A recolha de dados foi efetuada com base em entrevistas a colaboradores da organização. A escolha dos colaboradores em questão foi feita de acordo com as diretrizes dadas pelo software da metodologia de avaliação. De referir que o software apenas permite a entrevista a cinco pessoas diferentes, no entanto durante o estudo da metodologia apurou-se que para a mesma apresentar resultados mais credíveis, teriam de ser mais pessoas entrevistadas. A tabela presente no Anexo A relaciona as perguntas com os colaboradores pré-indicados, que no caso desta metodologia são os seguintes:
Gestão de topo da organização; Responsável pela gestão de ativos; Responsável pela manutenção; Técnicos de manutenção;
Responsável pela gestão de risco;
Responsável pela política e desenvolvimento estratégico; Responsável pela empresa de outsourcing;
Fornecedores;
Clientes e reguladores;
Responsável por outras atividades da organização;
Responsável pela higiene, segurança e ambiente; Utilizadores do sistema informático de manutenção; Responsável pela gestão da qualidade;
Responsável pelas auditorias;
Responsável pelo departamento de comunicação;
No entanto, de acordo com os requisitos da metodologia de avaliação da PAS 55 é apenas possível entrevistar cinco colaboradores diferentes, pelo que é necessário escolher cinco dos dezasseis acima mencionados. De modo a se obter resultados credíveis escolheram-se os colaboradores que mais conhecimento e influência teriam sobre o sistema de gestão de ativos, e disponibilidade para participar nas entrevistas.
Após contacto com a entidade decidiu-se em conformidade com a mesma quais os colaboradores com a responsabilidade que mais se aproximava do pretendido pela metodologia de avaliação da PAS 55, sendo estes:
Entrevistado #1 (INT1) – Responsável por toda a gestão de ativos e programa de manutenção. Faz a ponte entre os colaboradores e gestão de topo, estando também encarregue pelo desenvolvimento estratégico, contratos de terceirização de atividades, recrutamento e formação de novos colaboradores.
Entrevistado #2 (INT2) – Responsável chefe para área da manutenção e encarregue por fazer a ligação entre o INT1 e os técnicos de manutenção.
Entrevistado #3 (INT3) – Responsável pela empresa prestadora de serviços de manutenção (outsourcing), encarregue também de fazer a ponte entre a organização e os seus colaboradores, definindo objetivos e metas.
Entrevistado #4 (INT4) – Responsável pela gestão de risco, encarregue de gerir o risco associado aos bens, colaboradores e meio ambiente.
Entrevistado #5 (INT5) – Técnico de manutenção, responsável pela manutenção dos ativos. O grupo de entrevistados foi inserido no software da metodologia de avaliação da PAS 55 como se pode ver na figura 19. No entanto, e devido à falta de disponibilidade, não foi possível entrevistar pessoalmente o responsável pela empresa outsourcing, o responsável pela gestão de risco e o
técnico de manutenção. Contudo as respostas dos mesmos foram devidamente transmitidas através dos responsáveis pela gestão de ativos e manutenção (INT1 e INT2).
No primeiro contacto com a entidade foi efetuada uma apresentação (Anexo B) onde foram explicados os conceitos referentes às classes de ativos e à gestão de ativos, bem como os objetivos do Trabalho Final de Mestrado. Foi também feita uma rápida análise e explicação da especificação PAS 55.
De acordo com os tempos médios indicados pela IAM, a resposta a cada questão numa entrevista em grupo é em média de oito minutos, no entanto como apenas se pretendia entrevistar duas pessoas estabeleceu-se um tempo médio de quatro minutos para cada resposta. Como tal, e de a forma dividir as questões por requisitos, e de modo a conciliar com a disponibilidade dos responsáveis pela gestão de ativos e manutenção, definiu-se que seriam necessárias cinco sessões, cada uma com o objetivo de responder em média a vinte e quatro perguntas.
Agendaram-se reuniões quinzenais com uma duração expectável de uma hora e trinta minutos. Contudo de forma a reduzir a extensão da entrevista e para uma melhor compreensão dos objetivos das perguntas, enviou-se com uma antecedência de cinco dias as perguntas e a interpretação das possiveis respostas associadas devidamente traduzidas.
Servindo a primeira entrevista como base e de exemplo para as quatro seguintes, optou-se por selecionar, para esta primeira, as perguntas referentes aos requisitos 4.1 - Requisitos Gerais, 4.2 - Política da Gestão de ativos, 4.3.1 - Estratégia da Gestão de Ativos e 4.3.2 - Objetivos da Gestão de Ativos, perfazendo um total de vinte e cinco perguntas.
Na segunda reunião foram abordadas as secções relativas aos requisitos 4.3.3 - Planos da Gestão de Ativos, 4.3.4 - Planos de Contingência, 4.4.1 - Estrutura, Autoridades e Responsabilidades, 4.4.2 - Terceirização das Atividades da Gestão de Ativos e 4.4.3 - Formação, Sensibilização e Competência, com um total de vinte e sete perguntas.
Na terceira entrevista foram efetuadas vinte e duas perguntas referentes aos requisitos 4.4.4 - Comunicação, Participação e Consulta, 4.4.5 – Documentação do Sistema da Gestão de Ativos, 4.4.6 – Gestão da Informação, 4.4.7.1 – Processos da Gestão de Risco e 4.4.7.2 – Metodologia da Gestão de Risco.
Para a quarta entrevista abordaram-se os requisitos 4.4.7.3 – Identificação e Avaliação e Risco, 4.4.7.4 – Uso e Manutenção da Informação de Risco do Ativo, 4.4.8 – Condições Legais, 4.4.9 – Gestão de Mudanças, 4.5.1 – Atividades do Ciclo de Vida, 4.5.2 – Ferramentas, Instalações e
Equipamentos e 4.6.1 – Desempenho e controlo de condição, com um total de vinte e quatro perguntas.
Por fim, na quinta e última entrevista abordaram-se as restantes vinte e três questões relativas aos requisitos 4.6.2 - Investigação de Falhas nos Ativos, Incidentes e Não-Conformidades, 4.6.3 - Avaliação de Conformidade, 4.6.4 – Auditoria, 4.6.5.1 – Ações Corretivas e Preventivas, 4.6.5.2 – Melhoria continua, 4.6.6 – Histórico e por último 4.7 – Revisão do Sistema de Gestão.
De modo a não influenciar as respostas, as perguntas foram feitas de maneira a que os entrevistados respondessem de forma independente e sem acesso às respostas possíveis, isto é, que explicassem o contexto da organização em relação à pergunta efetuada com recurso às evidências requeridas no software e só depois enquadrar num estado de maturidade adequado.
É importante frisar que na ausência presencial das entrevistas com o Responsável pela empresa terceirizada, com o Responsável pela gestão de risco e com o Técnico de manutenção poderão ser colocadas algumas dúvidas quanto às respostas dadas, uma vez que estas poderão ter sido influenciadas por terem tido acesso às respostas possíveis.
Também de notar que o tempo médio estimado para duração de cada entrevista foi largamente ultrapassado, tendo quase todas durado cerca de duas horas e vinte e cinco minutos, fazendo com que cada pergunta tenha tido uma duração em média de seis minutos.