da substituição do papel por formas eletrônicas, ainda estava usando papel. Para minha surpresa, tínhamos imprimido 350 mil cópias de relatórios de vendas naquele ano. Pedi um exemplar de cada formulá rio de papel que usávamos. A grossa pasta que baixou na minha mesa continha centenas e centenas de formulários. Na sede da empresa, tínhamos
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formulários apenas no setor de compras. Nosso plano deaposentadoria
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tinha oito diferentes formulários: para entrar esair do plano, mudar as informações sobre o empregado e mudar os investimentos ou contribuições do funcionário. Cada vez que o gover no mexia nas regras, tínhamos de atualizar e reimprimir formulários e reciclar milhares deles. Mas o consumo de papel era apenas um sinto ma de um problema maior: os processos administrativos eram compli cados demais e ocupavam tempo excessivo. Olhei para a pasta de for mulários e me perguntei: "Por que temos todos esses formulários? Todo mundo aqui tem um micro. Estamos todos conectados. Por que
(1) James E. LaLonde, "Gates: Computers Still Too Hard to Use", Searcle Times, 12 de
não estamos usando formulários eletrônicos e o e�mail para dinamizar nossos processos e substituir todo esse papel?".
Bem, exerci o privilégio de meu cargo e bani todos os formulários desnecessários. Em lugar de todo aquele papel, surgiram sistemas que são muito mais precisos e fáceis de trabalhar e que permitiram aos nos� sos funcionários dedicarem�se a um trabalho mais interessante.
UM CLIQUE PARA INICIAR A JORNADA
Agora, antes mesmo de ser contratado(a), o(a) novo(a) funcio� nário(a) entra numa jornada eletrônica. Recebemos de seiscentos a novecentos currículos de candidatos a emprego todos os dias pelo cor� reio, e�mail ou via nosso Resume Builder, no site da Microsoft na Web.2 Setenta por cento dos currículos chegam via e�mail ou pela Web, 6% a mais do que dois anos atrás; essa porcentagem continua crescen� do. Nosso software acusa automaticamente o recebimento de cada proposta eletrônica. Nosso banco de dados de recrutamento, Restrac (da Restrac de Lexington, Massachusetts) aceita diretamente as infor� mações desses currículos criados em nosso site da Web; as propostas via e�mail são analisadas para que se enviem as informações do candi� dato ao Restrac. Os currículos em papel são escaneados e convertidos em texto que possa ir para o banco de dados. Todos os currículos são eletronicamente comparados com as vagas abertas entre 24 e 48 horas depois de recebidos.
Os especialistas de recursos humanos pesquisam o Restrac em busca de candidatos potenciais, consultando profissionais de recruta� mento pessoalmente ou por e�mail. Usam o software de gerenciamen� to de tempo e tarefas para agendar as entrevistas. Cada entrevistador recebe uma cópia do currículo e qualquer outra informação relevante por e�mail. Depois do encontro com o candidato, cada entrevistador manda seus comentários sobre o candidato para a área de recursos humanos, o gerente de contratações e os outros entrevistadores, por e� (2) As pessoas enviam seus currículos para [email protected]. O link para o Resume Builder é no www.microsoft.com/jobs. No Brasil o link é www.microsoft.com/brasil/ corpinfo/oportunidades.
mail, sugerindo questões de acompanhamento para os próximos entre vistadores. Esse compartilhamento em tempo real de informações das entrevistas faz com que os entrevistadores se baseiem uns no trabalho dos outros, evitando duplicações. Um entrevistador pode sugerir ao seguinte que examine melhor como a pessoa trabalharia em equipe, por exemplo. Para pessoas com contratação garantida, os alertas por e mail ajudam-nos a concentrar nosso tempo em explicar aos candidatos por que a Microsoft é uma boa escolha para eles.
Digamos que uma candidata chamada Sharon Holloway aceita nossa oferta de emprego. Sharon é uma nova contratada hipotética, mas a descrição de como será sua vida na Microsoft é igual para as 85 pessoas que contratamos por semana. Embora nossa intranet seja uma solução global para os mais de 28 mil empregados da Microsoft em todo o mundo, neste exemplo vamos supor que Sharon esteja situada em nosso campus principal, em Redmond, Washington.
Antes mesmo que Sharon seja contratada pela Microsoft, uma assistente administrativa de seu futuro grupo preenche o formulário eletrônico Setup de Contratado Novo na intranet da Microsoft para pedir uma conta de voice-mail, uma de e-mail, móveis de escritório e um computador com software pré-instalado para estar pronto quando ela chegar. O mesmo formulário garante que Sharon entre para a lista telefônica da empresa, receba uma placa com seu nome para a porta de seu escritório e ganhe uma caixa postal na sala de correios de seu prédio. O formulário eletrônico único vai diretamente para a área res ponsável por essas atividades. Os registros eletrônicos garantem que tudo seja rastreado.
Após uma sessão de orientação com um gerente de recursos humanos sobre a política geral da empresa em relação ao trabalho e aos funcionários, Sharon e os outros empregados novos são direciona dos para o site interno da Microsoft na Web que atenderá à maior parte de suas necessidades administrativas. Depois, Sharon examina online o manual dos funcionários (que não existe mais em papel), faz download de qualquer software que precise além do pacote padrão e preenche seu formulário W-4 eletrônico.
Em seguida, Sharon usa uma ferramenta de requisição de nossa intranet chamada MS Market para pedir material de escritório, livros,
um quadro, branco e cartões de visita. O MS Market preenche automa, ricamente seu nome, seu alias para o e,mail, o nome do seu gerente e outras informações padronizadas para o pedido. Sharon tem de adicio, nar apenas a informação específica da compra em alguns campos determinados. Os fornecedores recebem seu pedido eletronicamente e entregam tudo em seu escritório. Pedidos acima de certa quantia exi, gem níveis adicionais de aprovação gerencial antes de serem proces, sados; o sistema eletrônico envia o formulário à pessoa certa para rece, ber um OK eletrônico.
Sharon visita os sites do arquivo, da biblioteca c do boletim da empresa (The MicroNews) para ler mais sobre a Microsoft. Assinando um ou mais dos novos serviços da biblioteca, vê as últimas notícias sobre a empresa e a indústria em versões eletrônicas de publicações como The Wall Street ]oumal, New York Times, Cnet e assim por dian, te. A disponibilidade desses serviços online aumentou o número de nossos funcionários assinantes de 250 para 8 mil só do ]oumal. A
biblioteca online tem uma lista de livros, software e vídeos que os empregados podem retirar online para entrega em seus escritórios. Nossos bibliotecários também mantêm páginas atualizadas na Web de notícias e pesquisas para cada grupo de produtos da Microsoft.
Os funcionários novos não seguem uma rota padronizada em nosso site da intranet e não queremos direcioná, los. Contratamos pes, soas intelectualmente curiosas e el'as exploram livremente. Depois que estão com a base estabelecida, mergulham em áreas comerciais ou técnicas que se relacionam com suas funções e interesses. Nossos fun, cionários novos usam o site do modo como deve ser usado: para apren, der e fazer as coisas.
Quando chega o primeiro pagamento de Sharon, ele é deposita, do na sua conta automaticamente, e ela pode ver a confirmação do depósito e os detalhes de seu contracheque numa página segura da intranet. Conforme suas necessidades bancárias, Sharon pode movi, mentar as quantias de seus depósitos diretos, bem como as instituições financeiras com que trata, online.
Para viajar, Sharon faz reservas de avião e hotel online, com uma ferramenta criada pela Microsoft em associação com a American Exprcss. O AXI, disponível 24 horas por dia, sete dias por semana, dá a
Sharon acesso direto a tarifas aéreas negociadas com a empresa e infor� mações sobre disponibilidade de vôos, uma ferramenta de busca de tarifas baixas, mapas dos assentos do avião, mapas do lugar de destino que indicam a localização dos escritórios e de hotéis de preferência da empresa, informações atuais sobre o lugar de destino e a capacidade de checar o status do vôo ou solicitar um upgrade. A política de viagens da Microsoft está embutida no software AXI. Qualquer pedido de via� gem fora do padrão deflagra um e�mail do AXI para um gerente a fim de ser verificado. Os gastos de viagem são submetidos digitalmente ao seu gerente para aprovação eletrônica. Depositamos o reembolso na conta de Sharon eletronicamente três dias úteis após a aprovação.
APOIO A ESTILOS DE VIDA EM MUDANÇA
Ao contrário do que se diz, os funcionários Microsoft têm vida fora da empresa. Sharon casa�se e, depois de sua lua�de-mel, solicita suas férias também online. Quando ela e o marido se mudam para uma casa nova, Sharon informa o endereço novo por meio de um formulá� rio online que distribui automaticamente a informação para todos os setores da organização que precisam de seu endereço, como tesouraria, benefícios e as empresas contratadas para gerenciar nossos programas de aposentadoria e opções de ações para funcionários. Ela visita nossa intranet para obter informações sobre rotas de ônibus e caronas em seu novo bairro.
Quando Sharon e o marido tiverem um bebê, ela tomará conhe� cimento, online, sobre benefícios tais como seminários para pais, licença�maternidade, creches e programas de apoio aos mais velhos. Sharon apresenta eletronicamente as reivindicações médicas associa� das ao parto e muda online seus benefícios, a fim de incluir o bebê. A Microsoft tem um "self�service" de programas que contribuem com uma certa quantia de dólares em forma de benefícios para seus empre� gados. Cada funcionário pode montar diferentes cenários hipotéticos para decidir como os dólares devem ser alocados- com escolhas para cobertura médica, odonto e oftalmológica, seguro de vida e invalidez, participação em academias, assistência jurídica- e avaliar como um
UMA CAMPANHA DE DOAÇÕES LEVA AO PRIMEIRO FORMULÁRIO ELETRÔNICO
O primeiro formulário eletrônico da Microsoft foi destinado à nossa campanha de doações em apoio à United Way of America, organização sem fins lucrativos voltada para as necessida des de serviços sociais e de saúde. Queríamos tornar o processo de contribuir filantropicamen te simples e indolor.
Alguns usuários só querem apertar rapidamente um botão para dar sua contribuição.
Outras pessoas querem se aprofundar e ver uma lista de entidades sem fins lucrativos para as quais possam doar durante a campanha. Alguns funcionários querem que suas contribuições sejam direcionadas para certas instituições ou certos campos, como educação ou pesquisa sobre câncer. Outros querem obter informação sobre atividade voluntária em suas comunida des e podem clicar sobre links para sites que ofereçam mais informações sobre oportunidades filantrópicas através da United Way ou outras entidades.
Nosso aplicativo de doação é fácil tanto para a pessoa que quer gastar apenas alguns segundos como para aquela que deseja passar uma hora passeando por diferentes entidades antes de decidir o que fazer. E oferece escolhas simples, como doar por meio de deduções no pagamento, em dinheiro ou em ações.
Nossos esforços para apoiar a United Way nos ensinaram a projetar um formulário fácil de distribuir por meio de uma rede e fácil de usar. Esse aprendizado valeu para outras aplicações na intranet desde então. E o aplicativo de doação levantou 20% a mais de dinheiro do que o sistema em papel anterior!
aumento ou diminuição em um benefício afeta todo o pacote. Sharon pode estabelecer uma dedução de salário para qualquer combinação de benefícios que custe mais do que a contribuição da empresa.
Uma ferramenta online é também o meio pelo qual Sharon gerencia seu plano de aposentadoria, sua aquisição de ações de funcio nários e suas opções de ações. Ela pode orientar a porcentagem total de seu salário a ser retida para aposentadoria ou compra de ações e pode alterar a porcentagem a ser alocada para cada opção de investi mento de aposentadoria. O site da Fidelity lnvestments na Web pos sibilita que Sharon acesse informações atualizadas de seu investimen to, índices de mercado, simulações de empréstimos, e consulte o histórico de transações. A ferramenta de compra de ações permite que Sharon veja o número e o preço das ações que comprou, mude a quan-
tidade retida durante o período do contrato, ou cancele sua participa ção. A ferramenta de opção de ações possibilita que ela aceite um lote de ações a partir de uma assinatura eletrônica segura e veja o sumário de suas opções e o histórico de exercícios. A Salomon Smith Barney, corretora que cuida das opções de ações da Microsoft, está criando um site na Web que permitirá que Sharon simule cenários para ver quan tas ações precisa ter para fazer coisas como reformar a casa para a famí lia que cresce. Todos os empregados podem exercer seus direitos sobre suas opções online, a menos que vivam em países que exijam formu lários em papel.
Como funcionária e acionista, Sharon recebe o relatório anual da empresa online- nosso demonstrativo financeiro é feito de acor do com as convenções e as moedas de sete países diferentes, e minha carta aos acionistas está disponível em dez idiomas-, e pode dar seu voto por procuração online. A Microsoft foi a primeira empresa a ofe recer esse tipo de votação sem papel aos acionistas empregados, um passo que aumentou a participação de nossos funcionários de 15% pa ra mais de 60%.
UMA FERRAMENTA ÚNICA PARA NECESSIDADES MÚLTIPLAS DE PLANEJAMENTO
Uma das funções de Sharon é o planejamento de produtos. A maior parte das informações gerenciais e financeiras de que ela preci sa estão acessíveis no MS Reports, uma interface única para muitos bancos de dados, como despesas, clientes, contratos e orçamentos. O MS Reports também pode ser usado para acessar o MS Sales, nosso sis tema de relatório de vendas; HeadTrax, nosso sistema de controle de pessoal; e um sistema de administração financ�ira que inclui contabi lidade geral, ativo fixo, contabilidade de projetos, informações estatu tárias e relatórios de administração. O MS Reports usa as tabelas di nâmicas do Excel para mostrar dados a partir de visões múltiplas, permitindo que Sharon se concentre na análise, em vez de nas estru turas dos dados. Ela pode verificar as projeções de receitas para seu produto em diferentes regiões do mundo inteiro à medida que as pro-
jeções são atualizadas. Pode ver informações históricas sobre campa nhas de marketing anteriores, como gastos com pessoal, gastos de capital e despesas de marketing.
Com os dados relevantes do MS Reports para ajudá-la no plano, Sharon usa uma aplicação de orçamento online para adicionar o número de funcionários e as despesas projetadas parà o novo produto, e depois pode rastrear seu orçamento de marketing ao longo do proje to, respondendo a questões como: Qual é meu ritmo de gasto? Onde estou gastando o dinheiro? Como posso realocar recursos para novos projetos?
Sharon pode usar uma ferramenta de planejamento adicional, OnTarget, para rastrear os gastos com mais detalhes. O OnTarget per mite a contabilização de cada projeto. Um gerente pode ter acesso aos gastos completos dos projetos através de centros múltiplos de custo ou de vários anos fiscais.
RECOMPENSAS AOS FUNCIONÁRIOS, SEGUINDO A POLÍTICA DA EMPRESA
Quando Sharon é promovida a gerente, uma de suas novas atri buições é realizar avaliações de desempenho de cada um dos funcio nários que a ela se reportam diretamente, de seis em seis meses. Cada funcionário escreve uma auto-avaliação e Sharon acrescenta sua pró pria avaliação do desempenho ao documento original. A avaliação que Sharon faz de seus funcionários incorpora a avaliação dos colegas, e o e-mail torna fácil obter feedback de pessoas de outras divisões ou mesmo de outros países. Sharon e seu gerente revisam suas avaliações do trabalho de seus funcionários e sua proposta de classificação para eles. Então Sharon encontra-se pessoalmente com cada funcionário para discutir o desempenho e novos objetivos.
Os gerentes da Microsoft costumavam gastar mais tempo preen chendo as avaliações do que fazendo as avaliações propriamente ditas. Nosso aplicativo de avaliação simplifica o trabalho dos gerentes ao mesmo tempo em que garante que eles sigam as políticas da empresa. O aplicativo calcula um aumento de mérito padrão e um bônus para
cada pessoa com base na classificação de Sharon, no nível do cargo do funcionário e de seu salário atual. Embora seja possível dar um "salto" em um determinado salário ou bônus, para algum funcionário com desempenho excepcional, via de regra os gerentes devem manter-se fiéis às porcentagens definidas pelo programa.
À
medida que Sharon aumenta seu número de funcionários, a ferramenta calcula automati camente a nova média de ganho do grupo. Se ela ficar muito abaixo ou muito acima da média de mercado, os números podem ser recalcu lados. Após a avaliação da diretoria, também de forma eletrônica, asalterações de salários e benefícios são automaticamente incorporadas ao sistema de banco de dados dos funcionários e do sistema de opções de ações.
Ao traduzir uma classificação em compensação e ao permitir que o gerente compare visualmente dados como classificação por desem penho e por salário, o aplicativo de avaliação ajuda os gerentes a dar notas aos empregados de modo consistente, de acordo com o desem penho de cada um e com a política da empresa. Calculamos que ele também reduz o tempo que os gerentes gastam na administração de avaliações em pelo menos