PREPARAÇÃO
- O B J E T I V O S
Garantir a escolha dos participantes apropriados;
Garantir que a Agenda seja preparada de forma adequada;
Garantir o acordo do Grupo quanto aos objetivos e produtos a serem
obtidos;
Garantir que todo o material necessário tenha sido providenciado.
- E T A P A S
1. Examinar, se a utilização do JAD é adequada;
2. Planejar as Sessões (quantas, de que tipo, quando...);
3. Elaborar a Perspectiva Gerencial (ideia clara do projeto e da sessão, obtidas do Patrocinador do projeto – finalidade, escopo, objetivos e restrições);
4. Familiarizar-se com as áreas de negócio sob estudo (glossário, entrevistas preliminares bem curtas,...);
5. Preparar a Agenda da Sessão (roteiro de passos a serem seguidos); 6. Preparar os participantes (métodos e abordagem da sessão,
informações a providenciar previamente, resultados de sessões anteriores);
7. Preparar a Agenda Detalhada (desdobramento do roteiro da sessão com duração prevista para cada item, lembretes, dicas, ...);
8. Preparar as ferramentas para documentação (ex.: Metodologia p/ Mapeamento de Processos e ARIS da IDS SCHEER, Questionários e Formulários).
- A G E N D A
Identificar a finalidade e os objetivos da reunião (Sessão); Identificar os produtos (resultados esperados);
Identificar as informações conhecidas;
Esboçar as etapas da agenda;
Verificar se etapas são logicamente coerentes; Identificar os participantes prováveis;
Identificar as etapas que os participantes não têm condição de realizar
na sessão;
Identificar que informações devem ser providenciadas antes da sessão,
para viabilizar o item 7;
Rever: esboço satisfaz os itens 1 e 2 ?
Refinar o trabalho, incluindo a documentação necessária.
CRITÉRIOS PARA A ESCOLHA DOS PARTICIPANTES:
• Possui conhecimento e capacidade analítica em relação ao assunto; • Tem habilidade na resolução de divergências e sabe resolver suas
diferenças em confrontos de ideias e pontos de vista;
• Pode ser afetado pelas decisões tomadas, tendo a oportunidade de
compartilhar suas expectativas com o grupo;
• Concorda de antemão com as regras de solução de conflitos e de
tomada de decisão determinadas pelo grupo;
• Tem disponibilidade para participar com criatividade e eficácia;
E X E M P L O D E C A R T A C O N V I T E
PARA: Ver Lista de Distribuição Rio de Janeiro, 21 de Maio de 2002
DE: Yyyyyy – Patrocinador do projeto – Cargo REF.: Projeto XPTO – Sessão de Trabalho
Foi selecionado para participar da Sessão de Mapeamento de Processos do projeto XPTO.
Esta Sessão integra o método JAD, já apresentado, que vem sendo utilizado com sucesso por grandes empresas. O seu tempo será mais produtivo do que se você participasse de entrevistas individuais.
Você foi selecionado pela sua habilidade, relação com o assunto e capacidade de contribuir com ideias criativas e indispensáveis à produção de um trabalho de alto nível. Você terá meu completo apoio e suporte.
A Sessão terá a duração de três dias, de 27/05/2002 até 29/05/2002, com realização na parte da manhã de cada dia, das 9:00h às 13:00h, na Sala Nºxxx do SENAI Artes Gráficas, localizado na Rua São Francisco Xavier Nº xx, bairro da Tijuca.
Veja em anexo, a agenda de convocação detalhando a Finalidade, Objetivos, Escopo (Tópicos), Líder da Sessão, Participantes, Documentos a Levar e Informações Necessárias, Restrições e Eventuais Observações.
Quaisquer dúvidas deverão ser imediatamente encaminhadas ao Sr. Xxxxxx,.
Grato pela sua cooperação,
M O D E L O D E A G E N D A D E C O N V O C A Ç Ã O :
Figura 16 – Modelo de Agenda
T O P I C O S P A R A A A G E N D A P A D R Ã O
Introdução:
Breve revisão do método JAD (só se não for conhecido); Horários, intervalos, facilidades, etc.;
Apresentação dos participantes;
Apresentação da agenda, esclarecendo o que será tratado em cada etapa.
Revisão da Perspectiva Gerencial:
Definições estabelecidas p/ o projeto pelo Patrocinador;
Abertura pelo Patrocinador (só para 1ª sessão):
Discurso de 5 min. mostrando a importância do projeto no contexto do negócio, o que se espera alcançar e porque aquela equipe foi escolhida.
Visão da Área de Informática:
Rápida posição do Engenheiro de Software sobre o andamento dos trabalhos, próximas etapas e informações tecnológicas de interesse.
Regras de Conduta:
Código de cooperação estabelecido pelo Facilitador com o Grupo, para maior produtividade da sessão.
Abordagem da Sessão:
Roteiro passo a passo das etapas específicas (dirigidas aos produtos metodológicos) para se alcançar os objetivos da sessão.
Revisão das Pendências:
Atualização do Controle de Pendências documentando o item, data de registro, situação, responsável pela solução, data de término prevista.
Revisão Geral:
Revisão do material produzido na sessão, verificando se está coeso e de acordo com o que estava previsto.
Avaliação e Encerramento da Sessão:
Avaliação dos participantes sobre o método usado e o
desempenho do líder, para melhoria contínua.
D E V E R E S D A S P E S S O A S C O N V O C A D A S P A R A O J A D
Avaliar a agenda divulgada;
Reunir informações e arquivos;
Convocar subordinados para esclarecimentos;
Preparar-se para contribuir efetivamente durante a realização
da reunião;
Estar certo de que compreendeu os objetivos e tópicos,
questionando-se:
Onde posso contribuir melhor?
O que não entendo e não me compete? (Devo silenciar nestas
horas)
O que gostaria de alcançar e o que me satisfaz se for alcançado?
Que elementos devo levar para a reunião?
Preciso realizar contatos prévios?
Usarei recursos audiovisuais? A sala suporta sua utilização? O que preciso alterar na minha agenda, em função da reunião?
A T I V I D A D E S A S E R E M R E A L I Z A D A S N O D I A A N T E R I O R A S E S S Ã O
Providenciar todo o material necessário: Transparências; Folhas de
flip-chart; Projetor; Tela; Canetas para quadro; Material a ser projetado e/ou transparências; Fita colante; Pastas do Projeto JAD para os participantes, etc.
Revisar a Agenda Detalhada (aquela que contém o script a ser
seguido pelo facilitador).
Posicionar os documentadores quanto aos pontos em que são
esperadas as suas participações, através de reunião em que lhes é disponibilizada uma cópia da Agenda Detalhada.
Providenciar equipamentos dos documentadores: Micros com os
softwares necessários instalados, Impressoras, Questionários, Checklists, Formulários, etc.
Arrumar a sala de reunião. Montar e testar equipamentos.
Figura 17 – Layout da sala de reunião de JAD
SESSÃO
O B J E T I V O S
Realizar reunião com os participantes definidos na fase de
Preparação;
Produzir as informações necessárias para obtenção dos resultados
previstos na fase de Preparação;
Buscar a criação de sinergia do Grupo no desenvolvimento de ideias
e conceitos;
Obter consenso quanto aos resultados.
E T A P A S
Preparação do Ambiente (condições adequadas, arrumação das
mesas, equipamentos, material necessário, auxílios visuais, pastas dos participantes) no dia anterior ao da realização da sessão;
Condução da Sessão (conforme Agenda Detalhada);
Documentação (providenciar ferramentas – formulários, micro,
software, impressora,...; observar passos da Agenda Detalhada; documentar decisões; documentar detalhes; ler o que já foi documentado; gerar a documentação do dia para os participantes);
Encerramento da Sessão (verificar atendimento de todos os itens,
avaliar a sessão, entregar a documentação produzida, apresentar os resultados da última sessão);
Figura 18 – Responsabilidades da etapa Sessão de JAD T É C N I C A S P A R A A P O I A R A S E S S Ã O
Figura 19 – Técnicas de Apoio
Passo 1: Definir o problema e despersonalizá-lo, escrevendo-o no
quadro ou no chart, para que se torne problema do grupo;
Passo 3: Avaliar as soluções com o grupo, através de critérios
estabelecidos, evitando que alguém se considere dono de alguma delas;
Passo 4: Fazer o grupo decidir sobre a mais adequada;
Passo 5: Fazer o grupo determinar o método de implementação da
solução escolhida, se necessário;
Passo 6: Se problema não desapareceu, colocá-lo na Lista de
Pendências.
Figura 20 – Relatório de Avaliação de Sessão A V A L I A Ç Ã O D E A C O R D O C O M O T O T A L O B T I D O
Após Preenchidos Todos os Itens da Avaliação, Some Todos os Graus e Obtenha o Total Geral:
Entre 0 e 7 significa que suas reuniões estão boas;
De 8 a 14 suas reuniões podem ser melhoradas;
De 15 a 22 suas reuniões começam a preocupar;
De 23 em diante, suas reuniões andam MAL, muito há que ser feito
para que alcancem o nível ideal.
É fundamental que cada um também se inclua como causador dos problemas e disfunções da lista de verificação. Não se deve julgar somente os outros, mas principalmente nós mesmos.
A N A L I S A D O R D A R E U N I Ã O P A R A T O D O S O S P A R T I C I P A N T E S
Figura 21 – Modelo de análise da reunião
REVISÃO
Rever a documentação produzida na sessão;
Examinar possíveis melhorias na sistemática adotada.
E T A P A S
Rever a Documentação (verificar informações incompletas, corrigir
falhas de comunicação entre facilitador e documentadores, sumarizar os resultados, encaminhar versão definitiva da documentação para os participantes);
Examinar Avaliações (visa processo permanente de
aperfeiçoamento; efetua tabulação e análise comparativa entre as sessões);
Preparar a Pasta do Projeto JAD contendo:
o Perspectiva Gerencial;
o Plano de Sessões;
o Carta-convite para participação do grupo;
o Agenda de cada sessão;
o Lista de Participantes de cada sessão;
o Documentação produzida em cada sessão;
Figura 22 – Responsabilidades na etapa de Revisão do JAD
Ao final da revisão deve ser preparado um resumo do que foi produzido na sessão, para ser apresentado ao Patrocinador do projeto.