Implementação

A implementação é a segunda etapa do ciclo de vida de sistemas ERP e pode ser definida como o processo pelo qual os módulos do sistema são colocados em funcionamento na organização, o que significa iniciar a utilização do sistema no processamento de transações empresariais (SOUZA; ZWICKER, 2000).

Existe um consenso na literatura de que a implementação é a fase mais complexa da implantação do sistema ERP (OLIVEIRA; RAMOS JUNIOR; ALBUQUERQUE, 2010), que é compartilhado por Souza e Zwicker (2000), para quem a implementação é a fase mais crítica do processo de implantação. Essa fase contempla tarefas que vão desde o término do planejamento do processo de implementação, até o momento do início da operação (SOUZA; ZWICKER, 2000).

implantação de um sistema ERP. Bancroft, Seip e Sprengel15 (1998) (apud Souza e Zwicker (2000)) sugerem como conteúdo desse planejamento: a definição do líder do projeto, a formação de um comitê executivo, a estruturação das equipes do projeto e a definição do plano geral de implementação.

A definição do líder do projeto é essencial para o sucesso da implementação, devendo aquele possuir capacidade de gerenciamento de projetos, habilidades de negociação e experiência na realização de mudanças organizacionais (SOUZA; ZWICKER, 2000). O papel desse líder divide-se entre um coordenador do projeto da empresa e o consultor responsável pelo acompanhamento do processo de implementação.

O comitê executivo tem por objetivo desenvolver o plano geral de implementação, definir as equipes de projeto, acompanhar os resultados do projeto como um todo e tomar decisões que possam exigir liberação de recursos adicionais ou mudanças no cronograma (SOUZA; ZWICKER, 2000).

As equipes do projeto e as equipes de implementação constituem-se por usuários-chave do sistema ERP (BRODBECK et al., 2010).

O plano geral de implementação supõe a definição dos módulos a serem implantados e a definição da melhor estratégia, levando-se em conta os objetivos do projeto, as restrições e possibilidades da arquitetura tecnológica existente, a predisposição para a mudança, os investimentos que se desejam fazer, os benefícios que se pretendem obter, os riscos que se desejam correr, o número de unidades que a empresa possui, entre outros. É importante, ainda, que o plano de implementação leve em conta a necessidade de construção e manutenção de interfaces entre os sistemas anteriores e o novo sistema (SOUZA; ZWICKER, 2000).

Depreende-se da leitura de Souza e Zwicker (2000) que, aliado ao plano geral, tem-se um plano detalhado de implementação definido pelos pesquisadores como um cronograma completo, com todas as atividades necessárias para a execução do projeto. O plano também inclui a definição de pontos de verificação e a definição dos responsáveis por cada uma das atividades previstas. Ele deve ser elaborado pelo líder do projeto (SOUZA; ZWICKER, 2000).

É importante, para o sucesso da implementação, que o comando da fase de planejamento seja assumido por um dos executivos da organização. Sem uma conexão

15 _{BANCROFT, Nancy H.; SEIP, Henning; SPRENGEL, Andrea. Implementing SAP R/3: How to}

estratégica, o sistema executará o que os técnicos pensam ser bom e não necessariamente o que seja melhor para a empresa e, alem disso, muitos deles, erroneamente, encaram a implementação como um projeto de tecnologia da informação e não como um projeto empresarial (BUCKOUT; FREY; NEMEC JR.,1999).

Para minimizar essa possibilidade, a alternativa apresentada por Buckout, Frey e Nemec Jr. (1999) é que a empresa traduza sua visão e sua estratégia para os usuários do sistema, antes de definir exatamente como o software ERP ajudará a empresa a cumprir suas prioridades.

Implementar um sistema ERP é uma atividade de verificação da compatibilidade entre a organização, e as características do sistema e uma atividade de eliminação das discrepâncias, até que a operação possa ser iniciada com razoável segurança. Essas discrepâncias podem ser solucionadas de duas maneiras: ou muda-se o pacote, por meio da parametrização ou customização, ou mudam-se os procedimentos da organização (SOUZA; ZWICKER, 2000).

O processo de implementação é realizado em várias etapas de adaptação, uma para cada módulo ou grupo de módulos, que ocorrem, simultânea ou sequencialmente, de acordo com o que foi definido no plano geral de implementação (SOUZA; ZWICKER, 2000, p.51).

Também nessa etapa e:

em função da magnitude dos projetos ERP, da multiplicidade de conhecimentos envolvidos e das mudanças organizacionais requeridas, alguns autores recomendam a utilização de consultorias para auxiliar ou conduzir as diversas fases do processo de implementação. A exata forma dessa terceirização [...] depende das estratégias da empresa em relação ao domínio do processo e do conhecimento do sistema (SOUZA; ZWICKER, 2000, p.51).

Como momentos para a implementação de um sistema ERP, Brodbeck et al. (2010) fazem sugestões que enfatizam a operacionalização do sistema:

1. Identificação de uma equipe de implementação (usuários-chave do sistema). 2. Aplicação do plano de implementação.

3. Estudo dos processos de negócio para serem configurados e implantados nos módulos do sistema.

4. Realização de testes para alinhar, parametrizar/customizar os módulos, segundo o estudo prévio da funcionalidade do negócio.

5. Treinamento e conscientizações para utilização do sistema. 6. Feedback para execução de possíveis modificações no sistema.

O projeto empresarial, para implementação de um sistema ERP, é invariavelmente elaborado com o objetivo de reduzir custos e melhorar as capacidades (BUCKOUT; FREY; NEMEC JR.,1999); a implementação desse projeto, no entanto, tem sido um processo longo (SOUZA; ZWICKER, 2000), o que pode comprometer o alcance dos objetivos definidos.

Uma vez que o custo, a complexidade, o investimento em tempo e pessoal, as implicações e as políticas do projeto de implantação de um sistema ERP são muito altos, é importante que ele seja implementado de maneira racional e econômica desde o início (BUCKOUT; FREY; NEMEC JR.,1999).

Autores estudados identificaram fatores que favorecem a implementação do sistema ERP. O QUADRO 5 relaciona alguns deles.

QUADRO 5 - Fatores que favorecem o sucesso da implementação do sistema ERP

Autores Fatores

Tamae et al. (2005) - Conhecimento, por todos os usuários, do sistema e dos processos de negócio da empresa.

- Mudança organizacional conduzida por funcionários portadores de treinamento conceitual e operacional,

adequados à exploração do sistema, parametrização e revisão dos processos.

Buckout; Frey; Nemec Jr.(1999)

Matuck (2006)

- Envolvimento da alta direção, para:

• resumir claramente as prioridades estratégicas da organização;

• vincular, ao sucesso do projeto, controles e incentivos para executivos.

Mendes; Escrivão Filho (2002)

- Comprometimento da alta administração.

- Formação de equipe com conhecimentos sobre o sistema e os processos de negócio.

- Atenção da gerência de implantação para: • acompanhar prazos;

• auxiliar na definição do escopo das modificações; • manter o foco do projeto.

- Funcionários demonstrando bom conhecimento da empresa e das modificações introduzidas.

- Variáveis envolvidas na composição do preço final da implantação do sistema.

Fonte: Elaborado pela autora

Entre os fatores que favorecem o sucesso da implementação do sistema ERP, destaca- se o envolvimento da alta direção, que se manifesta: pelo comando da etapa de planejamento, considerada a mais importante e também a mais negligenciada; pela conexão estratégica, com foco na execução pelos técnicos do que é melhor para a empresa e não do que esses

profissionais pensam ser melhor; pela formulação de objetivos estratégicos; na ação de traduzir para os usuários do sistema a visão da empresa e sua estratégia e de definir como o sistema ERP ajudará a empresa a cumprir suas prioridades (BUCKOUT; FREY; NEMEC JR.,1999).

Uma variável a considerar é que, após a implementação dos processos, a empresa pode não ter recursos suficientes para arcar com os custos das modificações necessárias. Como consequência, poderá desistir das mudanças, deixando de inovar, e o sistema deixará de refletir a prática empresarial (MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2002).

A etapa de implementação é finalizada com as atividades de treinamento dos usuários, e a preparação do ambiente de operação contínua do sistema (SOUZA; ZWICKER, 2000).