Este trabalho foi motivado devido à constatação da falta de ferramentas e métodos recomendados na literatura para a gestão de estoque de OPMEs em um dos principais hospitais universitários do Rio de Janeiro. Veio a indagação de que se essa falta estaria comprometendo a eficiência e a boa gestão das OPMEs. Os resultados da análise seguem adiante.
Ao longo de nove anos observando e participando da evolução da temática OPME no hospital observado, diversos foram os cursos feitos pelo autor deste trabalho; dentre cursos de gestão de OPME ministrado por empresas privadas, e formação Green Belt9 em Six Sigma.
Portanto, foram várias as oportunidades de analisar criticamente e verificar que a gestão empregada até o período analisado não são das mais recomendadas pelos estudos.
9 Uma das certificações na metodologia Lean Six Sigma, que é considerada por muitos especialistas como a metodologia mais eficiente em otimização de processos na atualidade.
48 Foi constatado que não há uso de nenhuma ferramenta conhecida na literatura para a previsão de demanda, ficando-se a critério dos médicos professores chefes de cada unidade estimarem os quantitativos de material para o período de um ano. Não se espera que o profissional médico possua formação para adotar ferramentas comprovadamente eficazes para a previsão da demanda, sendo na verdade em muitos casos uma previsão “chutada”, quase sempre embasada em períodos anteriores que, em algum momento no início de tudo foi estimada por critérios também desconhecidos. É o famoso “sempre foi pedido assim”.
Tal afirmação encontra-se embasamento na análise feita em outro hospital universitário no Estado do Rio de Janeiro, mas vinculado a uma universidade federal em cidade diversa. Onde em entrevista realizada no mês de Julho de 2019 com o gestor responsável pelas OPME, o mesmo afirmou ser da mesma forma a previsão de demanda realizada na unidade. Ou seja, ambos os hospitais fazem do mesmo jeito. Vale aqui destacar que o entrevistado não sabia quais eram as práticas adotadas no hospital estadual.
Outra instituição pública foi analisada em Outubro de 2018, só que não necessariamente um hospital, mas uma unidade administrativa responsável pela gestão e aquisição de materiais para vários hospitais. Apesar de não englobar hospital de ensino, vale o destaque para apontar que a falta de uso de ferramentas e métodos embasados em resultados matemáticos e estudos acadêmicos não é exclusividade dos hospitais escolas, pois nessa instituição também não foi verificada qualquer uso de ferramentas e métodos de controle de estoque. Pelo menos não os estudados academicamente.
Outra ausência de adoção de métodos de controle de estoque das OPMEs nas três instituições analisadas é com relação ao Ponto de Pedido (PP) e Estoque de Segurança (ES). Não há o emprego desses mecanismos em nenhum dos dois hospitais, nem na instituição gestora de compras.
Também não foi encontrado relato de classificação dos materiais médico-hospitalares nas classificações ABC e XYZ. Muito menos uma classificação exclusiva nas OPMEs.
Quando da visita ao hospital universitário federal, foi preparada uma entrevista semi- estruturada, com perguntas diretas e indiretas. Há apenas um único servidor de cargo de nível médio responsável por todo o processo de OPME. Não há sequer um setor específico para isso. Apesar disso, o servidor investido no cargo e na função possui graduação em Engenharia de Produção e Pós-graduação em Gestão Pública, o que se presume qualificar a opinião do entrevistado. A seguir mostraremos algumas respostas do entrevistado. Juntamente, teremos
49 comentários do autor com relação ao hospital universitário estadual, por ter sido o responsável pelo processo de OPME na unidade por muitos anos.
Com relação à falta de materiais de OPME na unidade, foi pedido para que ele indicasse numa escala de 1 a 5, sendo 1 para sempre falta e 5 para nunca falta. A resposta obtida foi 4. Na realidade do hospital estadual, a resposta mais sincera seria a 3, que no questionário representaria a resposta: depende do material! Obviamente, como vimos em alguns momentos do trabalho, algumas OPMEs são de mais difícil substituição e de maior complexidade, sendo mais sensível a alguns atrasos e ausências de contrato de fornecimento.
Com relação ao atraso na entrega, a nota dada pelo gestor do hospital federal foi 4, às vezes atrasa. Mais uma vez, o atraso no ponto de vista do hospital estadual depende do material, ficando uma nota média em 3 (motivos de importação, etc).
Já quando a pergunta foi na ocorrência de falhas na previsão da demanda, o entrevistado mensurou uma nota de 1 a 2, confirmando a nota 2, quase sempre falha, relatando que é comum as previsões estarem super-estimadas. Vale lembrar que em ambos os hospitais a previsão da demanda é dada pelos professores médicos, cada um para a sua clínica. Neste ponto, foi observado pelo entrevistado que há uma preocupação dos médicos solicitantes que as quantidades estejam além do necessário, para que não se corra o risco de errar por falta. Outro ponto observado nesse quesito é que muitas vezes uma demanda prévia não é cumprida pela falta de algum outro material ou equipamento, o que justificaria o pedido inicial do médico, caso não houvesse tal imprevisto. Com relação ao hospital estadual, as observações tanto feitas pelos médicos, quanto pelo gestor das OPMEs são compactuadas. Ressalta-se apenas a ocorrência de estimativas infra-estimadas, onde o consumo que deveria durar por 12 meses acabou esgotando em 1/3 do tempo previsto. O que corrobora a precariedade da estimativa.
Porém, quando perguntado se o gestor estava satisfeito com a forma de gerir o estoque adotado pela instituição. A resposta foi positiva, relatando que as questões envolvendo o pedido de reposição do estoque ficam a cargo do setor usuário da OPME, normalmente o médico responsável, ficando a administração do estoque responsável apenas por solicitar ao fornecedor uma nova entrega quando provocado pelo médico. Ou seja, quem controle o quantitativo em estoque e dispara novo pedido de reposição é o próprio usuário do material, ficando o almoxarifado responsável apenas pelo armazenamento físico do produto.
Quando a informação acima foi captada, foi solicitado ao entrevistado dar uma nota de 1 a 5, nos mesmos moldes anteriores, para a frequência de ocorrência de as clínicas
50 usuárias deixarem “zerar” o estoque para só depois solicitarem uma reposição. A nota dada foi 3, relatando-se que algumas clínicas deixam isso acontecer. Importante aqui destacar que as questões de desabastecimento do estoque e o ponto de reposição estão diretamente relacionados com o nível de serviço pretendido pela instituição, como vimos anteriormente.
No hospital universitário estadual, o problema de “zerar” o estoque para depois fazer solicitação de novo lote também acontece com frequência, mas pela falta de adoção de ferramentas mais ágeis na visualização desse problema, pois o acompanhamento dos níveis de estoque não é uma exclusividade do setor solicitante, como no hospital federal.
Foi perguntado também ao entrevistado, numa pergunta com respostas pré- determinadas, mas com possibilidade de complementação da resposta, quais as maiores dificuldades encontradas para que a reposição do material e a gestão do estoque em si pudessem ser mais eficientes. A falta de emprego das ferramentas logísticas; o excesso de burocracia do serviço público; a estrutura precária do setor, como a falta de mais pessoal para trabalhar com OPME; e as questões orçamentárias, como os prazos de liberação do orçamento, foram as respostas apontadas.
Duas respostas não marcadas para a questão, mas que merecem análise em trabalhos semelhantes futuros é com relação à falta de conhecimento sobre o assunto das pessoas incubidas na tarefa de gestão de estoque de OPME e a necessidade de licitar para a reposição dos estoques no longo prazo. A primeira delas mutável, uma vez que é possível capacitar e escolher pessoas preparadas para desempenhar determinada função. Diz-se isso, pois o preparo exigido para o profissional ser aprovado no concurso público e integrar o quadro administrativo de um órgão quase sempre não compreende assuntos específicos que serão necessários para o desempenho da função de forma mais eficiente. A segunda resposta independe da vontade do administrador, sempre objeto de discussões mais amplas, não necessariamente as OPMEs, mas que as afetam diretamente.
Por fim, foi perguntado o que poderia ser feito para melhorar, na visão dele, a eficiência no controle das OPMEs. Foi interessante a resposta dada, uma vez que as práticas sugeridas já foram implantadas recentemente no hospital estadual referencia para o estudo, e que num primeiro momento obteve melhora sentida no processo de gestão das OPMEs. As sugestões foram: um controle maior na entrada das OPMEs, evitando-se entrar sem passar pelo controle e registro do almoxarifado, a fim de se obter as informações necessárias para as providências futuras do material; a existência de subestoques nas unidades que são maiores consumidoras de OPMEs, visando reduzir a assimetria de informação entre cliente e
51 almoxarifado, tendo um controle em tempo mais integral do que é utilizado; e que os médicos devem atuar não de forma separada, mas em conjunto com os administradores para o levantamento das demandas de material, sendo os médicos detentores do conhecimento técnico necessário para a solicitação.
Nesta última resposta, fica a discordância apresentada neste trabalho que vê a participação do médico na previsão da demanda como um gargalo do processo, devendo tal função ser executada pelo administrador capacitado e conhecedor das ferramentas de previsão da demanda. É claro que a figura do médico não pode ser excluída, mas deve funcionar apenas como conselheiros quando a questão envolver uma análise técnica do material na estimativa de sua demanda.
Por último, com os médicos chefes das quatro principais clínicas que consomem OPME no hospital universitário estadual, foi feita entrevista com três perguntas pré-definidas, mas com resposta livre. As entrevistas ocorreram individualmente, sem que o participante soubesse de que outros estivessem participando, muito menos de suas respostas. A seguir serão mostradas as perguntas com os principais comentários feitos pelos médicos:
1. Você acha que é função do médico estimar a demanda de material de OPME para a licitação?
Apenas um médico responsável pela previsão de demanda de material de alto custo respondeu que o médico não deveria participar da etapa de estimativa de demanda. Segundo ele, o médico deveria ser consultado apenas quanto à qualidade do material. Como exemplo, ele citou a experiência de ter trabalhado num hospital público universitário na França, ainda em 1993, e relatou que o médico não participava das etapas administrativas das aquisições. O médico apenas apontava a necessidade e em pouco tempo o material estava disponível, na quantidade necessária.
Os outros três médicos concordaram que o médico deve participar da previsão de demanda, não atuar de forma exclusiva. A previsão conjunta de médico e profissional de logística foi o indicado pelos três. Como argumento, um deles alegou que o médico além de ter o conhecimento técnico do material, tem o conhecimento da capacidade e previsão de cirurgias que sua especialidade poderá cumprir.
Outro médico destacou que se faz necessário profissional com conhecimento técnico das ferramentas e métodos de controle de estoque indicados pela literatura logística. Justamente o tema central desse estudo.
52 2. Você, como cliente do estoque, sente-se satisfeito com a eficiência apresentada pela
reposição de OPME no hospital?
Os quatro médicos entrevistados manifestaram insatisfação, sendo um de forma veemente, e um de forma branda, relatando inclusive que de uns anos para cá houve uma melhora considerável na gestão de OPME do hospital. O entrave na eficiência destacado por ele foi o excesso de burocracia no procedimento de reposição. Outro médico relatou a falta de consistência na evolução dos procedimentos administrativos, alegando que a falta de treinamento para todos os servidores aptos a trabalharem na gestão do estoque retrocede o progresso que outros já treinados vinham obtendo. Outro ponto, segundo um dos entrevistados, de ineficiência na reposição do estoque é com relação a falhas de comunicação e controle do estoque. O alegado é que muitas vezes o médico só fica sabendo que não tem o material em estoque na iminência de precisar dele.
3. Gostaria de relatar mais alguma dificuldade envolvendo as OPMEs no hospital?
Um dos médicos não relatou uma dificuldade em si, mas quis deixar sugerido que as aquisições das OPMEs devessem sempre ser em Regime de Consignação. Vale mencionar que essa forma de aquisição era muito criticada pelos servidores envolvidos no processo de controle, por haver um aumento na burocracia, requerendo mais trabalho e ocasionando atrasos na reposição.
Dificuldade relatada foi a falta de informação da ponta com relação aos estoques, como relatado de o centro cirúrgico informar não ter um material ao médico, sendo que o mesmo encontrava-se disponível no almoxarifado. Curiosa a informação uma vez que os sistemas informatizados, como o do hospital em análise, minimizam este tipo de problema. Infere-se que possa haver outros entraves que não apenas os envolvendo gerencia de estoque, como talvez a falta de preparo dos profissionais para com as ferramentas tecnológicas do processo.
A burocracia novamente foi lembrada aqui, com alegações de que as licitações demoram muito.
53
6 CONCLUSÃO
As OPMEs fazem parte de uma porção relevantes dos custos de um hospital. Em um hospital de ensino, elas contribuem para o aprendizado e a formação de novos médicos e profissionais de saúde como um todo. Também são fundamentais para o tratamento de especialidades complexas, servindo de instrumento capaz de salvar vidas e concomitantemente desenvolver pesquisa e ensino. Fica notória a sua importância para a sociedade, fazendo-lhe por merecer toda a atenção e cuidado na sua gestão.
Apresentados alguns conceitos relevantes da literatura logística acerca da gestão de estoques, compilados com o observado na prática atual de um dos maiores hospitais universitários do Rio de Janeiro, e outros, pode-se concluir que há muito o que se aplicar na gestão das OPMEs. Não só pensando nos hospitais de referência deste trabalho, mas também em qualquer outro, pois ainda existem muitas unidades hospitalares sem um controle eficaz de gestão de estoque para a classe de materiais aqui estudada. Em nenhuma instituição observada há a adoção de ferramentas da logística aqui estudadas. Pode-se observar também durante a enunciação das ferramentas e técnicas logísticas, que é muito precário ainda o campo da administração de materiais e gestão de estoques voltados para instituições não produtivas de bens de consumo e sem fins lucrativos, como os hospitais. Por vezes, foi preciso adaptar a interpretação das ferramentas para o objeto aqui estudado.
Outro ponto importante observado no estudo é que é preciso mudar a forma de estimativa de demanda nas unidades aqui mostradas, vide a constância de erro na estimativa de demanda. Outro ponto é que os médicos solicitantes parecem mais confortáveis quando orientados por profissional de logística. O grau de satisfação do serviço precisa ser aumentado.
Quanto à burocracia do serviço público, um movimento de desburocratização poderá ajudar na otimização e melhoria do processo, uma vez que o excesso dela foi apontado por todas as partes como um empecilho à eficiente gestão de estoque.
A comunicação entre as partes do processo também precisa ser revista, pois de nada adianta o uso de práticas e gestão de estoques se há falha na comunicação das partes. Essa falha acabará ocasionando problemas de abastecimento, como visto nos relatos dos médicos.
Também pode-se inferir que a falta de uso das ferramentas de gestão e controle de estoque pode estar dificultando a gestão mais eficiente, uma vez que a sua ausência foi apontada por todos os entrevistados do trabalho.
54 Um hospital público não produz produtos para venda, não está preocupado com lucros exorbitantes. A maioria das ferramentas de gestão de estoque foi pensada para esse tipo de atividade. Porém, é inegável assumir a aplicabilidade de algumas ferramentas para o contexto hospitalar. Foi isso que esse trabalho visou: identificar as ferramentas mais adequadas para uma gestão de estoque mais eficiente, com foco na gestão hospitalar dos materiais conhecidos como Órteses, Próteses e Materiais Especiais.
O trabalho aqui desenvolvido fica muito longe de ser taxativo. Tanto pela complexidade e extensão do assunto, quanto pela carência de estudos voltados para as OPMEs nos hospitais públicos de ensino. Espera-se despertar o interesse nos gestores hospitalares e no público em geral que de qualquer forma poderá um dia depender de uma boa gestão de estoque de um hospital para garantir o seu direto à vida.
Fica-se como sugestões de pesquisa, a fim de enriquecer este trabalho: explorar a prática da compra em regime de consignação nos hospitais públicos, suas vantagens e limitações (falta de legislação específica para a prática); procurar novas tendências tecnológicas de administração de estoques, como softwares capazes de otimizar todo o processo de gestão; a necessidade de existirem mais fabricantes de OPMEs para reduzir os gaps nos atendimentos da demanda, dentre outros assuntos ligados à área de administração de materiais hospitalares especiais; colocar em práticas as ferramentas aqui apresentadas e verificar os resultados obtidos, a fim de confirmar ou não a aplicabilidade do estudo aqui apresentado; pesquisar o porquê algumas instituições públicas não adotam ferramentas consagradas de gestão de estoque. Será por não visar lucro como as instituições privadas? O grau de capacitação do servidor influencia na qualidade da gestão? Enfim, há muito assunto a ser explorado em volta da temática das OPMEs no campo dos hospitais públicos em geral.
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