Formulários para planejamento do projeto

Neste capítulo serão descritos os critérios utilizados para efetuar o processo de adaptação dos modelos para o Gerenciamento de Projetos.

Os formulários poderão assumir três status, cada um composto por um grupo de campos. Este agrupamento tem como objetivo atender a priorização dada às áreas de conhecimento, conforme o resultado obtido no PROCESSO DE ADAPTAÇÃO.

Os status dos formulários são:

Simples: Para o processo de adaptação, o formulário simples contém os campos essenciais para a criação do formulário, ou seja, atende às áreas de conhecimento onde o risco é baixo. Por este motivo o formulário é simplificado.

Intermediário: O formulário intermediário é composto por campos essenciais e variáveis, posteriormente definidos. Este status de formulário tem como objetivo atender as áreas de conhecimento que tem um risco médio.

Completo: O status de formulário completo contém os campos classificados como essencial, variável e complementar. Este conjunto de campos deverá auxiliar o gerenciamento das áreas de conhecimento que obtiveram um risco alto.

A figura 7 demonstra o encadeamento das atividades utilizadas para a elaboração dos formulários.

Figura 7 - Processo de criação dos formulários Fonte: O autor, 2009

A - Identificar os formulários

Esta atividade tem como objetivo a seleção dos documentos necessários para o gerenciamento de projetos. Foram utilizados os modelos sugeridos no livro “Gerenciamento de Projetos para Pequenas Empresas” e os modelos sugeridos no site do Ricardo Vargas para servir como base dos formulários a serem adaptados.

Os formulários que representam as áreas de escopo e análise de risco deverão ter seus documentos separados, pois não sofreram processo de adaptação.

B _{– Selecionar os riscos}

Nesta atividade, foram analisados os riscos dos modelos de Karolak e Moynihan (JUAREZ, 2007). Identificou-se a necessidade de utilizar os riscos do modelo de Moynihan, porém desconsiderando a qualitativa do modelo.

A utilização destes riscos não inviabiliza a inclusão de novos riscos, porém deve-se atentar em redefinir os parâmetros necessários para cada estágio dos documentos.

C – Criar o modelo

Para efetuar a criação do modelo foi necessário transcrever os modelos de documentação, anteriormente identificados, para uma planilha. Separar quais seriam os documentos que sofreriam o processo de adaptação.

O primeiro documento inserido na planilha foi a matriz de riscos. Nesta planilha foram inseridos os riscos selecionados na atividade anterior e definidos os campos necessários para atender o processo de adaptação. Estes campos são:

a. Cód. – Este campo será preenchido com um código sequencial e único. Será responsável por identificar o FR e podendo futuramente ser utilizado no intuito de substituir a descrição do risco.

b. Fator de Risco – Neste campo será informado o FR, contendo uma breve descrição do risco. Para maiores informações deve-se inserir um comentário na célula. Desta forma as células não são deformadas pelo tamanho do texto.

c. Fase – Neste campo foram inseridas as seguintes opções: Iniciação, planejamento, execução, controle e finalização. Estas opções são utilizadas para definir em que etapa do projeto o risco pode ocorrer.

d. P – O campo P corresponde à probabilidade do FR ocorrer. Deve ser preenchido conforme os parâmetros estabelecidos neste trabalho.

e. T – O campo T atende ao atributo Tendência, ou seja, o comportamento do FR caso o mesmo não seja mitigado ou eliminado. O preenchimento deste campo segue os critérios descritos neste trabalho.

f. Áreas Impactadas – Este campo é composto por sete colunas, sendo que cada coluna contém o nome de uma área de conhecimento. Esta divisão foi elaborada para que o impacto do FR seja avaliado separadamente por área. Desta forma é possível avaliar quais as áreas mais impactadas por cada um dos FR e identificar se um mesmo FR impacta de forma diferente cada uma das áreas de conhecimento.

Após a matriz de riscos, foram adicionados os principais formulários para cada uma das sete áreas de conhecimento que sofreram o processo de adaptação (aquisições, comunicação, custo, integração, qualidade, recursos humanos e tempo). Vale ressaltar que, devido ao termo de abertura ser um formulário que antecede a declaração de escopo, o mesmo não foi desassociado do Gerenciamento de Integração, no âmbito de formulários adaptáveis. Os formulários adaptados são:

Aquisição: Plano de aquisições.

Comunicação: Plano de comunicação e Identificação dos envolvidos. Custo: Plano de Custo.

Integração: Plano de integração e Avança Físico e financeiro. Qualidade: Plano de Qualidade e Controle de Qualidade.

Recursos Humanos: Matriz de Responsabilidade e Plano de RH.

Tempo: Plano de Tempo (o cronograma não foi adicionado a estes formulários, pois se utiliza software para gerir o cronograma).

D _{– Definir valores para os formulários}

Como visto anteriormente, os formulários adaptáveis terão três status: simples, intermediário e completo. Para se definir as duas faixas de valores necessários para efetuar esta divisão é necessário avaliar o valor que cada área de conhecimento pode assumir. A figura 8 demonstra os valores assumidos por cada risco versus área de conhecimento.

Figura 8 - Tabelas de tendência (t) x probabilidade (p) e t x p x impacto Fonte: O autor, 2009

Como a tendência e a probabilidade de ocorrer são valores do FR e o impacto é individualizado por área de conhecimento. Utilizaram-se a figura 6 para demonstrar o menos e o maior valor que um FR pode assumir perante a uma área de conhecimento.

Foi realizada uma pesquisa com o intuito de definir quais as áreas impactadas por cada um dos vinte e três FR sugeridos neste trabalho. O resultado é demonstrado na figura 9.

Tabela 8 - Quantidade de fatores de riscos que impacta cada área de conhecimento adaptável

Fonte: O autor

Nesta pesquisa foram listados os 23 FR e colocadas 7 colunas com cada uma das áreas de conhecimento que terão seus formulários adaptados. Sendo preenchido cada campo com as opções “Impacta” ou “não Impacta”.

Após observar os valores que cada FR pode assumir, é necessário identificar o valor mínimo e máximo de cada um dos valores (essencial, variável e complementar), conforme figura 10.

Tabela 9 - Valores que cada área de conhecimento pode assumir

Fonte: O autor

Com base nos valores identificados, optou-se por usar a média entre o valor máximo de uma faixa e o mínimo da faixa seguinte.

A Faixa I representa os valores que devem ser alcançados para serem disponibilizados os campos classificados como variáveis e a Faixa II para os campos complementares.

Deve-se rever as faixas de valores ao incluir novos riscos ou durante a aplicação deste modelo identificar que esta faixa está fora da necessidade da empresa.

E _{– Definir campos necessários para cada estágio}

Foi efetuada uma pesquisa com gerentes de projetos para definir quais os campos, de cada um dos formulários, são essenciais e quais podem ser suprimidos. Esta pesquisa consta no apêndice “Formulário para pesquisa dos campos essencial”.

Este questionário foi elaborado em uma planilha eletrônica, na qual constam 2 abas. A primeira aba tem uma breve descrição de como efetuar o preenchimento conforme demonstra a figura 9.

Figura 9 - Descrição do preenchimento Fonte: Autor, 2009

Na segunda aba consta a lista de campos que compõem o questionário. Estes campos estão divididos por documento, ou seja, para cada um dos planos de gerenciamento existe uma sequência de campos pertencentes àquele formulário. A pesquisa está disposta da seguinte forma:

A - Código: é um campo que contem dois sequenciamentos, o primeiro é referente ao documento e o segundo referente ao campo naquele documento. Esta célula contém um comentário sobre as informações de preenchimento do campo no formulário. O comentário pode ser composto de três informações (descrição, forma e exemplo).

B - Título do campo: São os títulos de cada um dos campos do formulário.

C - Classificação: Este campo foi elaborado de forma a selecionar um dos 3 valores definidos. Estes valores são:

- Essencial: São campos fundamentais para o documento em questão. Sem estes campos o documento não consegue atender a sua proposta. (mínimo de informações necessárias para a condução do projeto).

- Variável: Estes campos podem ser retirados do formulário. São campos que contem informações necessárias, porém a sua ausência não descaracteriza o formulário (dependendo da complexidade podem ser incluídos como opcionais).

- Complementar: Campos que complementam os formulários, sendo utilizados para um maior detalhamento do mesmo, sendo que a ausência deles não caracteriza falta de informação (utilizados para complementar ou atender necessidades específicas).

Ao selecionar uma das opções acima de classificação, a planilha marca a linha com uma cor específica. A figura 10 demonstra o comportamento da planilha eletrônica.

Figura 10 - Descrição do preenchimento Fonte: O autor, 2009

A definição de qual será a classificação final de cada um dos campos dos formulários adaptáveis será dada através de uma contagem da classificação do campo, ou seja, aquela classificação que se repetir mais vezes durante a pesquisa será pertencente àquele campo específico, conforme demonstrado no Apêndice – Resultado da pesquisa.

Os formulários constam no Apêndice I de forma a demonstrar cada uma das classificações.