Equipes de Implantação

Nos termos da Portaria 271/2011, a Comissão de Implantação é formada por equipes de trabalho constituídas por gestores de processo e por usuários-chave, QUADRO 10, pessoas que têm conhecimento das rotinas da área de sua atuação, tanto da Reitoria quanto dos campi:

QUADRO 10 – Equipe de implantação do sistema ERP

Equipes de

Implantação Composição Papel

Gestão de processos

Pro-reitores, diretores de unidades e diretores-gerais dos campi

Coordenar o processo de implantação na unidade sob sua direção.

Gestão do projeto

Gerente executivo e gestor do contrato

Fiscalizar o cumprimento do contrato, acompanhar o processo de implantação e cuidar do aspecto político do projeto.

Gerente do projeto Gerenciar a execução do Projeto “Conecta IFMG”. Analista de implantação educacional e analista de implantação administrativo Acompanhar o levantamento de processos relativos ao módulo educacional e ao módulo administrativo como intermediários entre essas e as áreas de TI, tanto do IFMG quanto da TOTVS.

Analista de infra-estrutura Planejar, dimensionar e

organizar a infraestrutura

necessária à implantação do sistema.

Analista de marketing Cuidar da divulgação das ações do Projeto “Conecta IFMG”, no âmbito do Instituto. De processos do

módulo educacional

Servidores do nível operacional, com conhecimento profundo das rotinas da sua área de atuação.

Participar do levantamento e da definição dos processos relativos ao módulo educacional e ao módulo administrativo, respectivamente. De processos do módulo administrativo

Suporte Servidores da área de TI do IFMG.

Dar atendimento de primeiro nível ao funcionamento do sistema, filtrando os problemas surgidos.

A composição das equipes de implantação, referentes aos módulos relacionados e ao suporte, contou com a participação dos pro-reitores e dos diretores-gerais dos campi, respectivamente, levando-se em conta a representatividade, a competência técnica dos servidores, a sua capacidade de envolvimento e a sua afinidade com o projeto político- pedagógico dos campi e da Reitoria:

Tentamos colocar nessa equipe, primeiro, as pessoas mais envolvidas no projeto, que realmente acreditam nele e que vão fazer um esforço muito grande para que tudo dê certo; segundo, [...] as pessoas das mais diversas áreas para que todas estejam representadas. Os princípios básicos: pessoas que realmente acreditam no projeto e não se importam de darem o sangue pra que ele funcione; segundo, representatividade (Gestor de Processo 3).

As equipes relativas à implantação de processos contemplam os grupos de levantamento de processos e os grupos de implantação do software já parametrizado pela TOTVS. O perfil definido para a composição das equipes de levantamento de processos exige conhecimento do processo, conhecimento do fluxo dos processos da área, facilidade para escrever, dinamismo, facilidade de relacionamento humano, facilidade de comunicação e capacidade de negociação. Já a equipe de implantação do software supões um perfil mais técnico com conhecimento de rotinas e habilidade para trabalhar com o computador.

No processo de implantação, o comitê executivo é a instância das decisões estratégicas relativas à implantação e da coordenação de todo o processo de implantação do sistema ERP no Instituto, controlando a sua execução. De sua composição fazem parte os gestores de ponta do Instituto, os pro reitores e diretores-gerais dos campi, sendo o reitor a sua autoridade máxima. Observa-se que os servidores que compõem o comitê executivo têm participação ativa na liderança do processo de execução, QUADRO 11, atuando como gestores de processo:

[...] implantar sistemas não tem nada a ver com computação. Implantar um sistema tem muito mais a ver com a questão de gestão, a questão da liderança (Gerente Executivo).

QUADRO 11 - Comitê Executivo do Projeto “Conecta IFMG” (continua)

Composição Papel

Patrocinador do projeto

- Liderança do processo de implantação do sistema ERP no Instituto.

- Chancela das decisões relativas à macroexecução do projeto.

(conclusão)

Composição Papel

Gerente executivo e gestor do contrato

- Liderança do projeto de execução.

- Desenvolvimento das ações políticas do projeto. - Fiscalização do contrato de execução do projeto de implantação.

- Acompanhamento do cronograma de execução. - Respaldo ao trabalho equipes de implantação. Gerente de projeto

- Liderança do projeto de execução.

- Interface permanente com as equipes de implantação. - Monitoramento permanente da implantação.

Analista de implantação educacional

- Liderança da implantação dos respectivos módulos. - Intermediários entre as áreas de TI do IFMG e da TOTVS,

quanto ao levantamento de processos. - Convocação e controle de reuniões. Analista de implantação administrativo Gestores de processos (pro reitores)

- Deliberação sobre questões relativas à implantação do sistema.

- Liderança do processo de implantação referente à respectiva pro - reitoria.

- Busca dos recursos necessários.

- Coordenação, na Reitoria e nos campi, da

implantação do sistema parametrizado pela TOTVS. Diretores gerais dos

campi

- Deliberação sobre questões relativas a implantação do sistema no Instituto.

- Liderança do processo de implantação referente ao respectivo campus.

- Coordenação, no campus, da fase de implantação do sistema parametrizado pela TOTVS.

Fonte: Dados da pesquisa, 2011

Com fundamento no Projeto “Conecta IFMG” identificam-se as seguintes equipes de implantação do sistema ERP no Instituto (FIG.4):

FIGURA 4- Equipes de implantação do sistema ERP no IFMG Fonte: Adaptado de INSTITUTO FEDERAL MINAS GERAIS, 2011

Acredita-se que a criação da Comissão de Implantação do Sistema ERP e do Comitê Executivo do Projeto, representados pelas diversas equipes de implantação, socializa o processo, ratificando a concepção de que a implantação do sistema ERP, no IFMG, é um projeto do Instituto e não da equipe de TI.

Ao realizar as atividades para as quais foram constituídas, entende-se que as equipes de implantação:

1. Legitimam o processo de implantação.

2. Favorecem a integração reitoria-campus e campus-campus. 3. Efetivam as decisões tomadas pelo comitê executivo. 4. Otimizam o processo de implantação.

5. Criam redes de contatos, construindo o significado da logomarca do projeto.