Avaliação de documentos: um estudo de caso da Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais

DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

CARLOS EDUARDO MARTINS MORENO

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DAS ENTIDADES DOS MERCADOS FINANCEIRO E DE CAPITAIS.

NITERÓI 2016

CARLOS EDUARDO MARTINS MORENO

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DAS ENTIDADES DOS MERCADOS FINANCEIRO E DE CAPITAIS.

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.

ORIENTADOR: Professora Raquel Luise Pret Coelho.

Niterói 2016

Ficha Catalográfica

M843 Moreno, Carlos Eduardo Martins.

Avaliação de documentos : um estudo de caso da Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais / Carlos Eduardo Martins Moreno. – 2016.

69 f. : il.

Orientadora: Raquel Luise Pret Coelho.

Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2016.

Bibliografia: f. 50-54.

1. Gestão de documento. 2. Avaliação de documentos. 3. Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais. 4. Documento arquivístico. I. Coelho, Raquel Luise Pret. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.

CARLOS EDUARDO MARTINS MORENO

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DAS ENTIDADES DOS MERCADOS FINANCEIRO E DE CAPITAIS.

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.

APROVADO EM: / / BANCA EXAMINADORA

______________________________________________ Prof. Mª. Raquel Luise Pret Coelho - Orientadora Universidade Federal Fluminense

______________________________________________ Prof.ª Drª. Ana Celia Rodrigues

Universidade Federal Fluminense

______________________________________________ Prof.ª Drª. Clarissa Moreira dos Santos Schmidt

Universidade Federal Fluminense

Niterói 2016

Agradeço primeiramente a Deus, por todas as coisas boas que Ele tem me proporcionado e por me ajudar a concluir mais uma etapa da minha vida. A meus pais, Ivone e Marcos por terem cuidado de mim durante todo este tempo e por todo o apoio que me deram até hoje. Aos meus irmãos André e Leonardo por todo o apoio ao longo dos anos. Agradeço à minha orientadora e amiga Raquel Luise por toda a paciência e ajuda ao longo desta caminhada, pelo carinho, paciência e também por todo o incentivo a concluir mais esta etapa. Meus amigos, por toda a ajuda ao longo desses anos, e em especial aos amigos: Cláudia, Marcelo, Mariana, Noemia, Raphael, Thaise, Thiago, Waninha, por todo o carinho e companheirismo que sempre demonstraram, por se disporem a me ajudar quando precisei, me aconselhar, incentivar e principalmente por não me deixarem desistir nas horas de dificuldade. Agradeço aos professores do curso de Arquivologia e por todos os que contribuíram na minha formação acadêmica. Agradeço em especial à minha antiga chefe e querida amiga Cláudia Kropf, por toda a ajuda no decorrer deste trabalho, pela paciência e por se dispor a tirar minhas dúvidas e ajudar com todas as dificuldades enfrentadas durante a pesquisa sobre a instituição que fiz estágio e que foi objeto de estudo nesta monografia.

Enfim, agradeço a todos que contribuíram para a realização deste trabalho.

Este trabalho tem como objetivo estudar a importância da avaliação arquivística no controle dos documentos de arquivo. Apresenta um breve histórico sobre a Gestão de Documentos no cenário brasileiro, destaca os princípios norteadores da avaliação de documentos. Ressalta a importância da avaliação dentro de um programa de gestão de documentos, e como a metodologia de identificação arquivística contribui para a realização da avaliação dos conjuntos documentais através do estudo dos tipos documentais. Analisa a instituição Anbima, suas rotinas administrativas e verifica-se a aplicação da metodologia de avaliação em seus conjuntos documentais.

Palavras Chave: Gestão de documentos; Avaliação; Anbima; Tipos Documentais; Arquivística

This work is about the importance of archival evaluation in control of records. There is a brief history of the records management in Brazil. The intended is show the principles of the records evaluation and emphasize its importance in records management program. A major assumptions is understand the archival identification as methodology able to establish the records types. This investigation the is as field the instution Anbima contributes to the evaluation of sets of documents through the study of documentary types. Analyzes the Anbima institution, its administrative routines and its records manegement..

Keywords: records management; evaluation; Anbima; record type; archival science

1 INTRODUÇÃO 9 1.1 JUSTIFICATIVA 13 1.2 OBJETIVOS 15 1.2.1 OBJETIVO GERAL 15 1.2.2 OBJETIVO ESPECÍFICO 15 1.3 MARCO TEÓRICO 15 1.4 METODOLOGIA 18 2 GESTÃO DE DOCUMENTOS 19 2.1 HISTÓRICO 19

2.2 FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 22

2.3 CONCEITO DE CICLO DE VIDA E A TEORIA DAS 3 IDADES 23

2.4 GESTÃO DOCUMENTAL NO BRASIL 25

2.5 OPERAÇÕES ARQUIVÍSTICAS 27

3 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS COMO PROCEDIMENTO

CENTRAL NA GESTÃO DE DOCUMENTOS. 30

3.1 IDENTIFICAÇÃO COMO ETAPA DO PROCESSO DE

AVALIAÇÃO. 32

3.2 IDENTIFICAÇÃO DA TIPOLOGIA DOCUMENTAL 35 3.3 IMPORTANCIA DO INSTRUMENTO DE AVALIAÇÃO 38

4 ANÁLISE DA INSTITUIÇÃO ANBIMA 39

4.1 HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO 39

4.2 ANÁLISE DA ESTRUTURA DA INSTITUIÇÃO 41

4.3 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO 44

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 48

6 REFERÊNCIAS 50

INTRODUÇÃO

Toda empresa, seja na esfera pública ou privada, lida direta e/ou indiretamente com informação. A informação é uma necessidade do ser humano, e é definida pelo dicionário de língua portuguesa Aurélio como “ato ou efeito de informar, transmissão de notícias, comunicação, ensinamento”. Neste contexto, o conceito de informação é bem amplo e há a necessidade de delimitá-lo, para a informação localizada em um ambiente administrativo e organizacional, com uma configuração própria. Segundo Sousa (2000, p. 1)

A principal característica da informação [...] é que ela deve ser registrada em suporte material e ser resultado do cumprimento da missão da organização. Esse tipo de informação recebe, então, o adjetivo orgânico, que a diferencia dos outros tipos de informação existentes nas organizações.

A informação registrada em um suporte (qualquer que seja o suporte ou o formato) é chamada de documento, e, o documento “quando produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.” é considerado um documento de arquivo. Como podemos observar através da literatura da área, o conceito de arquivo ainda é algo passível de discussão, pois o mesmo possui diversas dimensões contextuais. Para tal exemplo, destaca-se aqui a definição adotada pelo dicionário brasileiro de terminologia arquivística, onde arquivo é:

1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte; 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso (1) a documentos; 3. Instalações onde funcionam arquivos (2); 4. Móvel destinado à guarda de documentos.

No Brasil, a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu art. 2°, define arquivos como:

Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Uma das características da sociedade contemporânea é o alto nível do fluxo informacional. Á medida em que ela desenvolve formas e novas tecnologias para se comunicar surgem também novas maneiras de produção e difusão das informações. Neste contexto torna-se necessário o controle deste fluxo informacional e dos documentos de arquivo gerados destes processos.

Geralmente os documentos de arquivo gerados são indispensáveis à administração no momento de sua criação, pois são de fundamental importância para a tomada de decisões, comprovação de atos, ações, direitos, obrigações, e outros motivos. Por essas razões, eles são mantidos junto à entidade criadora, o seu produtor. Enquanto cumprem sua vigência, esses documentos são mantidos em seus setores de trabalho, pois são muito consultados, devido ao seu valor imediato (razões técnicas e administrativas). De acordo com a Teoria das Três idades, esses documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou privada, possuem um ciclo de vida, que é dividido em três fases: corrente, intermediária e permanente. Estes podem ser definidos, ainda pela Lei 8.159 como:

Documentos correntes são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consulta frequente. Documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Documentos permanentes são os de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.”

A teoria das três idades surge entre as duas guerras, diante do volume documental que passou a ser produzido. Antes disso, a teoria arquivística tratava dos arquivos chamados de históricos, e os arquivos correntes não possuíam volume considerado preocupante. Nesse momento considerou- se que alguns documentos

deveriam ser removidos ou eliminados, a fim de garantir a sua melhor administração. Surgiu assim o período intermediário, que segundo Rousseau e Couture (1994):

Este período intermédio devia permitir evitar, por um lado, que se guardassem documentos durante demasiado tempo nos locais da administração de origem, cujos espaços, já de si restritos, se viam ameaçados por uma quantidade inquietante de documentos e, por outro, que se transferissem prematuramente demasiados documentos que deviam ser conservados de modo permanente”. (p.112)

A passagem dos documentos de uma fase para outra é determinada por suas rotinas administrativas e pelo ordenamento jurídico do qual fazem parte. Essa temporalidade é evidenciada em um instrumento denominado Tabela de Temporalidade que estabelece, a partir de um processo de avaliação dos documentos, os prazos de permanência nas fases corrente e intermediária, além de sua destinação final: eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.

Podemos associar o conceito de Gestão de Documentos à teoria das três idades, sobretudo no contexto americano pós-Segunda Guerra Mundial. Apesar da racionalização dos documentos de arquivo, sobretudo daqueles relacionados às atividades do Estado, ser uma preocupação existente desde o final do século XIX, acentuando-se com os pressupostos tayloristas da Administração Científica, a chamada explosão documental da segunda metade do século XX consolidou à necessidade de gerir os documentos da administração pública em termos de eficiência e eficácia, evitando a formação de grandes massas documentais que passaram a ser acumuladas em depósitos de arquivos. A gestão de documentos caracteriza-se como o conjunto de métodos e procedimentos administrativos referentes às atividades do ciclo vital dos documentos, desde sua criação até sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente, considerando o planejamento, organização, controle e coordenação dos recursos humanos, materiais e operacionais.

O conceito aparece na Lei n° 8.159 em seu art. 3°:

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Para Rodrigues (2007, p.7):

A gestão documental se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo o ciclo de que incide sobre todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade, ou seja, no corrente e intermediária. A partir da identificação das características que apresenta a tipologia documental, são definidas as regras para sua formatação e utilização, tramitação, avaliação e classificação.

A gestão documental assegura o cumprimento de todas as fases do documento: corrente, intermediária e permanente. Nesse sentido a gestão documental garante o efetivo controle do documento desde sua produção até sua destinação final: eliminação ou guarda permanente e permite a localização dos documentos e acesso rápido às informações.

As atividades da gestão de documentos podem ser divididas em:

Produção de documentos – elaboração padronizada de tipos/séries documentais, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

Utilização dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados.

Destinação de documentos - inclui uma das atividades mais complexas da gestão de documentos que é a avaliação. A avaliação se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda

permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo.

Tramitação - estudo das instâncias de decisão, padronização e controle do fluxo documental (workflow).

Organização e arquivamento – de acordo com os critérios definidos no Plano de Classificação.

Reprodução – Duas razões para a reprodução: 1 reprodução visando a preservação do documento original de guarda permanente e, 2 reprodução visando a substituição do documento em papel pelo microfilme. O documento em papel de guarda temporária poderá ser eliminado e o microfilme deverá ser preservado pelo prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Classificação – recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais.

Avaliação – trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente).

Diante do exposto, pretende-se aqui estudar a função da Avaliação nos arquivos de fase corrente, e suas contribuições para evitar o acúmulo desordenado dos documentos em suas repartições de origem.

JUSTIFICATIVA

O desenvolvimento técnico e científico da humanidade, além da burocratização do Estado ao longo dos séculos, provoca grande impacto na produção dos documentos. Segundo Schellenberg (1973, p. 65):

O aumento da população é, em grande parte, atribuído a desenvolvimentos tecnológicos que possibilitaram uma produção espantosa de materiais necessários à existência humana. O aumento da população, por sua vez, provocou a expansão das atividades do governo, e essa expansão afetou a produção de documentos. Uma vez que se aplicaram métodos tecnológicos modernos no preparo de documentos, o volume destes, nas últimas décadas, atingiu um índice de progressão antes geométrica que aritmética.

Esse crescimento na produção de documentos foi tão elevado, que superou a capacidade de controle e organização das instituições, que foram obrigadas a buscar novas formas para gerir essas grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. A gestão de documentos, quando bem executada, oferece subsídios para o controle eficaz da produção de documentos até sua destinação final. O problema está justamente na não aplicação destes programas de gestão. A grande maioria das empresas não vê o arquivo como um órgão de apoio e de fundamental importância estratégica. Os documentos acabam acumulados nos setores de trabalho (arquivos correntes) misturados a documentos de valor intermediário e permanente, e até documentos passíveis de eliminação. Estes documentos acabam sendo retirados dos setores de trabalho indiscriminadamente, apenas para desocupar espaço, sendo muitas vezes descartados ainda possuindo algum valor, ou mesmo encaminhados ao arquivo permanente, sem ter essa necessidade. Faz-se necessária como podemos observar a avaliação destes conjuntos de documentos. A avaliação consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente). Essa importante função arquivística resulta na tabela de temporalidade, que é um instrumento eficaz da gestão de documentos.

Segundo Oliveira (2007, p. 139):

A avaliação de documentos também contribui para a racionalização dos serviços arquivísticos, pois reduz ao essencial a massa documental, aumentando o índice de recuperação da informação; garante condições de conservação dos documentos permanentes; controla o processo de produção documental; permite o aproveitamento dos recursos humanos, financeiros e materiais; garante a constituição do patrimônio arquivístico; beneficia a

administração e a pesquisa histórica; e garante que as atividades de transferência, de recolhimento e de eliminação ocorram de forma criteriosa e sistemática.”

OBJETIVOS

Analisar a importância da avaliação de documentos nos arquivos correntes e a sua contribuição para evitar a formação das massas documentais.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Compreender os conceitos de gestão de documentos e suas etapas, considerando o cenário brasileiro;

• Analisar a importância da avaliação no desenvolvimento da gestão de documentos;

• Descrever as rotinas administrativas da ANBIMA e analisar o processo de avaliação dos seus documentos de arquivo no desenvolvimento da gestão de documentos da empresa.

MARCO TEÓRICO

A qualidade do conjunto documental é determinada pela maneira em que eles são produzidos e mantidos durante seu uso corrente, e como são descartados. O objetivo de se administrá-los é fazer com que sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível até serem

transferidos a um arquivo de guarda permanente ou eliminados. Para Schellenberg (1973, p. 68):

Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; e quando nenhum documento é preservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.

Como vimos, os arquivos correntes são mantidos junto aos órgãos produtores em razão da sua vigência e da frequência em que são consultados. Em alguns casos, os documentos nem chegam a passar da fase corrente, pois seu valor primário é curto e não possuem ou adquirem valor secundário. Há também casos em que os documentos que não precisam passar do arquivo corrente para o intermediário até chegarem ao permanente, pois já nascem com o valor secundário, sendo recolhidos ao permanente. Geralmente os documentos cumprem uma função importante durante certo tempo e depois perdem o seu valor original e devem ser eliminados, sob pena de dificultarem o acesso a outros documentos com valor informativo e probatório relevantes. Trata-se de documentos rotineiros, instrumentais, que acumulamos em grande volume: notas fiscais, contas de água, luz, telefone, gás, carnês de prestações, recibos de pagamento, notas fiscais, extratos bancários, imposto de renda, convites etc. Não gerir estes documentos resultaria no acúmulo de uma grande massa documental, dificultando sua localização e recuperação.

Para Sousa (1997, p. 2)

Os arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passíveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do quadro das missões de uma organização. Encontra-se ainda, nesses mesmos conjuntos, uma

quantidade significativa de documentos duplicados. Acredita-se que, possivelmente, 5% do conteúdo desses acervos sejam formados por cópias. Isso pode ser resultado da ausência de um gerenciamento da reprografia e da falta de confiança nos métodos de classificação utilizados.

A implantação dos programas de gestão de documentos se sustenta nas funções arquivísticas de identificação, classificação e avaliação, etapas que garantem normas e padrões para produção, controle da acumulação e uso dos documentos de arquivo, independente do suporte (convencionais ou eletrônicos). O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define a identificação como "processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”. A identificação da tipologia documental é uma etapa importante desta função arquivística. Os tipos documentais formam as séries documentais próprias de cada órgão produtor, porque possuem igual modo de produção, de tramitação e de resolução final do procedimento que lhe deu origem no contexto das atribuições (competências, funções, atividades e tarefas) desempenhadas por um órgão administrativo. A denominação da série documental obedece à fórmula do tipo: espécie + atividade (verbo + objeto da ação), sob a qual incide os critérios de classificação, avaliação, descrição e planejamento de produção.

A classificação pode ser considerada a espinha dorsal da gestão de documentos, que consiste em estabelecer a imagem do contexto onde são produzidos os documentos. Significa separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos da mesma composição (órgão produtor, competências, funções, atividades) em classes e subclasses documentais que se articulam formando o fundo de arquivo. A dispersão de documentos compromete a integridade do arquivo, por isso a classificação está fundamentada no princípio de proveniência e no princípio da ordem original. Para Schellenberg (1973, p. 83):

A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos depende da classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem às necessidades das operações correntes. [...] Em todos os casos, desde os relativos a importantes assuntos de política até os de operações de rotina,

deverão ser agrupados em relação ao seu uso. Refletirão a função do órgão, no amplo sentido do termo, e, no sentido mais restrito, as operações específicas individuais que integram as atividades do mesmo órgão. Se os documentos são classificados de modo a refletir a organização e a função, podem ser dispostos em relação a elas.

Se os documentos são classificados por função, este método acaba por fornecer as bases para preservar e destruir dos documentos de maneira seletiva, depois dos mesmos servirem aos seus objetivos nas atividades correntes.

A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos, pois traz agilidade ao processo de recuperação dos documentos e das informações neles contidas; possibilita eliminação criteriosa de documentos, a redução da massa documental acumulada e a consequente liberação de espaço físico, a preservação dos documentos de guarda permanente, além do estimulo à pesquisa e uso de dados retrospectivos. A avaliação é um processo interdisciplinar de análise documental, que consiste em atribuir valores aos documentos (primário e secundário) e analisar seu ciclo de vida, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos e sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). O instrumento da avaliação é a Tabela de Temporalidade de Documentos, que é um “instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos”, conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística (AAB-SP). Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo central e/ou intermediário, e de sua destinação final, os prazos que determinam sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Por ser um instrumento dinâmico de gestão de documentos, a Tabela de Temporalidade deve ser periodicamente atualizada, incorporando novos documentos que venham a ser produzidos, as mudanças que eventualmente, ocorrerem na legislação que os fundamentam ou na estrutura do órgão produtor. Assim como a classificação, a avaliação deve ser realizada no momento da produção do documento, para evitar a produção e acumulação desordenadas, seguindo critérios pré-estabelecidos. Quanto melhor administrados forem os arquivos correntes, melhor será a qualidade dos arquivos permanentes.

Sendo assim, procuramos apresentar os principais conceitos que iriam nortear este trabalho a partir da literatura citada. Cabe destacar que outras categorias serão

abordadas, no entanto, enfatizamos que nossos pressupostos surgiram com base nas teorias mencionadas. Estas serão aprofundadas nos capítulos deste exercício monográfico que serão expostos a seguir.

Metodologia

A metodologia a ser utilizada neste estudo será a pesquisa bibliográfica, pois oferece meios que auxiliam na definição e resolução dos problemas já conhecidos. Buscou-se para a produção do anteprojeto identificar e selecionar textos existentes na literatura, com o objetivo de analisar, de forma sistemática, o seu conteúdo, a fim de se obter uma base teórica para a discussão do problema da pesquisa. As generalizações feitas no decorrer do trabalho são resultado da leitura de textos e associações feitas aos estágios realizados em empresas públicas e privadas durante o período de graduação, observando a teoria e a sua aplicação prática na realidade em questão. O projeto tratará basicamente da avaliação de documentos e o controle dos documentos de arquivo. O primeiro passo foi verificar se existiam trabalhos publicados com este mesmo tema, a fim de estabelecer comparações entre as diferentes abordagens sobre os conceitos em questão. Durante a pesquisa, verificou-se que existe pouco material teórico sobre arquivos correntes, encontrando-se com maior frequência, manuais de operações técnicas de gestão documental e operações de rotina em arquivos correntes. A pesquisa foi feita tanto em meio físico, quanto digital, buscando fundamentação em autores mais clássicos até os mais atuais. Após a revisão conceitual e as considerações apresentadas, pretende-se realizar um estudo de caso em uma empresa privada, buscando relacionar os conceitos com a realidade da instituição, e, através do diagnóstico da situação apresentada pela mesma, verificar se a teoria condiz com a prática ou não. Serão realizadas visitas aos setores da empresa, entrevistas com funcionários e serão aplicados questionários, a fim de recolher informações para a realização deste projeto.

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GESTÃO DE DOCUMENTOS

A gestão de documentos tem sua origem em meados do século XX, principalmente a partir da Segunda Guerra Mundial. Devido ao progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. Surgiu neste contexto, a necessidade de se criar procedimentos para racionalizar a produção dos documentos e estabelecer critérios para se controlar o volume das grandes massas documentais acumuladas.

Segundo Rodrigues (2004, p. 10):

Depois da Segunda Grande Guerra, os maiores esforços concentraram-se no continente norte-americano e eram voltados para o desenvolvimento de metodologias arquivísticas especialmente dedicadas às fases corrente e intermediária dos arquivos, em consequência da acelerada expansão da produção documental. Formularam-se, então, os conceitos de “ciclo de vida dos documentos” e de “gestão documental” – records management - este último relativo ao tratamento dos arquivos em suas fases corrente e intermediária.

Os Estados Unidos são considerados os pioneiros na elaboração do conceito de gestão de documentos (records management) desde 1940, embora seu surgimento tenha se dado mais por razões administrativas e econômicas do que arquivísticas. A legislação americana define gestão de documentos como:

O planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso, e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das ações e transações do Governo Federal e efetiva e econômica gestão das operações das agências. (44 U.S.C. Chapter 29 apud FONSECA, 2004, p. 73, tradução da autora).

Seu objetivo era aumentar a eficiência governamental, limitando a quantidade de documentos produzidos e o seu prazo de guarda.

Com a entrada dos Estados Unidos na Segunda Guerra Mundial, a produção dos documentos que até então era controlável, torna-se crítica, levando o governo do país a intervir na situação. Segundo Schellenberg (1973, p. 66), durante a II Guerra Mundial a produção de documentos nos Estados Unidos atingiu a média anual de 2 milhões de pés cúbicos (56.640m³), média que já foi ultrapassada após essa época. Durante um século e meio de existência, o governo norte americano encheu porões e outros lugares com arquivos governamentais que eram simplesmente jogados lá quando os mesmos não eram mais necessários ao trabalho corrente. “Quando tais documentos obliteram as repartições e dificultam a execução dos trabalhos, ocupando espaço valioso, servem como uma advertência diária de que alguma providência precisa ser tomada”. (2006, p. 31).

INDOLFO (2013, p. 45), Destaca “as ações de duas Comissões Hoover (1947 e 1953, respectivamente) e o Federal Records Act, de 1950, que determinava que os organismos governamentais deveriam dispor de um records management program.”, consolidando as práticas de Gestão de Documentos.

As Comissões Hoover estabeleceram as práticas para a consolidação de gestão de documentos, no período de 1950-1960, ao introduzirem ações voltadas para o controle da produção documental, para a racionalização das eliminações e a conservação econômica e concentrada dos documentos de guarda intermediária, bem como promoveram a difusão de manuais de procedimentos. Quanto aos marcos legislativos que fortaleceram a área no período de 1970 a 1990, temos: o Records Managenet Act, de 1975, que consagra a definição de gestão de documentos; o Amendements on Federal Records Managenet Act, de 1976, que exige que cada agência federal preste contas de seu programa de gestão de documentos, por meio de um relatório anual, ao Arquivo Nacional dos Estados Unidos; e, nos meados dos anos de 1980, o NARS (National Archives and Records Service) ganha autonomia e passa a denominar-se NARA (National Archives and Records Administration).

O governo federal do Canadá também desenvolveu ações que estimulavam a aplicação da gestão de documentos nos órgãos departamentais, pois cada vez mais a administração e conservação dos arquivos governamentais tornavam-se mais complexas. Isso foi demonstrado pelos diagnósticos realizados tanto pela Comissão Massey (1951) e pela Comissão Glassco (1961-1962).

A evolução e as práticas de gestão de documentos, tanto no Canadá como nos Estados Unidos mostram a importância que a atuação dessas Comissões tiveram nos serviços governamentais. Este novo cenário levou a difusão do novo conceito de gestão de documentos a nível internacional, surgindo assim vários modelos ligados às condições de cada país, levando-se em conta suas tradições históricas, culturais, econômicas, administrativas, dentre outras razões.

Para Rodrigues (2007, p 2):

O reflexo destas mudanças ocorridas, primeiramente nos Estados Unidos e Canadá, se fez sentir na arquivística pelo enunciado de uma nova concepção de arquivo, fundamentada na Teoria das Três Idades, princípio pelo qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com sua vigência administrativa e frequência de consulta: idade corrente, intermediária e permanente ou histórica.

Fases da Gestão de Documentos

A diversidade de modelos existentes no cenário internacional havia levado, então, a UNESCO, por intermédio do RAMP (Records and Archives Management Program), a apresentar uma definição do conceito de gestão de documentos como “área da administração geral com vistas a assegurar a economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a destinação final dos documentos”. Através deste mesmo estudo, foi apresentado o trabalho de James Rhoads (1983) sobre A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, onde, segundo RHOADS (1983), o programa de gestão documental deve ser desenvolvido em três fases:

1. Produção: fase em que se administram os elementos específicos de um programa de controle e criação de documentos, através da elaboração e gestão de formulários; gestão da correspondência e dos relatórios; sistemas de gestão da informação; gestão das diretrizes da preparação e difusão da informação sobre as políticas e procedimentos e aplicação das novas tecnologias a estes processos.

2. Utilização e conservação: fase que corresponde ao controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização. Compreende a implantação dos sistemas de arquivos e de

recuperação da informação; a gestão dos correios e telecomunicações; seleção e uso de equipamentos reprográficos; análise de sistemas; produção e manutenção de programas de documentos vitais à administração e uso de automação e reprografia nestes processos.

3. Destinação (eliminação) – fase na qual se definem os procedimentos para implantar as propostas de eliminação de documentos, que envolve as atividades de identificação e descrição das séries documentais; avaliação das séries de valor permanente para os arquivos; eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente; transferências e recolhimentos.

Para RHOADS, um programa integral de gestão de documentos se ocupará de tudo o que sucede aos documentos de uma organização através de seu ciclo de vida, isto quer dizer, desde o “nascimento”, passando pela vida ativa e produtiva como meio de cumprir com as funções da organização, até a “morte” ou destruição, quando tenham cumprido com todas as finalidades pertinentes, ou a “reencarnação” como arquivos, se possuírem valores que justifiquem sua conservação. Sua proposta é uma das mais bem aceitas e adaptadas no cenário arquivístico, tanto o internacional quanto o nacional.

Ciclo de Vida dos Documentos (ciclo de vida e teoria das três idades)

Como mencionado anteriormente, o ciclo de vida pode ser entendido por “sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação”. O norte-americano Philip C. Brooks é identificado, na década de 1940, como o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo de vida dos documentos, conceito que se materializou na criação de programas de gestão de documentos e na implantação de arquivos intermediários. Com o aumento exponencial na produção de documentos, surgiu a necessidade de se desenvolver uma metodologia que permitisse melhorar a recuperação da informação e otimizar o uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos. Diante desse novo quadro, foram formadas comissões governamentais com o objetivo de “encontrar soluções para a melhoria dos padrões de eficiência no uso dos documentos, por parte da administração pública.” (JARDIM, 1987, p. 36).

Para Souza (1993), a criação da Comissão de Hoover teve resultados que são comparáveis às contribuições do Manual de Arranjo e Descrição dos arquivistas holandeses para o pensamento arquivístico.

Em abril de 1948, a Comissão criou um grupo de trabalho, comandado por T. R. Schellenberg, para analisar os problemas de gestão de documentos do conjunto do governo federal americano. O relatório foi publicado em outubro de 1948 e trazia como novidade os “records centers” ou centros de arquivamento intermediário. Os “records centers” deveriam guardar os documentos de valor primário, que por conta da diminuição da potencialidade de uso daqueles documentos poderiam ficar distantes dos arquivos montados nos setores de trabalho, isto é, dos arquivos correntes. Dessa forma, a criação da idade intermediária dá origem ao conceito das três idades documentais: corrente, intermediária e permanente. (SOUZA, 1993, p.1).

Ainda segundo Souza (1993, p.) “A justificativa para a criação dos arquivos intermediários era meramente econômica, pois os objetivos eram: esvaziar os escritórios e garantir a redução dos custos de armazenamento, equipamentos e pessoal".

Entende-se então teoria das três idades como “Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário”. (DIBRATE, ano, p. 160). A Teoria das Três Idades é um princípio aceito e difundido internacionalmente, que consiste na sistematização do ciclo de vida dos documentos, dividindo-o em três etapas com procedimentos distintos, visando o seu controle e organização.

Segundo SANTOS, (2011, p.185), Ciclo vital e Teoria das Três Idades são distintos, apesar de complementares e não devem ser confundidos.

Do princípio do ciclo vital, embora geralmente mencionada uma criação simultânea, deriva a teoria das três idades, que busca explicar detalhes adicionais do ciclo, interpretando e propondo uma aplicação prática. A teoria das três idades foi cunhada a partir dos valores primário e secundário da documentação arquivística, acrescida dos aspectos relacionados ao crescimento exponencial da produção

documental e da impossibilidade física e econômica de manter todo o acervo no setor de trabalho da instituição acumuladora. SANTOS (2011, p. 185)

É importante considerar que o Ciclo de Vida dos Documentos é o princípio norteador da Gestão de Documentos e vale considerar também que os documentos não passam obrigatoriamente por todas as fases do ciclo.

A aplicação do Ciclo de Vida/Teoria das Três Idades possibilita então a implantação dos programas de gestão de documentos, que vão garantir a qualidade do conjunto documental desde a sua criação, facilitando sua recuperação e acesso posteriores.

Cenário Brasileiro e gestão de documentos

As mudanças no cenário internacional causadas pelo novo conceito de gestão de documentos afetaram a legislação Brasileira de forma bastante significativa. Ao estabelecer que "compete à administração pública, na forma da lei, a gestão de sua documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem" (art. 216, parág.2), a constituição de 1988 ofereceu o fundamento necessário para aprovação da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, conhecida como Lei Nacional de Arquivos, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece as suas competências. A lei representa um marco no cenário arquivístico nacional pois reconhece de um lado, o dever do Estado acerca da gestão e preservação dos documentos públicos e, de outro, o direito de informação do cidadão, promovendo a transparência administrativa.

O artigo 3º da referida lei define gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Os arquivos devem então ser geridos desde sua fase corrente, onde o fluxo documental é o mais alto, merecendo então atenção especial, pois os procedimentos adotados nesta fase definirão a qualidade do conjunto documental.

Arquivos correntes são definidos por LOPES (ano1994) como “os conjuntos montados nos setores de trabalho, em decorrência das funções e atividades

exercidas e da necessidade de mantê-los no local por razões administrativas e técnicas”. Como são documentos “em curso”, são objetos de consultas frequentes, por isso a necessidade de serem mantidos perto de quem os produz.

Esses conjuntos montados nos setores de trabalho são uma realidade bem frequente no dia a dia das instituições públicas e privadas brasileiras.

Segundo SOUZA (2011), é comum que cada setor mantenha o seu próprio arquivo. Apesar da Lei de arquivos e das normas e práticas existentes para a criação dos programas de gestão de documentos, vê-se que prática algo totalmente contrário ao estipulado pela lei. A realidade dos arquivos brasileiros ainda está longe de ser satisfatória. O princípio mais básico, que é a teoria das três idades, não e aplicado na maioria das instituições, criando grandes conjuntos documentais sem nenhum tratamento técnico.

Não são usados métodos arquivístico na organização destes arquivos montados nos setores de trabalho. Quando são organizados, o que nem sempre é o caso, são fruto s do empirismo e da improvisação. Geralmente são feitos pelos próprios funcionários do setor para atender às suas necessidades diárias, e até certo ponto funcionam, porém como a organização não segue nenhuma norma, a ausência do funcionário responsável dificulta ou até impossibilita a recuperação da informação.

Como não há o diálogo entre os setores e nem padronização na criação dos documentos, cada um acaba utilizando métodos próprios, agravando mais ainda a situação.

Quando a transferência dos arquivos montados nos setores de trabalho é feita, se dá na maioria dos casos, por problemas liberação de espaço físico e encerramento do ano em que os documentos foram produzidos. O problema é apenas “trocado de lugar”, deixando de acumular os documentos no setor de trabalho, mas os fazendo em algum outro. Esses lugares, segundo SOUZA, são denominados “arquivos mortos”, ou ainda “arquivo geral”, prática comum na administração brasileira.

A guarda dos “arquivos mortos” é feita, geralmente, em subsolos, garagens, porões, almoxarifados, corredores, prédios abandonados etc. Muitos desses locais têm problemas nas instalações elétricas e hidráulicas e na ventilação. A disposição da documentação existente nos setores de trabalho dos órgãos é invariavelmente abandonada

nesses depósitos de massas documentais acumuladas. Perde-se o controle sobre o acervo e, por consequência, torna-se difícil acessar as informações contidas nele. SOUZA, 2011. p. 6.

Ainda segundo o autor, a realidade encontrada no país é a de dois grandes acervos: os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas. (2011).

Entende-se por massas documentais o conjunto de documentos sem tratamento técnico, que são compostas, segundo LOPES (1994, p. 41), por documentos: ativos; elimináveis de imediato, isto é, sem nenhum valor administrativo, técnico, legal ou histórico; de valor intermediário, ou seja, que poderão ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para sempre; de valor permanente, que interessam à pesquisa de fundo histórico.

Essas massas documentais são consequência da ausência de normas procedimentos que regulamentem a sua produção, tramitação e descarte, resultando na acumulação desordenada de documentos.

As massas documentais surgem no início do ciclo de vida dos documentos, ou seja, nos arquivos correntes. Como mostrado anteriormente, o arquivo corrente é composto por documentos que são objetos de consulta frequentes e, por essa razão, devem ser mantidos aos setores de trabalho. Porém, o que se vê na realidade brasileira é que a administração pública produz e acumula em seus arquivos correntes grandes volumes documentais sem uso administrativo, em função da falta de diretrizes de avaliação e transferência dos documentos.

Por esta razão, é preciso dar atenção especial aos arquivos correntes. Quanto mais tarde for o diagnóstico, mais difícil será a organização da documentação, que por sua vez, perde sua característica principal, sua organicidade, ou seja, torna-se mais difícil de identificar as relações dos documentos entre si, podendo resultar em perdas no contexto informacional como um todo.

Ao aplicar a teoria das três idades podemos desenvolver programas de gestão de documentos para assim, estabelecer procedimentos que garantam uma boa produção documental, assim como sua manutenção até sua destinação final, sendo eliminada ou preservada definitivamente.

Como citado no Manual de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, a implantação dos programas de gestão de documentos se sustenta em três funções arquivísticas, que são: identificação, classificação e avaliação, etapas que garantem as normas e padrões para produção, controle da acumulação e uso dos documentos de arquivo, independente do suporte.

A Identificação se caracteriza como uma fase intelectual de estudo do órgão produtor e dos documentos produzidos. Precede todas as outras etapas pois é uma tarefa de pesquisa e levantamento de dados sobre a estrutura e funcionamento do órgão para recolher informações sobre as competências, funções e atividades desempenhadas por uma instituição e sobre a tipologia documental produzida neste contexto. Sua aplicação permite a visualização do contexto de produção dos documentos, fornecendo base para se planejar a produção, tramitação, classificação, avaliação e utilização dos documentos do arquivo.

A identificação da tipologia documental é uma etapa importante desta função. Os tipos documentais formam as séries próprias de cada órgão produtor, porque possuem modo igual de produção, tramitação e de resolução final do procedimento que lhe deu origem no contexto das atribuições desempenhadas por um órgão administrativo. A série documental é o objeto de análise das funções de classificação e avaliação, por isso a identificação é a base fundamental para o desenvolvimento dessas metodologias.

A Classificação é um sistema que representa o funcionamento de uma determinada instituição. Consiste em agrupar os documentos conforme seus elementos semelhantes ou diferentes, em uma determinada ordem de classes e subdivisões, e determinando um local de referência.

A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem as necessidades das operações correntes. [...] Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contém da organização e da função. Se a classificação dos documentos visa refletir a organização. [...] E se, além disso, são classificados pela função [...] então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição,

seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes (SCHELLENBERG, 2006, p. 83).

A Aplicação da metodologia de classificação resulta no plano de classificação, que é, segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística, um “Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido”. (Dibrate, 2005, p. 132.)

Através do plano de classificação podem ser vistas as relações que os documentos tem entre si, e com o organismo produtor, pois nele visualizam—se as funções, subfunções e atividades desempenhadas pela instituição, facilitando o entendimento do conjunto documental como um todo orgânico, garantindo assim a sua organização lógica e física, permitindo o correto arquivamento dos documentos em suas respectivas unidades, e também facilitando a posterior recuperação da informação neles contida.

A avaliação é uma metodologia arquivística que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com o objetivo de estabelecer prazos para a sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e a eficiência administrativa, garantindo que se guardem os documentos essenciais e também a qualidade e precisão na recuperação das informações contidas nos documentos.

A Avaliação deve ser realizada no início do ciclo de vida dos documentos, ou seja, na fase corrente, onde os documentos são objetos de consulta frequente, pois são uma fonte essencial de pesquisa em uma instituição.

O documento arquivístico nasce como resultado do cumprimento de uma atividade e é mantido como prova dela. E, também, com o objetivo de decidir, de agir e de controlar as decisões e as ações empreendidas e, ainda, para efetuar pesquisas retrospectivas que ponham em evidência decisões ou ações passadas. Reduzindo, assim, a incerteza e tornando a tomada de decisões mais segura, a partir do aprofundamento do conhecimento da cultura institucional e do processo decisório. (Sousa, 2004. p.120.)

Nessa fase devem ser avaliados os documentos e determinados os prazos de guarda, garantindo assim que apenas os documentos importantes sejam mantidos,

separando-os dos documentos de valor primário, que não adquiram valor posterior, ou seja, a aplicação desta metodologia evita o acúmulo dos documentos em sua fase de produção, garantindo que não se formem as massas documentais, sendo fundamental para manter a organização do arquivo corrente, além de garantir também a preservação do patrimônio documental da instituição.

Os resultados dessa metodologia são consolidados na tabela de temporalidade, que é o instrumento que assegura a passagem dos documentos de uma fase para a outra, e, autoriza a eliminação daqueles que já não possuem valor para a administração, evitando a formação das massas documentais, e ao mesmo tempo, garantindo a preservação de documentos que possuem valor informativo e probatório.

A avaliação, portanto, é uma ferramenta essencial que estrutura a gestão de documentos, pois permite a manipulação dos mesmos interferindo nas fases de seu ciclo de vida e garantindo assim o controle de sua produção, otimizando o espaço físico principalmente nos arquivos correntes, e reduzindo essencialmente a massa documental acumulada, assegurando que não haja a eliminação indiscriminada de documentos. É uma ferramenta que merece destaque pois é ela quem define a passagem do documento de uma idade para outra. A adoção da metodologia força uma organização prévia da documentação e consequentemente, sua posterior gestão, aplicando-se os procedimentos necessários para a manutenção do conjunto documental. Devido à importância da metodologia acima mencionada, o próximo capítulo discorrerá melhor sobre a questão acima abordada.

3

A avaliação como procedimento central na gestão de

documentos.

Como mencionado anteriormente, a avaliação é uma das funções mais importantes da arquivística. É uma etapa decisiva no processo de implantação das políticas de gestão de documentos, pois traz agilidade ao processo de recuperação de documentos e das informações neles contidas; possibilita a eliminação criteriosa de documentos, a redução da massa documental acumulada e consequentemente a liberação de espaço físico, a preservação dos documentos de guarda permanente, além de estimular a pesquisa e o uso dos respectivos documentos.

A avaliação é um processo interdisciplinar de análise documental, que consiste em atribuir valores aos documentos (primário e secundário) e analisar seu ciclo de vida, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos e sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Ou seja, esta metodologia tem por objetivo garantir que nenhum documento fique mais tempo do que o necessário em suas respectivas fases, contribuindo para racionalização do ciclo de vida dos documentos, bem como a preservação do patrimônio documental.

A metodologia deve ser aplicada na fase de produção de documentos em conjunto com a classificação, para facilitar a organização dos documentos e evitar a acumulação desordenada dos mesmos, fornecendo assim base à metodologia de avaliação.

Dessa forma a aplicação dos critérios de avaliação na fase corrente ajudam a desenvolver procedimentos para a padronização na criação dos documentos e sua manutenção, distinguindo os documentos de valor eventual daqueles de valor probatório ou informativo, impedindo assim a formação das massas documentais e trazendo maior agilidade e eficiência ao processo de gestão de documentos.

A metodologia da avaliação demanda o conhecimento das competências atribuídas às áreas e das atividades que justificam a tipologia documental produzida, para a correta atribuição de valores (jurídico, fiscal, administrativo e histórico), prazos de retenção (em cada unidade da rede dos arquivos) e destinação (eliminação ou guarda permanente) para os documentos.

O valor é uma questão central na avaliação dos documentos modernos. Schellemberg foi o responsável por desenvolver essa teoria. O autor divide em duas categorias o valor dos documentos, sendo estes os primários e os secundários.

Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão valores importantes para outros usuários que não os atuais. (SCHELLENBERG, 1984, p.58)

O valor é a aplicação de critérios de avaliação na análise e seleção de documentos de arquivo para definir prazos de guarda, independentemente do suporte em que a informação está registrada. Para se atribuírem esses valores é necessário todo um trabalho de análise sobre os documentos, suas relações e suas circunstâncias de criação.

A tarefa de análise é básica à praticamente todas as outras atividades. É uma tarefa minuciosa que abrange estudos da organização e origens funcionais dos documentos, ou seja, para avaliar documentos, se faz necessário o conhecimento do funcionamento da instituição, de sua estrutura administrativa e das atividades que geram documentos.

A análise dos documentos produzidos combinados ao estudo da instituição que os produziu caracterizam a fase da metodologia arquivística chamada Identificação.

IDENTIFICAÇÃO

A identificação é uma fase da metodologia arquivística que permite o estudo das organizações e de seus documentos produzidos. É caracterizada como uma fase intelectual de pesquisa e levantamento de dados sobre a estrutura e o funcionamento do órgão produtor e dos documentos produzidos. É uma tarefa de pesquisa e compilação de informações sobre as competências, funções e atividades desempenhadas pela instituição e dos tipos documentais produzidos pela mesma. A aplicação deste conceito gera conhecimento que fundamenta a elaboração dos instrumentos que sustentam os programas de gestão de documentos (Plano de classificação e Tabela de temporalidade).

A identificação pode ser aplicada em qualquer fase do ciclo de vida dos documentos. Pode ser aplicada no momento de sua produção, para efeito de implantação de programas de gestão de documentos; ou no momento de sua acumulação, para controlar fundos transferidos ou recolhidos aos arquivos.

O conceito de identificação está fortemente ligado às mudanças ocorridas na disciplina da diplomática, que fornece à arquivística bases para melhor aplicar seus métodos para melhor entender o funcionamento dos documentos produzidos pelas instituições modernas.

A Diplomática surge como disciplina a partir da necessidade de se verificar a autenticidade de alguns documentos medievais no Século XVI, visto que a questão da falsificação foi acentuada durante a Idade Média. Posteriormente, passa a ser usada também pela Arquivística e pela História. Por volta dos anos 80, a diplomática é “reinventada” segundo alguns autores. A disciplina passa por um processo de adaptação e passa a ser utilizada em conjunto com os métodos e princípios arquivísticos, buscando melhor compreender os processos de criação de documentos modernos e do seu vínculo de produção. Segundo Rodrigues, “A diplomática revisitada pela arquivística, encontra na fase da identificação uma nova possibilidade de debates, justificando uma extensa produção científica sobre os aspectos que as relacionam. (2008, p.4).

Segundo Rodrigues (2008), o desenvolvimento dessa nova metodologia da Diplomática, passa a ser chamada de Diplomática Contemporânea ou Tipologia Documental e ganha relevância na Década de 1980 através dos trabalhos de Vicenta Cortés Alonso e o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, tornando-se referência para os estudos arquivísticos em países latino-americanos e especialmente no Brasil.

Heloisa Liberalli Bellotto é quem introduz os estudos de tipologia documental no Brasil entre os anos 80 e 90. A autora contribui para os estudos sobre as massas documentais acumuladas, formulando requisitos para a identificação de fundos. Teorizando sobre os métodos desenvolvidos pelo Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, apresenta os fundamentos da tipologia documental, algo que não havia sido tratado anteriormente por Vicenta Cortés, definindo o que é espécie documental e tipo documental. A partir dos textos publicados pela autora, se consolidam no meio arquivístico brasileiro, em algumas partes dos arquivos, as práticas referentes à identificação de documentos em sua fase de produção.

Bellotto faz ainda a distinção entre o objeto da Diplomática clássica e da Tipologia Documental, e seu método de análise, que são complementares para a identificação dos documentos arquivísticos.

As metodologias de tratamento documental num e noutro campo são distintas, porém, ao mesmo tempo, imbricadas. O campo de aplicação da Diplomática gira em torno do verídico quanto à estrutura e à finalidade do ato jurídico. Já o da Tipologia gira em torno da

relação dos documentos com as atividades institucionais/pessoais. (2002, p.21)

O objeto da diplomática é a espécie documental, “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”, ou seja, a estrutura formal do documento. “O documento deve conter a mesma construção semântica de discurso para a mesma problemática jurídica”.

A tipologia documental é a ampliação da diplomática em direção à gênese documental e de sua contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade geradora / acumuladora. Ou seja, tem como objeto o tipo documental, entendido como a “configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.

Para a autora os estudos tipológicos vêm se mostrando vantajosos nos vários segmentos do processo documental, como:

Na classificação/arranjo, por facilitar o entendimento da composição das séries; Na descrição, por esclarecer que os conteúdos veiculados em determinado formato jurídico têm certos dados que são fixos e outros variáveis e que este conteúdo liga-se de forma obrigatória à espécie que o veicula; No serviço aos usuários, pois a identificação dos tipos documentais traz informações que são antecedentes e exteriores ao próprio conteúdo do documento, sendo fundamentais para sua compreensão dentro do conteúdo jurídico-administrativo de produção; E na avaliação, porque as tabelas de temporalidade partem da identificação das funções refletidas nas séries documentais que se querem avaliar para estabelecer a destinação dos documentos. (2006, p. 62)

Alguns autores (apud RODRIGUES, 2008) como Rodrigues (2008), Martín-Palomino y Benito e La Torre Merino (2000), Carmona Mendo (2004), analisam este método em duas etapas, que são: identificação do órgão produtor (elemento orgânico e funcional); e identificação e do tipo documental, para definir as séries documentais.

É a coleta de dados sobre as informações essenciais a respeito da estrutura orgânica do órgão produtor. A finalidade dessa primeira etapa do método proposto pela identificação é conhecer o completo funcionamento do órgão, as estruturas hierárquicas e suas atribuições, através de uma exaustiva investigação destes elementos orgânicos e funcionais, a partir das fontes de informações específicas. Os elementos que devem ser considerados nesta pesquisa são:

• Data de criação e de extinção;

•Data de todas os textos normativos que determinaram uma mudança na estrutura; do organismo (mudança de

nome do órgão, supressão e transferências de competências);

•Órgãos que tenham precedido o desenvolvimento das competências análogas e

•Órgãos que herdaram competências semelhantes. (Rodrigues, 2008, p. 71).

Como resultado deste levantamento de dados, são elaborados os seguintes instrumentos, produtos dessa primeira etapa da identificação:

• Índices de organismos produtores (também chamados de ficheiros de organismos);

• Repertório de organogramas (permitem conhecer a estrutura e suas modificações de forma gráfica durante sua vigência);

• Índice legislativo (também chamado de repertório legislativo de órgãos produtores), um instrumento que tem por objetivo o estudo de cada norma individualizada referenciada no primeiro instrumento.

Concluída esta etapa, inicia-se a segunda etapa do método proposto, onde se passa a estudar as normas e procedimentos administrativos ou trâmites que teve cada tipo documental em sua produção.

Esta fase da pesquisa se caracteriza pelo estudo detalhado do tipo documental, através da análise dos elementos que identificam os documentos e que por comparação se agrupam na mesma série documental, tornando seguro o tratamento técnico destes conjuntos (as séries documentais) durante todas as fases do seu ciclo de vida, bem como a elaboração de instrumentos estáveis que normalizem os procedimentos para o correto funcionamento dos sistemas de arquivos. Para Rodrigues:

Neste momento é quando se estuda os caracteres internos e externos que se referem a sua estrutura física (gênero, suporte, formato e forma) e ao seu conteúdo, para denominar o tipo e a série documental. A série constitui o objeto de estudo da arquivística e sobre ela versa toda proposta de tratamento técnico. (2008, p. 72)

Ainda para a autora, nesta segunda etapa será formatado o instrumento que registra os dados de cada série documental, produzida ou acumulada, denominados: • ficha de identificação e avaliação de séries documentais (Conde Villaverde, 1996; Martín-Palomino y Benito e La Torre Merino, 2000)

• ficha de tipos documentais (Molina Nortes e Leyva Palma, 1996 apud RODRIGUES, 2008, p.75).

• sistemas ou manuais de tipologia documental (RODRIGUES, 2008)

A metodologia de identificação mostrada acima por estudar o órgão produtor e também os tipos documentais produzidos fornece uma base sólida para a classificação/arranjo, por facilitar o entendimento da composição das séries, e para a avaliação, porque as tabelas de temporalidade partem da identificação das funções refletidas nas séries documentais que se querem avaliar para estabelecer a destinação dos documentos.

Depois de estudar a instituição e a documentação produzida, temos uma imagem completa do fluxo documental e de suas relações dentro da instituição podendo atribuir corretamente o valor aos documentos, que como já foi mostrado, podem ser de: Valor primário ou imediato, que decorre da razão pela qual o

documento foi gerado pela instituição, no exercício de suas atividades, destacando-se o valor administrativo, fiscal e legal; e de Valor destacando-secundário ou mediato, pois alguns documentos mesmo depois de esgotado seu valor primário continuam tendo relevância probatória, informativa, ou histórica e, portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a administração quanto para a comunidade. Depois de atribuídos os valores, podemos definir os prazos de guarda em cada local de arquivamento.

Para definir os prazos de guarda dos documentos devemos considerar dois aspectos:

 Considerando a legislação específica: O objetivo desta etapa de trabalho é identificar o prazo de guarda do documento definido na legislação (prescrição). Para isso, o primeiro passo é o levantamento da legislação que determina os prazos de prescrição dos documentos produzidos/acumulados no exercício das atividades-meio e das atividades-fim. Por exemplo: Leis, Decretos, Resoluções, Portarias e outros atos normativos.

 Considerando as necessidades administrativas: Para os documentos cujos prazos de guarda não são regulamentados por legislação específica deverão ser consideradas as necessidades administrativas do órgão/entidade, a fim de se definir os prazos de guarda (precaução) e a destinação dos documentos. Esse trabalho deverá contar com a colaboração dos representantes das áreas envolvidas, pois são eles que, como produtores ou acumuladores dos documentos, melhor conhecem sua área de atuação, suas normas, procedimentos, trâmites, rotinas e antecedentes.

A avaliação não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor. Deve ser baseada na análise total da documentação relativa ao assunto que se referem os documentos. Por essa razão, a análise é a essência da avaliação arquivística. Se essa análise não fornece a informação necessária à avaliação dos documentos, o arquivista deve procurar o auxílio de especialistas.

A complexidade e responsabilidade deste trabalho de avaliação exigem a constituição de equipes, denominadas grupos ou comissões de avaliação, para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais ligados às mais diversas áreas do conhecimento será