Aprovisionamento e Gestão Stocks

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IEFP - ISG

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador

Ficha Técnica

Colecção MANUAIS PARA APOIO À FORMAÇÃO EM CIÊNCIAS EMPRESARIAIS

Título Aprovisionamento e Gestão de Stocks Suporte Didáctico Guia do Formador

Coordenação e Revisão Pedagógica IEFP – Instituto do Emprego e Formação Profissional - Departamento de Formação Profissional

Coordenação e

Revisão Técnica

ISG

– I

nstituto Superior de Gestão

Autor

Manuel Vilhena Veludo/ISG

Capa

IEFP

Maquetagem

ISG

Montagem

ISG

Impressão e Acabamento

ISG

Propriedade

Instituto do Emprego e Formação Profissional, Av. José Malhoa, 11 1099-018 Lisboa

Edição

Portugal, Lisboa, Dezembro de 2004

Tiragem

100 exemplares

Nenhuma parte deste título pode ser reproduzido ou transmitido, por qualquer forma ou processo sem o conhecimento prévio, por escrito, do IEFP

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ÍNDICE GERAL IEFP

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador 3

Índice Geral

1. Objectivos Globais do Guia ... 1

2. Pré-Requisitos... 2

3. Perfil do Formador ... 3

4. Campo de Aplicação do Guia ... 4

5. Plano de Desenvolvimento do Módulo/das Unidades Temáticas ... 5

6. Orientações Metodológicas Recomendadas ... 8

7. Recursos Didácticos ... 9

8. Bibliografia Recomendada... 10

I. OS STOCKS E A FUNÇÃO APROVISIONAMENTO...11

1. Resumo... 13

2. Plano das Sessões ... 15

3. Actividades/Avaliação ... 17

4. Transparências ... 22

5. Textos Complementares para o Formador... 47

II. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS STOCKS ...49

1. Resumo... 51

III. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS ...75

1. Resumo... 77

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IEFP ÌNDICE GERAL

Guia do Formando Aprovisionamento e Gestão de Stocks

IV. A GESTÃO ECONÓMICA DOS STOCKS ... 97

1. Resumo...99

3. Actividades/Avaliação... 103

V. A RECEPÇÃO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS ... 141

1. Resumo... 143

VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRATIVA ... 155

1. Resumo... 157

FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL... 183

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ... 201

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APRESENTAÇÃO GLOBAL DO MÓDULO IEFP

1. OBJECTIVOS GLOBAIS DO GUIA

Este guia tem os objectivos seguintes:

Definir os pré-requisitos ou as habilitações mínimas aconselháveis para os formandos, sem as quais, seria muito difícil atingirem os objectivos de aprendizagem propostos;

Especificar as habilitações académicas, a formação específica, as competências pedagógicas e a experiência profissional dos formadores (M/F) do módulo Aprovisionamento e Gestão de Stocks; Apoiar os formadores na planificação e desenvolvimento das sessões;

Auxiliar os formadores na sua função de orientadores e facilitadores das aprendizagens, diversificando instrumentos e actividades, contribuindo para a motivação e orientação da aprendizagem dos formandos;

Disponibilizar informação coadjuvante que contribua para que os formandos atinjam os objectivos de aprendizagem seguintes:

• Caracterizar a função aprovisionamento e demonstrar a sua importância;

• Justificar o enquadramento da função aprovisionamento na estrutura organizacional;

• Caracterizar a função armazenagem e enunciar os respectivos princípios e métodos de gestão e organização;

• Caracterizar a gestão e a organização administrativa dos stocks; • Reconhecer os princípios básicos da gestão económica dos stocks; • Distinguir a recepção qualitativa e quantitativa de stocks;

•

Caracterizar a função compras e a sua organização e gestão administrativa;

• Seleccionar métodos e técnicas mais adequados e eficazes em função dos grupos alvo e dos objectivos pedagógicos definidos.

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IEFP APRESENTAÇÃO GLOBAL DO MÓDULO

Guia do Formador Aprovisionamento e Gestão de Stocks

2

2. PRÉ-REQUISITOS

O formando deve assegurar as condições de acesso seguintes: • Idade igual ou superior a 17 anos;

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3. PERFIL DO FORMADOR

Habilitações Académicas-Formação Específica

O formador (M/F) deve estar habilitado com licenciatura ou bacharelato nas áreas da engenharia ou gestão, preferencialmente com opções no ramo da produção industrial e especialização ou pós- -graduação na área da gestão de materiais e da logística.

Experiência Profissional

O formador (M/F) deve possuir experiência profissional mínima de três anos em empresa produtora ou distribuidora (de bens e/ou serviços), preferencialmente na área do aprovisionamento ou da logística.

Certificação Profissional

O formador (M/F) deve possuir certificado de aptidão profissional emitido pelo IEFP, garantia de que possui competências pedagógicas para exercer a actividade de formação.

Outros Requisitos

O formador (M/F) deve, ainda, revelar capacidades para entusiasmar os formandos, despertando-lhes o interesse para os temas a abordar, alertando-os para os conceitos e ideias-chave das unidades temáticas, apoiando-os em todo o processo da aprendizagem, propondo-lhes actividades para desenvolverem em sala de aula e/ou em casa.

(10)

4

4. CAMPO DE APLICAÇÃO DO GUIA

Este guia destina-se a orientar a formação profissional específica na área do aprovisionamento e

gestão de stocks

Modalidades de Formação 2 Qualificação Inicial e Profissional

Área Profissional

19 Serviços Comerciais,

Administrativos e Financeiros

Família Profissional

1 Serviços Administrativos, Contabilísticos e Financeiros

Curso de Formação

2 Técnicas Administrativas, Contabilístico-Financeiras e de Secretariado Saída Profissional 1 2 Técnico Administrativo (Nível 3) Técnico de Contabilidade (Nível 3)

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5. PLANO DE DESENVOLVIMENTO DO MÓDULO/DAS UNIDADES TEMÁTICAS

Unidades Temáticas Objectivos Duração

(horas) 1. Os Stocks e a

Função

Aprovisionamento

• Distinguir os tipos de materiais existentes numa empresa

• Definir stock e classificá-lo

• Descrever o âmbito da função aprovisionamento evidenciando a sua importância

• Posicionar a função aprovisionamento na estrutura organizacional da empresa

• Estruturar a função aprovisionamento no âmbito do processo logístico

• Caracterizar o modelo de gestão por análise estatística de anterioridades

• Caracterizar o modelo de gestão por encomenda

• Caracterizar o modelo de gestão misto

5 h

2. A Gestão e a Organização Física dos Stocks

• Descrever o âmbito e o enquadramento estrutural da gestão física dos stocks na área do aprovisionamento

• Especificar os requisitos de uma gestão física dos stocks eficiente

• Caracterizar a função armazenagem e os seus princípios gerais

• Classificar os armazéns

• Descrever as actividades e os principais métodos da organização física dos stocks

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6

3. A Gestão e a Organização Administrativa dos Stocks

• Descrever o âmbito e o enquadramento estrutural da gestão administrativa dos stocks na área do aprovisionamento

• Caracterizar a nomenclatura de um artigo do

stock

• Apresentar sistemas e critérios de codificação de materiais

• Demonstrar a importância da formalização das especificações dos materiais do stock

• Evidenciar as vantagens da normalização de variedades

• Descrever um ficheiro de materiais

• Distinguir modelos de controlo de existências e de inventário

7 h

4. A Gestão Económica dos Stocks

• Descrever o âmbito da gestão económica dos

stocks

• Explicar os conceitos fundamentais da gestão económica dos stocks

• Relacionar e quantificar as variáveis-chave da gestão económica dos stocks

• Distinguir os sistemas de gestão económica dos stocks

• Caracterizar os métodos de aprovisionamento • Efectuar o controlo da gestão económica dos

stocks 12 h 5. A Recepção Qualitativa e Quantitativa de Materiais

• Descrever o âmbito e o enquadramento estrutural da recepção dos materiais na área do aprovisionamento

• Caracterizar as actividades e os modelos organizacionais da recepção dos materiais

(13)

6. A Função Compras e a sua Organização e Gestão Administrativa • Caracterizar o problema e os dados da compra • Descrever o âmbito e o enquadramento estrutural da função compras na empresa

• Explicar políticas de aprovisionamento e de compras

• Especificar as fases do processo de compra tradicional

• Descrever os aspectos fundamentais da organização e da gestão administrativa das compras

• Explicar as tendências evolutivas da função compras

8 h

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8

6. ORIENTAÇÕES METODOLÓGICAS RECOMENDADAS

O formador deve procurar alternar sessões expositivas de curta duração (cerca de 30 minutos) com actividades pedagógicas estruturantes, como resolução de exercícios práticos e análise de temas ou casos em grupo, com apresentação das respectivas conclusões.

Durante cada exposição, o formador poderá ilustrar os conceitos com exemplos.

No final de cada sessão, o formador deve incentivar os formandos a resolver as questões propostas no fim de cada unidade temática do Guia do Formando, ainda não abordadas nas sessões presenciais.

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7. RECURSOS DIDÁCTICOS

Software de apoio:

• GESMAT ou outro

• MS OFFICE 97 ou posterior (Word, Excel, Acess, PowerPoint, Outlook) • Um PC por cada 3 ou 4 formandos com a configuração mínima seguinte: • Processador a 110 Mhz ou superior

• 12 Mb de RAM ou superior

• Disco rígido com pelo menos 40 Mb disponíveis • Leitor de diskettes 3,5’’ e de CR-ROM ou DVD • Placa gráfica

• Monitor policromático • Placa de som

• Placa de rede

• Sistema operativo Windows 98 ou 2000/NT • Uma impressora ligada à rede

• Um vídeo-projector (datashow)

• Um retroprojector (com uma lâmpada sobressalente) • Um quadro de parede e marcadores (4 cores)

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8. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA

ASSIS, Rui, FIGUEIRA, Mário. MICROSTOCK - Apoio à Decisão em Gestão Económica de Stocks. Lisboa, IAPMEI, 1991.

HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review, Mar.-Apr., 1973, pp. 123-132.

HESKETT, James L.. Logistics: Essential to Strategy. Harvard Business Review, Nov.-Dez., 1977, pp. 85-96.

JESUÍNO, Jorge Correia - A Negociação: Estratégias e Tácticas. Lisboa, Texto Editora, 1996. TERSINE, Richard J.. Materials Management and Inventory Systems. Amsterdam, North Holland, 1987.

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APROVISIONAMENTO

E GESTÃO

DE STOCKS

I. OS STOCKS E A FUNÇÃO APROVISIONAMENTO

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I. OS STOCKS E A FUNÇÃO APROVISIONAMENTO IEFP

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador I 13

1. RESUMO

Numa empresa pode considerar-se dois tipos de materiais: recursos materiais (input) e produtos acabados (output).

Os recursos materiais podem subdividir-se em materiais consumíveis, que são objecto de processamento (por exemplo, matérias primas) e materiais de utilização permanente, que são imobilizado, não consumíveis (por exemplo, equipamento).

Define-se stock como o conjunto de materiais consumíveis armazenados e valorizados em existências.

Neste capítulo, são, ainda, classificados os materiais de stock em matérias primas, componentes, produção em curso, semiacabados, produtos acabados, subprodutos, materiais subsidiários e materiais de embalagens (primárias, secundárias, terciárias).

Define-se como o output ou resultado de um processo o(s) produto(s) e classificam-se em bens tangíveis e bens intangíveis ou serviços.

Os bens tangíveis subdividem-se em bens de consumo e bens industriais.

A função aprovisionamento compreende as operações que permitem disponibilizar em tempo oportuno, na quantidade e qualidade pré--definidas, todos os recursos materiais e serviços provenientes do exterior da organização e necessários ao seu funcionamento, ao menor custo. Depois de descrito o âmbito da função aprovisionamento e justificada a respectiva importância, são apresentadas alternativas de posicionamento do Departamento de Aprovisionamentos na estrutura organizacional da empresa, como órgão autónomo na dependência da Direcção Geral ou integrado num Departamento de Logística.

O U.S. Council of Logistics Management adoptou para logística a definição seguinte: é o processo estratégico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada) de planeamento, organização e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matérias primas, componentes, produção em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informação relacionada, desde a origem (fornecedores) até ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfação das necessidades dos clientes, externos e internos. A logística pode ser considerada uma fonte de vantagem competitiva na medida em que gera diferenciação através:

• Da qualidade do serviço prestado aos clientes;

•

Do planeamento global e integrado de cada negócio que permite optimizar objectivos estratégicos a alcançar;

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IEFP I. OS STOCKS E A FUNÇÃO APROVISIONAMENTO

I 14

Da selecção criteriosa de fornecedores e contratação adequada; Da gestão optimizada da entrada e saída de materiais/produtos;

• Da gestão optimizada dos transportes e das movimentações dos materiais/produtos.

Um sistema logístico, eficiente e eficaz, planeia, organiza e controla integradamente, fluxos materiais e informacionais.

A gestão de stocks determina quando e quanto se deve encomendar de cada artigo do stock. Relacionados com a gestão de stocks estão três factores importantes, a saber:

•

Conceito de procura, como origem das necessidades de materiais; • Conceitos de custos, nomeadamente, os seguintes:

- Custo de posse,

- Custo de efectivação das encomendas, - Custo de aquisição,

- Custo de rotura de stock.

•

Conceito de prazo de aprovisionamento ou de disponibilização do material.

Relativamente aos modelos de gestão de aprovisionamento são caracterizados os seguintes: Modelo push de gestão por análise estatística, que calcula necessidades logísticas independentes; Modelo pull de gestão por encomenda, que calcula necessidades logísticas dependentes, e está

normalmente integrado numa filosofia de gestão global JIT;

• Modelo misto de gestão MRP, que recorre ao cálculo de necessidades logísticas independentes, para horizontes temporais de médio prazo, e de necessidades dependentes para horizontes de curto prazo.

JIT (Just-In-Time) é uma filosofia de gestão global, centrada no mercado, cujo princípio fundamental é "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessário e suficiente para garantir aquela produção”.

A gestão JIT propõe-se alcançar os 6 objectivos seguintes: Zero existências em armazém;

Zero defeitos durante a fabricação;

Zero avarias dos equipamentos em produção; Zero acidentes com o pessoal;

Zero atrasos e prazos curtos; Zero papel em circulação;

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2. PLANO DAS SESSÕES

Conteúdo Metodologia Duração

(minutos) Exposição:

• Introduzir os conceitos de materiais e de stock (transparências 1.1., 1.2)

• Apresentar a classificação de stocks e de produtos através de exemplos (transparências 1.3, 1.4)

30 min 1. Tipos de materiais 2. Classificação de stocks e de produtos

• Os formandos, reunidos em grupo, debatem as vantagens e inconvenientes da constituição de cada tipo de stock.

• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

Exposição:

• Apresentar o âmbito da função aprovisionamento relacionado com o conceito de necessidade (transparência 1.5)

• Evidenciar a importância da função aprovisionamento (transparência 1.6)

• Integrar a função aprovisionamento no processo logístico (transparências 1.7, 1.8, 1.9, 1.10) 30 min 3. Âmbito da função aprovisionamen to 4. Importância do aprovisionamen to 5. Relação da função aprovisionamen to com o processo logístico

• Os formandos, reunidos em grupos, debatem o processo logístico como fonte de vantagem competitiva • As conclusões dos debates são apresentadas pelo

porta-voz de cada grupo.

(22)

I 16

Exposição:

• Apresentar organogramas alternativos evidenciando a localização da função aprovisionamento na estrutura organizacional (transparências 1.11, 1.12)

• Evidenciar os vários órgãos estruturais da área aprovisionamento (transparência 1.13) 30 min 6. A função aprovisionam ento e a estrutura organizacion al

• Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e inconvenientes das diferentes soluções organizacionais apresentadas

• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-

-voz de cada grupo.

30 min

7. Âmbito da gestão de stocks

Exposição:

• Apresentar o âmbito da gestão de stocks e os respectivos factores a considerar (transparências 1.14. a 1.18)

30 min • Os formandos, reunidos em grupo, identificam os três

factores a considerar na gestão de stocks e a respectiva importância

• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-

-voz de cada grupo.

30 min 8. Necessidades logísticas e modalidades de gestão de aprovisionam ento Exposição:

• Distinguir os tipos de necessidades e exemplificar (transparências 1.19 a 1.21)

• Caracterizar, sumariamente, os três modelos de gestão de aprovisionamento:

Push ou por análise estatística Pull ou por encomenda

MRP ou misto

(transparências 1.22 a 1.25)

30 min

• Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e limitações da filosofia de gestão JIT (just-

-in-time)

• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta- -voz de cada grupo.

30 min

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3. ACTIVIDADES/AVALIAÇÃO

Exercício 1

Distinga materiais consumíveis, materiais de utilização permanente e mercadorias

Resolução:

Materiais consumíveis que são objecto de processamento interno na empresa tais como: matérias primas, materiais subsidiários, material de embalagem.

Materiais de utilização permanente que são imobilizado, ou seja, materiais que não são consumidos no processo produtivo, mantendo-se ao dispor deste durante vários ciclos de transformação.

Numa empresa comercial os bens transaccionados designam-se por mercadorias, não estando sujeitos a qualquer transformação dentro da empresa.

Exercício 2

Distinga bens tangíveis e intangíveis

Resolução:

Bens tangíveis são aqueles que têm presença física, que possuem corpo.

Bens intangíveis são aqueles que não têm presença física, que não possuem corpo.

Exercício 3

Indique os objectivos da função aprovisionamento

Resolução:

A função aprovisionamento compreende o conjunto de operações que permitem pôr à disposição da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos os recursos materiais e serviços necessários ao seu funcionamento, ao menor custo.

Para além das actividades de selecção e qualificação de fornecedores, de negociação, de contratação e de compra de recursos materiais e serviços, de gestão de stocks, a função

aprovisionamento ainda inclui nas suas atribuições: a recepção de materiais, a armazenagem, o

aviamento de requisições e o envio/transporte de materiais para estaleiros onde decorrem obras ou a expedição para subempreiteiros.

(24)

I 18

Exercício 4

Descreva uma cadeia logística externa

Resolução:

Exercício 5

Indique as atribuições principais da função aprovisionamento

Resolução:

O Programação estabelece as ligações ao Planeamento Geral de Operações (ver Figura I.1) e disponibiliza informação relativa a quantidades necessárias e prazos, aos outros órgãos do Departamento de Aprovisionamentos;

A Contratação pesquisa o mercado, avalia e selecciona os fornecedores, com quem estabelece contratos de fornecimento, após negociação;

FORNECEDOR PRODUTOR Venda de material Expedição de material Compra de

material de material Transporte Recepção Armazenagem _{de material}Transform. Depósito de

produto

Expedição de produto Compra de

produto Transporte primário Recepção Armazenagem Venda de produto

GROSSISTA Picking Expedição Retém Recepção Compra de produto Transporte secundário Ponto de Venda RETALHISTA CONSUMIDOR

(25)

A Gestão de Materiais determina quanto e quando encomendar e mantém actualizado o inventário (gestão económica e administrativa);

As Compras processam as encomendas e asseguram o cumprimento dos contratos com os fornecedores;

A Recepção e Armazenagem asseguram a gestão e organização física dos materiais.

Exercício 6

Explique a incidência da procura no ciclo de vida de um produto

Resolução:

Procura aleatória - quando as vendas são dispersas no tempo e nos pontos de venda, não se

podendo encontrar qualquer modelo estatístico que as reproduza. Este comportamento das vendas é típico quando o produto se encontra na fase de lançamento do seu ciclo de vida.

Procura uniforme - quando já é possível definir um modelo estatístico que mostre a

evolução das vendas no tempo. Neste tipo de procura pode distinguir-se três categorias:

• De tendência crescente - as vendas encontram-se em ascensão progressiva, característica de um produto em fase de crescimento do seu ciclo de vida;

• De tendência constante - as vendas encontram-se estabilizadas, com pequenas oscilações, o que permite prever o seu comportamento temporal com elevada fiabilidade. Esta constância comportamental é sintomática quando os produtos atingem a fase de

maturidade do ciclo de vida;

• De tendência decrescente - as vendas encontram-se em queda nítida, o que identifica claramente a fase de declínio de um produto.

Exercício 7

Identifique os diferentes tipos de custos associados à gestão de stocks

Resolução:

O custo de posse (Cp) que é o custo associado à manutenção do stock;

O custo de efectivação das encomendas (Ce) que é o custo administrativo do processamento das encomendas de um artigo;

O custo de aquisição do material (Cm) que é o custo do material, encomendado ao exterior, à entrada da empresa (custo de fornecimento, de transportes, de seguros, );

O custo de fabricação (Cf) que é o custo do material encomendado internamente, através de ordem de fabrico;

(26)

I 20

O custo de rotura de stock (Cr) que é o custo associado a uma solicitação ou requisição de material de stock, não atendida totalmente pelo armazém

Exercício 8

Distinga necessidades logísticas dependentes e independentes

Resolução:

Necessidades Dependentes

Há casos em que a empresa recebe encomendas de quantidades bem determinadas de produto(s) acabado(s) com prazo(s) de entrega definidos ou satisfaz cadernos de encargos, ou ainda como no caso do exemplo da fábrica de jantes, em que de início são conhecidas as quantidades do produto a fornecer e a cadência de entrega, verifica-se que as necessidades resultam directamente da procura.

Assim, podemos definir:

Necessidade Dependente - Toda a necessidade logística a jusante do circuito material,

perfeitamente determinada e resultante de:

• Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) de entrega bem definidos. • Encomenda(s) de produto(s) de procura decorrente e cadência de entrega determinada. • Encomenda(s) de produto(s) cuja especificação e prazo de entrega são fixado(s) (segundo

caderno de encargos).

Necessidade Independente

Há casos em que as necessidades logísticas têm origem em valores aleatórios, como os dados resultantes das análises estatísticas de vendas, e são para utilização posterior com o prazo de utilização indeterminado.

É o que acontece nos armazéns de Aprovisionamento, cuja existência resulta de uma gestão de

stocks, baseada em previsões de consumo considerado aleatório.

Também, na definição de quantidades de material a fabricar, em que a única base de cálculo previsional é o conhecimento da procura do produto e da evolução das vendas que indica em que fase do ciclo de vida se encontra.

Assim, podemos definir:

Necessidade Independente - Toda a necessidade logística a jusante do fluxo material,

resultante de previsão estatística, baseada em históricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilização indeterminado.

(27)

Exercício 9

Explique porque se considera o modelo MRP um modelo misto

Resolução:

O modelo misto também designado modelo de gestão MRP (Material Requirements Planning) foi desenvolvido, na década de 60, nos EUA e considera-se misto porque recorre ao cálculo de necessidades logísticas independentes para um horizonte temporal de médio prazo e de necessidades dependentes para um horizonte de curto prazo.

(28)

I 22

4. TRANSPARÊNCIAS

TIPOS DE MATERIAIS

• Materiais de input ou recursos materiais

• Materiais de output ou produtos acabados

(29)

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador

I 23

NOÇÃO DE STOCK

Stock ou stocks é o conjunto de materiais consumíveis ou de mercadoriais

acumulados, à espera de uma utilização posterior, mais ou menos

próxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando

necessário. São os elementos patrimoniais classificados e valorizados

em existências.

(30)

I 24

CLASSIFICAÇÃO DOS STOCKS

• Matérias-primas

• Componentes

• Produção “em curso”

• Semi-acabados

• Produtos acabados

• Subprodutos

• Materiais subsidiários

• Materiais de embalagem

1.3

(31)

I 25

CLASSIFICAÇÃO DOS PRODUTOS

- Bens não duradouros

- Bens de Consumo

- Bens duradouros

Bens Tangíveis

-

Matérias-primas

- Bens Industriais

- Componentes

-

Subconjuntos

- De suporte

Bens Intangíveis ou Serviços

(32)

I 26

FUNÇÃO APROVISIONAMENTO

• A função aprovisionamento compreende o conjunto de operações que

permitem pôr à disposição da empresa em tempo oportuno, na

quantidade e na qualidade definidas, todos os recursos materiais e

serviços necessários ao seu funcionamento, ao menor custo.

(33)

I 27

IMPORTÂNCIA DO APROVISIONAMENTO

• Gerar diferenciação face à concorrência, através de uma selecção

criteriosa de fornecedores qualificados que assegurem a qualidade dos

fornecimentos e serviços prestados;

• Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens e serviços)

fornecidos através de contratação adequada, de gestão económica dos

stocks, de armazenagem e expedição convenientes.

(34)

I 28

LOGÍSTICA

Logística é o processo estratégico (porque gera valor reconhecido pelos

clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que

acrescenta diferenciação, aumenta a produtividade e a rendibilidade) de

planeamento, organização e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e

armazenagem de materiais (matérias primas, componentes, produção em

curso, produtos semiacabados e acabados) e de informação relacionada,

desde a origem (fornecedores) até ao destino final (consumidores) visando

maximizar a satisfação das necessidades dos clientes, externos e internos.

(35)

I 29

LOGÍSTICA DE INPUT E DE OUTPUT

1.8 Planeamento Geral de Operações

Programação do

Aprovisionamento

Programação da

Distribuição

Programação da

Produção

Transporte

_Armazena

-gem

Processos

Produtivos

Compra

Armazena

-gem

Transporte

_Venda

LOGÍSTICA DE ENTRADA (Input)

LOGÍSTICA DE SAÍDA (Output)

(36)

I 30

CADEIA LOGÍSTICA

PRODUTOR

FORNECEDOR

Venda de

material

Expedição

de material

Compra de

material

Transform.

de material

Transporte

de material

Recepção

Armazenagem

Depósito de

produto

de produto

Expedição

Compra de

produto

Transporte

primário

Venda de

produto

Armazenagem

Recepção

GROSSISTA

Picking

Expedição

Retém

Recepção

Compra de

produto

Transporte

secundário

Ponto de

Venda

RETALHISTA

CONSUMIDOR

(37)

I 31

FLUXOS NA CADEIA LOGÍSTICA

CADEIA

INTERNA

(Produtor)

ORIGEM

(Fornecedores)

CADEIA EXTERNA

(Intermediários)

(Consumidores

DESTINO

)

FLUXOS DE INFORMAÇÃO

FLUXOS DE MATERIAIS/PRODUTOS

FLUXOS FINANCEIROS

(38)

I 32

O DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DEPENDE DA DIRECÇÃO

GERAL

DIRECÇÃO

GERAL

DP.

TÉCNICO

DP.

LOGÍSTICA

DP.

ADMINIST.

FINANCEIRO

DP.

COMERCIAL

VENDAS

DISTRIBUIÇ.

CONCEPÇ.

MARKETING

APROVISION.

_FABRIC.

_CONT.

_S.

ADM.

TES.

(39)

I 33

O DEPARTAMENTO DE APROVISIONAMENTO DEPENDE DA

DIRECÇÃO GERAL

DIRECÇÃO

GERAL

DP.

TÉCNICO

DP.

COMERCIAL

DP.

ADMIN./FINANC.

DP.

APROVISIONAM.

1.12

(40)

I 34

ESTRUTURA DO ÓRGÃO DE APROVISIONAMENTO

APROVISIONA-MENTOS

Compras

Contratação

Recepção e

Armazenagem

Gestão de

Materiais

Programação

1.13

(41)

I 35

ÂMBITO DA GESTÃO DE STOCKS

A função gestão de stocks tem como principais atribuições:

A determinação das quantidades óptimas a encomendar

para a constituição ou para a renovação dos stocks;

Estabelecimento das datas e da cadência segundo a qual

convém efectuar essa determinação;

A organização administrativa e física dos stocks

.

(42)

I 36

FACTORES A CONSIDERAR NA GESTÃO DE STOCKS

A procura

Os custos

Os prazos

(43)

I 37

CONCEITO DE PROCURA

Procura é a expressão dinâmica de um mercado que

corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos

consumidores, que desejam e podem adquirir um produto.

(44)

I 38

OS CUSTOS ASSOCIADOS À GESTÃO DE STOCKS

O custo de posse (Cp);

O custo de efectivação de encomenda (Ce);

O custo de aquisição do material (Cm);

O custo de fabricação (Cf);

O custo de rotura de stock (Cr).

(45)

I 39

PARCELAS DO PRAZO DE APROVISIONAMENTO

O prazo administrativo de preparação e lançamento da

encomenda;

O prazo de recepção pelo fornecedor;

O prazo de entrega do fornecedor;

O prazo de recepção e armazenagem na empresa.

(46)

I 40

NECESSIDADES LOGÍSTICAS

Necessidade logística - É toda a solicitação de natureza

material ou de serviço, que visa satisfazer quantitativa,

qualitativa e temporalmente, qualquer requisito de carência a

jusante do fluxo material, no cumprimento de um objectivo

organizacional.

Estas necessidades logísticas podem ser de dois tipos:

Necessidades dependentes

Necessidades independentes

(47)

I 41

NECESSIDADE DEPENDENTE

Necessidade Dependente - Toda a necessidade logística a

jusante do circuito material, perfeitamente determinada e

resultante de:

Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) de

entrega bem definidos.

Encomenda(s) de produto(s) de procura decorrente e cadência

de entrega determinada.

Encomenda(s) de produto(s) cuja especificação e prazo de

entrega são fixado(s) (segundo caderno de encargos).

(48)

I 42

NECESSIDADE INDEPENDENTE

Necessidade Independente - Toda a necessidade logística a

jusante do fluxo material, resultante de previsão estatística,

baseada em históricos, ou no conhecimento da procura do

produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilização

indeterminado.

(49)

I 43

MODELO DE GESTÃO POR ANÁLISE ESTATÍSTICA OU

MODELO PUSH

Neste modelo de gestão, as previsões de consumos são

calculadas a partir da análise estatística de dados históricos ou

anterioridades e o cálculo das necessidades logísticas são

independentes.

Este modelo pode aplicar-se quando:

A procura é uniforme;

O contexto ou ambiente externo (macro e microambiente) é

relativamente estável;

A especificação do(s) produto(s) está bem definida e

estabilizada;

A produção é contínua (flow production) ou por lotes (batch

production).

(50)

I 44

MODELO DE GESTÃO POR ENCOMENDA OU MODELO PULL

Neste modelo o cálculo das necessidades logísticas são

dependentes.

Este modelo pode aplicar-se quando:

A especificação do(s) produto(s) está bem definida, embora

adaptada à exigência específica do cliente;

A produção é por encomenda (job production).

(51)

I 45

GESTÃO JIT

JIT (Just-In-Time) é uma filosofia de gestão global, centrada no

mercado, cujo princípio fundamental é “produzir quando e

apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar

quando e apenas o necessário e suficiente para garantir aquela

produção”.

A gestão JIT propõe-se alcançar os 6 objectivos seguintes:

Zero existências em armazém;

Zero defeitos durante a fabricação;

Zero avarias dos equipamentos em produção;

Zero acidentes com o pessoal;

Zero atrasos e prazos curtos;

Zero papel em circulação;

(52)

I 46

MODELO MISTO OU MODELO MRP

Este modelo considera-se misto porque recorre ao cálculo de

necessidades logísticas independentes para um horizonte

temporal de médio prazo e de necessidades dependentes para

um horizonte de curto prazo.

(53)

5. TEXTOS COMPLEMENTARES PARA O FORMADOR

• Artigos da revista Executive Dugest • Artigos da revista Foco

(54)

(55)

APROVISIONAMENTO

E GESTÃO

DE STOCKS

II. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS STOCKS

(56)

(57)

II. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS STOCKS IEFP

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II 51

1. RESUMO

À gestão material dos stocks compete assegurar que as operações realizadas com os stocks, desde a sua entrega na empresa até à sua saída de armazém, sejam executadas com eficiência, isto é, ao menor custo e em tempo oportuno.

Os requisitos de uma gestão física dos stocks eficiente são garantir o bom funcionamento da recepção, a adequação dos meios de movimentação, a especificidade das instalações e do equipamento de armazenagem, a desburocratização administrativa e as condições de higiene e segurança das instalações.

À função armazenagem compete preservar os stocks e assegurar o aviamento nas melhores condições de segurança e rapidez.

Os dois princípios gerais da armazenagem são o do local pré--definido e o do local disponível, havendo a necessidade de registo e controlo rigoroso da localização dos materiais, no caso de se adoptar o segundo princípio.

Os armazéns podem ser industriais, de distribuição ou entrepostos e os espaços podem ser cobertos ou não.

As principais actividades da organização material dos stocks são a movimentação, a arrumação, a conservação, a protecção, o aviamento de requisições ou de ordens programadas, a expedição e o saneamento de existências.

São enunciados procedimentos, métodos, técnicas e regras correntemente adoptados, para facilitar o trabalho e reduzir o custo logístico da armazenagem. Por exemplo, para facilitar a localização dos

(58)

IEFP II. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS STOCKS

II 52

(minutos) Exposição:

• Apresentar o âmbito e as atribuições da gestão física dos

stocks (transparências 2.1. a 2.6)

• Apresentar estruturas organizacionais alternativas para a gestão física dos stocks.

30 min 1. Âmbito e enquadramento estrutural da gestão física dos stocks

• Os formandos, reunidos em grupo, debatem as vantagens e limitações de diferentes modelos organizacionais e enquadramentos estruturais e respectivas implantações físicas

• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta- -voz de cada grupo.

30 min

Exposição:

• Enunciar e justificar os requisitos de uma gestão eficiente da recepção, da movimentação, do armazenamento, da localização, do aviamento e da expedição de material de stock (transparência 2.7)

• Apresentar uma política de higiene e segurança e procedimentos para reduzir riscos, exemplificando.

30 min

2. Gestão física dos stocks eficiente

• Os formandos, reunidos em grupos, elaboram proposta com medidas que promovam a melhoria da eficiência e da segurança na função e áreas de armazenagem

• As propostas dos grupos são apresentadas pelos respectivos porta-voz. 30 min 3. Âmbito e princípios da armazenagem Exposição:

• Apresentar o âmbito da função armazenagem (transparências 2.4 e 2.5)

• Justificar os dois princípios gerais de armazenagem, através de exemplos práticos (transparência 2.8 e 2.9).

(59)

• Os formandos, reunidos em grupos, debatem os factores que condicionam a selecção do método de armazenagem • As conclusões dos debates são apresentadas pelo

porta--voz de cada grupo.

30 min

4. Equipamento utilizado em armazéns

Exposição:

• Caracterizar os diversos tipos de equipamento, tais como, meios de movimentação (empilhadores específicos, transportadores contínuos, gruas e pontes rolantes, AGV, ...) e meios de contenção (estruturas de paletização, carrosséis, soluções drive-in, ...) (transparência 2.12).

30 min

• Os formandos, reunidos em grupos, devem procurar relacionar os tipos de equipamento com os tipos de produto a armazenar e com as soluções LIFO ou FIFO • As conclusões dos debates são apresentadas pelo

porta--voz de cada grupo.

30 min 5. Arrumação e localização de artigos em armazém Exposição:

• Apresentar o âmbito da arrumação dos armazéns, respectivos critérios, considerando a unidade de trabalho do armazém e exemplificando (transparência 2.13)

• Apresentar os métodos de localização através de exemplos práticos (transparência 2.14).

30 min

• Os formandos, reunidos em grupos, devem estabelecer códigos de localização de artigos em armazém, segundo os dois métodos apresentados pelo formador

• Os códigos estabelecidos são apresentados pelo porta- -voz de cada grupo.

30 min 6. Conservação e protecção dos materiais armazenados Exposição:

• Apresentar o âmbito da conservação de materiais (transparência 2.15)

• Especificar e exemplificar tipos de conservação.

(60)

II 54

• Os formandos, reunidos em grupo, devem procurar relacionar acções de conservação com medidas de prevenção e segurança de armazenagem

• As conclusões do trabalho dos grupos são apresentadas pelos respectivos porta-vozes.

30 min

Exposição:

• Apresentar o âmbito da actividade de saneamento de existências (transparência 2.16)

• Demonstrar, através de exemplos práticos, as vantagens do saneamento de existências.

30 min

7. Saneamento de existências

• Os formandos, reunidos em grupos, debatem os critérios para classificar artigos do stock como monos a abater

• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta--voz de cada grupo.

30 min

(61)

3. ACTIVIDADES/AVALIAÇÃO

Exercício 1

Indique as principais atribuições da gestão física dos stocks

Resolução:

A gestão física dos stocks tem como principais atribuições: • Recepcionar os materiais aprovisionados;

• Armazenar e conservar os stocks;

• Aviar ou expedir os materiais armazenados.

Exercício 2

Indique vantagens e limitações do armazém caótico i. e. com um sistema de armazenagem sem lugar pré-definido

Resolução:

Este sistema obedece ao princípio de “seja qual for no sítio disponível”. Nos espaços livres pode colocar-se qualquer material, não existindo lugares marcados, mas critérios gerais de localização.

Vantagens:

- Aproveitamento máximo dos espaços;

- Facilita a operação de arrumação dos materiais.

Inconvenientes:

- Exige registo e controlo rigoroso da localização dos materiais (armazém “inteligente”);

- Pode aproximar materiais incompatíveis ou que se contaminem, se não forem cumpridos determinados procedimentos.

Nota:

Este tipo de armazenagem é frequentemente utilizado em materiais de compra directa para obras, que em princípio só entram em armazém uma vez (encomenda e recepção únicas), embora, possam sair em parcelas, mas, até esgotar a quantidade em stock.

(62)

II 56

Exercício 3

Explique a unidade de trabalho de um armazém

Resolução:

Define-se:

Unidade de trabalho característica dos armazéns como o produto (aritmético) = tonelada x

metro.

Note-se a correspondência desta medida com a do trabalho humano, por exemplo: hora x homem.

Exercício 4

Exemplifique um código de localização de armazenagem

Resolução:

Um código de localização de um produto químico, que se encontra arrumado no Armazém de Produtos Químicos:

Exercício 5

Indique critérios para saneamento de existências

Resolução:

O saneamento de existências tem por objectivo a constante actualização e adequação das existências às necessidades do processo produtivo na óptica da maior rendibilidade.

O motivo fundamental que o justifica é a permanência nos armazéns de material excedentário ou de monos que ocupam espaços, representam valor e constituem encargos logísticos desnecessários que urge liquidar.

Saneamento de Existências - É a actividade que consiste na análise periódica dos artigos

existentes em armazém e na eliminação de todos aqueles que revelam muito baixa rotação por obsolescência ou inadequação às necessidades.

Posição 2 Prateleira B Estante 03

Armazém de Produtos Químicos Q

(63)

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II ₅₇

4. TRANSPARÊNCIAS

Âmbito da Gestão Física dos Stocks

À gestão física dos stocks compete assegurar que as operações

realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa até à

sua saída de armazém, sejam executadas com eficiência, isto é, ao

menor custo e em tempo oportuno.

(64)

II 58

ATRIBUIÇÕES DA GESTÃO FÍSICA DOS STOCKS

A gestão física dos stocks tem como principais atribuições:

Recepcionar os materiais aprovisionados;

Armazenar e conservar os stocks;

Aviar ou expedir os materiais armazenados.

(65)

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II ₅₉

Âmbito da RECEPÇÃO DOS MATERIAIS

À função recepção dos materiais compete assegurar a

conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os

requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a

legislação e regulamentação aplicáveis.

(66)

II 60

Âmbito da Função Armazenagem

À função armazenagem compete preservar em boas condições os

materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas

melhores condições de segurança.

(67)

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II ₆₁

Aviamento

• É a actividade de entrega do material requisitado no armazém ou o

encaminhamento para o local de utilização, em conformidade com

a programação.

• Pode considerar-se três tipos de aviamento:

- Eventual

- Programado

- Urgente

(68)

II 62

Expedição

É a actividade que assegura as boas condições de

acondicionamento do material durante o transporte, assim como o

carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado.

(69)

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II ₆₃

Requisitos de uma Gestão Física dos Stocks Eficiente

• Proporcionar as condições materiais adaptadas à recepção

• Dispor de meios adequados de movimentação e transporte interno

• Dispor de meios e espaço devidamente adequado ao

armazenamento e guarda

• Possibilitar e facilitar a saída rápida dos artigos do armazém

• Prever, organizar e manter a segurança de pessoas e bens

(70)

II 64

Princípios Gerais de Armazenagem

Há dois princípios gerais a que correspondem dois tipos básicos de

armazenagem, que podem coexistir num mesmo armazém:

Armazenagem com lugar pré-definido,

→ Princípio: “Um lugar para cada coisa e cada coisa no

seu lugar”.

Armazenagem sem lugar pré-definido.

→ Princípio: “Seja qual for no sítio disponível”.

(71)

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II ₆₅

FACTORES CONDICIONANTES DO MÉTODO DE

ARMAZENAGEM

Rotatividade dos materiais;

Volume e peso a movimentar;

Valor dos materiais;

Ordem de entrada/saída;

Acondicionamento e embalagem;

Fragilidade/robustez dos materiais;

Perecividade dos materiais.

(72)

II 66

Categorias de Armazéns

Armazéns Industriais

Armazéns de Distribuição

Entrepostos

2.10

(73)

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II ₆₇

Tipos de Armazéns

Armazéns cobertos

Parques

Áreas livres

(74)

II 68

Armazém

É todo o espaço coberto ou descoberto, adequado e

responsabilizado, para a arrumação em boas condições de

conservação e ordenada dos materiais da empresa - stocks e outros

- necessários ao circuito produtivo, o qual dispõe de todo o

equipamento apropriado à:

Movimentação - meios de manobra ou de transporte, com a máxima

segurança e eficiência,

Contenção - estruturas e receptáculos adequados para guardar os

materiais com o mínimo risco de deterioração e a máxima

facilidade de acesso.

(75)

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II ₆₉

Arrumação

É a actividade que consiste na disposição racional e criteriosa

dos materiais nos dispositivos ou nos locais próprios do

armazém.

(76)

II 70

Métodos de Localização

Para facilitar a localização dos materiais armazenados pode

utilizar-se um dos métodos utilizar-seguintes:

• Método da quadrícula

• Método dos corredores

(77)

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II ₇₁

Conservação

Consiste na preservação da qualidade dos materiais armazenados,

assegurando que ao serem utilizados estão em perfeitas condições,

mantendo intactos todos os seus atributos, como as características

físico-químicas, as formas e as dimensões.

(78)

II 72

Saneamento de Existências

É a actividade que consiste na análise periódica dos artigos

existentes em armazém e na eliminação de todos aqueles que

revelam muito baixa rotação por obsolescência ou inadequação às

necessidades.

(79)

5. TEXTOS COMPLEMENTARES PARA O FORMADOR

• Artigos da revista Executive Dugest • Artigos da revista Foco

(80)

(81)

APROVISIONAMENTO

E GESTÃO

DE STOCKS

III. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS

(82)

(83)

III . A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador III 77

1.

RESUMO

À gestão administrativa dos stocks compete conhecer, permanentemente, quais os materiais armazenados, os respectivos movimentos de entrada e saída de armazéns e as quantidades existentes em unidades físicas e monetárias dos stocks.

Neste capítulo evidencia-se a importância de manter actualizado um conjunto de dados relativos a cada artigo do stock, nomeadamente, os seguintes:

• Designação, • Codificação, • Especificação,

• Unidades de compra e de utilização,

• Quantidades entradas e saídas e respectivas datas de movimento, • Último preço de custo unitário e custo médio ponderado,

• Saldo em quantidade e valor.

Depois de definidos os sistemas de codificação dos materiais: numéricos, alfabéticos, alfa-numéricos e de barras; é exemplificado um código numérico com cinco campos para identificar o tipo de material de stock, a classe, a família, o número de ordem e um algarismo de controlo (checkdigit).

A especificação de um material é o conjunto de atributos ou características, que permite distinguir o material e conferir-lhe aptidões de utilidade.

Uma empresa deve normalizar os materiais de stock reduzindo a respectiva variedade.

A empresa deve manter um ficheiro de materiais adaptado às suas necessidades de gestão e actualizado, se possível, em tempo real.

O controlo dos stocks em quantidades físicas pode efectuar-se através de inventários e, neste capítulo, compararam-se três tipos de inventários:

• Inventário permanente, obtido a partir do ficheiro de materiais, que permite conhecer o stock de cada artigo, em tempo real.

• Inventário programado, que permite conhecer, por artigo do ficheiro, para um certo horizonte temporal e por cada período de controlo, o stock teórico e o disponível teórico.

• Inventário físico, que permite manter controlados os stocks em armazém, com base em contagens físicas.

O controlo de existências em valor monetário pode obter-se através da Contabilidade Geral. Segundo o POC, a classe 3 serve para registar a movimentação de contas de existências que visa, essencialmente dois objectivos:

Conhecimento do valor dos stocks.

Apuramento do resultado nas vendas ou na produção.

• Tais objectivos podem atingir-se através de dois sistemas informativos: Sistema de inventário permanente.

(84)

IEFP III . A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS

II 78

(minutos) 1. Âmbito da gestão administrativa dos stocks 2. Enquadramento estrutural ou orgânico da gestão administrativa dos stocks Exposição:

• Apresentar o âmbito e o enquadramento estrutural da gestão administrativa dos stocks (transparência 3.1) • Justificar a importância do processamento da informação

em tempo real.

30 min

• Os formandos, reunidos em grupo, debatem a relação entre a gestão administrativa e a gestão económica dos

stocks

• As conclusões dos debates são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.