ESQUEMA CONCEITUAL PROPOSTO

Esta sessão apresenta o esquema conceitual proposto na Figura 6, o esquema se originou a partir do referencial teórico e do resultado da pesquisa. Na cultura da informação os elementos analisados através da literatura de Curry e Moore (2003) e Choo, são os fluxos, sistemas, armazenamento, gestão do conhecimento e planejamento.

Na aplicação, a organização deve possuir clareza da diferença entre cultura organizacional e cultura da informação. Na cultura da informação os fluxos são fundamentais para a organização dos dados dentro da organização. O sensemaking engloba as etapas sugeridas por Weick (1995), Gioia e Thomas (1996) e Choo et al. (2008), identidade organizacional (se sei quem sou, sei o que está por vir), retrospecto (memória organizacional), reuniões objetivas, estágio de vida da organização, interpretação do ambiente, confiança, rótulos e autonomia.

Os sistemas auxiliam a organização a analisar as variáveis disponíveis. Para que isso ocorra os fluxos precisam estar desenhados para que os sistemas sejam alimentados de forma correta. Alguns softwares auxiliam na tomada de decisão organizacional, como o business inteligence e ERPs.

O gerenciamento dos dados é uma consequência dos fluxos e dos sistemas, o gerenciamento deve ocorrer de forma organizada. Os gestores devem possuir clareza na identidade organizacional para conseguir gerenciar os dados de acordo com os objetivos organizacionais. No gerenciamento as IES A e C priorizam o armazenamento e distribuem a informação somente quando solicitada, o que pode causar uma paralisia organizacional. Já na IES B o gerenciamento ocorre de forma organizada, através do escritório de projetos (PMO) a informação fica disponível para os interessados no projeto, respeitando o nível hierárquico.

Os processos e procedimentos dentro de uma organização são indicadores da cultura. Essa documentação não deve ser excessivamente burocrática. Particularmente importante para uma cultura da informação são diretrizes claras e documentação para gerenciamento, informações e gerenciamento de dados. A informação e a gestão de sistemas garantem a prestação de um serviço com informações como produto. Como tal, procedimentos de controle adequados devem ser implementados para garantir a consistência, a qualidade e a continuidade da operação e do serviço (CURRY; MOORE, 2003). Os dados de todas as variáveis citadas da cultura da informação e do sensemaking se perdem no meio organizacional se a interpretação não ocorrer de forma organizada, além do mais podem parecer confusas distante de uma conclusão.

No modelo conceitual o sensemaking aparece como um facilitador para a cultura da informação, na interpretação dos fluxos, sistemas, gerenciamento e dos processos. O sensemaking tem como função a interpretação do ambiente interno e externo, no delineamento da identidade organizacional, no retrospecto (memória organizacional), nos sinais que os ambientes internos e externos propagam para dentro da organização e a estrutura hierárquica.

A interpretação do ambiente ocorre com a construção de situações plausíveis oriundas do ambiente interno e externo, é frequentemente tratada como um trabalho interpretativo da construção de sentido. É o processo pelo qual as pessoas interpretam a si mesmas e ao mundo ao seu redor através da produção de significado (WEICK, 2012). Sensemaking é um processo pelo qual os receptores interpretam as informações para fornecer significado como um precursor da ação (WEICK; SUTCLIFFE; OBSTFELD, 2005). O sensemaking ocorre como um processo pelo qual os receptores obtêm significado de sinais fortes e essa interpretação influencia a ação (SCHEPKER, 2018).

Os membros da organização interpretam o ambiente de acordo como percebem a identidade e a imagem da organização. A identidade se manifesta em referência à sua história, tradições, símbolos, práticas e filosofia, bem como uma avaliação da força com a qual as crenças foram realizadas. A imagem e a identidade não apenas afetaram diretamente a interpretação de problemas, mas também serviram como ligações influentes entre o contexto de sensemaking organizacional e a interpretação de problemas. Assim as mudanças do ambiente externo são influentes, a estratégia e a estrutura de processamento de informações criam um contexto interno para interpretar essas mudanças (GIOIA; THOMAS, 1996).

Na análise retrospectiva, da memória organizacional o contexto social não deve ser entendido como algo externo da organização, na medida em que o membro da organização faz a análise do que ocorreu no passado e reconhece estruturado em processos de sensemaking retrospectivos para a tomada de decisão. Além disso, devido à natureza do sensemaking retrospectivo, o passado é reconstruído no presente, este processo de reconstrução ocorre como um ato de recordação (PETERSEN, 2018).

Outro aspecto importante do processo, são os receptores de sinais, ou partes interessadas que devem interpretar e agir com base nos sinais oriundos do ambiente interno e externo (SCHEPKER, 2018). O processo de sensemaking analisa os sinais significativos que em alguns momentos passam despercebidos (WEICK, 2010), assim os membros da organização devem interpretar os sinais para tomar as decisões coerentes com a situação.

A estrutura hierárquica é um elemento fundamental na disseminação do conhecimento e na propagação dos fluxos internos da organização. As práticas de organização afetam a

credibilidade do sensemaking, que afeta a contenção e a recuperação do inesperado. Estar juntos na estrutura criada de forma colaborativa era visto como membros com autoridade para tomar decisões importantes, se esse era o seu lugar na hierarquia (RICE, 2018).

Como uma consequência da pesquisa, o conhecimento se mostrou uma variável relevante para a tomada de decisão baseada na informação, pois como afirmam Adeinat e Abdulfatah (2019) o conhecimento se tornou uma ferramenta importante para melhorar a qualidade de todos os processos em muitos tipos de organizações. Possuir o conhecimento necessário para uma determinada organização funcionar efetivamente fornece uma base para os gerentes tomarem decisões precisas e oportunas, melhorando assim a eficiência interna dos processos, tornando a organização mais flexível na resposta às ameaças e oportunidades e incentivando o compromisso entre os funcionários da organização.

As organizações adotam protocolos de gerenciamento de conhecimento por vários motivos, incluindo o aprimoramento de esforços para criar e compartilhar conhecimento tácito, melhorar a colaboração interna, compartilhar melhores práticas, fornecer inteligência competitiva e sustentar uma vantagem competitiva duradoura (ADEINAT; ABDULFATAH 2019).

Para o compartilhamento eficaz do conhecimento, além de práticas constantes de feedbacks e reuniões constantes, alguns fatores mostraram influenciar a informação organizacional e o compartilhamento de conhecimento, mas talvez não mais do que a confiança entre os membros (EVANS; FRISSEN; CHOO, 2018). É comumente aceito que a confiança exerce forte influência sobre o clima, bem como sobre o compartilhamento do conhecimento. A base da criação do conhecimento organizacional é a conversão do conhecimento tácito em conhecimento explícito e vice-versa (CHOO, 2003).

O modelo conceitual proposto apresentado na Figura 7, representa a informação como sendo a condutora no planejamento institucional, na realização dos fluxos internos e na memória organizacional. É um processo contínuo, dependendo da fase de vida que a organização se encontra. A informação é o fio condutor para que o planejamento, seguindo pelos fluxos e depois a memória organizacional ocorram, como consequência a tomada de decisão baseada na informação.

O planejamento define o direcionamento em que a organização vai seguir, determinando as variáveis a serem atingidas, com objetivos, metas e indicadores. Como Davenport (1994) indicava, após um exercício de planejamento bem-sucedido, os executivos podem, supostamente, tomar decisões com base em informações comuns. O planejamento estratégico e aprimoramento do aprendizado organizacional. As informações estão sendo cada

vez mais usadas para impulsionar o processo de planejamento estratégico (CHOO, 2001). Após a etapa de planejamento, os fluxos fazem com que as informações oriundas do ambiente interno e externo, com um planejamento bem estruturado, fluam corretamente dentro da organização. A presença e o uso efetivo dos fluxos verticais e horizontais sugerem uma organização na qual os funcionários estão bem informados e se sentem valorizados. Ambos os fluxos de comunicação formais e informais são importantes (CURRY; MOORE, 2003). Como resultado da pesquisa, os fluxos foram representados também pelos acessos a sistemas, barreiras, comunicação, regras e políticas e sistemas.

A memória faz parte da gestão do conhecimento organizacional, evita a perda do conhecimento adquirido ao longo do processo da organização. Facilita os processos internos e auxilia os gestores a tomarem as decisões. No sensemaking a memória organizacional auxilia a gestão, uma vez que não podemos compreender os eventos e ações até que eles tenham ocorrido e, então, podemos olhar para trás para construir seu significado (CHOO, 1996).

Todo o processo no meio da Figura 7, depende do estágio de vida que a organização se encontra. Para possuir um planejamento estruturado, bons sistemas de controle e um fluxo da informação, a organização tem que estar em um bom nível de maturidade.

Tendo esses processos funcionando de forma efetiva a organização passa a ser uma organização onde existe uma cultura da informação. É necessário incutir e nutrir uma cultura de informação de sucesso (CURRY; MOORE, 2003). Os valores, normas e comportamentos que moldam a percepção, o gerenciamento e o uso da informação pela organização na fase do planejamento. A organização busca informações sobre clientes, concorrentes, mercados e dados para avaliar seu próprio desempenho. Fontes importantes incluem clientes, parceiros de negócios, pesquisa de mercado, indústria e fontes governamentais. A informação é usada para entender clientes e concorrentes e avaliar o desempenho (CHOO, 2013).

A informação passando a fazer parte do planejamento estratégico da organização, molda o comportamento dos seus membros, sendo assim, um meio para obter uma vantagem competitiva duradoura (DAVENPORT, 1994).

Figura 7 – Esquema conceitual proposto

Fonte: Elaborado pela autora (2019).

O esquema conceitual proposto, visa a identificação de oportunidades e ameaças oriundas do ambiente externo, recebidas pela organização. Dados e informações externos tais como, mudanças na economia, concorrentes, tecnologia, meio ambiente, política, geografia e questões sociais. No ambiente interno, são analisadas questões da própria organização, como os clientes, fornecedores e sistemas internos.

A organização, que possui uma cultura da informação, recebe os dados e informações, através do planejamento estruturado, utiliza os sistemas, organiza os fluxos, promove o armazenamento e possui vantagens competitivas pela gestão do conhecimento.

Com o ciclo da cultura da informação realizado, a organização possui a informação estruturada, mas agora, precisa fornecer sentido para essa informação. A cultura da informação está no centro do esquema, estruturando os dados, para fornecer a informação para o sensemaking. Assim o sensemaking atua como uma ponte para a certeza, criando sentido para as informações oriundas do ambiente interno e externo.

A organização analisa a sua identidade organizacional (quem sou? Por que existo?), identifica o que já ocorreu no passado (retrospecto), promove reuniões objetivas, com pautas definidas e tempo determinado, sabe qual é o estágio de vida em que a organização se encontra. Interpreta o ambiente interno e externo de forma rápida, os membros organizacionais possuem um senso de confiança, a organização sabe quais são os seus rótulos e usa isso ao seu favor ou promove a mudança para alcance dos rótulos que gostaria de ter e por fim, os membros da

organização possuem autonomia para a realização das atividades.

Após o sensemaking, a alta gestão possui clareza para a tomada de decisão. O sensemaking ocorre como uma ponte para a criação de sentidos na cultura da informação. A organização, adotando as práticas da cultura da informação, a criação de sentido, começa a ter uma vantagem competitiva perante os seus concorrentes.