A ANBIMA (Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais) é uma Associação civil sem fins lucrativos, que tem por objetivo representar as instituições que atuam nos mercados financeiro e de capitais. Com sede na cidade do Rio de Janeiro e escritório em São Paulo, a Associação foi criada em outubro de 2009, por deliberação das assembleias da ANBID (Associação
Nacional dos Bancos de Investimento) e da ANDIMA (Associação Nacional das Instituições do Mercado Financeiro), que decidiram integrar suas atividades. A Missão da instituição é fortalecer a representação do setor e apoiar a evolução de um mercado de capitais no Brasil capaz de financiar o desenvolvimento econômico e social local e influenciar o mercado local. Seus valores são cooperação; excelência; inovação; integridade; pluralidade; responsabilidade.
As atividades desempenhadas pela instituição se sustentam em 4 compromissos, que são Representar, Autorregular, Informar e Educar, e sua estrutura organizacional está montada de acordo com esses objetivos.
Imagem divulgada pelo relatório de prestação de contas anual – ANBIMA 2014
A partir da fusão a Anbima passou a exercer todas as atividades das duas associações. Porém mesmo as associações decidindo integrar as suas atividades,
pôde-se perceber durante a pesquisa que as estruturas administrativas das empresas (rio e são paulo) ainda sim, são diferentes.
As empresas possuem conexões, porém desenvolvem atividades técnicas diferentes. Isso é resultado da visão de seus administradores que entendem que as duas instituições são diferentes, mantendo a estrutura administrativa das empresas anteriores mesmo após a fusão, dificultando seu funcionamento de maneira integrada.
Anbima e a sua gestão de documentos
A Anbima não possui um arquivo central para receber a sua documentação, ela terceiriza a guarda de seus documentos. A Anbima havia contratado uma empresa especializada de guarda de documentos chamada Metro File, que posteriormente foi trocada pela empresa Iron Mountain, passando a ser então a responsável por gerenciar a documentação da ANBIMA. Os diretores da Anbima decidiram que a organização de sua documentação, que ficaria armazenada na Iron Mountain, seria feita por seus tipos documentais, associando-os com as áreas que os produziam através das funções desempenhadas pelas mesmas. O curioso é que isso foi feito de forma intuitiva pelos produtores, pois a Anbima não possui funcionários com conhecimentos técnicos na área de arquivo. Estudando a Anbima, pode-se observar que a sua estrutura administrativa muda constantemente, e provavelmente por esta razão seus produtores optaram pela organização por tipo documental que explicita a função que originou o documento. Como a instituição não trabalha com um arquivo central para receber a sua documentação, os arquivos ficam nos setores de trabalho e no final do ano vigente a documentação é enviada para a empresa de guarda, que armazena e disponibiliza os documentos de acordo com as necessidades da Anbima.
Em 2012 a Anbima sentiu a necessidade de criar e padronizar seus procedimentos de arquivo, e como não possui um profissional de arquivo em seu corpo técnico, optou por contratar uma equipe especializada para estudar a instituição e desenvolver um programa de gestão de documentos que atendesse às suas necessidades. A instituição escolhida foi a Largo da Memória Projetos em
História e Arquivística, que atua no mercado desenvolvendo projetos de memória empresarial e implanta sistemas de gestão de arquivos, dentre outras atividades.
O objetivo era integrar as atividades da instituição como um todo e padronizar seus setores e documentos produzidos. Na prática não ocorreu desta forma. Apesar de desenvolver atividades comuns as duas associações, as unidades de trabalho no rio de janeiro não foram integradas no plano de classificação a pedido dos próprios administradores, pois para os mesmos ainda existe a cultura de que são duas instituições diferentes com algumas conexões.
Dessa forma, foi criado um plano de classificação em conjunto com a tabela de temporalidade que contemplava os setores e as atividades desempenhadas apenas pela unidade em São Paulo. Para desenvolver o plano de classificação a Largo da Memória optou por um plano de classificação híbrido, contemplando a estrutura e as atividades da instituição. Essa escolha se deu para facilitar a compreensão do vínculo arquivístico, conceito discutido por Luciana Duranti (1997), que refere-se “a rede de relações que cada documento tem com os documentos pertencentes a um mesmo conjunto", ou seja, a “relação que liga cada documento ao anterior ou posterior e a todos aqueles que participam da mesma atividade”. (MACNEIL, 2000, p. 94).
Dessa forma, a Largo da Memória marcou várias reuniões com os setores da Anbima para identificar as atividades desempenhadas e os tipos documentais produzidos e assim compreender o vínculo que existe entre eles. Assim, foi possível definir as séries documentais, onde incide toda a proposta de tratamento técnico da arquivística. Nesse sentido, a aplicação da metodologia de identificação ao estudar o órgão produtor, atividades e documentos gerados, forneceu base sólida para a criação do plano de classificação e tabela de temporalidade, que será detalhado a seguir:
O plano de classificação possui 5 superintendências a saber:
Superintendência geral - gera como tipo documental o relatório anual da Anbima; Subordinada à Superintendencia geral, vem a Assessoria Jurídica, que possui duas unidades de trabalho, COMPILANCE E JURÍDICO; COMPLIANCE – que desenvolve as atividades de Regulação Interna, que tem como tipos documentais: Código de Conduta Profissional da ANBIMA; Código de Ética; Informativo sobre Investimentos Pessoais; Dossiê Controle de Investimentos Pessoais; e Atender
Sistema de Qualidade (ISO), que tem como tipos documentais: Controle de Registro da Qualidade; Lista de Indicadores e Monitoramento; Lista Mestra de Documentos Externos; Lista Mestra de Documentos Internos; Planejamento de Processos.
Jurídico – que desenvolve as atividades de: Societário, que tem como tipos documentais: Ata de Assembleia Geral Extraordinária; Ata de Assembleia Geral Ordinária; Contrato de Convênios; Contrato de Locação de Imóvel; Contrato Prestação de Serviço; Correspondência; Parecer Documentação Societária Empresas Aderentes; Procuração; Relatório.
Arbitragem dos Mercados Financeiro e de Capitais, com os tipos documentais: Código ANBIMA de Regulação e Melhores Práticas; Código ANDIMA; Código Autoregulação ANBID; Correspondência; Dossiê de Concorrência Desleal; Dossiê de Seminário; Lista de Sugestões; Parecer de Orientações; Relatório de Pesquisa. Gestão de Domínio de Marca, com os tipos documentais: Dossiê de Uso Irregular de Marca; Processo de Registro da Marca ANBID; Processo Registro da Marca ANBIMA; Processo Registro da Marca GALGO; Processo Regulatório de Marca ANBID; Processo Regulatório de Marca ANBIMA; Processo Regulatório de Marca GALGO; Relatório de Processo de Marcas ANBIMA.
Comitê de Assuntos Fiscais e Contábeis, com os tipos documentais: Dossiê; Correspondência.
Comitê de Assuntos Jurídicos e Compliance, com os tipos documentais: Dossiê; Correspondência.
Atender Sistema de Qualidade (ISO), com os tipos documentais: Controle de Registro da Qualidade; Lista de Indicadores e Monitoramento; Lista Mestra de Documentos Externos; Lista Mestra de Documentos Internos; Planejamento de Processos.
Como podemos ver, o plano contempla todas as atividades desempenhadas pelo escritório de São Paulo e os tipos documentais gerados. O plano de classificação pode ser visto detalhadamente no anexo 1.
O plano de classificação foi elaborado depois da fusão das empresas Andima e Anbid, porém não levou em conta a reestruturação das áreas, pois a estrutura da
empresa é bastante instável e sofre mudanças frequentemente, deixando assim o plano de classificação defasado em relação às estruturas.
Em 2013 a Associação em São Paulo passou por um projeto revisão de descrição das caixas do arquivo intermediário. Um dos motivos que levaram a aplicação do projeto decorreu da troca de empresa de guarda temporária. Como já foi dito, a empresa responsável pela guarda era a Metro File, e com a mudança para a Iron Mountain, as caixas passaram por uma revisão na sua descrição, pois como já foi dito, a empresa acumula seus arquivos nas áreas de trabalho e muitos dos arquivos enviados à Iron Mountain não estavam padronizados, dificultando a sua recuperação, e em muitos casos, impossibilitando-a. A Iron informou que quando recebeu as caixas da antiga empresa de guarda, havia um resíduo documental sem tratamento algum, ou seja, uma massa de documentos que deveria ser identificada e descrita.
O projeto de descrição foi importante pois devido a estrutura instável da instituição, alguns setores foram extintos, ou incorporados por outros, influindo diretamente na documentação produzida. O projeto trouxe inúmeros benefícios, pois trouxe agilidade na recuperação das informações, padronização na descrição dos documentos, localização de documentos perdidos, que estavam nos depósitos sem nenhuma descrição ou planilha de controle, dentre outros objetivos.
No ano de 2014 os diretores da Anbima decidiram que a Associação no rio também passaria por um projeto de revisão na descrição de sua documentação intermediária, da mesma forma que a de São Paulo. A situação foi exatamente a mesma nesse sentido, pois os administradores tentaram criar um padrão, utilizando a mesma empresa de guarda nos dois escritórios, levando a necessidade de realizar o projeto. O interesse pela instituição surgiu exatamente durante o projeto no Rio, o qual participei como estagiário.
Inicialmente o projeto tinha como objetivo descrever a documentação do arquivo intermediário que estava na Iron Mountain, tomando como base os instrumentos de gestão que foram gerados na Associação de São Paulo. Porém quando a equipe do Largo da Memória teve acesso à documentação, se deparou com uma miscelânea de documentos, contendo desde documentos sem tratamento técnico algum até documentos de guarda permanente misturados com documentos rotineiros, sem valor administrativo ou informacional, em grande número das caixas. Algumas caixas já possuíam descrição feita pela empresa de guarda anterior, porém
algumas delas não condiziam com o conteúdo encontrado nas caixas. Foi necessário identificar toda a documentação nas caixas e revisar suas respectivas descrições para dar segmento ao trabalho realizado na instituição.
Foram identificados documentos das respectivas áreas da Anbima localizada no Rio de Janeiro:
Gerência Administrativa – GEADM Gerência de Recursos Humanos – GERH
Gerência Técnica - GETEC Gerência Comercial - GERCO Gerência
Econômica/Superintendência Técnica - GECON/SUTEC
Assessoria de Comunicação – ASCOM
Assessoria Jurídica - ASJUR Previma
Biblioteca
Superintendência Geral - SUGER Superintendência de Marketing – SUMAR
Foram encontrados resíduos documentais da Metro file da mesma forma que a Associação de São Paulo, ou seja, uma massa documental sem nenhum tipo de tratamento que foi identificada e avaliada pela equipe do Rio. Vale a pena ressaltar que a equipe do Largo da Memória em São Paulo não encontrou documentos do setor de Recursos Humanos relativo ao pessoal, que aparentemente estavam desaparecidos e que foram encontrados durante a identificação da massa documental pela equipe do Rio de Janeiro. O motivo, de acordo com a bibliotecária da instituição, Cláudia Kropf, é que devido à fusão, a documentação das duas empresas se dispersou, sendo acumulada anteriormente de maneira aleatória pelas duas associações no Rio e em São Paulo, impossibilitando a sua recuperação.
Durante a identificação da documentação, percebeu-se que muitos documentos encontrados já haviam prescrito os seus prazos de arquivamento, sendo acumulados desnecessariamente e contribuindo para a formação da massa documental. Apesar de não ser uma atividade prevista no escopo do projeto de descrição, a equipe da Largo da Memória, a partir da orientação dos responsáveis de cada área e com a supervisão da chefe de documentação da Anbima, realizou a avaliação destes conjuntos documentais e a eliminação dos documentos com prazos de vigência e prescrição já vencidos, de acordo com a tabela de temporalidade elaborada em 2012.
Foram encontradas muitas correspondências, comunicados internos referentes à rotina de trabalhos, caixas com pastas suspensas vazias, muitas cópias de documentos, dentre outros que não apresentavam valor algum para a instituição e nem para consulta. Também foram eliminados documentos relativos à movimentação financeira, de contas a receber, onde a instituição já teria recebido de seus devedores, autorizando assim a eliminação também, assim como outros tipos documentais. Tudo o que foi eliminado, passou por uma avaliação criteriosa da equipe em conjunto com a chefe da documentação da Anbima e com os responsáveis pela documentação em seus respectivos setores. A partir da avaliação dos tipos documentais de todas as áreas da Anbima, foi possível eliminar séries documentais que estavam acumuladas na empresa de guarda, formando um grande volume de massa documental. Dessa forma, foi possível eliminar 253 caixas de 40 quilos, diminuindo os custos com a guarda dos documentos e facilitando a recuperação da informação. Esta ação mostrou o quão necessária é a avaliação periódica dos tipos documentais, que pode ser realizada a partir da Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) para evitar o acúmulo de documentos desnecessários à administração da empresa.
A avaliação realizada foi uma medida emergencial e que não deve se tornar um processo natural. A medida adotada não descarta a necessidade da realização de um amplo projeto de avaliação dos documentos da empresa, com a padronização de formulários na produção dos documentos de uso corrente e um mapeamento do fluxo documental.
Após a avaliação dos conjuntos documentais, foi realizada a descrição e normalização desses documentos a partir do instrumento gerado pela Anbima em São Paulo, levando em conta as especificidades das unidades de trabalho no Rio de
Janeiro, gerando material para atualizar tanto o plano de classificação, incluindo as áreas e documentação produzida, quanto a tabela temporalidade, atualizando os prazos para a prescrição e eliminação dos documentos.
Portanto, por esse estudo de caso apresentado, compreendemos que a avaliação é uma operação arquivística essencial para a gestão de documentos e que depende das outras metodologias para ser realizada de maneira eficiente. Sua correta aplicação traz inúmeros benefícios à instituição, como já mostrado no decorrer deste trabalho. Ela é de fundamental importância pois garante o controle da documentação produzida e acumulada. Vale destacar que a Anbima contratou uma equipe temporária para descrever sua documentação e que a avaliação realizada foi uma consequência no projeto que trouxe benefícios, mas que não resolveu o problema da instituição. As diferenças da sua estrutura administrativa nas duas associações que se fundiram impedem a Anbima de funcionar de maneira integrada e de desenvolver um programa de gestão de documentos que contemple toda a instituição. Suas constantes mudanças na estrutura administrativa também interferem na produção dos documentos, nos processos de acumulação e também de descrição, gerando assim a necessidade de contratar de tempos em tempos uma equipe especializada para tratar a sua documentação.