Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Para quem se recorda do início da popularização dos computadores de uso doméstico e suas mídias para leitura de arquivos na década de 1990, quando era necessáriousar o disquete para gravar, transferir, copiar arquivos. O próprio passou por mudanças de tamanho. Com a chegada do compactdiscos computadores passaram a não vir mais com módulos para leitura de disquetes. Atualmente, os computadores não são mais produzidos com módulos para leitura de CDs. Na contemporaneidade digital, a tecnologia USB é a mais usada para conexão de periféricos, incluindo leitura de arquivos. Bem como o uso de micro cartões de memória é a forma mais usada para armazenamento e porte de arquivos digitais. Lembremos, também, que estamos na era do armazenamento em nuvem, solução que possui a vantagem do acesso em qualquer aparelho com acesso a internet.

Como garantir o acesso em longo prazo aos documentos diante de todas essas mudanças tecnológicas? É disto que falamos quando nos referimos a acesso em um longo período de tempo diante da constante evolução tecnológica e mudança de sistemas e suportes. O que torna as mídias que possibilitam a leitura dos documentos digitais obsoletas a cada dia mais, em um curto espaço de tempo. Este tópico é dedicado ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

A publicação e-ARQ Brasil apresenta definições para gestão arquivística de documentos: “Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”; e para sistema de gestão arquivística de documentos: “Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e eficácia da gestão arquivística de documentos” (CONARQ, 2011, p. 10). Tais definições são basilares para que possamos compreender o que vem a ser GED. O mesmo e-ARQ assim o define,

Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. (CONARQ, 2011. P. 10)

A respeito dessa definição de GED, queremos mencionar algumas observações. Primeiro, pode ser aplicado em documento eletrônico, seja arquivístico ou não, por exemplo, as atuais mídias sociais. Segundo, é focado na organização de informação não

estruturada, mas não há um método pré-estabelecido para a ação. E terceiro, para dar fechamento, se trata de um gerenciamento de informações e não de uma gestão arquivística propriamente preocupada em garantir o ciclo vital dos documentos no cumprimento de cada uma de suas fases, corrente, intermediária e de destinação. Vejamos o que o e-ARQ nos apresenta a respeito dos métodos do GED,

O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.

A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalização, automação de fluxos (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios. (CONARQ, 2011, p. 10-11)

É positivo que um sistema de informação seja implantado com as perspectivas tecnológicas de um GED, porém, isto por si sónão garante uma completa gestão arquivística. No caso concreto da implantação de sistemas eletrônicos de informação, profissionais arquivistas enfrentam dificuldades em demonstrar esse aspecto aos desenvolvedores e gestores, uma vez que a função primeira de um sistema de informação é servir ao expediente administrativo. No entanto, concordamos que um “sistema informatizado de gestão deve incorporar diversos instrumentos arquivísticos, destacando-se o plano de classificação e a tabela de temporalidade” (SANTOS, 2012, p. 123). Mas estas não ações não são obrigatórias para um sistema de GED.

Há certa confusão quando se trata de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e sistemas de informações. Inclusive a própria página do PEN do Governo Federal informa que a infraestrutura do PEN contribui para a gestão de documentos digitais⁵⁴, sendo que em nenhuma das suas macroações engloba tratamento arquivístico aos documentos digitais produzidos dentro do sistema recomendado, o SEI. Sobre esta questão, é necessário pontuar uma relevante diferença,

Sobre a diferença entre sistemas de gerenciamento arquivístico de documentos e sistemas de informação, Bearman (1993:17) considera que: Sistemas de gerenciamento arquivístico de documentos mantêm e apóiam a recuperação de documentos arquivísticos, enquanto sistemas de informação armazenam e fornecem acesso à informação. Sistemas de gerenciamento arquivístico de documentos são diferenciados de sistemas de informação, dentro das organizações, pelo papel que desempenham em fornecer às organizações prova de transações (BEARMAN, 1993 apudRONDINELLI, 2005, p. 62).

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Disponível em:<http://processoeletronico.gov.br/index.php/navegue-por-temas/gestao-documental>. Acesso em: 22 jan. 2020.

Nesse sentido, o que temos na perspectiva da política do PEN-SEI é um sistema de informação. De todo modo, vamos comentar em linhas gerais algumas estratégias de preservação do documento eletrônico, com base no artigo de Santos e Flores (2015) e no documento e-ARQ Brasil da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ, 2011), que, isoladamente, podem ser ações de um GED:

 Preservação de tecnologia: preservação conjunta do hardware e software nos quais o documento foi produzido. Um exemplo brasileiro desta estratégia são as máquinas de microfilmagem de documentos que chegaram a alcançar efeito legal perante o documento original por legislação federal própria (Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968.) Ao longo do tempo essas máquinas deixaram de ser usadas, não havia mais peças para reposição e manutenção e muitos documentos públicos ficaram inacessíveis seja por conta da deterioração do suporte ou da máquina leitora.

 Emulação: mantém a integridade de conteúdo simulando as plataformas originais por meio da transferência das funcionalidades do hardware ou software. Essa solução pode ter alto custo sendo inviável como solução a longo prazo. E uma outra desvantagem apontada é que o próprio emulador pode se tornar obsoleto com o surgimento constante de novas tecnologias.  Encapsulamento: estratégia sobre o software para garantir seu acesso do modo como se apresenta originalmente. Para ser aplicado é necessário acesso ao código fonte do programa, o que torna uma solução cara se for um software proprietário e de código fechado. O exemplo do uso do encapsulamento mais comum no cotidiano das empresas é o PDF/A, um formato que permite acesso a longo prazo e não possibilita alterações no arquivo (texto) original.

 Refrescamento55

: consiste na transferência de dados de um suporte obsoleto para um suporte de tecnologia atual. No entanto é preciso garantir a integridade e autenticidade do conteúdo o que faz com que essa estratégia deva ser usada em conjunto com outras estratégica, a exemplo da seguinte.  Migração: migração de conteúdo através de conversão ou atualização de formatos. Essa solução não tem a preocupação com a forma física do documento e sim em garantir que seu conteúdo esteja acessível e interpretável para uma tecnologia atual. Essa estratégia é presente nos órgãos públicos e empresas que passam por alterações em seus sistemas eletrônicos. A migração dos dados do antigo sistema para o novo, na maioria dos casos não preserva a forma física do documento, apenas seu conteúdo ou parte dele.

Estas são algumas das estratégias de garantia de acesso em longo prazo para documentos eletrônicos. Elas não são e nem devem ser usadas isoladamente, há projetos que usam estratégias combinadas para atender as necessidades das empresas.

Arquivisticamente falando, somente o uso dessas estratégias não é suficiente para a preservação dos princípios que fornecem ao documento digital status de autenticidade e confiabilidade. Para tratar especificamente da gestão arquivística de

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A estratégia de conversão de dados presente no documento e-Arq Brasil do CONARQ equivale a estratégia de refrescamento descrita nesse parágrafo, baseada no artigo de Santos e Flores (2015).

documentos digitais, vamos falar no tópico seguinte de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).