A documentação do arquivo histórico João Romano Torres & Companhia, foi descrita após se ter procurado ‘agrupar’ a documentação por tipologias e funções. O sistema informático escolhido para descrição do fundo Romano Torres foi a base de dados ICA- -AtoM, por se tratar de um software livre de descrição de arquivo definitivo e que se rege pelas normas de descrição do Conselho Internacional de Arquivos, nomeadamente, a ISAD (G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística e a ISSAR (CPF) – Norma Internacional de Registos de Autoridade Arquivística para Pessoas Colectivas, Pessoas Sin- gulares e Famílias. A descrição arquivística foi realizada ao nível da entidade detentora, fundo, secção, série, documento composto, documento simples, unidade de instalação e colecção, sendo atribuído o seu respectivo código de referência: entidade detentora – Arquivo Histórico João Romano Torres, entidade produtora – Livraria Romano Torres, a respectiva secção, série e o número de unidade de instalação.
O ICA-AtoM é uma aplicação informática caracterizada por disponibilizar para a des- crição documental os campos considerados obrigatórios pelas normas de descrição. A área utilizada para a descrição dos documentos do Fundo do JRT foi a Descrição Arqui- vística, elaborada segundo a ISAD(G), engloba deste modo, as zonas de identificação, de contextualização, conteúdo e estrutura, condições de acesso e utilização, documentação associada, notas, pontos de acesso e controlo da descrição.
A primeira zona de identificação tem como campos de preenchimento obrigatório
o código de referência (como é exigido pela norma, é constituído pelo código do país (PT); o código da entidade detentora, que neste caso faz referência ao Arquivo Histórico João Romano Torres (AHJRT); o código da unidade de descrição que corresponde ao código atribuído no quadro de classificação, apresentado no quadro de classificação, englobando nome do fundo (JRT), das secções, séries e subséries); o título; a data de produção inicial e final; nível de descrição; dimensão e suporte.
A área de contextualização inclui o nome do(s) produtor(es), que é preenchido
segundo uma lista de opções associada ao Registo de Autoridade; a entidade detentora do arquivo; a história administrativa; a história custodial e arquivística; e a fonte imediata de aquisição ou transferência.
Na zona de conteúdo e estrutura são contemplados os campos de âmbito e conteúdo;
de avaliação, selecção e eliminação; e sistema de organização.
Na zona de condições de acesso e utilização, os campos preenchidos foram: as
condições de acesso; as condições de reprodução; idioma do material, que consiste na identificação do(s) idioma(s) do documento; características físicas e requisitos técnicos.
A zona de notas contém as informações importantes associadas à unidade arquivística
que não foram abrangidas nas restantes zonas de descrição.
Na zona dos pontos de acesso, onde se estabelece um conjunto de termos de pesquisa
associados à unidade de descrição, foram preenchidos os pontos de acesso produtor(es) e assunto, este consistindo em palavras-chave atinentes à unidade de descrição.
A última zona contemplada pelo ICA-AtoM é a zona de controlo da descrição, que
engloba as regras ou convenções utilizadas na descrição arquivística; o estatuto (final, preliminar e revisto); nível de detalhe (completo, mínimo e parcial); data da criação/ descrição; idioma (consiste na identificação do idioma da descrição arquivística), fontes e por fim a nota do arquivista (contém a identificação do arquivista que criou ou reviu a descrição arquivística).
Assim sendo, a descrição documental seguiu as directrizes técnicas preconizadas pelos seguintes referenciais: ISAD (G); ISSAR (CPF) e as ODA - Orientações para a Descrição Arquivística. Em conformidade com as orientações da ISAD (G), o arquivo encontra-se descrito do geral para o particular.
O fundo documental João Romano Torres apresenta documentação desde os anos de 1902 a 1995 e agrupa documentação gerada pelos diversos departamentos e serviços da empresa, no âmbito do exercício das suas actividades, tais como: Administração Geral; Contabilidade; Expediente (correspondência expedida e recebida pela firma; Pessoal; Produção e Edição Livreira; Vendas, Compras e Distribuição; Feiras do Livro Nacionais e Internacionais, bem como a actividade na Direcção da APEL e a área da Iconografia.
No que diz respeito ao sistema de organização da documentação tem por base o contexto das diferentes actividades, funções e interesses da firma Romano Torres. Deste
modo, o fundo é composto por 7 secções, 39 séries, 2 subséries. As diferentes secções, são constituídas segundo critérios funcionais/temáticos, de enquadramento, acompanham as várias esferas de acção e actividades da Livraria/Editora Romano Torres.
Já ao nível da constituição e organização das séries, privilegiaram-se, sobretudo as características dos próprios documentos. A estrutura geral do sistema de organização do fundo é apresentada no quadro de classificação documental multinível, que poderá também servir de guia para uma noção geral das várias actividades desenvolvidas pela Romano Torres.
No que se refere à disposição dos documentos dentro das unidades de descrição, adoptaram-se preferencialmente critérios de ordenação sequencial cronológica, alfa- bética, numérica e orgânico-funcional.
A documentação encontra-se predominantemente em língua portuguesa, no entanto algumas séries apresentam documentos em inglês, espanhol, francês e italiano.
Em geral, a documentação apresenta-se em razoável estado de conservação. Existem, no entanto, casos pontuais de rasgões e outras deteriorações do suporte, com conse- quências para a boa leitura dos documentos.
Foram tratados cerca de 13 metros lineares de documentação, acondicionados em 80 caixas que contêm 72 livros; 568 pastas e 3 envelopes.
Ao longo dos trabalhos do Projecto de Recuperação, Tratamento e Organização do Acervo Documental João Romano Torres foram retiradas algumas fotografias, desde a fase de transferência da documentação do armazém onde se encontrava acondicionada para as instalações da FCSH, conforme se vê na fig. 1, passando pela instalação das estantes que foram adquiridas (para arrumação da documentação em pastas e caixas acid-free), o que se pode visualizar na fig. 2, até à fase de organização da documentação em secções e séries, conforme se vê nas fig. 3 e 4.
Resta referir a fase em que as caixas com as pastas e livros que constituem o acervo documental da Romano Torres foram acomodadas nas estantes metálicas. As caixas foram organizadas sequencialmente e de acordo com o quadro de classificação documental, o que se pode visualizar na fig. 5.
Estes são alguns exemplos de fotografias que exemplificam as várias fases pelas quais passaram o tratamento e organização do acervo documental João Romano Torres.
Os principais objectivos deste projecto foram sobretudo a recuperação, tratamento, organização e descrição arquivísticas do Arquivo Histórico da Romano Torres, uma editora centenária, que consistiu num inventário do acervo documental colocado em linha, em website próprio, com cópias digitais de um conjunto de documentos seleccionados e contextualizados.