Estrutura Organizacional e o Processo Administrativo

A estrutura física de trabalho dos técnicos da prefeitura envolvidos com a análise dos processos é bastante criticada e, pelas observações feitas no decorrer da colheita de depoimentos e aplicação dos questionários, observa-se a precariedade de condições de trabalho em algumas Regionais da DIRCON, onde ocorre a entrada de qualquer processo de construção e/ou reforma de imóveis na cidade.

Para a análise dos processos em geral, a estrutura física disponível, bem como as condições de ambiente de trabalho, são fatores que interferem bastante principalmente na agilidade do trâmite do processo e na confiabilidade dos dados necessários para subsidiar os pareceres. Na administração de processos esta é a etapa de reconhecimento, na qual se juntam todos os recursos físicos, de equipamento e instalações disponíveis para a reengenharia da estrutura organizacional.

Todas as Coordenadorias Regionais, exceto a 3ª., funcionam em prédios onde a infra-estrutura das instalações prediais está no limite de sua funcionalidade. Instalações hidráulicas, sanitárias e elétricas se encontram em estado de péssima manutenção. Mobiliários estão inadequados às funções de análise de projetos, que requerem espaço para manuseio das plantas e memoriais. Falta equipamento de informática para facilitar o trabalho técnico, falta material de expediente, além de não se contar com mecanismos de controle e aferição de informações.

A falta de informatização, além de ser um aspecto negativo para o tempo de análise, também compromete a comunicação visto que impede a inclusão digital dos técnicos, que precisam de informações atuais e ágeis para um melhor desempenho de suas funções.

Esta exclusão fica bem clara quando, num exercício de benchmarking, faz-se a comparação com a seção do Plantas On Line, serviço oferecido pela Prefeitura de São Paulo para a aprovação de projetos naquela cidade.

A estrutura organizacional e as instalações físicas criam empecilhos para o andamento dos processos administrativos: o técnico analista necessita do apoio logístico dos técnicos, que precisam verificar as condições de aprovação dos processos requeridos. A obtenção de dados cadastrais nos arquivos é um teste de paciência no qual o funcionário responsável detém as informações dos processos arquivados, não estando totalmente disponíveis. Quando o técnico precisa fazer uma diligência no local muitas vezes não dispõe de viaturas para tal, tendo o mesmo, muitas vezes, que utilizar-se do próprio carro. O auxilio de levantamento topográfico para confrontar dados e dirimir dúvidas é feito com um número pequeno de topógrafos: há Regional que sequer dispõe desses profissionais, além de não possuir equipamentos em número suficiente. A informação utilizando-se dados de geo-processamento é praticamente inexistente nas Regionais, estando mais avançadas na Secretaria de Finanças, que dá a licença de funcionamento do empreendimento. Ressalta-se ainda que não há uma base de dados única para toda as secretarias da prefeitura. As informações de processos de outras regionais não são socializadas o que leva a procedimentos distintos em processos semelhantes. A utilização de computadores é quase inexistente e nem todas as regionais possuem em numero suficiente para todos os técnicos. A tramitação do processo é acompanhada apenas pela regional que está responsável pelo processo. Para saber do andamento do processo o interessado tem que comparecer pessoalmente na Regional. Quando é solicitada alguma exigência, o interessado tem a oportunidade de tomar conhecimento, podendo no máximo transcrever o parecer, pois não é permitido tirar fotocópias.

Nota-se que os procedimentos para a análise dos processos administrativos estão parados no tempo, não tendo sido implantada nenhuma medida que modernize o trâmite do processo.

Nos depoimentos colhidos abaixo temos a visão dos técnicos, que reflete a visão global de como é a estrutura disponível para que os processos sejam analisados dentro das regionais e na GOPV :

“A DIRCON hoje, não está preparada para a demanda. Os técnicos são capacitados por si só sendo de uma forma geral competentes. Os técnicos analistas não encontram um ambiente propício para realização de um trabalho de qualidade: não há equipamentos, não há suporte topográfico, não há informatizações suficientes, as ferramentas modernas não estão disponíveis e as instalações físicas não são adequadas. Nas Regionais o trabalho é muito primitivo, artesanal, os arquivos não são organizados, não há socialização das informações e a bagagem pessoal de cada técnico interfere na qualidade técnica na análise dos processos” (técnica da 1ª Regional em entrevista realizada em 21/05/08).

“A falta de estrutura de trabalho faz com que hoje tenhamos mais de 40 processos para que a topografia faça o levantamento de campo, e contamos apenas com um topógrafo e sem carro” (entrevista com coordenador da regional (entrevista co técnico da 1ª.Regional em 18/06/08).

“Não há local para o arquivo dos processos, as paredes possuem infiltrações, goteiras e cupins. Muitos processos já foram perdidos pela falta de condições de armazenamento”.(entrevista com técnico da 4ª. Regional, em 04/07/08);

“A procura por processos dentro da Regional é feita manualmente, não há bibliotecário responsável, os funcionários administrativos são responsáveis pelo arquivo, cada um faz o trabalho como sabe. Na prática, quando é um funcionário antigo, ele sabe “de cór”!” (entrevista com técnico da 5ª.Regional, 19/06/08)

“Não há equipamentos suficiente para os técnicos analistas, não há computadores nem GPS, as conferências e análise dos projetos são feitas de modo manual, demandando um tempo superior ao que realmente seria necessário, se contássemos com equipamentos modernos” (entrevista com técnico da 2ª. Regional, em 09/07/08);

“Como você pode notar, as paredes estão mofadas, há infiltrações em diversos pontos e na última chuva os processos da fiscalização tiveram que ficar no sol para secar, pois as goteiras molharam vários deles ...é verdade que estamos em reforma, mas hoje é esta a situação ” (técnico 4ª.Regional,em 28/06/08).

“os empreendedores reclamam porquê em outras capitais há flexibilização para a aprovação de empreendimentos de impacto e a agilidade dos processos, e este motivo acaba fazendo com que o Recife seja preterido de investimentos de grande porte....”(arquiteta, 3ª. Regional, em 03/07/08).

“A análise dos empreendimentos de impacto numa determinada localidade era para ter

sempre a ajuda de um mapa atualizado, para visualizarmos rapidamente a área e sua ocupação. Isto facilitaria a análise quando temos vários empreendimentos para aquela área, como é o caso da academia Maysa, que está situada de um lado da rua e tem um anexo do outro lado, então até 22h não se consegue estacionar porque eles não dispõe de estacionamento e os clientes estacionam na rua comprometendo o tráfego e o estacionamento ao longo da rua que hoje é permitido. O acesso às informações de um futuro empreendimento é precário ou inexistente, a população não sabe do trâmite do processo sabe apenas pelo diário oficial que vai ter um Empreendimento de Impacto, mas não sabe todo o conteúdo do processo e nem mesmo o requerente este só tem acesso às exigências durante a tramitação do processo. Ele é informado do resultado podendo na CCU apresentar o projeto aos integrantes sendo então convidado a se retirar e na sessão é feita a análise sem a presença do requerente, com a indicação de um relator que pode fazer o relato em outra oportunidade, No final o processo não é transparente”.(arquiteta DIRURB, em 17/07/08)

A gestão atual (2001-2008) afirma ter o compromisso de modernizar as instalações para cumprir a missão de atender com eficiência, eficácia e transparência os cidadãos da Cidade do Recife. Até hoje, porém, as Coordenadorias Regionais estão em processo de reforma física, e atualmente apenas a 3ª. Regional encontra-se com a reforma concluída.