Desenho e implementação de soluções

Neste subcapítulo são descritas todas as contramedidas propostas. Estas ações de melhoria foram concebidas juntamente com a equipa multidisciplinar em sessões de workshop, com o objetivo de incorporar nas várias áreas da empresa a cultura de melhoria contínua dos processos. Corresponde à etapa Improve do modelo DMAIC.

Introdução de amostra concertada

Uma vez que as etapas de Amostragem e Análise totalizam 98 horas do lead time total dos materiais de acondicionamento, correspondendo a 60%, como se pôde observar na Tabela 3, optou-se em conjunto com a equipa de workshop por priorizar a implementação de ações de melhoria nesta área.

Realizando uma pesquisa de benchmarking aos processos de inspeção e controlo de qualidade utilizados em empresas com grau idêntico de exigência, verificou-se a possibilidade de solicitação de amostras concertadas aos fornecedores. Segundo este procedimento, os fornecedores enviam as quantidades normais requeridas juntamente com uma amostra de cada artigo contido na encomenda. Desta forma, a empresa cliente não possui necessidade de alocar recursos à amostragem dos materiais. O contrato com os fornecedores declara que cada encomenda deverá incluir o envio do documento que comprova a análise do lote completo, de acordo com os parâmetros especificados pelo cliente. Declara ainda que a amostra concertada é selecionada aleatoriamente do lote de fabrico correspondente. Assim, caso existam não conformidades nos produtos, é possível a responsabilização dos fornecedores.

Numa fase inicial, foram selecionados dois fornecedores piloto, de forma a verificar os resultados obtidos com possibilidade de desdobramento para os restantes. Para esse efeito, e recorrendo ao estudo já iniciado no capítulo anterior, foram identificados os principais fornecedores e os respetivos tipos de produtos fornecidos, com base nas linhas de encomenda recebidas durante o período de 1 de janeiro a 30 de setembro de 2018. Devido à necessidade de negociação com os fornecedores aquando da solicitação de envio de amostra concertada, foram ainda classificados quanto à viabilidade e facilidade de implementação conforme o histórico de relação entre as empresas, Tabela 10. Esta classificação foi realizada em conjunto com o responsável pelas requisições dos materiais de acondicionamento do Departamento de Compras.

Tabela 10 - Tipificação e classificação dos principais fornecedores

Fornecedor

Nº de linhas de encomenda

% Tipo de produtos Classificação

Fornecedor A 134 33% Folhetos informativos

Cartonagens Viável

Fornecedor B 119 29% Cartonagens Viável

Fornecedor C 32 8% Caixas de cartão

Fitas Cartonagens Viável

Fornecedor D 26 6% Rótulos

Etiquetas Viável

Fornecedor E 20 5% Folhetos informativos Viável

Fornecedor F 13 3% Etiquetas de preço Não Viável

Fornecedor G 11 3% Bisnagas Viável

Fornecedor H 10 2% Frascos de vidro Não Viável

Fornecedor I 8 2% PVCs Viável

Fornecedor J 7 2% Alumínios Viável

Restantes 32 8% - -

TOTAL 412

Uma vez que os Fornecedores A e B são responsáveis pela entrega de 62% das linhas de encomenda, e dado que não existem fatores que à partida impossibilitem a viabilidade de negociação do pedido de amostra concertada, foram escolhidos como piloto. Estes são os principais fornecedores de folhetos informativos e cartonagens.

Foi realizado um contrato com estes fornecedores, de forma a garantir que a amostra é aleatoriamente recolhida, e que pertence ao mesmo lote de fabrico da encomenda respetiva. Para além disso, foi estabelecido um plano de auditorias aos fornecedores, de forma a

para encomendas cujo número de referências seja igual ou inferior a 3 não se justifica o envio separado e, nestes casos, a amostra concertada é enviada juntamente com a palete incompleta, caso exista. Com o objetivo de tornar visível a palete com a amostra ao operador responsável pela descarga do camião, solicitou-se ainda a devida identificação.

Em paralelo com o pedido aos fornecedores, foi definido o fluxo da amostra concertada, com o objetivo de otimizar o processo, reduzindo as deslocações dos colaboradores e os tempos de espera. Este passo foi considerado essencial pois a receção de encomendas com amostras concertadas implica novos procedimentos, que aliado ao facto de envolver diferentes departamentos poderia causar entropias e novos problemas.

Foi criada uma norma de trabalho para os operadores do armazém, com o objetivo de reduzir a necessidade de comunicação e de deslocação dos amostradores ao armazém para recolha de amostras. Esta norma, criada em conjunto com o responsável das operações de armazém, inclui os seguintes pontos:

• Durante a descarga de encomendas, as paletes com amostra concertada, identificadas como tal, deverão ser colocadas na área reservada ao efeito, de modo a tornarem-se acessíveis;

• Assim que seja verificada quantidade de uma encomenda e inserida a informação de receção no sistema de informação, a amostra concertada e o boletim de receção deverão ser colocados no local reservado ao efeito;

• Uma vez que todos os recebimentos de encomendas são esperados da parte da manhã, como explicado na secção 3.4.1, as amostras e os boletins de receção deverão ser enviados para a sala de aviamento, com recurso ao tapete transportador, num período definido de 15 minutos ao final da manhã.

• Caso sejam recebidas encomendas com amostra concertada durante o período da tarde, por incumprimento dos fornecedores do período estabelecido, as amostras e boletins de receção deverão ser enviados assim que haja possibilidade, até às 16:50. Desta forma evita-se que, para estes casos, as amostras permaneçam em espera até ao final da manhã do dia seguinte.

Esta norma teve também como objetivo reduzir a utilização do tapete transportador, uma vez que a amostra é separada dos restantes produtos da encomenda no momento de receção, e como tal, não é enviada para o armazém automático. Assim, este é apenas utilizado uma vez durante a manhã, no que respeita ao fluxo dos materiais de acondicionamento, com possibilidade de ser utilizado também durante a tarde para casos em que os fornecedores não cumprem o período diário de entrega de encomendas. Como foi descrito em 3.2.1, antes da implementação desta norma, os operadores de armazém enviavam a encomenda completa para o armazém automático, sendo que os amostradores teriam que enviar toda a encomenda para a sala de aviamento, com recurso ao tapete transportador. De seguida, realizavam a amostragem e retornavam as paletes com os materiais para o armazém automático também com recurso ao tapete transportador.

Na Figura 15 observa-se a primeira amostra concertada enviada pelo Fornecedor A, que foi rececionada a 30 outubro de 2018, e o respetivo boletim de receção. Para efeitos de confidencialidade, foram ocultadas as informações relativas à identificação da empresa em estudo, do fornecedor, e do produto.

Figura 15 - Primeira amostra concertada rececionada a 30 de outubro de 2018 e respetivo boletim de receção

Planeamento de trabalho Amostradores

Sendo que os amostradores são os principais envolvidos nas operações do fluxo de materiais de acondicionamento, e devido ao facto de se ter constatado a ausência completa de planeamento do trabalho diário destes colaboradores, elaborou-se em conjunto com a equipa de workshop uma metodologia de apoio à distribuição e sequenciação de tarefas. Com o objetivo de reduzir os tempos de espera por falta de informação e deslocações ao exterior do Departamento Industrial, foi cedida permissão de acesso ao sistema de informação da empresa e requisitada uma impressora com acesso à rede informática, tornando-se possível a impressão de documentos de controlo de qualidade no próprio local.

Os amostradores deixaram de comparecer à reunião no laboratório de controlo de qualidade e começaram a realizar uma reunião diária de planeamento de trabalho, análise de indicadores e tomada de contramedidas de melhoria no DI. Esta reunião passou a ser realizada às 17:15, período em que poderiam consultar informação relativa às necessidades dos 2 dias seguintes, de modo a possibilitar a gestão de trabalho, registada num quadro elaborado para o efeito, Figura 16.

De forma a criar autonomia na monitorização do lead time de Amostragem e Análise, incorporaram-se no quadro de apoio 2 templates, Figuras 20 e 21 do Anexo C, para preenchimento e análise crítica diariamente. Os desvios relativamente ao objetivo estabelecido para cada indicador, deverão ser acompanhados de ações de melhoria de forma estruturada, de acordo com o ciclo PDCA.

Considerou-se essencial, numa primeira fase de adaptação, a criação de um ficheiro excel de apoio à gestão de prioridades, relativamente às atividades de amostragem e análise de materiais de acondicionamento. Os amostradores consultavam o ficheiro durante a reunião diária, a fim de obter informação relativa a cada uma das referências de produtos com necessidade de amostragem, obtendo alertas quando o período existente até à data prevista de necessidade era reduzido. Considera-se que utilização deste ficheiro tenha sido uma mais valia para a formação e sensibilização dos amostradores no que respeita ao planeamento de tarefas.

Implementação de inspeção em linha

A inspeção de produto acabado é uma das atividades com mais acumulação de tarefas sem valor acrescentado na empresa. Nesse sentido, torna-se crucial, a implementação de novas metodologias para a inspeção em linha, bem como a revisão dos métodos utilizados no momento.

Foram realizadas sessões de workshop, com participação dos membros da direção dos departamentos industrial e de qualidade, e respetivos responsáveis, no sentido de definir as

guidelines para a revisão e implementação de normas de inspeção em linha que serão seguidas

pelos operadores nas linhas de produção. Com base no registo histórico de não conformidades detetados pelos amostradores na inspeção de produto acabado, foram selecionados os parâmetros e a quantidade de amostra ser inspecionada para cada produto. O período de tempo compreendido entre as inspeções foi definido também com base nesse histórico, variando entre 20 a 30 minutos. O registo de cada uma das inspeções é realizado numa folha de registo, de acordo com um standard definido, permitindo uma verificação por parte do supervisor.

De forma a garantir o controlo de processo pelos próprios operadores, foi implementada uma norma de auditoria estruturada. Esta norma, tem como objetivo a monitorização dos procedimentos realizados na linha de produção por parte chefes de turno, responsáveis dos vários setores, e pelo diretor industrial. Foi estabelecida uma frequência de auditorias de uma vez por turno, em cada uma das linhas de produção, sendo que o responsável de auditoria varia consoante o dia da semana. Desta forma, é possível certificar o cumprimento das tarefas de controlo de qualidade dos operadores, e recolher um feedback constante do processo. Foi realizada uma norma de auditoria para cada área de produção, contemplando os seguintes temas:

• Verificação do cumprimento dos registos de inspeção, segundo a periodicidade definida;

• Verificação da correspondência dos registos aos valores reais, determinados pela análise de um número reduzido de parâmetros aleatórios.

• Verificação do registo correto, de acordo com o standard definido para a folha de registos;

• Verificação de emissão de desvios no sistema informático, para cada um dos registos de não conformidades na folha de registo.

Todos os resultados das auditorias, realizadas em cada um dos turnos, são afixados diariamente num quadro de monitorização, com o objetivo de verificar se cada um dos temas

estão de acordo com o especificado. Caso algum destes não esteja conforme, o responsável da auditoria deve tomar uma contramedida, que será registada num plano de ações, à qual será dado o devido seguimento de acordo com o ciclo PDCA.

Uma vez que a atribuição de responsabilidade ao Departamento Industrial pela qualidade do produto final representa uma alteração significativa à cultura implementada na empresa, definiram-se planos de formação aos operadores de produção nas atividades de inspeção. Estas formações decorrerão até março de 2019, e serão realizadas pelos amostradores.

Análise do seguimento interno aos pedidos de encomenda

Dada a necessidade de atuar no sentido de diminuir a ocorrência de desvios à data de recebimento de encomendas acordada com os fornecedores, realizou-se uma análise do processo de requisição de materiais de acondicionamento. Com isto, pretendeu-se perceber quais os procedimentos de acompanhamento seguidos pelo responsável das requisições até à data de receção das encomendas.

Constatou-se que o Departamento de Compras apenas atualizava a data de recebimento de encomendas durante um dia da semana durante o período da tarde. Dessa forma, nos restantes dias da semana, sempre que os fornecedores informavam a alteração do dia previsto de entrega, não havia atualização em tempo útil. Analisando os dados relativos aos pedidos de encomenda, verificou-se que em 23% dos casos, os fornecedores aceitavam pedidos cujo prazo de entrega solicitado era inferior ao estabelecido em contrato, o que justifica os pedidos recorrentes de alteração da data de entregue.

De forma a assegurar a credibilidade da informação no sistema informático, permitindo a gestão de planeamento nos vários órgãos da empresa, foi definido em sessão de workshop um novo procedimento de atualização de dados. Assim, foi estabelecido que o responsável das requisições atualiza as datas de receção indicadas pelos fornecedores, todos os dias, em dois períodos diferentes, no início e fim de tarde. Este procedimento entrou em vigor a 8 de novembro de 2018.

Análise de capacidade da equipa do gabinete de controlo de qualidade

Identificado o elevado tempo de espera pela etapa de verificação, foi analisada a capacidade da equipa do Gabinete de Controlo de Qualidade. Constatou-se que a responsabilidade desta tarefa, não estava atribuída a nenhum colaborador em específico. Assim que os amostradores enviavam a amostra analisada para o Laboratório de Controlo de Qualidade, era notificada a necessidade de verificação no sistema informático. No entanto, uma vez que a consulta desta informação não era efetuada regularmente, o colaborador apenas iria realizar a atividade assim que tivesse disponibilidade.

No sentido de normalizar este procedimento, foi definida em sessão de workshop, juntamente com a direção do DQ, a alocação das tarefas de verificação a um único colaborador do GCP. Neste momento, assim que os amostradores inserem no sistema de informação a nota de fim de análise, este colaborador recebe uma notificação de alerta, de modo a ter conhecimento da necessidade de verificação. A notificação deverá ser notada pelo colaborador num período de tempo reduzido, uma vez que a maior parte das suas atividades são realizadas no seu gabinete, com recurso ao computador. Com o objetivo de reduzir o tempo de espera pela libertação, foi também realizado o mesmo procedimento para o responsável do laboratório de controlo de qualidade.