Processo de adaptação

Após ser definido o sequenciamento das atividades de planejamento do projeto, é necessário efetuar o processo de adaptação. Este processo de adaptação do Gerenciamento de Projetos tem início na análise de risco. Neste momento, é necessário já estar de posse dos documentos que definem o escopo.

O processo de adaptação está contido na atividade 2 (dois) do sequenciamento supracitado (Efetuar análise de risco). A figura 6 demonstra as atividades necessárias para efetuar o processo de adaptação.

Figura 6 - Atividades necessárias para o processo de adaptação Fonte: O autor, 2009

A - Identificar os fatores de riscos do projeto

Nesta atividade, devem-se efetuar reuniões com os membros chaves do projeto e, através destas reuniões, serem identificados o conjunto de FR (fatores de riscos). Estes FR devem ser listados e agrupados por fase do projeto (iniciação, planejamento, execução, controle e finalização), no intuito de evitar redundâncias e identificar em quais momentos os riscos podem vir a impactar. O trabalho propõe que a identificação dos FR seja efetuada através da realização de um brainstorm.

Este trabalho disponibilizará uma lista de FR baseados no modelo de Moyninhan.

B - Avaliar áreas impactadas

Após a identificação dos riscos do projeto, faz-se necessário avaliar quais as áreas de conhecimento são impactadas por cada risco. Para efetuar esta avaliação deve ser informado o risco e as áreas impactadas por ele, conforme descrito abaixo.

Tabela 2 - Avaliação do risco por área de conhecimento impactada

Neste trabalho foi efetuada uma pesquisa para avaliar quais áreas de conhecimento são impactadas por quais dos FR sugeridos. O formulário usado para efetuar a pesquisa encontra-se no Apêndice.

C - Estimar impacto dos fatores de riscos do projeto

Tendo em vista que nesta atividade os FR foram identificados, deve-se qualificar o risco no âmbito do projeto. Isso significa analisar o impacto em cada área de conhecimento, a tendência e a probabilidade de ocorrer o risco no projeto. Este mapeamento deve ser efetuado de forma qualitativa, ou seja, são determinados valores e pesos para ocorrer o risco.

Sugere-se que seja feito um brainstorm com um grupo de pessoas envolvidas no projeto e que cada um dos participantes preencha um modelo contendo os FR. Este modelo deve conter o FR, a probabilidade de ele acontecer, o impacto no projeto e o nível de conhecimento sobre o assunto. A figura 6 demonstra como deverá ser o modelo a ser preenchido por cada participante.

Tabela 3 - Modelo para qualificação do risco

Fonte: O autor

Risco Custo Tempo Escopo Recursos

Humanos Qualidade Comunicação Aquisições Integração Experiência

da equipe neste tipo de projeto

A probabilidade deverá obedecer a seguinte escala: Tabela 4 - Modelo para qualificação do risco

Valor Probabilidade Descrição

1 Muito baixo _{A chance de ocorrer é menor que 19%} 2 Baixo _{A chance de ocorrer varia entre 20% e 39%} 3 Médio _{A chance de ocorrer varia entre 40% e 69%}

4 Alto _{O FR poderá ocorrer com uma frequência superior a 70%} 5 Muito Alto _{Pode ocorrer muitas vezes ou o FR tem chance superior a 90%}

Fonte: O autor

Para a tendência, devem ser obedecidos os seguintes parâmetros: Tabela 5 - Valor para Tendência

Valor Tendência Descrição

1 _{Muito baixo Permanece no mesmo estágio} 2 Baixo _{Deve piorar em longo prazo} 3 Médio _{Deve piorar em médio prazo} 4 Alto _{Deve piorar em curto prazo} 5 _{Muito Alto Vai piorar rapidamente}

Fonte: O autor

O impacto deverá ser classificado da seguinte forma: Tabela 6 - Valor para Impacto

Valor Impacto Descrição

1 _{Muito baixo Não gera impacto ao projeto} 2 Baixo _{Gera impacto e tem fácil resolução}

3 Médio _{Gera impacto e a resolução causa custo a mais ou tempo.} 4 Alto Causa um grande impacto ao projeto, podendo comprometer a

qualidade do produto ou do projeto

5 Muito Alto Causa desgaste da imagem da empresa e/ou o projeto pode ser cancelado

O “Nível de conhecimento” é uma auto-avaliação, na qual cada um dos participantes deverá informar qual o conhecimento que ele detém naquela área ou no FR, mais especificamente. O campo deve obedecer o seguinte critério.

Tabela 7 - Valor para conhecimento sobre o risco

Valor Conhec. Descrição

1 Muito baixo Nenhum conhecimento

2 Baixo Já teve contato com o assunto 3 Médio Exerce a atividade há mais de 1 ano

4 Alto Exerce atividade há mais de 5 anos ou tem experiência na área 5 Muito Alto Especialista

Fonte: O autor

Com base no campo “Nível de conhecimento” (C), será efetuada uma média aritmética dos resultados obtidos nos campos “Impacto” (I), “Probabilidade” (P) e “Tendência” (T), ou seja, o resultado final para o risco será dado por C1.I1 + C2.I2 + Cn.In / n,

onde n é o número de pessoas envolvidas. Esta fórmula se repetirá para cada um dos atributos (I, P e T).

D - Definir respostas aos fatores de riscos

Esta atividade é responsável por avaliar quais os FR que necessitam de mitigação e quais os riscos que serão assumidos pelo projeto. Ao ser definido o plano de respostas para os riscos, deve-se avaliar e aprovar o custo adicional e/ou as medidas adicionais que deverão ser tomadas a fim de minimizar o impacto do FR.

Os FR podem ser tratados de 3 formas:

Eliminados: São ações tomadas pela equipe de projeto ou pelo gerente de forma a eliminar a possibilidade do FR se concretizar. Neste caso, as ações serão adicionadas ao projeto e o FR é dado como eliminado, não interferindo no processo de adaptação.

Mitigados: Ações que minimizam o impacto ou a probabilidade do FR acontecer. Neste caso, os riscos ainda podem ocorrer, porém o seu impacto será mais suave ou com uma probabilidade baixa. Para os riscos mitigados, o risco ainda existe, porém o impacto ou a probabilidade fará com que ele seja reclassificado.

Aceitos: São FR para as quais se optou por assumir as consequências, estes normalmente têm uma baixa frequência e um impacto baixo, podendo a Gerência de o projeto administrá- los sem qualquer dano ao projeto.

E - Priorização das áreas de conhecimento

Após os riscos terem sido devidamente identificados, qualificados e quantificados por área de conhecimento, bem como o calculado impacto causado no projeto, deve-se efetuar uma análise dos resultados obtidos. Para isso, utilizaremos uma adaptação do modelo GUT no intuito de identificar quais são as áreas mais impactadas, bem como os FR que podem comprometer o projeto.

O modelo GUT utiliza, conforme descrito anteriormente na seção Estado da Arte, utiliza-se dos seguintes parâmetros: o G para Gravidade, U para urgência e T para tendência. No caso deste trabalho adotaremos os seguintes valores:

G – A gravidade do risco por área de conhecimento; U – Probabilidade de o risco ocorrer;

T – Tendência.

Desta forma um risco será identificado e classificado de forma diferente para cada área de conhecimento afetada.