, na falta deste, instaurar-se o caos. Os diferentes estilos de gerenciamento da informação, citados acima, possuem vantagens e desvantagens e, por essa razão, o profissional da informação precisa diagnosticar qual é a política predominante, para que possa trabalhar os pontos fortes e fracos desses estilos, buscando uma democratização do acesso, disseminação e uso da informação.

De acordo com os autores Davenport, Eccles e Prusak (1992, p.64) “[...] o gerenciamento da informação requer uma mudança na cultura organizacional e novas tecnologias”. O gerenciamento da informação precisa da participação e do apoio de todos os gerentes. Além disso, é fundamental que eles vejam a informação como elemento importante para seus sucessos, ter disponibilidade de gastar tempo e energia, negociando para encontrar suas necessidades de informação. Por denotar poder e ser um elemento essencial em todos os processos organizacionais, a informação nunca é neutra, e nem todas as pessoas têm interesse que ‘tudo’ transite nos diferentes setores. Essas são algumas questões que o profissional terá que enfrentar ao implantar e/ou gerenciar um sistema de informação para negócios, questões essas que fazem parte do contexto político e econômico da sociedade na qual se vive.