3. 1 - História da organização
O IBENS – Instituto Brasileiro de Educação em Negócios Sustentáveis – foi criado em janeiro de 2001 na cidade de São Paulo por um grupo de profissionais com vasta experiência nos setores de desenvolvimento estratégico econômico e ambiental do país com o intuito de implantar projetos que consigam trazer melhorias reais para as comunidades do interior do Brasil.
A criação do IBENS pode ser considerada com “uma resposta à necessidade premente, no meio rural, de estímulo e capacitação dos vários atores e setores da sociedade para seu engajamento em projetos sustentáveis, éticos e duradouros, com base no uso racional dos recursos da biodiversidade”.5
O principal financiador do instituto é a SECO – State Secretarial for Economic Affairs. Este órgão de origem suíça é um parceiro vital desde o início das atividades do IBENS e tem contribuído para a implementação das diretrizes da organização até os dias atuais. O comprometimento da SECO deu-se desde a fundação do IBENS e tem a duração prevista de 6 anos. Ao final do ano de 2006 a SECO não será mais um financiador institucional. é importante ressaltar que há a possibilidade de uma re-financiamento e um novo contrato de comprometimento.
A instituição conta também com outros financiadores tanto do setor privado, como órgãos governamentais e outras instituições do terceiro setor. São eles: a Embaixada do Reino dos Países Baixos no Brasil, o World Resourses Institute (WRI), a BrazilFoundation, a Alcoa Foundation, o Projeto de Apoio ao Manejo Florestal na Amazônia (ProManejo), Instituto Votorantin, e o HSBC Bank Brasil S.A.
Em 2006 o Instituto completou cinco anos e passou por uma reavaliação interna de sua visão, missão, valores e objetivos estratégicos para adequar os ideais de sua fundação com os resultados e processos executados ao longo de sua trajetória. Esta avaliação interna resultou no delineamento de um novo perfil institucional que norteia hoje o Instituto. De acordo com o planejamento estratégico para o ano de 2006, a atual visão do IBENS é: “Os esforços empreendidos pelo IBENS para transformar os negócios no Brasil irão proteger o meio ambiente e proporcionar uma vida digna para todas as pessoas”. A instituição tem como missão: “Viabilizar negócios sustentáveis por meio da formação e do apoio ao empreendedorismo”. E, finalmente, segundo o relatório de cinco anos da instituição, como objetivos estratégicos o IBENS tem: “Apoiar as comunidades rurais empreendedoras no desenvolvimento e implementação de negócios sustentáveis com potencial para competir por uma maior fatia do mercado; impulsionar ações sustentáveis nos diversos setores da economia; aprimorar e disseminar boas práticas de manejo e beneficiamento; e compartilhar experiências e conhecimentos com outros setores-chave”.
A partir do exercício de reavaliação interna, foi possível delinear novos horizontes para o desenvolvimento da instituição no âmbito de novos projetos, parcerias e públicos a serem atingidos.
O IBENS atua em comunidades tradicionais rurais para que estas consigam desenvolver atividades que visem o incremento de renda por meio de práticas ambientalmente sustentáveis e socialmente justas. Com isto, o IBENS pode ser considerado uma instituição que visa, principalmente, o âmbito econômico do desenvolvimento, sem deixar de lado os aspectos ambientais e sociais inerentes à vida das comunidades em questão.
Aqui cabe ressaltar que o IBENS se estrutura nos pilares representados pela expressão “triple bottom line”, que ainda não possui uma tradução adequada para a língua portuguesa, mas que representa um tripé conceitual que abrange os âmbitos econômicos, social e ambiental.6
Apesar de trabalhar com as três vertentes apresentadas no conceito acima, o IBENS tem como foco o viés econômico como prioridade de suas atividades.
O foco neste pilar do conceito do “triple bottom line” é um reflexo da estratégia de inserção nas comunidades, na elaboração, implementação e monitoramento dos projetos.
A estrutura organizacional do IBENS foi, e é delineada de modo que atenda os objetivos estratégicos da organização (que já foram explicitados anteriormente).
Figura 2. Organograma do IBENS
Fonte: elaborado pela autora (2006)
Diretora Presidente Diretora de Desenvolvimento Institucional Assistente de Desenvolvimento Institucional Coordenador de Programa Coordenador de Programa Coordenador
Administrativo Financeiro Coordenador de Projeto
Estagiário Estagiário Diretora Presidente Diretora de Desenvolvimento Institucional Assistente de Desenvolvimento Institucional Coordenador de Programa Coordenador de Programa Coordenador
Administrativo Financeiro Coordenador de Projeto
Estagiário Estagiário
Atualmente, a organização está estruturada em três programas para elaboração de seus objetivos estratégicos. O primeiro programa é o ‘Formando Empreendedores’. Este
programa tem como principal objetivo “apoiar o desenvolvimento e implementação de negócios sustentáveis”. O segundo programa é o ‘Eficiência Sustentada’, que objetiva “disseminar e aprimorar boas práticas de manejo e beneficiamento”. E, por fim, o último programa é o ‘Sustentabilidade na Prática’ que visa “impulsionar ações sustentáveis nos diversos setores da economia”.7 Este último programa ainda está em fase de implementação e adequação para que possa realizar todos os tipos de atividades propostas.
A equipe que compõe o IBENS é bastante enxuta e com características multidisciplinares. O principal objetivo é que com um número restrito de funcionários seja possível desempenhar a maioria das atividades ‘in house’ e depender menos da contratação de profissionais específicos para executar o trabalho. Os membros da equipe são formados (ou estudantes, no caso dos estagiários) em economia, administração (de empresas e pública), contabilidade, engenharia florestal, oceanografia, agronomia e ciências sociais. Atualmente conta com dez membros na sede em São Paulo e com cinco técnicos nas localidades dos projetos.
Cabe ressaltar que mesmo com uma equipe multidisciplinar, o IBENS conta com contratações especificas para a realização de tarefas que são consideradas complementares das atividades principais realizadas pela instituição.
Além do quadro de funcionários, responsáveis pelos aspectos operacionais, há ainda a figura de três conselhos – fiscal, consultivo e executivo – (que colaboram voluntariamente) e associados que atuam periodicamente na instituição.
Os conselheiros executivos exercem o cargo por dois anos e são reunidos periodicamente (bimestralmente) para acompanhar o andamento dos projetos, contratações de funcionários, das propostas a serem enviadas e o planejamento estratégico da instituição como um todo. Os membros do conselho fiscal são reunidos para acompanhar o planejamento financeiro e acompanhar a auditoria executada externamente.
Já o conselho consultivo é reunido anualmente por meio de uma conferência telefônica para o acompanhamento da instituição.
O IBENS não possui um programa de voluntariado. Em primeiro lugar, a instituição acredita que todos os profissionais envolvidos nas atividades desenvolvidas devem ser remunerados. Há uma política bastante rígida para o cumprimento desta premissa: todos os funcionários são registrados, recebem salários competitivos com os que são praticados nos terceiro setor e ainda recebem benefícios como em organizações do setor privado (seguro saúde, vale-alimentação e vale-transporte). Em segundo lugar, há uma limitação na estrutura física da instituição. Não há espaço para abrigar voluntários na instituição.
3. 2 - Áreas de atuação
O IBENS atua em comunidades tradicionais rurais do Brasil. Não há um critério de seleção com caráter geográfico das comunidades apoiadas, a intenção do IBENS é trabalhar em todas as regiões do país.8
Um dos critérios de escolha da comunidade é que esta seja representada por populações tradicionais. Segundo Neide Esterci:
Populações tradicionais é como têm sido chamados aqueles povos ou grupos que, vivendo em áreas periféricas à nossa sociedade, em situação de relativo isolamento face ao mundo ocidental, capitalista, construíram formas de se relacionar entre si e com os seres e coisas da natureza muito diferentes das formas vigentes na nossa sociedade. (Esterci, 2005, p. 178). 9
8 O IBENS apoiava diversos projetos na região norte, nordeste e sudeste. Somente no final de 2005 que
começou a trabalhar com a região sul do país. A única região que ainda não tem projetos apoiados pela organização é a região centro-oeste.
9 Alguns exemplos de populações tradicionais são: quilombolas, indígenas, caiçaras, babaçueiros, ribeirinhos,
Outra possibilidade de escolha da comunidade que pode ser apoiada pelo IBENS é por meio de instituições parceiras que já trabalhem com elas e que procuram complementar seu trabalho aliando a sua expertise a de outros.
Neste caso, o IBENS é procurado para executar algumas atividades específicas dentro de um projeto de outra instituição. É importante ressaltar que o IBENS se envolve em outros projetos quando há a possibilidade de um envolvimento duradouro, evitando intervenções especificas e pontuais.
O IBENS procura identificar de maneira participativa as principais potencialidades da região onde a comunidade está inserida. A identificação das potencialidades é feita por meio de intervenção da equipe técnica da instituição. São realizadas visitas de campo onde são estimadas as espécies florestais da região, ocorrência das espécies, as distâncias percorridas e os potenciais produtos a serem trabalhados.
Esta etapa do trabalho desenvolvido pelo IBENS é feita de maneira participativa, ou seja, os membros da comunidade são mobilizados para participar de reuniões e oficinas para discutir quais são as atividades que de fato são desenvolvidas pela maioria da comunidade e que se insere ao dia-a-dia dos envolvidos e que serão beneficiados com o desenvolvimento do projeto.
Uma preocupação constante nos projetos do IBENS é não existir nenhuma imposição na escolha dos produtos a serem trabalhados. Há a necessidade de respeitar as tradições das populações locais (especialmente mitos e lendas) no que diz respeito à cultura e extração dos recursos naturais.
Com o recolhimento dos dados obtidos em campo, é elaborado um diagnóstico produtivo da região, onde serão apontados os principais produtos potenciais que poderão ser trabalhados com a comunidade. Neste diagnóstico são levadas em conta as condições de extração e necessidade de investimentos em melhorias de extração, como por exemplo, o
manejo dos recursos florestais. Esta etapa de elaboração do documento é realizada na sede da instituição em São Paulo.
Uma vez que o relatório encontra-se pronto, a responsável pela equipe técnica volta à comunidade para fazer o que as instituições chamam de ‘devolutiva’. No IBENS esta etapa é chamada de ‘socialização’ do documento. O IBENS acredita que muito mais que ‘devolver’ as informações recolhidas em forma de documento, é preciso expor para a comunidade as razões que levaram a escolha de determinados recursos.
Uma vez que é identificado o recurso a ser explorado10, a equipe da gestão de negócios toma frente aos trabalhos realizados com as comunidades. Há uma troca de informações muito intensa entre a equipe técnica e a equipe de gestão. Esta interação é fundamental para que os trabalhos sejam complementares e atinjam os resultados esperados pela instituição e pelas comunidades.
Cabe agora a equipe de gestão elaborar o produto acordado com a comunidade. A definição dos documentos vai variar de acordo com o grau de organização da comunidade, com o histórico de extração e vendas do produto e de acordo com as potencialidades apontadas no diagnóstico produtivo já elaborado.
A equipe de gestão faz viagens para conhecer a região e tenta coletar o maior número de informações possíveis para a elaboração dos planos de negócios, estratégico de mercado e para o estudo de mercado. É de suma importância que essas viagens recolham o maior número de informações, pois a comunicação com os membros da comunidade é muito complexa. Em muitos casos, não há telefone ou qualquer meio de comunicação com os comunitários e a viagem pode ser a única chance de se obter as informações necessárias para a elaboração do documento.
10 É importante ressaltar que existem casos em que a comunidade já sabe qual o produto que quer explorar
Durante as viagens, o representante do IBENS tenta reunir a comunidade para esclarecer o que está sendo feito e mostrar, sempre com transparência, a proposta de trabalho. Estes esclarecimentos são de suma importância, pois muitas vezes a comunidade já passou por experiências mal sucedidas com empreendimentos e age com desconfiança diante da presença de um novo parceiro.
O recolhimento de informações é uma das etapas mais importantes, pois o maior número de dados certamente acarretará em um documento mais próximo da realidade e que será de mais fácil implementação do empreendimento.
Para se obter as informações, o representante do IBENS precisa conversar com ‘pessoas- chave’ da comunidade. A identificação destas pessoas vai depender muito da estruturação da comunidade, da associação ou cooperativa existente. Muitas vezes é necessário conversar com inúmeros membros da comunidade para se obter os dados fundamentais para a elaboração dos documentos.
A equipe de gestão elaborou um guia de perguntas que servem para direcionar as conversas e para garantir que todas as informações sobre a cadeia produtiva sejam recolhidas. O guia foi dividido para que todos os elos da cadeia produtiva fossem ouvidos e se obtivesse o maior número de informações possíveis.
O guia contempla conversas com os membros da comunidade, que são aqueles que de fato extraem os recursos da natureza e que detém o conhecimento tradicional do produto. São eles que indicam quais os usos tradicionais e o valor econômico para as atividades realizadas nas comunidades. Nas conversas com os comunitários, é muito comum os membros mais velhos serem ouvidos, tanto pelo representante do IBENS, quanto pelos membros mais novos. Os membros mais velhos são alvo de respeito nas comunidades. As conversas com os membros da comunidade servem de termômetro para avaliar quais as pessoas envolvidas na cadeia produtiva e como é o relacionamento delas com a comunidade. Geralmente, os membros da comunidade desenham em um fluxograma as
atividades da cadeia produtiva, apontam as pessoas envolvidas, precificam as atividades, quantificam a produção e apontam o escoamento do produto.
Assim que o representante do IBENS volta à cidade onde a comunidade se localiza, ele tenta identificar os possíveis mercados locais e as pessoas envolvidas nas atividades relativas ao produto. Se existe alguma etapa de beneficiamento do produto, o membro do IBENS tenta agendar uma visita e conhecer detalhadamente o processo.
O conhecimento do processo de beneficiamento é de suma importância para a elaboração dos planos de negócio, pois só com um acompanhamento mais acurado é possível identificar quais máquinas são utilizadas, a mão-de-obra necessária e quais instalações são essenciais para o beneficiamento do produto.
Cabe aqui ressaltar que o trabalho realizado nas viagens de campo precisam ser muito trabalhados, pois as comunidades tradicionais e os envolvidos nas atividades ligadas à cadeia produtiva possuem muitas desconfianças de pessoas de fora.
Além das informações sobre a produção, é necessário que se descubra como é feito o escoamento da carga para que se possa identificar quais os meios de transporte utilizados e quais os preços praticados.
Em toda esta etapa de levantamento de dados, existem duas prioridades: a identificação dos custos de cada etapa da cadeia produtiva e dos ‘gargalos’ da produção. São considerados ‘gargalos’ de produção toda e qualquer etapa que possa representar uma ameaça ao empreendimento. É muito comum a própria comunidade saber desses ‘gargalos’. Cabe à equipe do IBENS estudar como minimizá-los ou eliminá-los da cadeia produtiva.
Assim que voltam à sede do IBENS, o representante elabora um relatório de prestação de contas e um relatório de viagem para registrar as suas impressões e disponibilizar para os outros membros da equipe que também participarão da elaboração do documento. Os relatórios ficam disponíveis na rede de informações da instituição. Todo e qualquer
material impresso é direcionado para uma pasta devidamente identificada para a consulta de toda equipe.
É a partir das informações coletadas nas viagens e em pesquisas realizadas que a elaboração do documento é iniciada. Esta etapa do processo é realizada na sede do IBENS e conta com o auxílio de estagiários para a pesquisa.
O primeiro passo para a elaboração de qualquer documento é a realização de um estudo de mercado sobre o produto identificado pela equipe técnica no diagnostico produtivo. É sempre com base no estudo de mercado que se desenha o conteúdo do plano de negócios ou plano de estratégia de mercado.
O entendimento preciso do mercado consumidor vai guiar as diretrizes e decisões dos planos elaborados. Somente com um estudo detalhado do mercado do determinado produto e com ações específicas focadas especialmente para determinados objetivos os empreendimentos comunitários podem obter êxito.
A elaboração dos planos pela equipe conta com uma minuciosa pesquisa para que o plano seja o mais real possível. Nos planos elaborados há uma constante troca de informações com pessoas inseridas nos mercados para que as iniciativas propostas cheguem o mais próximo da realidade.
Uma vez que o plano pronto, ele passará por um comitê de avaliação para corrigir possíveis erros. O comitê de avaliação é formado por pessoas das mais diversas áreas de interesse do empreendimento comunitário. São chamados empresários, pessoas do mercado financeiro, professores universitários, antropólogos, engenheiros, técnicos e estrategistas para avaliar e questionar o plano apresentado. Se o projeto estiver sendo executado em parceria com outra instituição, os membros são convidados para participar do comitê de avaliação na qualidade de ouvinte.
O principal objetivo do comitê de avaliação é apontar possíveis falhas e adequações necessárias sob a ótica dos especialistas convidados. O comitê de avaliação é uma atividade formal que acontece na sede do IBENS e que tem o seu funcionamento semelhante a um comitê de investimentos de bancos ou de uma banca de avaliação universitária.
Depois da avaliação do comitê, o plano é readequado (caso necessário) e levado até a comunidade onde é apresentado. A intenção é que todos os membros da comunidade façam parte da apresentação e possam intervir com suas questões para o seu esclarecimento. É importante frisar que muitas vezes há uma apresentação mais detalhada para as lideranças da comunidade para que haja uma apropriação maior dos mesmos ao trabalho realizado. E com o acompanhamento e monitoração do IBENS os empreendimentos comunitários começam a ser implementados nas comunidades.
3. 3 - O papel da comunicação no IBENS
O IBENS, como qualquer outra organização do terceiro setor conhece a importância de uma comunicação eficiente, tanto interna quanto externamente para a melhoria de suas relações com seus públicos estratégicos.
Nas organizações do terceiro setor, muitas vezes, a conscientização da importância da comunicação não é refletida em ações efetivas e intenções por razões orçamentárias. Apesar de ser de extrema importância, o departamento de comunicação muitas vezes é deixado de lado por que a instituição precisa priorizar outras atividades.
O IBENS pode ser considerado um bom exemplo das limitações existentes nas organizações do terceiro setor. A instituição sofre restrições orçamentárias e não conta com uma verba fixa para investir na área de comunicação. Constantemente se vê diante da escolha de investir em uma atividade em algum de seus projetos ou investir em algo voltado para a comunicação.
A organização não conta com um departamento de comunicação voltado para o desenvolvimento de ações que venham a melhorar o relacionamento com seus públicos. Todos os assuntos relacionados à comunicação estão centralizados no núcleo de desenvolvimento institucional da instituição.
Hoje a comunicação é coordenada pela diretora de desenvolvimento institucional e sua assistente que elabora a maioria dos documentos para os públicos interno e externo.
De acordo com Martin (2006), diretora do IBENS, a comunicação no IBENS desempenha uma função extremamente importante para a disseminação das atividades realizadas e, principalmente, no que diz respeito à captação de recursos.
As principais ferramentas utilizadas para atingir os objetivos propostos pela área de comunicação são: o boletim, que é distribuído trimestralmente 11, brochuras institucionais além da atualização do website e das apresentações em conferências.
Segundo a opinião da diretora, a comunicação desempenhada pela instituição ainda necessita de investimentos para melhoria nas atividades realizadas. Com a estrutura organizacional atual, o IBENS precisa de mais tempo para a elaboração de uma estratégia de comunicação adequada às necessidades da instituição. Um dos investimentos citados pela diretora é a contratação de capital intelectual especializado na área de comunicação. Os documentos elaborados para o público externo, como, por exemplo, o boletim bimestral, tem o objetivo de notificar os parceiros, conselheiros e financiadores o desenvolvimento dos projetos, das notícias institucionais e outros assuntos.
Já os documentos que são elaborados para o público interno visam à organização da instituição e a padronização dos produtos da instituição (como planos de negócios, estudos de mercado, diagnósticos produtivos e diagnósticos socioeconômicos).
11 Os boletins trimestrais são enviados em formato eletrônico via e-mail. O boletim trimestral não possui um
nome específico. As edições contam com uma versão em português e outra em inglês para os financiadores