Fase interna ou preparatória

A fase interna ou preparatória não é diferente da fase interna das demais modalidades licitatórias, pois, se procura justificar a necessidade de contratação, bem como definição do objeto da licitação, reservando o orçamento com base em uma planilha de preços ou termo de referência, escolhendo e fundamentando a opção da modalidade licitatória, de modo a definir o condutor do certame. Deste modo, se traz a definição das exigências para a habilitação, critério de aceitação das propostas e também as cláusulas gerais do contrato, materializando as sanções por inadimplemento contratual entre outros itens.

A Lei nº 10520/02 acaba por materializar as normas gerais direcionadas para o pregão, conforme o 3º caput e seus demais incisos que trazem as exigências a serem cumpridas na presente fase, conforme se transcreve abaixo:

Art. 3º A fase preparatória do pregão observará o seguinte:

I - a autoridade competente justificará a necessidade de contratação e definirá o objeto do certame, as exigências de habilitação, os critérios de aceitação das propostas, as sanções por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para fornecimento;

II - a definição do objeto deverá ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição;

III - dos autos do procedimento constarão a justificativa das definições referidas no inciso I deste artigo e os indispensáveis elementos técnicos sobre os quais estiverem apoiados, bem como o orçamento, elaborado pelo órgão ou entidade promotora da licitação, dos bens ou serviços a serem licitados; e

IV - a autoridade competente designará, dentre os servidores do órgão ou entidade promotora da licitação, o pregoeiro e respectiva equipe de apoio, cuja atribuição inclui, dentre outras, o recebimento das propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.

Neste contexto, a fase interna do pregão começa a nascer por meio da requisição de algum dos setores do órgão de contratação de determinado serviço ou da aquisição de algum bem. O pedido já vem com detalhamento do objeto a ser licitado, bem como pesquisa de preço, estimativa de quanto será necessário para que ocorra a contratação, a autoridade competente que irá iniciar o procedimento licitatório, justificação da necessidade da requisição e fundamento da modalidade a ser utilizada.

O próximo passo é a confecção do edital, onde será definido o objeto a ser apregoado, e, segundo Niebuhr (2004, p. 79),

A descrição do objeto talvez seja a fase mais delicada da licitação pública. Acontece que, por um lado, a Administração Pública não pode restringir em demasia o objeto contratado, sob pena de frustrar a competitividade. Por outro, ela não pode definir o objeto de maneira excessivamente ampla [...] se a Administração Pública descreveu o objeto de modo amplo demais, acaba por aceitar soluções díspares, inclusive as que não satisfazem o interesse público. [...]

A próxima etapa se volta para a definição de todos os requisitos para a habilitação, sendo que a mesma é prevista na Lei constituidora do pregão, mais precisamente art 3º, inciso I. Assim, a habilitação dos concorrentes ocorre por meio da verificação da regularidade das seguintes certidões: Fazenda Nacional, da Seguridade Social, do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS, e das Fazendas Estaduais e Municipais, quando necessário. No que diz respeito à habilitação jurídica, esta abrange ainda a qualificação técnica e econômico- financeira, sendo que a Administração ainda pode solicitar documento que achar necessário.

A terceira etapa é a definição dos critérios para a aceitação das propostas. Assim, o administrador deverá observar os seguintes aspectos:

- definição da proposta quanto a: especificações, prazos e condições a serem fixados no edital; verificação quanto à aceitabilidade do valor máximo e verificação quanto à aceitabilidade do valor mínimo.

Após a definição dos critérios, a próxima etapa abrange os lances das propostas de menor valor, bem como as que estiverem com valor até 10% superior a essa, sendo que não havendo três propostas nessas condições, as dos melhores autores propostas irão participar da etapa de lances, visando à maior competitividade.

Em relação ao prazo de validade das propostas, quando a apresentação ocorrer em prazo menor do que o disposto no edital ensejará na desclassificação da proposta.

A regra geral dispõe qual deverá ser o prazo de validade das propostas, sendo que na omissão se seguirá o art. 6º da Lei nº 10.520/02, que dispõe que o prazo será de 60 dias.

A próxima etapa abrange as sanções administrativas, que segundo o artigo 7º, Lei nº 10.520/02, materializa as duas espécies de sanções passíveis de aplicação, sendo estas: “impedimento de licitar e contratar com a União, Estados, Distrito Federal ou Municípios e descredenciamento dos sistemas de cadastro de fornecedores da União, Estados, Distrito Federal ou Municípios pelo prazo de até 5 anos e aplicação de multa”.

Ainda, segundo o art. 7º, caput da Lei nº 10.520/02, as sanções ocorrem no caso das seguintes condutas:

a) Convocado, não celebrar a contratação dentro do prazo de validade da respectiva proposta;

b) Deixar de entregar documentação exigida no edital; c) Apresentar documentação falsa;

d) Não manter a proposta;

e) Ensejar o retardamento da execução do objeto da contratação; f) Falhar ou fraudar na execução do contrato;

g) Comportar-se de modo inidôneo; h) Cometer fraude fiscal.

Torna-se de suma importância que a Administração explicite no edital as sanções a que estão sujeitos os licitantes, bem como as principais situações que podem gerar penalidades.

A etapa seguinte retrata a definição das cláusulas do contrato, sendo a mesma de cumprimento obrigatório, conforme previsto no art. 3º, inciso I da Lei nº 10.520/02.

É imprescindível ainda que a administração pública venha a reservar os recursos orçamentários de forma a garantir o futuro contrato ora a ser realizado, ou ainda, indique a existência dos recursos orçamentários.

É fundamental ainda que o pregão seja realizado por pregoeiro e equipe de apoio, que irão ser escolhidos no momento da fase interna do pregão pela autoridade competente. Neste sentido, Scarpinella (2003, p. 98) afirma as funções do pregoeiro:

[...] Cabe-lhe verificar a aceitabilidade das propostas apresentadas pelos proponentes, proceder à sua classificação, conduzir os lances verbais e analisar os requisitos subjetivos do vencedor. Sem esquecer do ato de adjudicação, exame da decisão sobre recursos interpostos; bem como recebimento e decisão das impugnações eventualmente oferecidas.

[...]

Ao pregoeiro foi dado o encargo de tomar decisões rápidas e firmes ao longo da sessão pública do pregão. A dinâmica da modalidade impõe-lhe o dever de conhecer o mercado fornecedor e ter informações suficientes dos custos envolvidos na contratação.

A responsabilidade do pregoeiro é muito grande, exigindo variadas habilidades como, por exemplo, conhecimento técnico em negociações, jurídico, boa postura, conduta e dicção, passando maior segurança aos licitantes.

Em relação à equipe de apoio, esta tem previsão no §1º do art. 3º da Lei nº 10.520/02, abrangendo a composição da mesma: “A equipe de apoio deverá ser integrada em sua maioria

por servidores ocupantes de cargo efetivo ou emprego da administração, preferencialmente pertencentes ao quadro permanente do órgão [...]”.

Retrata-se ainda que as etapas referentes à fase interna do pregão acabam por não seguir um padrão, tanto em relação à sua ordem e divisão, sendo que cada autor poderá adotar um entendimento diferenciado.

Assim, verifica-se ainda que muitos aspectos da modalidade pregão têm grande semelhança com a fase interna das demais modalidades de licitação, conforme previsão na Lei nº 8.666/93, mas, deve-se considerar que o pregão se fundamenta nos princípios da celeridade e também da eficiência, entre outros aspectos.