Uma alternativa à actual utilização da PW, é proposta aqui neste capítulo e consiste, resumidamente, na utilização da PW como armazém principal (dos produtos Neoblanc), onde maioritariamente os produtos seriam armazenados, funcionando a DLS com um nível de stock mais baixo que o actual, sendo reposto diariamente por via das seis transferências, que passariam a ser flexíveis e respeitando a actual lei relativa à carga máxima passível de ser transportada.
No entanto para que o sistema logístico funcione adequadamente é necessário em primeiro lugar definir uma política de inventário de produto acabado, e só depois um Modelo de Optimização do Custo e Capacidade dos Armazéns (M.O.C.C.A.).
4.4.1. MODELO DE INVENTÁRIO DE PRODUTO ACABADO (FIM)
Recorrendo aos recursos disponíveis pela P&G, implementou-se um modelo aconselhado pela P&G Western Europe (P&G WE), designado por FIM (Finished
products Inventory Model).
Este modelo tem como objectivo calcular o inventário de produto acabado que permita assegurar a disponibilidade do mesmo com um inventário mínimo, tendo em conta a capacidade da cadeia de abastecimento (Supply Chain) e a previsão da procura.
Tendo em conta que o modelo foi criado por um grupo de especialistas da P&G e o que se realizou foi somente a sua implementação, entendeu-se que uma breve descrição do FIM seria, neste contexto, mais vantajoso do que uma descrição detalhada.
Assim, este modelo recorre a uma série de inputs que traduzem o sistema produtivo, o sistema logístico, o comportamento da procura e o seu erro de previsão, para calcular o stock de segurança (Safety Stock), o stock de ciclo produtivo (Cycle Stock) e o stock congelado (Frozen Stock), e daí resultar um inventário objectivo.
O Safety Stock é o stock de segurança que permite garantir a disponibilidade do produto tendo em conta:
A imprevisibilidade da procura (erro de previsão); Anomalias na cadeia produtiva e;
O tempo de reacção da fábrica perante uma emergência (lead-time reaction). Na determinação deste valor, a estimativa do erro de previsão influencia significativamente o resultado final. Esta estimativa é obtida essencialmente através do desvio padrão do erro de previsão e a respectiva polarização (% bias), Tabela 4.
O Cycle Stock depende apenas do número de dias que o lote mínimo de produção (minimum batch) permite satisfazer a procura.
O Frozen Stock é a quantidade de produto que se encontra temporariamente não disponível para envio a clientes, porque:
Está pendente, devido ao controlo de qualidade interna; Está em trânsito entre a PW e a DLS;
Encontra-se no processo de picking na DLS.
Adequando as características da fábrica da P&G Porto ao FIM, e com o auxílio de uma folha de cálculo apropriado, foi possível obter o inventário objectivo, mínimo e máximo, para cada produto/Storage Keep Unit - SKU.
O anexo E expõe resumidamente as fórmulas usadas no cálculo do inventário, bem como exibe o peso percentual dos diferentes tipos de stock no cálculo do stock objectivo, e o número de dias de inventário para cada produto.
4.4.2. MODELO DE OPTIMIZAÇÃO DO CUSTO E CAPACIDADE DOS
ARMAZÉNS (M.O.C.C.A.)
O modelo baseia-se essencialmente em determinar um nível de stock na DLS capaz de responder à procura diária, armazenando o restante inventário na PW. Ou seja, o modelo sugere uma deslocalização de stock da DLS para a PW, e baseia-se no conceito de transferir para a DLS apenas a quantidade suficiente de produto para repor esse nível de stock (metodologia Kanban).
Determinação do nível de stock na DLS
O MOCCA recorre a dados históricos da procura de cada produto e, de acordo com um determinado nível de confiança, indica o valor de stock a ter na DLS. Por outras palavras, o stock indicado garante, com o valor de confiança introduzido, que não ocorrerá ruptura. Exemplo: “Com este valor de stock garante-se que não existirá ruptura de stock com 95% de confiança”.
Na definição dos níveis de stock é necessário relembrar que todos os dias se pode recorrer a seis transferências entre a PW e a DLS, diminuindo muito a probabilidade de ocorrer rupturas de stock. No entanto, numa situação atípica e improvável de procura muito elevada durante dias consecutivos, as seis transferências podem não ser suficientes para repor o stock na DLS, podendo durante esse período existir necessidade de efectuar transferências extra.
Como a procura não possui um comportamento estatístico padrão, a obtenção do nível de stock é feita através do cálculo do número de caixas que correspondem a X% da área total do gráfico/histograma referente à procura. A Figura 17 pretende exemplificar a metodologia.
Figura 17 – Exemplificação do cálculo para a determinação do nível de stock a definir na DLS.
Não faz parte do projecto tomar uma decisão sobre o nível de stocks a definir na DLS, mas apenas desenvolver um modelo que indique esse valor ao agente decisor de forma automática, consoante o grau de risco de ruptura de stock que se pretende ter. Relembrar mais uma vez que para além do stock existente na DLS, é ainda possível enviar seis transferências para as instalações do centro de distribuição, antes de se iniciar o carregamento das encomendas e, por isso, a ruptura dificilmente ocorrerá por razões logísticas.
Proposta
A Tabela 8 apresenta duas hipóteses dos níveis de stock a aplicar em cada produto, cada uma com um determinado nível de confiança que pode ser alterado posteriormente pelo agente de decisão.
Tabela 8 - Duas propostas para definição dos níveis de stock na DLS.
1L Trad. 95% 3200 90% 2800 2,1 1,9 1491 826 1L P.F. 95% 850 90% 750 2,2 1,9 386 227 2L Trad. 95% 1880 90% 1560 2,3 1,9 807 517 2L P.F. 95% 660 90% 540 2,1 1,7 313 190 2L S.N. 95% 400 90% 340 2,3 1,9 177 113 4L Trad 95% 6200 90% 5300 2,2 1,9 2808 1734 4L P.F. 95% 1400 90% 1200 2,2 1,8 649 394 4L S.N. 95% 780 90% 615 2,4 1,9 322 229 375 319
MOCCA: Níveis de Stock na DLS
Hip. II
Dias de Stock Procura média
Hipótese I Hipótese II Total de paletes Nível de confiaça Stock (cx) P. Média (cx) Desvio Padrão Nível de confiaça Stock (cx) Hip. I
Exemplo de cálulo do nível de stock
0 2 4 6 8 10 12 72 216 360 504 648 792 936 1080 1224 1368 1512 1656 1800 1944 2088 2232 2376 2520 2664 2808 2952 3096 3240 3384 Nº de caixas Fr equê ncia a b s o luta Área do gráfico 5% da Área Total
Com este stock de 2880Cx existe 95% de confiança que não ocorre ruptura de stock.
Figura 18 – Comparação entre o Stock actual na DLS e a hipótese I do MOCCA, juntamente com a
procura média, de todos os produtos da fábrica da P&G Porto.
O MOCCA defende diferentes níveis de stock consoante o período do ano e o mesmo nível de stock ao longo dos meses relativos ao mesmo período e ao longo dos dias em cada mês. Esta medida teve como base a análise quantitativa da procura, realizada no ponto 4.2.3, que permite tirar as seguintes conclusões:
As saídas são constantes ao longo do mês nos produtos da classe A (1L e 4L Tradicional);
O aumento significativo da procura corresponde, genericamente, a promoções dedicadas ao 4L tradicional, sendo por isso aconselhável possuir para este produto um nível de stock diferente do normal. A determinação desse novo nível pode ser obtida pelo aumento do grau de confiança inicialmente estipulado. Através do modelo FIM (finished inventory model) é possível determinar o valor de inventário de produto acabado, e dessa forma distribuir produto pelos dois armazéns (DLS e PW). A Tabela 9 exemplifica o resultado previsto tendo em conta o inventário proposto pelo FIM para o mês de Abril, caso os níveis de confiança apresentados na hipótese I fossem adoptados.
Tabela 9 - Proposta do FIM para valores de stock total e distribuição desse stock pelos dois armazéns, de
acordo com hipótese I do MOCCA.
DLS PW Cx Dias de Stock Cx Cx 1L Trad. 8130 5,5 3200 4930 1L P.F. 2524 6,5 860 1664 2L Trad. 4133 5,1 1880 2253 2L P.F. 1771 5,7 660 1111 2L S.N. 1370 7,7 400 970 4L Trad. 16754 6,0 6200 10554 4L P.F. 4606 7,1 1400 3206 4L S.N. 2821 8,8 780 2041 Total em Paletes 375 639
Proposta MOCCA: distribuição do stock
Stock Total (FIM)
0 1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 7.000 ca ix a s
1L Trad. 1L P.F. 2L Trad. 2L P.F. 2L S.N. 4L Trad. 4L P.F. 4L S.N.
Stock actual na DLS Vs Proposta MOCCA (Hip. I)
DLS MOCCA Procura média
Implicações
As implicações do modelo proposto residem essencialmente na alteração do processo produtivo e logístico que de mentalidade push (empurrar) passará a pull (puxar). Ou seja, consoante os níveis de stock sejam inferiores ao stock objectivo, a logística emite uma “mensagem” à produção em que indica que produto é necessário produzir e em que quantidade, o mesmo sucedendo entre a DLS e a PW. Isto é, quando o stock na DLS fica abaixo do objectivo, é enviada uma mensagem à PW para enviar produto numa determinada quantidade.
4.4.3. SISTEMA DE FLEXIBILIZAÇÃO DAS TRANSFERÊNCIAS
Uma vez que a procura não é constante ao longo do ano, não faz sentido existir sempre o mesmo número de transferências entre a PW e a DLS. Nesse sentido, e utilizando uma cláusula no contrato recentemente descoberta, propõe-se que consoante as previsões da procura esse número seja ajustável, reduzindo o custo associado às transferências que, acumulando ao longo do ano, pode chegar a uma redução de 11% da despesa anual.
4.5. APLICAÇÃO DESENVOLVIDA
Com o objectivo de forçar a implementação do modelo e que este fosse bem sucedido, tanto na vertente logística como na vertente do planeamento da produção, desenvolveu-se uma aplicação sob a forma de folha de cálculo, que fosse uma imagem da proposta apresentada no ponto 4.4.
A aplicação desenvolvida em Excel com um forte suporte em programação na linguagem Visual Basic for Applications (VBA), possui as seguintes potencialidades ao
nível da gestão de stocks:
Retira de ficheiro exportado de SAP R/3, a procura para o dia actual e seguinte; Retira de ficheiro enviado pela DLS, o valor do stock inicial dos vários códigos
existentes;
Determina que produtos e em que quantidades devem ser transportados para a DLS, respeitando o peso máximo admissível e tendo como objectivo atingir o stock definido. Esta tarefa possui uma série de regras que se encontram detalhadamente explicadas no anexo F.
No cálculo das transferências, efectua a gestão da PW:
o Não permite enviar produto que não exista na PW (stock negativo);
o Gere a sobrelotação da PW, enviando produto caso haja espaço livre nas
transferências;
Propõe um plano de transferências, onde indica para cada uma que códigos e quantidades devem enviados, respeitando o peso máximo admissível.
Permite inserir num template relativo a uma guia de transporte, os dados da transferência de forma automática;
Possibilita determinar o valor óptimo de transferências, como também permite introduzir um número específico de transferências;
Sugere uma distribuição dos produtos pelos racks disponíveis na PW, consoante as previsões mensais;
Apresenta um quadro resumo, que indica:
o Os códigos em que os stocks objectivos da DLS não foram atingidos e o valor dessa diferença;
o Os códigos que não possuem nenhum stock na PW; o Os códigos em que ocorre sobrelotação da PW; o Os códigos onde existe ruptura de stock.
As interfaces da aplicação desenvolvida relativa à gestão de stock podem ser observadas no anexo G.
No que diz respeito à gestão de inventário e, consequentemente, ao planeamento da produção, a mesma folha de Excel foi aproveitada e, através de programação em Visual
Basic for Applications (VBA), permite:
Ler do ficheiro relativo ao FIM (finished inventory model) o valor do stock mínimo, objectivo e máximo;
Actualizar automaticamente o valor do stock total, porque estando na mesma folha que a gestão de stocks, consegue obtê-lo pela soma do stock na DLS com a da PW;
Propor que linha (1L, 2L ou 4L) deve funcionar nos três turnos, tendo em conta a que mais necessita de trabalhar para atingir o stock desejado. Esta decisão é necessária uma vez que no turno da noite apenas existem recursos para ter apenas uma linha em funcionamento;
No cálculo plano de produção, o modelo tem em conta a cadência das linhas (1L, 2L e 4L) e o tempo disponível de produção (caso se verifiquem trabalhos de manutenção, o tempo disponível é menor);
Propor um plano de produção desejável sem a restrição de lotes mínimos e com a existência de lotes mínimos.
Figura 19 – Quadro relativo ao planeamento da produção, desenvolvido na aplicação criada.
Para além das características referidas, sugere-se que se revejam os níveis de stock a definir na DLS, no início do mês de cada período, ou seja, em Janeiro, Julho e Novembro.
Com objectivo de ter um nível de inventário adequado à realidade da procura, sugere- se que se recorra ao programa FIM no início de cada mês, introduzindo valores relativos à previsão da procura para o mês em questão. Desta forma, o nível de inventário adequa- se consoante a previsão da procura.
No intuito de proporcionar aos responsáveis do departamento de produção e do departamento logístico, uma ferramenta de controlo sobre a forma como os seus colaboradores seguem os valores indicados pelo modelo proposto, elaborou-se uma tabela de resultados (em inglês denominado por scorecard) que é actualizado diariamente, também de forma automática, a partir da folha de Excel criada.
A tabela de resultados criada possui como principais medidas de controlo o: Número de códigos abaixo do stock mínimo;
Número de códigos acima do stock mínimo; Rácio inventário actual sobre inventário mínimo; Número de paletes na DLS;
Número de transferências usadas;
Número de códigos na DLS com stock inferior ao objectivo.
No anexo H é apresentada a tabela de resultados elaborado, encontrando-se disponível na intranet da P&G Porto.
4.6. RESULTADOS
A Figura 20 e a Figura 21 expõem a evolução do nível de stock durante o mês de implementação do modelo e no mês seguinte.
A diferença de escala dos dois gráficos revela o sucesso do modelo, como também o facto de num mês de procura elevada (Figura 21) se garantiu sempre a entrega de produto a clientes, sem recorrer a transferências extra (mais que seis por dia).
Evolução do Stock da DLS (mês de implementação)
0 400 800 1200 30-Jun 29-Jun 28-Jun 27-Jun 24-Jun 23-Jun 22-Jun 21-Jun 20-Jun 17-Jun 16-Jun 15-Jun 14-Jun 13-Jun 9-Jun 8-Jan 7-Jun 6-Jun 3-Jun 2-Jun 1-Jun Pa le te s Stock DLS Target
Figura 20 - Evolução do número de paletes de produtos Neoblanc existentes na DLS, ao longo do mês de
implementação do MOCCA.
Figura 21 – Evolução do número de paletes de produtos Neoblanc existentes na DLS, ao longo do mês
seguinte ao da implementação.
A localização de stock maioritariamente na PW permitiu realizar carregamentos para clientes directamente da PW, que dificilmente seriam possíveis caso a maioria do stock se encontrasse na DLS.
Para além da vantagem natural de reduzir a quantidade de produto a ser transportado para a DLS, este tipo de ocorrências permitem reduzir o custo relativo ao picking e
handling que seriam cobrados à P&G, caso o carregamento se efectuasse na DSL.
A Figura 22 exibe a forma como o stock se encontra distribuído pelos dois armazéns. Da sua análise é possível verificar que durante o mês da implementação do modelo (Junho) ocorreu uma diminuição do stock na DLS permanecendo o da PW constante devido a razões de manutenção e avarias. No mês seguinte, já é possível observar uma mudança na distribuição do stock, encontrando-se maioritariamente na PW. A evolução
Evolução do Stock da DLS (após mês de implementação)
0 100 200 300 400 500 29-Jul 28-Jul 27-Jul 26-Jul 22-Jul 21-Jul 20-Jul 19-Jul 18-Jul 15-Jul 14-Jul 13-Jul 12-Jul 11-Jul 8-Jul 7-Jul 6-Jul 5-Jul 4-Jul 1-Jul Pa le te s Target Stock DLS
detalhada do stock na DLS foi representada anteriormente através da Figura 20 e Figura 21.
Figura 22 – Comparação do stock existente na DLS e PW antes (até Maio) e após a implementação do
modelo (Junho e Julho).
A redução substancial de stock na DLS dos produtos Neoblanc traduz-se naturalmente numa redução, na mesma proporção, no custo de armazenagem destes produtos.
A aplicação do FIM (finished inventory control) fez com que se reduzisse o custo de inventário, como demonstra a Figura 23.
Figura 23 – Evolução do excesso de stock ao longo do mês de implementação do modelo.
Relativamente à flexibilização das transferências, só se activou a cláusula uma vez, pois à data da proposta e até à finalização do estágio, os produtos Neoblanc atravessam o período de maior procura e como tal as seis transferência são necessárias. No entanto, em Novembro e Dezembro esse número deve ser revisto, de forma a optimizar o custo associado. 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 Pa le te s
Jan-05 Fev-05 Mar-05 Abr-05 Mai-05 Jun-05 Jul-05
Ocupação Média da DLS Vs PW (produtos Neoblanc)
DLS PW 0 € 10.000 € 20.000 € 30.000 € 40.000 € 50.000 € E URO S 30- Jun 29- Jun 28- Jun 27- Jun 24- Jun 23- Jun 22- Jun 21- Jun 20- Jun 17- Jun 16- Jun 15- Jun 14- Jun 13- Jun 9-Jun 8-Jan 7-Jun 6-Jun 3-Jun 2-Jun 1-Jun