Efeitos na fase de planejamento do projeto

Seja pela urgência requerida pelas ações de mercado, pela pouca importância dispensada pelos departamentos de marketing em geral aos projetos on-line ou ainda pelo fato de projetos desse tipo serem relativamente menores, a questão é que as equipes de projetos no ambiente Web têm pouco tempo para percorrer todas as fases desses empreendimentos e, muitas vezes, não têm processos organizacionais adequados e bem definidos que permitam a ela ser ágil nesse percurso.

Somando a isso a necessidade de o cliente perceber o projeto em andamento, a equipe do projeto tende a priorizar a execução imediata sem os balizadores para o bom gerenciamento do empreendimento, ou seja, sem percorrer de maneira adequada a fase de planejamento.

“Ainda hoje muita gente questiona a disciplina do planejamento dentro de uma empresa. É compreensível que, em um mercado cada vez mais competitivo, as organizações pensem partir para a ação na tentativa de obter resultados rápidos. Essa pressão por resultados faz com que muitas empresas negligenciem o planejamento”.(VILELA, 2005).

O problema começa ainda na fase de iniciação e a partir daí se segue um efeito cascata, ou seja, um encadeamento de falhas que vai ter impacto direto no planejamento do escopo. Um dos primeiros documentos a ser produzido em um projeto, o termo de abertura do projeto, normalmente não é preenchido. Em seu lugar, é colocada a proposta comercial apresentada ao cliente e por ele aprovada. Essa proposta consegue cumprir a função de plano sumário até certo ponto por ser refinada até conter alguns dos dados esperados de um termo de abertura tais como algumas premissas e restrições, a descrição superficial do projeto, seus requisitos e seus objetivos e prazo e custo sumarizados.

A falha maior, no entanto, é não haver o detalhamento seguinte: a criação da declaração do escopo preliminar do projeto. E não há qualquer outro documento que assuma as mesmas funções como critérios de aceitação do produto, riscos iniciais definidos, EAP inicial ou requisitos de aprovação. A proposta comercial continua, tendo a incumbência de delinear as informações preliminares do empreendimento e nesse aspecto ela é totalmente inadequada.

Chegando finalmente à fase de planejamento, o que existe é um arremedo de especificações, justificativas e objetivos descritos sob uma declaração de escopo mal feita. “A empresa não tem um planejamento muito claro do que fazer para entregar o projeto”. Segundo Marcelo Okano (2006), essa é uma das causas mais comuns para crises em projetos web. E inclui, claro, a falta de uma definição do escopo.

“Este é o mais comum de todos. A empresa vende o projeto, não planeja e simplesmente sai fazendo. Não define escopo, não faz um cronograma realista, não define os riscos, não avalia os recursos, não prevê mudanças, testes e etc… Depois quando as coisas dão erradas fica muito difícil de consertar”. (OKANO, 2006)

E essas definições são o material fundamental para um bom planejamento do escopo. Revisitando os processos listados anteriormente, é possível enxergar o impacto dessa falha sobre os processos do gerenciamento do escopo nessa fase.

A começar pelo processo Planejamento do escopo, duas de suas entradas são os documentos gerados anteriormente na fase de iniciação, justamente o termo de abertura do projeto, substituído pela proposta comercial e a declaração do escopo preliminar do projeto, que não tem um documento equivalente nos projetos de Internet comumente desenvolvidos hoje. Dessa maneira, a equipe do projeto não tem os insumos necessários para executar esse processo.

É importante citar, no entanto, que dentro do ambiente descrito até aqui e sob aqueles efeitos de urgência, falta de interesse e poucas horas disponíveis, dificilmente a equipe do projeto percorreria esse processo, da mesma forma como não percorre adequadamente os da fase de iniciação. Porém, também é interessante explicar que aquele efeito-cascata acaba por impedir que, mesmo que tardiamente, os processos venham a ser aplicados. Em outras palavras, a tendência é que quanto mais o projeto caminha, menor a possibilidade de se adotar os procedimentos adequados em seu tempo, uma vez que o trabalho se acumula e, consequentemente, também o tempo necessário para executá-lo. Se a equipe do projeto decidir criar o plano do gerenciamento do escopo sem as definições

anteriores, terá que consumir o tempo necessário para isso da mesma forma como teria feito se na fase correta.

Sem as informações requisitadas, não há como criar um plano de gerenciamento do escopo, ou seja, em última instância, não será especificada a maneira correta de se definir o escopo baseado na declaração do escopo preliminar, os procedimentos de criação da Estrutura Analítica do Projeto a partir daquela definição, de validação e aceitação das entregas e de processamento de mudanças solicitadas quando estas afetarem o escopo do projeto.

Outro processo que compõe o gerenciamento do escopo e que deve ocorrer na fase de planejamento é a definição do escopo. É nesse processo que a equipe do projeto detalha as definições feitas na declaração preliminar do escopo e, baseando-se nas determinações expressas no plano do gerenciamento do escopo, define mais precisamente o que é e o que não é parte do trabalho do projeto.

Entretanto, da mesma forma como o processo mencionado anteriormente, também a declaração de escopo não acontece formalmente nos projetos de web site. As causas são as mesmas: falta de interesse em consumir tempo do projeto e falta dos insumos necessários, somando-se a eles o plano de gerenciamento do escopo que não foi criado como esperado. A proposta comercial ainda continua sendo o documento balizador do que deve ser feito no projeto, mas suas poucas informações e quase nenhum detalhamento são de muito pouca valia a essa altura do desenvolvimento do projeto.

Cumpre dizer que algumas poucas definições são feitas na pequena fase de planejamento, mas elas não são consolidadas em um documento completo como uma declaração do escopo. O mapa do site – uma espécie de organograma do site mostrando as áreas de conteúdo, seus nomes e hierarquias –, por exemplo, é definido e funciona como um guia durante a fase de execução que é consultado pelas equipes de design, produção e tecnologia. Esse mapa do site passa a ser mais aprofundado do que aquele declarado na proposta comercial.

O processo seguinte, a criação da Estrutura Analítica do Projeto, é inevitavelmente afetado pela falta de uma declaração de escopo devidamente preenchida. Sem esse documento e sem a definição correta de todo o trabalho do projeto, fica impossível gerar esse importante documento. O que ocorre então é o uso do mapa do site descrito há pouco como uma espécie de EAP, quando, na verdade, ele não tem essa função e sequer todos dados necessários. Isso acontece porque ele ao menos fornece uma visão geral da estrutura do web site, o produto, e dali é possível enxergar os pequenos pedaços a serem entregues. Porém, uma vez que esse documento é meramente um organograma, o trabalho

em si não está descrito e estruturado, mas supostamente subentendido pelo desenvolvedor ou designer.

Em um projeto em que faltam especificações, qualquer orientação, por menor que seja, acaba sendo de alguma valia para quem o executa. No entanto, é evidente que subentendimentos causam interpretações diferentes e o problema final de entregas erradas não é resolvido.