ESTADO ATUAL DO PROCESSO DE CONTAS A PAGAR NA EMPRESA ALFA

Com a utilização da metodologia do BPMN, foi realizado na empresa Alfa o levantamento do processo de contas a pagar, conforme exposto no fluxograma a seguir (Figura 13). O processo foi dividido em 5 milestones. No primeiro milestone, chamado recebimento de cobrança/fatura, o processo começa com um início múltiplo, pois ele pode ter início de diversas formas. Em seguida, tem um gateway, onde o processo pode tomar quatro vias diferentes. A primeira atividade na sequência é receber correspondência, e diz respeito a contas recebidas por correios, que podem ser faturas e assinaturas cadastradas para envio por correios. A segunda sequência possível é buscar na internet contas salvas em débito automático e em seguida salvar as faturas no servidor.

A terceira atividade possível após o gateway é buscar internamente guias de impostos sobre recebimentos, folhas de pagamento, impostos sobre folha e remunerações de sócios e associados. A quarta sequência possível para o gateway é o recebimento em mãos das prestações de contas de funcionários e sócios. Ela é seguida pela atividade de conferência das notas e do formulário entregue com o resumo das despesas.

As quatro sequências então voltam para um gateway paralelo, onde o processo segue para o próximo milestone, que é inclusão no follow up. A primeira atividade neste estágio é a verificação da data de vencimento da cobrança. Em seguida, é feita a inclusão do documento físico na pasta. O último elemento do milestone é um evento de timer, que diz respeito a aguardar até a data prevista para o pagamento. Após a chegada da data de pagamento, o processo segue para o próximo milestone, o pagamento. A primeira atividade neste estágio é acessar o sistema do banco, que é seguida por um gateway, onde o processo segue de duas maneiras diferentes, dependendo se o pagamento será efetuado via boleto bancário ou via transferência entre contas. Para boleto, a atividade que segue é o pagamento via código de barras, seguido de gateway inclusivo. Para transferência, é realizada a operação no mesmo dia ou agendada. Na sequência tem-se um gateway, onde para transferências efetuadas o processo segue para o gateway inclusivo, e para transferências agendadas segue o evento de timer, onde

se aguarda até o próximo dia útil, seguido da atividade de verificação do extrato e, após, temos outro gateway, para o qual tem-se duas possíveis sequências: para transferência não realizada, o processo retorna para a atividade de acessar o sistema do banco, e para transferência realizada, o processo segue para o gateway inclusivo, e em seguida para a atividade de imprimir o comprovante.

Após a impressão do comprovante, o processo passa para o próximo milestone, que é o de lançamento no sistema financeiro. A primeira atividade consiste de abrir o sistema financeiro, seguida de realizar login, acessar a tesouraria e por fim, incluir o registro de pagamento. Após isto, temos o quinto milestone, que é arquivar documentação. A atividade inicial é anexar o comprovante de pagamento à fatura, seguida da atividade de arquivar a documentação para envio posterior à contabilidade, chegando assim ao evento de fim do processo.

Figura 3 - Processo atual de contas à pagar

Após apresentado o estado atual do processo de contas a pagar, a seguir, no tópico de comparação, é demonstrado como o processo está documentado e os principais problemas encontrados em ambos os fluxos.

4.2 CRÍTICA DO ESTADO ATUAL DO PROCESSO

Atualmente, o processo de contas a pagar, objeto do estudo, não possui um modelo documentado formalmente para ser seguido. Fato que dificultou, até mesmo, o mapeamento do seu estado atual. O processo possui grande variação na sua sequência de atividades, sendo que algumas são padrão, e outras ocorrem vez ou outra, apenas. Tendo o processo vários gatilhos que podem inicia-lo, estes podem tomar diferentes sequências de atividades. A seguir, na Figura 14, são elencados os pontos críticos, problemáticos na dinâmica do processo contas a pagar, além das soluções propostas.

Figura 14 - Pontos Críticos do Processo e Soluções Propostas.

Ponto Crítico Solução Proposta

Indefinição na interface entre setores. Não há uma definição dos papéis de cada setor ou colaborador no envio de contas a pagar ao responsável pelo processo.

Definir quem deve enviar as informações quando as mesmas devem vir do

solicitante e quais devem ser buscadas pelo responsável pelo pagamento. Falhas nas conferências dos documentos a

serem pagos.

Definir rotinas padronizadas de

conferência para cada tipo de documento a ser pago.

Má utilização das ferramentas do sistema de informação para a gestão financeira.

Utilização da ferramenta de fluxo de caixa do sistema.

Fonte: Autor (2018).

As interfaces entre os processos de compras, folha de pagamento, cálculo de impostos, entre outros, e do processo de contas a pagar não são padronizadas. Conforme descrito no Quadro, a solução para isto seria a padronização dessas interfaces. Na etapa seguinte ao recebimento, a de conferência da documentação, também foi notada uma variação na forma com que o processo ocorre. Para este ponto crítico, a solução é buscar conhecer todos os documentos que são pagos pelo setor, por tipo (nota fiscal, boleto, fatura, guia de arrecadação do estado, entre outras), e para cada uma listar as informações que devem ser conferidos antes da realização do pagamento. O terceiro ponto crítico encontrado foi a não utilização da ferramenta de fluxo de caixa do sistema financeiro, o que não permite ter um controle visual

rápido e a informação acessível a respeito do fluxo de dinheiro no caixa da empresa, e foi proposta a utilização do mesmo.

Conhecendo estes pontos críticos, pode-se analisar os impactos da implementação das mudanças propostas para cada uma das etapas no processo. A Figura 15 traz as melhorias esperadas com a implantação de cada uma das mudanças.

Figura 15 - Soluções Propostas e Melhorias Obtidas

Solução Proposta Melhorias Obtidas com Implementação

Definir os responsáveis, as atividades a serem realizadas e o fluxo da informação no recebimento das contas (início do processo)

Ter responsáveis para cada atividade e padronizar as interfaces entre os processos e setores, facilitando e agilizando a comunicação, de forma a se diminuir a variabilidade do processo e minimizar erros, perda de informações ou a falta das mesmas no decorrer do processo.

Definir padrões de conferência para cada tipo de documento.

Obter total conhecimento sobre todos os tipos de documentos pagos para então realizar a conferência das informações neles contidas. Um item importante neste caso são os impostos, devido à grande complexidade da legislação brasileira, e suas particularidades estaduais e municipais. Como a empresa atua em todas as regiões do território nacional, esse é um ponto que deve ser tido como crítico.

Utilização da ferramenta "Fluxo de Caixa" do sistema financeiro.

Utilizar a ferramenta disponível no sistema de informação utilizado para facilitar a geração de relatórios para provisionar o fluxo de caixa. Além disso, a inclusão das informações no sistema anteriormente ao pagamento pode servir como mais uma etapa de conferência dos itens a serem pagos.

Fonte: Autor (2018).

Na primeira etapa do processo, de recebimento dos documentos, a mudança proposta busca padronizar a comunicação entre as áreas da empresa, com interfaces que facilitem o fluxo da informação, de forma que a informação necessária chegue ao responsável pelo pagamento para que o mesmo ocorra de forma correta.

Seguindo para a próxima etapa, devem ser conhecidas e padronizadas as conferências para cada tipo de documento pago no setor. A conferência prévia das informações antes do pagamento é de extrema importância, principalmente no que diz respeito a serviços tomados. A forma de tributação sobre serviços segue uma legislação complexa, o que torna a conferência sobre retenções de impostos sobre serviços um ponto crítico dentro do processo.

Por fim, a não utilização da ferramenta de fluxo de caixa do sistema de informação utilizado faz com que o processo deixe de obter certos ganhos em produtividade. A utilização da mesma pode servir como base para o cálculo e definição de orçamentos para períodos futuros, além de ser mais uma etapa de conferência das informações presentes nos documentos antes da realização do pagamento dos mesmos.

Tendo analisados os principais pontos críticos do processo, foi proposto um novo modelo para o processo de contas a pagar, que é apresentado no tópico seguinte.

4.3 PROPOSTA DE UM NOVO MODELO PARA O PROCESSO DE CONTAS A PAGAR