O Processo da Gestão da Informação

Como se pôde perceber, a GI é necessária para a manutenção da competitividade organizacional. Torna-se imprescindível o desenvolvimento de estratégias voltadas a ela, de forma que sejam catalisados os fluxos de informação, buscando, entre outras coisas, subsidiar o processo de tomada de decisão. O desenvolvimento de ações estratégicas direcionadas à manutenção e ao crescimento da organização necessita de informações precisas, de modo que sejam potencializadas durante o processo de análise, interpretação, reflexão e definição da ação a ser empregada sobre o fenômeno já exposto.

Nota-se que a GI não é suficiente para estabelecer padrões e normas para o fluxo de informação de uma organização, sendo fundamental agregá-la a uma política de informação flexível. Ou seja, os processos da GI deverão estar apoiados por uma política de informação estabelecida pela direção da organização.

Dado que a informação passa a ser reconhecida positivamente pela organização, cabe a ela a criação de um processo eficaz de GI relacionado com a identificação das alternativas de informações, avaliá-las em termos de alguns conjuntos de objetivos, lidar com a existência da incerteza e escolher a melhor alternativa. Para a aplicação do processo de GI são necessários alguns elementos como: um banco de dados com a finalidade de armazenamento, manipulação e extração de dados com o fim de gerar informação, viabilizando a disponibilização da mesma, podendo ser um elemento catalisador eliminando a redundância de dados dentro e fora da empresa. Para que isso ocorra, é necessário o segundo elemento que é composto por dois grupos profissionais, sendo o primeiro grupo constituído pelos profissionais responsáveis que desenvolvem, implementam e mantêm o banco de dados atualizado; o segundo grupo, pelos profissionais que desenvolvem os serviços de informação, bem como sua disseminação e distribuição. Esses profissionais retêm um conhecimento específico sobre tratamento da informação, que raramente encontra-se nos profissionais do primeiro grupo citado. O terceiro elemento é a criação de áreas usuárias de informação, que seriam aquelas que disponibilizam as informações relevantes e específicas para os gestores, os funcionários e/ou colaboradores, clientes, fornecedores, enfim, para os ambientes interno/externo da organização, permitindo que o indivíduo que busca a informação a encontre, podendo tomar as decisões. Para encerrar os elementos necessários à aplicação do

processo de GI, não podemos esquecer o elemento denominado “Redes informais de informações”, que deve ser contemplado na GI não apenas na fase de elaboração da estratégia organizacional, mas também no momento de operacionalização da estratégia.

No entanto, é preciso que as organizações invistam em recursos e esforços para unir o conhecimento das mais diversas áreas relacionadas à produção de serviço e produto informacional, a fim de que os elementos do processo de GI estejam em sincronia entre eles e com a estratégia da empresa.

Davenport (1998, p.176), descreve as quatro etapas do processo de GI que é composto por

Determinação das exigências – identificar como os gerentes percebem os ambientes informacionais e como compreendem que tipo de informações um administrador realmente precisa. Implica entender o mundo dos negócios e requer as perspectivas política, psicológica, cultural, estratégica e ferramental além das avaliações individual e organizacional;

Obtenção – obter informações é uma atividade que deve incorporar um sistema de aquisição contínua que, de forma geral, consiste nas seguintes atividades: exploração de informações; classificação, formatação e estruturação das informações;

Distribuição – refere-se às formas de comunicação e divulgação utilizadas;

Uso da Informação – diz respeito à utilização da informação disponibilizada. Está ligado à maneira como se procura, absorve e digere a informação antes de tomar uma decisão.

As etapas do processo de GI levantadas por Davenport (1998) estão intrinsecamente relacionadas ao gerenciamento das fontes de informação. Como salientado anteriormente, GI é também a gestão das fontes. A primeira etapa, determinação das exigências, é o momento em que se realiza um levantamento das necessidades informacionais, e uma delimitação do tipo de informação que as pessoas necessitam no desenvolvimento dos processos, sejam operacionais ou decisórios. Quando o tipo de informação é mapeado, as fontes podem ser identificadas mais facilmente, determinando as etapas seguintes, de obtenção, distribuição e uso. Por exemplo, uma empresa da área tecnológica precisa que seus funcionários troquem informações (seja entre eles ou com outros especialistas) e, para isso, tem que divulgar as especialidades de cada funcionário e listas de contatos externos. A partir desse diagnóstico é possível implantar ações que possibilitem ou aperfeiçoem esse processo. Sem esquecer que o ambiente informacional das organizações está sujeito às variações dos ambientes de negócios internos e externos, provocando uma reavaliação organizacional frente às novas demandas.

Há uma deficiência de metodologia disponível para orientar ou apoiar o processo de GI, no sentido de torna-lá uma atividade estruturada. Conforme Beuren (1998), a ausência de uma metodologia está relacionada à falta de interação entre o profissional que detém o conhecimento técnico do tratamento da informação e os profissionais que detêm o conhecimento técnico dos recursos disponíveis no que concerne à TI. Outro aspecto a ser considerado é a ausência de um gestor designado para administrar o processo de GI na organização.

A organização que não possuir informações ágeis para fomentar suas decisões estratégicas e a execução das mesmas estará em desvantagem em relação às outras. A percepção da necessidade informativa dos gestores na definição da estratégia, bem como saber informar os resultados de ações relevantes, é condição vital num cenário onde a organização busca uma vantagem competitiva.

A partir das reflexões sobre a necessidade de usabilidade e do diferencial competitivo que a informação poderá trazer as organizações, deve-se delinear um arcabouço básico, no plano teórico, para transformar o processo de GI em uma função estruturada. Para isso, é importante que a metodologia do processo de GI seja genérica. McGee e Prusak (1994) apresentam, na Figura 3, um modelo do processo de GI que poderá servir de molde para a construção de uma metodologia.

Figura 3: Processo de Gerenciamento de Informações. Fonte: McGee e Prusak (1994, p.108)

O modelo proposto pelos autores é genérico devido ao fato de a informação cumprir papéis diversos e receber ênfases diferentes em cada segmento econômico e em cada

organização. A estrutura acima proposta não é algo que possa ser reduzido a uma seqüência de passos a serem seguidas, em um conjunto de tarefas abrangentes e diferenciadas, mas conectadas logicamente, culminando na produção de informação, devendo estar sob a responsabilidade de um gestor de informação que distribua e analise o uso da informação.

Nas organizações, “raramente existe algum contato entre sistemas de informação, a biblioteca e as funções competitivas de obtenção de informação” (DAVENPORT, 1998, p.45), ficando para os gestores de informação a missão de mobilizar e não apenas designar as arquiteturas e TIC, mas também estratégia, política e comportamento ligado à informação, além de dar suporte a equipes e processos de trabalho para produzir ambientes informacionais de qualidade.

Por esse motivo, se faz mister conhecer melhor o(s) profissional(is) que atua(m) no ambiente informacional gerenciando a informação. É necessário discutir sobre as profissões e sua importância na sociedade, para que assim se compreenda o papel e as atribuições do(s) profissional(is) no mercado informacional. Será que há uma única profissão de domínio nessa área ou esse campo é composto por uma equipe profissional multidisciplinar? E se julgar que o campo da gestão da informação é composto por vários profissionais, qual seria o papel do bibliotecário? Nos próximas sessões apontam-se respostas a essas questões.