Definindo o documento arquivístico digital

Em um contexto em que o volume de informações produzidas e os produtores dessas são dos mais diversos perfis, é preciso uma nítida definição do que seja um documento arquivístico digital. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 73), documento é “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”. Para que um documento seja considerado de arquivo é preciso que reflita as atividades orgânicas de pessoa ou órgão. E por ser orgânico, o documento de arquivo guarda relação com outros documentos do mesmo conjunto. Essa é uma primeira consideração para identificar um documento de arquivo em qualquer formato, seja físico ou digital, seja escrito, iconográfico, fotográfico, etc.

A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE/CONARQ define documento digital como “Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional” (CTDE, 2011, p. 128). E faz uma pequena distinção entre documento digital e documento eletrônico, definindo este como “Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários,acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico” (CTDE, 2011, p. 128). Ou seja, a CTDE relaciona documento digital asoftware e o documento eletrônico a hardware.

Reis (2019, p. 18) observa que o termo documento eletrônico se refere adocumentos registrados em suportes que dependem de um equipamento para leitura. Nesta perspectiva, todo documento digital é eletrônico. O contrário não acontece, pois o termo digital remete à codificação binária computacional.Fato é que a expressão documento eletrônico tem sido cada vez menos usada na literatura arquivística e mesmo na legislação, uma vez que as mídias digitais dominam absolutamente todos os setores dos meios de produção de informação.

O Decreto 8.539/2015 apresenta em seu Art. 2ª as seguintes definições para documentos em formatos digitais:

[...]

II - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser: a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital; e III - processo administrativo eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico. (BRASIL, 2015).

Sendo assim, não há um único formato de documento digital e tais diferenciações são relevantes quando lidamos com processo administrativo eletrônico, uma vez que as formas de entrada de documentos nos sistemas de informação são diversas.

A definição de documento arquivístico digital na literatura é formada pela soma das definições dos termos da expressão. Sumariamente, a CTDE/CONARQ define“é um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos” (CTDE,2011, p. 128). Assim, o documento digital entra na rotina de tratamento arquivístico da instituição como qualquer outro documento de arquivo, sendo-lhes aplicados os princípios e normas.

Buscando um posicionamento mais incisivo, encontramos na obra de Rondinelli (2013) uma definição que melhor representa o entendimento adotado em nossa pesquisa. De acordo com a autora (2013, p. 235),

Assim, em outras palavras, pode-se dizer que o documento arquivístico digital é um documento, isto é, uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada), com sua sintática estável, produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, codificado em dígitos binários e interpretável por um sistema computacional, em suporte magnético, óptico ou outro.

Neste ponto, encontramos um mote para nossa discussão a respeito dos documentos digitais e os princípios arquivísticos. A autora usa os termos “mensagem fixada” e “sintática estável” ao definir documento arquivístico digital. Forma fixa e conteúdo estável são duas características de alta relevância para verificação de autenticidade do documento digital. Trata-se de uma herança da ciência diplomática⁴⁹ que exerce forte influência na arquivologia. No entanto, os princípios seculares da diplomática encontram fortes obstáculos no ambiente digital que tem por característica a natureza dinâmica, variabilidade na forma e conteúdo. Assim, temos, segundo Rondinelli (2013, p. 235), que,

Do ponto de vista da diplomática, o documento arquivístico digital, exatamente como seu correlato em papel, apresenta as seguintes características: forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica, contexto

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“Disciplina que tem como objetivo o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos”.

identificável, ação e o envolvimento de cinco pessoas, autor, redator, destinatário, originador e produtor.

Para que possamos ilustrar acerca do que estamos falando, vamos dar um exemplo de algo que faz parte do nosso cotidiano acadêmico. Ao usarmos como fonte sítios e páginas eletrônicas, devemos colocar nas referências além do endereço, a data do acesso. Esta é uma precaução de ateste de autenticidade, caso a página mude ou saia da web, o pesquisador registrou o acesso naquele determinado dia. Esse é um exemplo trivial, um processo tão simples que não chega a alcançar um status de garantia de autenticidade e sim de ateste de boa fé do pesquisador.

Rondinelli (2013, p. 196) propõe uma classificação dos documentos digitais a partir do grau de permissões de intervenções que podem ser feitas neles. Podendo ser estático ou interativo, subdivididos da seguinte maneira:

1. Documento digital estático - Não permite alteração na forma e no conteúdo além das determinadas pela tecnologia como abrir, fechar, diminuir, aumentar, etc.

2. Documento digital interativo - Permite alteração de forma e/ou conteúdo por meio de regras fixas variáveis.

2.1 Documento digital interativo não dinâmico - As regras que gerenciam forma e conteúdo são fixas e o conteúdo é selecionado a partir de dados armazenados no sistema. Exemplo: gráfico em Excel; catálogos de vendas online.

2.2 ‘Documento’ digital interativo dinâmico - As regras que gerenciam forma e conteúdo podem variar. Exemplo: serviços de previsão do tempo e de cotação de moedas cujos conteúdos estão sempre mudando (sistemas de informação, de dados e não documentos propriamente).

Essa classificação tem sido bem aceita na literatura acadêmica da Arquivologia nacional, sendo uma importante referência para compreensão das particularidades do documento digital em relação ao documento em suporte papel, ou outros suportes físicos. A definição de trilha de auditoria é relevante para identificação desses níveis de intervenções no documento arquivístico digital. O Glossário da CDTE/CONARQ (2016, p. 38) define trilha de auditoria da seguinte maneira: “conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenções feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.” É um procedimento aliado para identificação de autenticidade e confiabilidade do documento digital.

Quando se trata de documento arquivístico digital, a questão se torna mais delicada, posto que é necessário garantir o ciclo vital dos documentos, inclusive, exigido em lei, conforme exposto no primeiro capítulo (Lei no 8.159/1991) com

intervenções técnicas arquivísticas no sistema. Nesta direção, para Santos (2012, p. 115), “apesar do viés tecnológico ser essencial à nossa análise, discutir a preservação digital à luz da arquivística não se restringe a ele. Demanda uma abordagem, mesmo que superficial, sobre um de seus princípios fundamentais, o ciclo vital.” O Projeto InterPARES - InternationalResearchonPermanentAuthentic Records in Electronic Systems (Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos), é um projeto coordenado pela Universidade de British Columbia, no Canadá. E tem como objetivo desenvolver pesquisa sobre preservação em longo prazo de documentos arquivísticos digitais autênticos.⁵⁰ Rocha e Silva (2017, p. 115) usam como referência o Projeto InterPARES, para definir um documento confiável como “aquele que se apresenta completo e cujo conteúdo é verdadeiro, ou seja, corresponde ao fato ou ação registrada.” Para as autoras, a confiabilidade do documento arquivístico digital está no controle dos procedimentos de criação e a autenticidade na sua estabilidade quanto ao conteúdo nos procedimentos de transmissão e preservação. Afinal, é preciso lembrar que, para que um documento digital seja preservado é necessário que ocorra constantes mudanças de mídias para sanar o problema da obsolescência.

3.3 Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de