Desenvolvimento de novos modelos de registo e adaptação dos existentes

Os modelos de registo são documentos criados pelo DCQ com o objetivo de permitir um fornecimento de dados de forma pormenorizada, para manter sob controlo o sistema de gestão de segurança alimentar.

Quando se iniciou o estágio, os documentos deste tipo existiam em pequeno número, existindo para cumprir os seguintes objetivos: monitorizar a temperatura das câmaras frigoríficas, quer da produção, quer do entreposto; verificar a higienização, tanto diária como semanal, das diferentes áreas das instalações; verificar a integridade dos sistemas de controlo de pragas; controlar a temperatura de matérias-primas à chegada; anotar todas as não-conformidades e medidas tomadas (folha de ocorrência); e registar as devoluções e suas respetivas causas.

Todas estas folhas de registo foram melhoradas, com objetivo de as tornar, primeiramente, mais fáceis de preencher, mas também as tornar mais completas e pertinentes. Algumas folhas foram alteradas no sentido de atualizar limites de temperaturas e nomes dados às câmaras, permitindo uma mais fácil identificação das mesmas. Noutras folhas apenas se acrescentou um campo para preencher com informações relevantes, tais como a data, hora ou número da ocorrência. Apesar de pequenas, estas alterações mostraram um impacto benéfico no dia-a-dia da empresa. O preenchimento destas folhas e as suas respetivas atividades associadas foram levadas a cabo pela estagiária, que as imprimiu, completou e arquivou nos respetivos dossiers.

Com a chegada da nova consultora da Alicontrol, foram identificados alguns modelos de registo em falta. Portanto, a engenheira forneceu alguns documentos-

modelo, o que facilitou a criação desses mesmos modelos de registo para a J. C. Carvalho. Os modelos de registo criados foram:

 MOD.JCC.001 – Lista de Colaboradores e respetivos dados: onde se criou uma tabela com a indicação do nome completo de cada colaborador, respetiva função na empresa, horário de trabalho, morada e contactos;

 MOD.JCC.002 – Lista de Fornecedores e respetivos contactos: onde se indica o nome do fornecedor, referência interna no programa de faturação PHC, pessoa a contactar quando houver algum problema relativo à qualidade, e respetivos contactos. Numa fase inicial, apenas se procedeu à recolha destes dados para os fornecedores de matérias-primas utilizadas na produção, fornecedores de material de embalagem e prestadores de serviço. Procedeu-se desta forma a conselho da consultora da Alicontrol, com objetivo de economizar tempo para realizar outras tarefas, uma vez que o número de fornecedores de produtos do entreposto é muito elevado. Posteriormente, terá que se completar esta tabela com esses dados, tarefa esta que será realizada pelo Responsável do DCQ;

 MOD.JCC.003 – Lista de Clientes e respetivos contactos: onde se indica o nome, a abreviatura e os contactos de todos os clientes ativos (que fizeram pelo menos uma compra num determinado período de tempo, por exemplo: a partir de janeiro de 2018);

 MOD.JCC.004 – Controlo de Documentos e Registos: este documento funciona como um índice, indicando todos os documentos existentes relativos ao SGSA. Indica a sua codificação, revisão, data de aprovação, local de arquivo, entre outras informações;

 MOD.JCC.005 – Lista de Matérias-primas e Fornecedores: onde estão descritas todas as matérias-primas que são utilizadas na produção dos produtos fabricados na J. C. Carvalho, indicando a sua referência interna no programa de faturação. É ainda indicado o fornecedor das mesmas, e como é feita a sua conservação (congelado, refrigerado ou temperatura ambiente);

 MOD.JCC.006 – Lista de Material de Embalagem: neste documento, lista-se o material utilizado para a embalagem dos produtos da empresa, fazendo-se mais uma vez a indicação da referência interna e fornecedor, referindo-se ainda o local onde é feita a sua armazenagem;

 MOD.JCC.007 – Lista de Detergentes e Desinfetantes: onde se indica o nome do produto, qual o seu fornecedor e o local de armazenagem. Adicionalmente, indica- se qual a sua utilização na J. C. Carvalho;

 MOD.JCC.008 – Lista de Equipamentos de Pesagem, de Frio e de Medição, com respetivo plano de calibração: onde se numera todos os equipamentos, descriminando-os através da sua marca, modelo e função na empresa, referindo posteriormente a data da última verificação e a data da próxima (o pedido de controlo metrológico para o ano de 2019 foi realizado pela estagiária, que entrou em contacto com a Câmara Municipal de Gaia – para o controlo das balanças –, e com o ISQ – para o controlo dos termómetros, mas também das sondas das câmaras e das viaturas);

 MOD.JCC.009 – Lista de Produtos acabados e ingredientes: esta lista é muito importante, pois indica todas as informações relevantes associadas aos produtos produzidos pela J. C. Carvalho, como sendo: a sua referência interna, indicando de seguida os ingredientes de cada um dos produtos, os alergénios associados a esses mesmos produtos, o material da embalagem primária e secundária, possível material auxiliar utilizado na sua produção (por exemplo, fio e clips nas alheiras), indica-se ainda se o produto é refrigerado ou congelado, e finalmente esclarece-se como é feito o seu embalamento (a granel, a vácuo, ou selado com atmosfera normal);

 MOD.JCC.010 – Medicina no trabalho: neste modelo de registo, indica-se, para cada colaborador, a sua função na empresa, a data de realização do último exame e o médico que o realizou, o tipo de exame (inicial ou periódico), o respetivo resultado (apto, apto condicionalmente, não apto), e a data do próximo exame. Esta data depende da idade de cada colaborador, como referido anteriormente, e por isso neste documento encontra-se também discriminado a idade de cada um;

 MOD.JCC.011 – Folha de ocorrência: é o modelo que permite uniformizar o preenchimento das ocorrências, sendo que este documento não foi criado de raiz, apenas foi feita uma adaptação do já existente. Este documento permite identificar a não-conformidade, fazer o apuramento das suas causas, determinar qual correção e/ou ação corretiva a ser aplicada, e por fim permite avaliar a eficácia das decisões tomadas e ações seguidas.

O desenvolvimento dos modelos de registo descriminados acima foi um processo muito moroso, por ser necessário obter primeiramente um conhecimento profundo tanto sobre os processos como sobre o funcionamento e constituição da empresa.

É de salientar que foi ainda determinada a necessidade de desenvolver mais modelos de registo, dando como exemplos os seguintes: modelo de ata de reuniões; checklist de tarefas a realizar antes do início do dia de trabalho; registo de ação de

formação; retirada de produto; produto não-conforme; e ainda adaptar as folhas de produção e de embalamento existentes.