Estágios 1 e 2: Situação problemática não-estruturada e expressada

Esses dois primeiros estágios contemplam o levantamento da situação problemática mal-estruturada e propõem a organização de uma definição inicial para essa situação- problema.

O questionamento inicial que provocou esta pesquisa foi a necessidade de verificar se as ações realizadas pela Agência de Desenvolvimento de São João da Boa Vista promovem alguma contribuição às pequenas empresas locais.

Essa questão justifica-se pela preocupação com a efetividade das políticas públicas que consistem na busca por soluções que satisfaçam os problemas específicos da sociedade por meio de certas estratégias escolhidas (FREY, 2002).

Nesse sentido, sendo a Agência de Desenvolvimento de SJBV uma política pública com o foco na promoção do desenvolvimento de sua localidade, buscou-se comprovar se suas ações destinadas aos micro e pequenos empresários locais agregavam valor ao desempenho gerencial e operacional desses empresários, além de potencializar sua capacidade competitiva. Essa busca pela verificação e constatação das contribuições geradas pela Agência de Desenvolvimento às MPE locais é motivada pela necessidade de atestar a adequada aplicação dos recursos que mantêm os projetos da Agência, sendo esses recursos de origem pública (governo municipal), institucional, por meio das organizações de apoio aos MPE (Sebrae, Senai, Sesi, Federações e Associações Comerciais e Industriais), e privados, por meio das micro e pequenas empresas locais.

Para tanto, levantaram-se os principais projetos desenvolvidos pela Agência, procurando identificar quais poderiam ser alvo de verificação e avaliação. A seleção dos projetos que podem compor o “sistema relevante” foi realizada no estágio 3.

Foram identificados e descritos dez projetos considerados pelos gestores da Agência como os mais importantes e de maior relevância, sendo eles:

1) Projeto I – Implantação e execução do programa de revitalização de ruas e estabelecimentos comerciais;

2) Projeto II – Implantação do programa de revitalização da micro e pequena empresa industrial;

3) Projeto III – Planejamento e execução de ações por meio da Câmara Setorial para o fortalecimento do setor econômico agropecuário;

4) Projeto IV – Programa de elaboração, desenvolvimento e incentivo à qualificação da mão-de-obra de São João da Boa Vista;

5) Projeto V – Políticas de incentivo à captação de novas empresas para o município; 6) Projeto VI – Investimento na melhoria da infra-estrutura municipal, visando elevar

a qualidade de vida e sustentabilidade dos munícipes;

7) Projeto VII – Investimento em ações voltadas ao turismo como vetor de desenvolvimento econômico municipal;

8) Projeto VIII – Ações de empreendedorismo visando o estímulo à tecnologia e à mudança da cultura empresarial;

9) Projeto IX – Ações estratégicas de integração das instituições locais e setores econômicos municipais para fortalecimento da sociedade civil, visando um governo participativo e democrático;

10) Projeto X – Implantação da Agenda Ambiental.

A seguir está apresentada a figura rica (rich picture) figura 6.14 para melhor visualização dos sistemas essenciais que compõem o ambiente da situação-problema (a Agência de Desenvolvimento de SJBV).

Figura 6.14 – Figura rica da Agência de Desenvolvimento de São João da Boa Vista Elaborada pelo autor

A partir da visualização da figura rica, relacionaram-se os fatores atuais que permeiam o ambiente interno e externo à organização e que estão relacionados à situação problemática (ESTEVES, 2006).

Esses fatores podem ser divididos em três subgrupos: estrutura, processos e relacionamento entre estrutura e processos.

Entre os pontos críticos identificados em relação à estrutura, destaca-se o baixo número de colaboradores na Agência de Desenvolvimento de SJBV. A estrutura organizacional conta com uma Diretora que fica integralmente disponível para a agência e responde por todas as ações de planejamento, gestão e execução dos diversos projetos. A agência também conta com uma colaboradora que atua exclusivamente no projeto “Banco de Talentos”, e com mais dois estagiários que atuam na agência, com uma carga horária de 20 horas semanais cada. Essa estrutura extremamente enxuta faz com que exista uma sobrecarga de atividades em todos os colaboradores, inclusive na Diretora, a qual acaba tendo de realizar

atividades rotineiras, consumindo assim o tempo que poderia ser destinado ao planejamento, gestão, acompanhamento e avaliação dos projetos em andamento.

Outro problema identificado na estrutura está relacionado à baixa disponibilidade de tempo dos parceiros para se dedicarem a encontros de planejamento e avaliação dos projetos. Isso ocorre em função das inúmeras atividades que esses parceiros realizam simultaneamente, além dos projetos em análise.

Dentre os pontos críticos ligados aos processos, detectou-se a ausência de um sistema informatizado de gestão de projetos, no qual os parceiros poderiam acessar on-line as informações atualizadas dos projetos e fazer a inserção de como está o andamento das atividades pelas quais são responsáveis.

Dentre os pontos críticos ligados ao relacionamento entre a estrutura e os processos, verificou-se a ausência de procedimentos de monitoramento, controle e avaliação dos projetos, bem como a inexistência de indicadores de desempenho definidos para medirem a evolução do desempenho das empresas participantes dos projetos e as contribuições realizadas em função das ações dos projetos.

Ainda ligado ao relacionamento entre a estrutura e os processos, notou-se que, devido à falta do sistema de gestão de projetos, os parceiros têm dificuldade de se manterem atualizados sobre todas as ações desenvolvidas nos projetos, gerando mais uma sobrecarga na equipe gestora da agência, já que é necessário contatar os diversos parceiros para saber como está o andamento das ações inicialmente programadas e que estão sob sua responsabilidade.

Após a análise desses fatores, elaborou-se uma questão-problema para caracterizar de forma estruturada a situação problemática explicitada, consistindo em:

• Verificar, por meio dos projetos de revitalização do comércio e da indústria de SJBV, se a Agência de Desenvolvimento de SJBV promove contribuições às MPE locais, possibilitando melhoria em seu desempenho gerencial e operacional, além de elevar o seu potencial competitivo.

Essa descrição estruturada da situação-problema norteou os próximos estágios da SSM e foi decisiva para a proposição das possíveis soluções aceitáveis e desejáveis para a situação- problema inicial.