Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador VI 157
1. RESUMO
Neste capítulo começa por se caracterizar o problema da compra: a celebração e a verificação do cumprimento de contratos.
Uma compra efectua-se através de um contrato, cujos parâmetros--chave são: o preço, o prazo, a quantidade, a qualidade, a garantia e o nível de serviço logístico.
As Compras constituem, normalmente, um órgão autónomo no Departamento de Aprovisionamentos, no entanto, numa pequena empresa, este órgão pode depender da Gestão de Materiais.
Neste capítulo, ainda, são justificadas políticas de aprovisionamento e de compras coerentes, nomeadamente, as seguintes:
• Os materiais centrais devem ser fornecidos por fornecedores pré--qualificados que assegurem a melhor relação qualidade/preço;
• Os materiais estratégicos devem ser fornecidos no âmbito de contratos de parceria;
• Os materiais vulneráveis devem ser fornecidos no âmbito de contratos de baixo risco de falha; • Os materiais rotineiros devem ser fornecidos por poucos fornecedores pré-qualificados: • Seguidamente, analisam-se as fases do processo de compra tradicional:
• Formalização da especificação em pedido de compra preenchido pelo utilizador do material ou pelo conceptor do produto;
• Análise do pedido de compra pelo comprador; • Selecção de fornecedores pelo comprador; • Consultas aos fornecedores seleccionados; • Análise das propostas dos fornecedores; • Adjudicação da encomenda; • Seguimento da encomenda; • Recepção do material; • Conferência de facturas; • Tratamento de reclamações; • Pagamentos.
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VI 158
Este processo tem tendência a simplificar-se através do recurso a contratos abertos com fornecedores pré-qualificados segundo determinados parâmetros. Assim se reduzem os prazos de reaprovisionamento e se melhoram os fornecimentos em qualidade e preço.
São, ainda, referidas condições standard dos contratos internacionais de fornecimento (incoterms):
Modo Marítimo EXW FAS FOB CIF CFR DES DEQ Outro Modo EXW FCA FOR FOT CIP CPT DAF DDU DDP
Finalmente, justificam-se economicamente as mudanças de atitude e de comportamento organizacional que vêm ocorrendo na área das compras, nomeadamente:
• Redução da variedade do stock através da normalização dos itens; • Redução do número de fornecedores e/ou recurso a centrais de compras; • Simplificação da recepção por via da exigência de certificação aos fornecedores; • Aumento da rotação dos stocks;
• Estabelecimento de contratos abertos;
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2. PLANO DAS SESSÕES
Conteúdo Metodologia Duração
(minutos) Exposição:
• Introduzir o conceito de contrato de fornecimento (transparência 6.1)
• Apresentar as principais variáveis de um estudo de mercado:
• Análise qualitativa (comportamento dos clientes, processo de decisão da compra, ...)
• Análise quantitativa (dimensão da procura, taxa de crescimento da procura, quota de mercado por empresa e respectiva taxa de crescimento, ...)
• Caracterizar um processo de negociação.
30 min
1. Contrato de fornecimento
• Os formandos, reunidos em grupo, debatem a problemática da segmentação do mercado na perspectiva do comprador
• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
30 min
Exposição:
• Introduzir e justificar os parâmetros-chave da compra (transparência 6.2).
30 min
2. Parâmetros da compra
• Os formandos devem resolver os exemplos de aplicação de revisão de preços dos Manuais do Formando e do Formador (transparência 6.3)
• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-
-voz de cada grupo.
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VI 160
Exposição:
• Apresentar o âmbito da função compras (transparência 6.4)
• Enquadrar a função compras na área dos aprovisionamentos. 30 min 3. Âmbito da função compras 4. Enquadrament o estrutural das compras
• Os formandos, reunidos em grupo, definem os objectivos e as tarefas principais de uma secção de compras
• Os resultados do trabalho dos grupos são apresentados pelos respectivos porta-vozes.
30 min
Exposição:
• Apresentar uma classificação de materiais considerando o respectivo impacte no resultado e o risco de abastecimento
• Estabelecer políticas de aprovisionamento e de compras, considerando a classificação anterior.
30 min
5. Políticas de aprovisioname nto e de compras
• Os formandos, reunidos em grupo, relacionam a classificação de materiais apresentada com a classificação ABC
• As conclusões do trabalho são apresentadas pelo porta- voz de cada grupo.
30 min
6. Processo de compra tradicional
Exposição:
• Apresentar a sequência de actividades do processo de compra tradicional (transparência 6.5).
30 min • Os formandos, reunidos em grupos, debatem os
inconvenientes do processo apresentado
• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
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Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador VI 161
Exposição:
• Apresentar possíveis modelos da estrutura organizacional da função compras
• Distinguir tipos de compras e de contratos, justificando e exemplificando cada caso.
30 min 7. Estrutura organizacional de compras 8. Tipos de compras e de contratos
• Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e inconvenientes da subcontratação e do outsourcing.
• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-
-voz de cada grupo.
30 min 9. Âmbito da gestão administrativa de compras 10. Pré-qualificação de fornecedores Exposição:
• Apresentar o âmbito da gestão administrativa de compras
• Introduzir o conceito de (pré)qualificação de fornecedores e respectivos critérios/parâmetros de avaliação (transparências 6.7 e 6.8).
30 min
• Os formandos, reunidos em grupo, definem uma métrica de avaliação de fornecedores
• As conclusões do trabalho são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
• 30 min 11. Contratos internacionais de fornecimento 12. Evolução do contexto, mudanças comportamentais e alterações progressivas da função compras Exposição:
• Introduzir o conceito de incoterm, distinguindo e exemplificando os diferentes tipos de contratos standard (transparências 6.9 a 6.14)
• Apresentar exemplos de mudanças contextuais e organizacionais da função compras.
30 min
• Os formandos, reunidos em grupos, caracterizam as tendências evolutivas do meio envolvente com impacte na (re)organização da função compras
• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
30 min
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VI 162
3. ACTIVIDADES/AVALIAÇÃO
Considere que está a analisar uma proposta de contrato aberto de fornecimento, no qual se estabelece:
• Prazo de validade de dois anos;
• Preço base de 1 000 Euros por quantidade mínima de remessa de 2 000 unidades do artigo X; • Fórmula de revisão de preço
Pa = Pi
+
+
+
Ei
Ea
n4
Si
Sa
n3
Mi
Ma
n2
n1
ondeM é a cotação oficial de matéria prima metálica publicada no Metal Bulletin
S é o salário base para um nível profissional bem definido e expresso no Contrato Colectivo de
Trabalho aplicável á empresa
E é o valor oficial publicado do preço unitário da energia
Exercício 1
Responda ás questões seguintes:
a.) Quais as vantagens e limitações do contrato aberto em apreço?
b.) Que valores da fórmula de revisão devem estar claramente justificados no contrato e referidos a que momento?
c.) Qual é o preço actual de uma remessa de 25 000 unidades de X, considerando os dados abaixo, devidamente documentados:
Evolução da cotação oficial da matéria prima de referência, de 30 para 32 Euros;
Evolução salarial, de 804 para 872 Euros;
Evolução do preço base da energia, de 6,5 para 5,8 Euros; n2 = 30%; n3 = 40% e n4 = 20%.
Resolução:
a) Clareza na actualização do preço enquanto vigorar o contrato, embora, de difícil previsão.
b) Mi, Si e Ei referidos à data da aceitação do contrato e n2, n3 e n4.
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Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador VI 163
c) Pa = 1 000
+
+
+
6,5
5,8
0,2
804
872
0,4
30
32
0,3
0,1
=
= 1 030 Euros
Pa
(25 000 unid.)= 25 000 x
000
2
030
1
= 12 875 Euros
Exercício 2Explique a importância da clarificação do sentido do termo lead-
-time (prazo) num contrato
Resolução:
Guia do Formando – VI.1. – pág. 144
exercício 3
Explique a importância da identificação da quantidade de unidades de uma remessa
Resolução:
Há que clarificar a quantidade de unidades de utilização (embalagem primária), de unidades da compra (embalagem secundária/multipack) e de unidade de distribuição ou de transporte (embalagem terciária: palette, tambor, contentor, ...)
Exercício 4
Explique a importância de distinguir a garantia técnica da garantia comercial
Resposta:
Guia do Formando – VI.1. – pág. 145
Exercício 5
Indique uma métrica de nível de serviço logístico
Resolução:
Ns =
encomendas
de
total
Nº
s
satisfeita
nte
absolutame
encomendas
de
Nº
x 1000
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VI 164
Indicador actualizado semanalmente com clarificação do sentido de “encomendas absolutamente satisfeitas” ≡ em quantidade, qualidade ou especificação técnica, local de entrega, prazo e hora de entrega, ...
Exercício 6
Indique, justificando, fases redundantes de um processo de compra tradicional a um fornecedor pré-qualificado
Resolução:
Guia do Formando – VI.4. – pág. 151 e VI.6. – pág. 157
Exercício 7
Exemplifique e enumere vantagens do uso de centrais de compras
Resolução:
Guia do Formando – VI.7. – pág. 165
Exercício 8
Explique como pode o stock gerar resistência á inovação
Resolução:
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4. TRANSPARÊNCIAS
contrato de fornecimento
É um acordo oneroso que obriga o contraente vendedor a transferir
a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a
obrigação deste à retribuição ou pagamento do preço
convencionado ou acordado, em valor monetário e nas condições
expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de
encomenda.
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VI 166
Os Dados ou Parâmetros da Compra
• O prazo,
• A quantidade,
• A qualidade,
• A garantia,
• O nível de serviço logístico.
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Modalidades do Preço de Compra
Consoante o tipo de encomenda e as condições de pagamento,
assim o preço de compra poderá apresentar uma das seguintes
modalidades:
• Firme - O valor que irá ser facturado é inalterável
independentemente do prazo de pagamento.
• Revisável - O valor que irá ser facturado é calculado a partir de um
preço base.
Exemplo:
Pa = Pi ( + MaMi +
TaTi + Ea
Ei
)
onde ( α + β + γ + δ = 1)
6.3
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VI 168
ÂMBITO DA FUNÇÃO COMPRAS
À função compras compete celebrar e fazer cumprir contratos
bilaterais em condições económicas.
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Fases do Processo de Compra Tradicional
O processo de compra tradicional desenvolve-se através de uma
sequência de actividades, das quais se destacam as seguintes:
• Formalização das especificações;
• Análise do pedido de compra;
• Selecção de fornecedores;
• Consulta a fornecedores;
• Análise de propostas;
• Adjudicação da encomenda;
• Seguimento da encomenda;
• Recepção da encomenda;
• Conferência de facturas;
• Tratamento de reclamações;
• Ordem de pagamento.
6.5
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VI 170
Âmbito da Gestão Administrativa de Compras
À gestão administrativa das compras compete conhecer
permanentemente:
• Quais os fornecedores adequados para cada tipo de fornecimento;
• Quais as condições de contratação a estabelecer em cada caso.
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Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador VI 171
6.7
Pré-Qualificação de Fornecedores
A pré-qualificação é uma selecção de fornecedores, por famílias de
materiais e de serviços a aprovisionar, a realizar pela empresa com
base numa avaliação objectiva, suportada em critérios claros, e
numa negociação de contratos abertos de fornecimento, a prazos
renováveis.
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VI 172
Parâmetros de avaliação dos fornecedores
• Certificação (do fornecedor e do produto fornecido - bens tangíveis e
serviços);
• Competência técnica;
• Criatividade e soluções inovadoras;
• Divulgação de informação técnica;
• Flexibilidade à mudança de especificações;
• Aceitação de quantidades variáveis de encomenda;
• Disponibilidade para a participação em projectos de desenvolvimento;
• Competência técnico-comercial dos vendedores;
• Disponibilidade dos vendedores;
• Assistência pré-venda;
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6.8
Parâmetros de avaliação dos fornecedores (cont)
• Percentagem de rejeições em materiais não certificados;
• Percentagem de atrasos nas entregas;
• Evolução dos preços relativamente à média do mercado;
• Condições de pagamento;
• Evolução dos prazos relativamente à média do mercado;
• Rácios de situação económica-financeira;
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VI 174
6.9
Incoterms
Incoterm é a abreviatura da expressão international commerce
term. Os incoterms estão associados a condições standard que
reportam à entrega, ao transporte e ao risco associado ao
fornecimento de bens tangíveis (materiais/mercadorias).
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tipos de incoterms
• Incoterms de partida,
• Incoterms de envio não pago,
• Incoterms de envio pago,
• Incoterms de chegada.
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VI 176
MODO DE
TIPO DE CONTRATO
TRANSPORTE
Partida
Envio não pago
Envio pago
Chegada
Marítimo
EXW
FAS
FOB
CIF
CFR
DES
DEQ
Marítimo
EXW
FCA
FOR
FOT
CIP
CPT
DAF
DDU
DDP
6.11
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Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador VI 177
Incoterm de Partida
• EXW (Ex Works): Ex-Fábrica, Ex-Armazém, ...
Significa que o cliente é responsável pela recolha e transporte e
que o fornecedor apenas se compromete a deixar o
material/mercadoria em condições de recolha na sua fábrica,
armazém, ... em embalagem normal de expedição e não
contentorizada para transporte a longa distância.
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VI 178
Incoterms de Envio Não Pago
• FAS (Free Alongside Ship)
Significa que o fornecedor entrega o material/mercadoria no cais.
• FOB (Free On Board)
Significa que o fornecedor embarca o material/mercadoria.
Nestes casos o navio larga por conta e risco do cliente.
• FCA (Free Carrier): FOR/FOT - Livre sobre vagão/camião
Significa que o fornecedor cessa a sua responsabilidade com a
transferência do material para o transportador em local
preestabelecido.
VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRATIVA IEFP
Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador VI 179
Incoterms de Envio Pago
• CIF (Cost, Insurance and Freight)
Significa que o fornecedor paga os custos do carregamento no
navio, transporte e seguro.
• CFR (Cost and Freight)
Significa que o fornecedor paga apenas os custos do carregamento
e transporte no navio, ficando o risco do transporte por conta do
cliente, que poderá pagar o seguro.
• CIP (Carriage and Insurance Paid To)
Significa que o fornecedor paga os custos do transporte e seguro.
• CPT (Carriage Paid To)
Significa que o fornecedor só paga o transporte e que o cliente
suporta o risco do transporte.
IEFP VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRATIVA
Guia do Formador Aprovisionamento e Gestão de Stocks
VI 180
Incoterms de Chegada
• DES (Delivered Ex Ship)
Significa que o fornecedor é responsável pela entrega, mas não paga o
transporte marítimo nem o desembarque.
• DEQ (Delivered Ex Quay)
Significa que o fornecedor é responsável pela entrega, mas não paga despesas
de cais.
• DAF (Delivered At Frontier)
Significa que o fornecedor é responsável pela entrega na fronteira.
• DDU (Delivery Duty Unpaid)
Significa que o fornecedor coloca o material/mercadoria à porta do cliente, mas é
este que paga as taxas de importação.
• DDP (Delivery Duty Paid)
Significa que o fornecedor assume total responsabilidade pela entrega do
material/mercadoria no cliente, livre de todos os encargos.
VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRATIVA IEFP
Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador I 181
5. TEXTOS COMPLEMENTARES PARA O FORMADOR
• Artigos da revista Executive Dugest • Artigos da revista Foco
IEFP VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRATIVA L
Guia do Formador Aprovisionamento e Gestão de Stocks
VI 182
APROVISIONAMENTO
E GESTÃO
DE STOCKS
FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL
FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL IEFP
Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador 185
Ficha nº 1
1. Defina os principais tipos de recursos materiais indispensáveis aos processos de uma empresa industrial.
2. Distinga stocks de existências.
3. Descreva o âmbito da gestão física dos stocks.
4. Especifique os principais requisitos de uma gestão física eficiente. 5. Descreva o âmbito da gestão administrativa dos stocks.
6. Indique como se caracteriza a nomenclatura de um artigo do stock. 7. Descreva o âmbito e os objectivos da gestão económica dos stocks.
8. Indique as parcelas fundamentais a considerar na determinação do prazo de aprovisionamento de um artigo.
9. Descreva o âmbito da recepção dos materiais.
10. Indique as actividades do processo de recepção quantitativa. 11. Caracterize um contrato de fornecimento.
IEFP FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL
Guia do Formando Aprovisionamento e Gestão de Stocks
186
Ficha nº 2
1. Apresente uma classificação dos bens tangíveis. 2. Descreva o âmbito da função aprovisionamento.
3. Caracterize a função armazenagem e os seus princípios gerais. 4. Justifique uma classificação de armazéns.
5. Dê um exemplo de código de matéria-prima, para utilização informática, justificando.
6. Explique a importância de se formalizar e introduzir no ficheiro a especificação dos materiais. 7. Indique as parcelas que normalmente se consideram no cálculo do custo total anual do stock
de um artigo.
8. Explique a importância e as limitações da determinação da quantidade económica de encomenda pelo método de Wilson.
9. Justifique a importância da recepção qualitativa.
10. Explique as vantagens e as limitações do outsourcing da recepção qualitativa.
11. Descreva o conceito de nível de serviço logístico de um fornecedor e a importância da respectiva avaliação.
FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL IEFP
Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador 187
Resolução
Ficha nº 1
1. Os materiais de input ou recursos materiais são indispensáveis ao(s) processo(s) produtivo(s) e são de dois tipos:
• Materiais consumíveis que são objecto de processamento interno na empresa tais como: matérias primas, materiais subsidiários, material de embalagem;
• Materiais de utilização permanente que são imobilizado, ou seja, materiais que não são consumidos no processo produtivo, mantendo-se ao dispor deste durante vários ciclos de transformação.
Numa empresa comercial os bens transaccionados designam-se por mercadorias, não estando sujeitos a qualquer transformação dentro da empresa.
2. Stock ou stocks é o conjunto de materiais consumíveis ou de produtos ou de mercadorias
acumulados, à espera de uma utilização posterior, mais ou menos próxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessário. São os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existências.
3.
À gestão física dos stocks compete assegurar que as operações realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa até à sua saída de armazém, sejam executadas com eficiência, isto é, ao menor custo e em tempo oportuno.
A gestão física dos stocks tem como principais atribuições: • Recepcionar os materiais aprovisionados;
• Armazenar e conservar os stocks;
• Aviar ou expedir os materiais armazenados.
4. Uma eficiente gestão física de stocks deve obedecer aos seguintes requisitos: • Proporcionar uma eficiente recepção dos materiais
- Boas condições para a execução rápida e cuidada das funções administrativas da recepção; - Espaço adequado para descarga, para a eventual desembalagem, e para os controlos quantitativos e qualitativos;
- Saída facilitada e desimpedida para os locais de armazenamento. • Dispor de meios adequados de movimentação e transporte interno
IEFP FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL
Guia do Formando Aprovisionamento e Gestão de Stocks
188
- Pavimentos em bom estado; - Corredores amplos;
- Meios de transporte interno adequados aos espaços disponíveis para a movimentação e aos artigos a movimentar.
• Dispor de meios e espaço devidamente adequado ao armazenamento e guarda
- Área disponível com condições de temperatura, humidade, arejamento, ajustado à conservação dos artigos armazenados;
- Equipamento de armazenamento adaptado aos locais e aos materiais; - Pés-direitos e pavimentos adequados ao eventual empilhamento dos artigos; - Construção e dimensão que facilite a rotação dos artigos.
• Possibilitar e facilitar a saída rápida dos artigos do armazém - Pouca burocracia;
- Itinerários de saída desimpedidos;
- Espaços curtos a percorrer em especial para os materiais com maior saída/rotação, volume ou massa;
- Saída fácil da pilha ou prateleira; - Contagem local facilitada;
- Meios de movimentação rápidos e seguros;
- Localização e acesso ao material armazenado facilitados.
Prever, organizar e manter a segurança de pessoas e bens
- Instalações passíveis de ser facilmente limpas e higienizadas com apropriados sistemas de drenagem (dos produtos de lavagem);
- Sistemas de exaustão (gases, fumos, cheiros), de renovação e/ou purificação do ar, de climatização (controlo e regulação da temperatura, humidade, ...);
- Sistemas de detecção de fugas de gases, poeiras, incêndios, inundações, derrames de óleos ou outros fluídos escorregadios ou perigosos;
- Sistemas de protecção contra insectos e roedores;
- Sistemas de sinalização dos perigos para pessoas e bens;
- Uso de cores de advertência e cartazes com instruções de segurança; - Sinalização de saídas de emergência desimpedidas.
FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL IEFP
Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador 189