Antes de se proceder à recolha de dados, efetuou-se uma analise exaustiva tanto da especificação PAS 55: 2008 como da metodologia de avaliação PAM, de modo a se poder compreender todos os pontos abordados e objetivos necessários para uma eficaz análise de maturidade à organização. A maturidade da organização na gestão de ativos pode ser demonstrada pela forma como a mesma gere os seus processos e colaboradores, assim ao analisar os vinte e oito requisitos que compõem a PAS 55 apercebemo-nos que um sistema de gestão de ativos tem por base uma gestão orientada para os processos e para os colaboradores. De modo a esta abordagem à organização ser mais acessível e fácil, conseguiu-se identificar seis áreas de gestão distintas que englobam os vinte e oito requisitos da especificação, as quais sendo:
1 - Estratégia, Objetivos, Planos da gestão de ativos e aplicação (orientados para os processos);
Requisitos associados: 4.1; 4.2; 4.3; 4.4.7;
2 - Documentação, ações de controlo e revisões (orientados para os processos); Requisitos associados: 4.4.5; 4.4.6; 4.4.8; 4.4.9; 4.6.3; 4.6.4; 4.6.5; 4.6.6; 4.7; 3 - Sistemas de controlo e gestão de informações (orientados para os processos);
Requisitos associados: 4.5; 4.6.1; 4.6.2;
4 - Comunicação e participação (orientados para os processos); Requisitos associados: 4.4.2; 4.4.4;
5 - Estrutura, capacidade e autoridade (orientado para os colaboradores); Requisitos associados: 4.4.1;
6 - Competência e formação (orientado para os colaboradores); Requisitos associados: 4.4.3;
Ainda que os requisitos, e consequentemente as perguntas associadas aos mesmos, não estejam por ordem, são todos englobados nas áreas anteriormente identificadas permitindo assim à organização perceber quais os requisitos orientados para os processos e quais os orientados para os colaboradores. A divisão dos requisitos por áreas facilita à organização a implementação de um sistema de gestão de ativos, na medida em que não é necessário seguir a ordem de cada um dos pontos da especificação, podendo assim a organização executar uma avaliação ao sistema de gestão de ativos por área.
A divisão da PAS 55 por áreas é puramente estética, sendo apenas um rearranjo dos requisitos da especificação com vista a uma interpretação e avaliação mais fácil por parte da organização. Na aplicação do método de avaliação PAM, as perguntas não se encontram separadas pelas áreas anteriormente identificadas mas sim por requisitos. No entanto, aquando da aplicação da ferramenta o utilizador não tem obrigatoriamente que seguir a ordem das perguntas, isto porque o software permite navegar pela lista de perguntas e gravar as respostas de cada pergunta de forma independente.
A interface da PAS 55 Assessment Methodology encontra-se dividida em sete separadores, o primeiro separador é composto por um Guia de Utilizador (User Guide). Neste separador são dadas ao utilizador pequenas diretrizes e instruções de como executar uma avaliação ao sistema de gestão de ativos de uma organização.
O segundo separador tem como titulo Página de Avaliação (Assessment Page). É nesta secção que o utilizador inicia a primeira etapa na avaliação de uma organização. Neste separador o utilizador tem de identificar a organização alvo de avaliação bem como os entrevistados. Após a devida identificação, o utilizador pode começar a avaliação, bastando entrar na secção onde diz Score PAM, como pode ser visto na figura 19.
Figura 19 - Identificação da organização do Software
Os restantes separadores estão associados à interpretação e visualização de dados. O terceiro e quarto separadores estão reservados à apresentação de gráficos referentes aos dados obtidos após a avaliação. O quinto separador oferece ao utilizador um sumário onde são identificadas as classificações da organização em relação a cada requisito da especificação. Por fim, os separadores número seis e sete exibem as perguntas e respostas associadas a cada requisito, bem como as respostas dadas por todos os entrevistados e a média final das mesmas.
Na secção de avaliação (Score PAM) a ferramenta apresenta um novo interface. É neste ponto que o utilizador começa a avaliação através de entrevistas a colaboradores da organização devidamente selecionados. A interface encontra-se dividida em nove partes como se pode ver na figura 20.
Figura 20 - Divisão da interface do software
O campo número um permite ao utilizador escolher qual dos cinco possíveis entrevistados responde à pergunta da metodologia. No campo número dois, a ferramenta disponibiliza a pergunta, o número da pergunta, a secção e que requisito da especificação pertence. Ainda neste campo, o utilizador pode navegar pelas perguntas ou delimita-las por requisito. Esta opção permite que as perguntas não sejam respondidas por ordem de requisito.
O campo número três dispõe as repostas possíveis à pergunta, onde cada resposta está devidamente associada a um nível de maturidade. Cabe ao utilizador interpretar as respostas dadas pelos entrevistados e tentar associar ao nível correto de maturidade. O quarto campo identifica o motivo da pergunta, associando-a ao requisito da especificação. A secção número cinco refere quem deve responder à pergunta. O campo número seis identifica que provas é que o utilizador deve ter acesso para confirmar a resposta dada pelos entrevistados. Os campos sete e oito permitem ao utilizador fazer pequenos comentários em relação à resposta dada e referir que documentos ou provas foram revistos para confirmar a resposta. Por fim, no campo número nove o responsável pela avaliação insere a resposta (associada a uma nível de maturidade) dada pelos entrevistados e grava os dados. Dado a PAM ser composta por cento e vinte e uma perguntas, onde cada pergunta dispõe de nove campos que têm de ser interpretados com máxima concentração e rigor, e devido ao facto da
ferramenta estar explicita em inglês e os entrevistados não estarem confortáveis com essa língua, teve que se proceder à tradução e interpretação de cada um dos pontos da metodologia de avaliação da PAS 55 antes da interação com os entrevistados. Esta etapa representou um esforço enorme no sentido de se preservar as características e objetivos de cada uma das cento e vinte e uma perguntas, além de representar um tempo de trabalho elevado e exaustivo. A prévia tradução permitiu não só perceber melhor o fundamento de cada uma das questões bem como permitiu poupar tempo de entrevista, tornando a avaliação menos exaustiva.