Formas de representação dos conhecimentos explícitos

DAVENPORT & PRUSAK (1998) definem codificação como sendo a tarefa de disponibilizar o conhecimento organizacional em um formato que seja acessível. Para essa tarefa, é essencial identificar as fontes de conhecimento. Em seguida, é preciso criar meios para que os conhecimentos dessas fontes sejam registrados de maneira a ser rapidamente codificados, facilmente encontrados e eficientemente aproveitados pelos usuários (DAVENPORT & PRUSAK, 1998). Um aspecto fundamental para o sucesso na busca destes objetivos é a forma como esse conhecimento explícito é representado.

A primeira forma de representação, mais tradicional e, também, mais conhecida já foi citada anteriormente. Tratam-se dos livros, documentos internos, relatórios, listas de verificação, procedimentos, anotações, etc... A essas formas de representação denomina-se de não padronizadas, as quais foram criadas na rotina das empresas com diferentes intuitos e que, num projeto de gerenciamento de conhecimentos explícitos, precisam ser consideradas. Elas existem em grande quantidade em qualquer organização e é um grande desafio organizá-las apropriadamente. Grandes empresas mais do que nunca têm investido em suas antigas bibliotecas, centros de documentação, manuais de qualidade e outras fontes deste tipo de informação, objetivando que partilhem do esforço de gestão do conhecimento, disponibilizando o conhecimento explícito armazenado nesta forma

não padronizada de representação. Deve-se alertar ainda que este esforço não deve ser restrito à esfera da empresa. ANAND, MANZ & GLICK (1998) afirmam que não se pode descuidar dos conhecimentos que tem origem externa à organização, sendo necessário incluí-los nesta sistemática de identificação e registro.

Um meio mais específico de armazenar conhecimentos explícitos, e um dos primeiros a ficarem mais conhecidos dentro da área de gestão do conhecimento, é o formato denominado aqui de Mapas do Conhecimento. São os conhecimentos explícitos que apontam onde está o conhecimento, isto é, pessoas, documentos e bases de dados que contêm os diferentes conhecimentos explícitos (DAVENPORT & PRUSAK, 1998). Um mapa específico é, per si, um conhecimento explícito que facilita enormemente o processo de transformação e difusão do conhecimento. Eles permitem que as pessoas identifiquem fontes de conhecimentos explícitos e, além disso, quais são os indivíduos que “carregam” algum conhecimento tácito sobre algum assunto. Um mapa eficiente deve ser construído conforme os requisitos das pessoas dentro da organização e deve apontar tanto para conhecimentos que estejam internos na empresa como externos (DAVENPORT & PRUSAK, 1998). Deve-se atentar ainda que a palavra mapa não significa necessariamente uma representação gráfica. Considera-se por um conhecimento na forma de mapa aquele que sintetiza a localização de outros conhecimentos explícitos, independente se este mapa está na forma de uma lista, uma imagem, uma base de dados, entre outros.

Outra forma de representação é a baseada em Narrativas, ou seja, histórias sobre acontecimentos em um determinado projeto ou atividade. Segundo DAVENPORT & PRUSAK (1998), esta é uma maneira interessante de se armazenar conhecimentos mais próximos ao tácito, isto é, mais desestruturados. Isto porque narrar, ou seja, contar histórias é uma forma bastante natural e fácil para se expor e demonstrar um conhecimento complexo, ainda não sistematizado. Porém os autores não mencionam que, apesar de facilitar o registro, este formato tem como inconveniente a dificuldade de busca (como encontrar um conhecimento que esteja implícito no relato ?) e a necessidade de um esforço maior de interpretação. Geralmente, para contornar este problema, ao menos em parte, emprega-se uma estrutura de tópicos padronizada, que deve ser seguida pelo narrador, contendo, por exemplo, contexto, problema, solução adotada e resultados encontrados.

Uma terceira forma é a linguagem estruturada, na qual o conhecimento é expresso numa linguagem formada a partir do idioma corrente, adicionando-se restrições e padrões que tornam o texto menos ambíguo. É o caso do English-Like, utilizado na área de análise de sistemas. Uma forma semelhante de representação, e que tem origem próxima, é o registro por meio de regras, conforme as abordagens de regras de produção da área de Inteligência Artificial e Sistemas Especialistas (veja por exemplo RODGERS et al, 1999 e SU, HWANG & LIU, 2000). Nesse meio de representação, o conhecimento é registrado como um conjunto de regras inter- relacionadas que, por serem estruturadas, tornam-se menos ambíguas e de mais fácil localização. Entretanto realizar o registro torna-se cada vez mais difícil dependendo da complexidade do conhecimento. Uma forma de representação mais flexível, que, de certa forma, segue o princípio das regras, são os denominados Mapas Cognitivos. Existem muitas variações, mas, em geral, eles são formados por dois construtos: sentenças e flechas. As sentenças são frases próximas às regras, que são ligadas por flechas que podem indicar consequência, antecedência, deduções ou induções; ou mais de uma delas, conforme a abordagem (consulte NOVAK, 1998, para uma descrição mais detalhada de uma abordagem de mapa e seus fundamentos teóricos e RAMESH & TIRWANA, 1999, para um exemplo de ferramenta de gestão do conhecimento baseada neste tipo de representação). Esses mapas são hoje aplicados em diferentes áreas do conhecimento, desde a Pesquisa Operacional (PO soft) até a análise de discursos em ciências humanas. A origem deles está no movimento da psicologia cognitiva.

Pode-se representar conhecimentos explícitos por meio das ontologias, que são especificações explícitas dos conceitos relativos a um determinado domínio (veja STUDER, BENJAMIN & FENSEL 1998; O’LEARY, 1998; DIENG). As ontologias também são utilizadas como apoio à construção de modelos de referência , apresentados no item 2.2 deste trabalho, os quais, por sua vez, também são uma forma de representação de conhecimentos explícitos (ABECKER et al, 1998; DIENG et al ,1999).

Portanto poderíamos resumir as formas de representação de conhecimentos explícitos em:

2. mapas do conhecimento; 3. narrativas; 4. linguagens Estruturadas; 5. regras; 6. mapas Cognitivos; 7. ontologias e

8. modelos de Processo de Negócio.

Essa é uma primeira revisão que poderia ser aprofundada por meio de um levantamento bibliográfico especialmente projetado para esse fim, com maior abrangência e maior cuidado, em comparação ao apresentado neste trabalho.