Documentação e Arquivo

O património documental necessita de medidas de defesa que devem incluir a sua própria promoção, o incentivo da sua pesquisa e análise, classificação e inventariação, mas também o desenvolvimento da formação para o seu manuseamento e conservação.

Para que este processo seja levado a cabo da forma mais correta, instituições como as bibliotecas, arquivos, sociedades e museus, possuidores de serviços de documentação, tiveram e têm um papel fundamental.

26

A biblioteca é vista como um organismo ou parte de uma organização cujo objetivo principal é organizar coleções atualizá-las e facilitar, através de pessoal especializado, o acesso a documentos, que respondem às necessidades de informação, educação e lazer (citado por Marques, 2010, p.31). As suas principais funções passam pela obtenção de publicações impressas, periódicos e até manuscritos, e gestão relativa ao acesso deste espólio através de técnicas específicas, como por exemplo a elaboração de índices e catálogos. Hoje em dia, a biblioteca é já vista como uma importante ponte de ligação entre o leitor e o conhecimento, devido ao aumento e à complexidade das fontes de informação disponíveis ao longo dos anos.

Atualmente, a diferença entre as funções exercidas pelas bibliotecas e os museus relativamente ao tratamento, divulgação e acesso da informação é bastante ténue. Assim é fácil perceber que a ligação entre ambos se tenha criado desde a formação dos primeiros museus públicos, no século XVIII. A criação das bibliotecas de museus ficou a dever-se à necessidade de pesquisa sobre o espólio museológico que era adquirido e, daí, a necessidade de adquirir documentos que sustentassem a investigação. Desta forma, as bibliotecas de museu foram desenvolvendo um tipo de atividade diretamente ligado aos bens culturais e ao acervo museológico, auxiliando com a documentação ligada ao mesmo. É exemplo deste processo, a Biblioteca da Sociedade Martins Sarmento que se começou a construir desde a formação do museu e, desde, logo a receber um conjunto de doações de material bibliográfico que em parte teria ligação com áreas museológicas como a arqueologia e história. Com ligações tão próximas pode-se afirmar que as bibliotecas se tornam extensão do espólio museológico ao qual têm ligação, sendo uma das suas principais funções as relativas ao apoio da investigação seja ela interna ou externa (Marques, 2010, p.35).

Todavia, conforme a definição adotada pelo Instituto Português dos Museus em 2004, um museu é uma instituição de caráter permanente, com ou sem personalidade jurídica, sem fins lucrativos, dotada de uma estrutura organizacional que lhe permite: a) garantir um destino unitário a um conjunto de bens culturais valoriza-los através da investigação; b) facultar o acesso regular ao público e fomentar a democratização da cultura, a promoção da pessoa e o desenvolvimento da sociedade. O espólio que compõe um museu é constituído por objetos físicos, bi/tridimensionais de valor patrimonial (que se encontram registados, inventariados e catalogados), sendo que os documentos escritos ou registados estão ou em bibliotecas ou em arquivos. Sendo o museu um elemento cultural e artístico, a sua principal função passa pelo

27

aumento do conhecimento sobre o espólio exposto de uma forma mais descontraída, tendo este também um caráter de entretenimento (Marques, 2010, p.30).

Na opinião de Helena Marques um arquivo é um sistema de informação que conserva os registos produzidos em contextos institucionais sob o princípio da manutenção da integridade do corpo de registos como originalmente foi criado pelo individuo ou instituição que os produziu (2010, p.37). O princípio descrito designa os métodos de organização dos documentos em determinados fundos, que por sua vez se dispõem pela funcionalidade e caraterísticas da entidade que os gerou. As principais funções desta entidade passam pela reunião de um conjunto de documentos impressos, manuscritos e até audiovisuais que têm como fim provar e testemunhar algo jurídico, administrativo e legal.

Nas três instituições anteriormente descritas, regista-se do levantamento exaustivo dos acervos que possuem, através de métodos de catalogação e inventariação que implicam a aplicação de princípios de classificação e descrição distintos. São organizados em coleções com o objetivo da sua melhor gestão através da perspetiva de preservação e conservação, fundamentais para que a história associada a cada objeto, seja ele pertencente a um museu, biblioteca ou mesmo a um arquivo, possa ser conhecida de geração em geração (Marques, 2010, 28-29).

A conservação e preservação são palavras que começam a ser fundamentais, ainda que não fossem exercidas com as melhores condições, desde os inícios de formação de entidades como as anteriormente exemplificadas.

Este cuidado começou a ter enfase com a criação da Inspeção Geral das Bibliotecas e Arquivos Públicos, pelo Decreto de 29 de dezembro de 1887. Desde o período da sua formação até a implantação da República a Inspeção teve um papel particularmente importante na formação de legislação associada a organismos e ações ligadas à conservação e salvaguarda de documentação histórica. Durante este período este processo foi executado de forma bastante eficaz. Com a Implantação da República, e com a política de incentivo e desenvolvimento do ensino, o quadro legal onde se localizava este diploma foi alvo de algumas alterações, sendo mesmo promulgado um decreto, a 18 de março de 1911, referente à reorganização dos serviços das bibliotecas e arquivos nacionais associados ao ensino secundário, superior e especial. Assim, o período Republicano foi marcado por um sistema organizado, caraterizado pela imensa legislação referente ao desenvolvimento da cultura e incremento da instrução.

28

No entanto, a nova mudança de Regime, em 1933, provocou novas alterações nas políticas relacionas ao ensino e cultura, envolvendo também as bibliotecas e arquivos. Estas alterações basearam-se na racionalização de atividades e meios ligados a estas áreas, sendo justificadas pela necessidade de racionalização financeira. Além da existência das restrições, nomeadamente relativas às bibliotecas populares, as caraterísticas da Inspeção mantiveram-se quase inalteradas até algum tempo depois do 25 de Abril de 1974, mais precisamente até aos anos 80.

Apesar da inúmera legislação existente durante o regime Republicano e dos cuidados existentes durante o Estado Novo, muito embora algumas restrições, os processos de conservação, registos/catalogação e inventariação, na opinião de Maria Lage, do ponto de vista da elaboração técnica encontram-se bastante incompletos e inacabados, salvo honrosas exceções (2012, p. 13). A falta de rigor existente durante estes períodos, implica que atualmente o espólio documental tenha de ser alvo de cuidados atentos de preservação e conservação, efetuados por profissionais com formação na área e em locais com condições para o efeito.

Atualmente, o desenvolvimento de políticas de proteção do património, nomeadamente da legislação sobre os arquivos portugueses, encontra-se dispersa por vários diplomas, nomeadamente a Lei orgânica da Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Biblioteca, de 16 de maio de 2012, que define as competências do organismo coordenador da política arquivística nacional e dos vários serviços dependentes, regulamentada pela Portaria n.º 192/2012, em que são definidas as unidades orgânicas nucleares, ou o Regime jurídico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas Públicas10.

Com o desenvolvimento de políticas de proteção do património, hoje em dia, de uma maneira geral, estes processos são efetuados com o máximo de cuidado, sendo que a principal preocupação passa pela conservação do mesmo, a seguinte relaciona-se com o facto de divulgar o espólio em questão para que este seja conhecido e estudado pela população abrangente da instituição na qual está depositado. Por isso, instituições como as bibliotecas, públicas ou de museus privados e os arquivos têm um papel fundamental para que este tipo de material possa ser alvo de exposição e estudo.

29