Função da contabilidade

Para atender à missão da Administração Pública, a contabilidade deve ser estruturada visando cumprir as disposições da Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964, e evidenciar os reais objetivos almejados pela Administração e as relações contábeis, jurídicas e econômicas, em especial o disposto no art. 85, que diz:

Art. 85. Os serviços de contabilidade serão organizados de forma a permitir o acompanhamento da execução orçamentária, o conhecimento da composição patrimonial, a determinação dos custos dos serviços industriais, o levantamento dos balanços gerais, a análise e a interpretação dos resultados econômicos e financeiros.

Neste sentido, Machado Jr. e Reis (2001, p.182) dizem que:

a informação contábil permite à Administração a análise e a tomada de decisões com vistas a melhorar a arrecadação de suas receitas, aperfeiçoar o mecanismo de cobrança de seus créditos, proporcionar bases para uma melhor programação de despesa e dos desembolsos, bem como oferecer ao administrador, ao público e àqueles com quem a entidade transaciona, elementos sobre a composição qualitativa e quantitativa do patrimônio da instituição. Por fim cumpre-lhe analisar e interpretar os resultados obtidos.

A função da contabilidade é descrita por Nascimento (2000, p.24) da seguinte forma:

Como fecho, cabe afirmar que a Contabilidade não é tudo em um organismo econômico, mas dela quase tudo depende. Não constitui, porém, remédio para todos os males, não fornece solução para todos os problemas. É imperioso ser realista. Um sistema de contabilidade governamental racionável deve ser estruturado de modo amplo e flexível; precisa reunir dois requisitos essenciais: veracidade e oportunidade; tem de proporcionar informe suficiente à verificação do cumprimento dos planos, mostrando os desvios e ensejando aos órgãos superiores a análise de suas causas e a possibilidade de intentar correções necessárias.

A contabilidade cabe informar à administração, de forma clara e precisa, os meios necessários para aperfeiçoar os seus mecanismos orçamentários, financeiros e patrimoniais. Para isso deve ser estruturada de modo a atender às imposições legais e as exigências da administração, conforme preceituado por Machado Jr. e Reis (2001, p 182-183).

A organização do sistema de informações deverá ser executada sob a orientação de um Plano de Contas, que será estruturado com base nas regras impostas por esta lei, nos princípios fundamentais de contabilidade, e nas exigências da administração. Assim, o planejamento contábil visará, sobretudo, permitir: conhecimento da composição patrimonial, a fim de ser analisada sob os aspectos quantitativo e qualitativo.

Verifica-se que o Plano de Contas se constitui no dispositivo fundamental para a classificação dos registros dos atos e fatos da Administração Pública. Também ressaltam a obediência aos aspectos quantitativo e qualitativo para fins de análise.

Ao tratar do Plano de Contas, Machado Jr. e Reis (2001, p.182-184) ao comentar o art. 85 da Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964, argumentam que o planejamento contábil deverá respeitar as regras impostas por ela, pelos princípios

fundamentais da contabilidade e as exigências da Administração. e que visará ainda permitir:

I. conhecimento dos resultados obtidos nas operações das unidades de gestão nas atividades pelas quais são responsáveis e desenvolvidas nas áreas de responsabilidade governamental;

II. o conhecimento das relações financeiras entre os Poderes constituídos e entre os órgãos de administração direta, indireta e fundacional integrantes da organização governamental e a consolidação das contas governamentais;

III. conhecimento dos direitos e obrigações de qualquer natureza, resultantes de lei, contratos, convênios, acordos e ajustes;

IV. conhecimento de bens e valores de qualquer natureza, pertencentes ou confiados à guarda ou custódia da entidade, bem como a localização de sua origem;

V. o conhecimento dos custos dos serviços de qualquer natureza mantidos pela entidade, ou ainda da produção de produtos, a fim de determinar a sua correlação com os serviço prestado ou com o produto e de orientar decisões na fixação dos preços e correções de desvios detectados; VI. conhecimento dos resultados da gestão de atividade financiadas com

recursos financeiros constituintes de fundos especiais de qualquer natureza;

VII. conhecimento das receitas obtidas e das despesas realizadas, observando os respectivos períodos de ocorrência, fatos geradores e o correlacionamento existente entre ambos;

VIII. conhecimento da responsabilidade de todos quantos de qualquer modo arrecadem receitas, efetuem despesas ou guardem bens pertencentes ou confiados à entidade;

IX. comparações ou confrontos e verificações de qualquer natureza;

X. conhecimento do volume de operações e recursos movimentados por área de responsabilidade, bem como por toda a organização, através da consolidação das demonstrações das entidades que compõe o grupo estatal, sejam da administração direta, sejam da administração indireta; XI. o conhecimento, a análise e a interpretação dos resultados orçamentário,

primário, financeiro e econômico da gestão;

XII. a elaboração das demonstrações contábeis, de caráter orçamentário, financeiro, patrimonial e gerencial para análises e avaliações de desempenho;

XIII. acompanhamento da execução orçamentária.

.Para a Administração Pública, a Lei n.º 4.320 exige que a contabilidade deve

ser feita demonstrando os sistemas orçamentário, financeiro e patrimonial, além do sistema extra-orçamentário. Desta forma, o Plano de Contas deve ser elaborado contemplando todas as etapas de escrituração, de modo a gerar todas as informações necessárias para as demonstrações contábeis.

Atende, desta forma, as exigências da Lei n.º 4320, de 17 de março de 1964 e da Lei Complementar n.º 101, de 04 de maio de 2000, bem como as metodologias especialmente concebidas para tal fim, que se utilizam de contas escrituradas nos sistemas: orçamentário, financeiro e patrimonial.

A contabilidade, através do sistema orçamentário, registra os atos e fatos relativos à previsão orçamentária da receita, comparada à realizada, bem como da despesa fixada comparada com a realizada, durante o exercício financeiro.

A Fundação Escola de Administração Pública Municipal do Tribunal de Contas do Estado do Paraná (1997, p.7), afirma que:

O Sistema Orçamentário trata do registro da escrituração contábil da receita e despesa, de conformidade com as especificações da Lei Orçamentária e dos Créditos Adicionais, confrontando a receita prevista e a arrecadada, a despesa empenhada e a realizada, bem como, da apresentação dos resultados comparativos no final do exercício financeiro:

E conclui sua afirmação apresentando um quadro demonstrando as diferenças entre a receita prevista e a receita arrecadada, bem como a despesa fixada em relação à despesa realizada, de acordo com o que segue:

SITUAÇÕES POSSÍVEIS SIGNIFICADO

Receita > Despesa Receita maior que despesa gera superávit.

Receita < Despesa Receita menor que despesa gera déficit.

Previsão de receita < Arrecadação = Excesso de arrecadação

Previsão menor que arrecadação constitui excesso de arrecadação.

Previsão de receita > Arrecadação = Déficit orçamentário

Previsão maior que a arrecadação constitui déficit orçamentário.

Despesa fixada < Realizada = Economia de dotações

Despesa fixada menor que a realizada constitui economia de dotações.

Despesa fixada > Realizada = Impossível (art.167, II CF. Vedação)

Despesa fixada maior que a realizada se torna impossível de acontecer pela vedação imposta pela Constituição Federal.

Figura 1 - Comparativo do Sistema Orçamentário.

Fonte: Fundação Escola de Administração Pública Municipal do Tribunal deContas do Paraná.

A partir da figura 1 demonstra-se as possíveis situações que ocorre na Lei Orçamentária Anual, comparando as ações estimadas em relação às realizadas, ocorridas no exercício financeiro entre a receita e a despesa, provocando superávit ou déficit.

Já em relação ao sistema financeiro, a Fundação Escola de Administração Pública Municipal do Tribunal de Contas do Estado do Paraná (1997, p.8) esclarece que:

O Sistema Financeiro envolve as operações de natureza financeira, contemplando os ingressos e saídas de natureza orçamentária e extra orçamentária e, ainda, os saldos disponíveis anteriores, a contrapartida da dívida a pagar e os saldos que se transferem para o exercício seguinte.

Neste sistema são registradas apenas as entradas e saídas de dinheiro resultantes dos sistemas orçamentário e extra-orçamentário, demonstrando ainda as disponibilidades do ano anterior, bem como para o ano seguinte. Assim, a constituição do balanço financeiro será a demonstrada na figura 2.

GRUPOS SIGNIFICADO

+ Receita orçamentária + Receita extra-orçamentária + Saldo disponível do ano anterior = Total disponível no período

Total disponível no período é igual à somatória da receita orçamentária, da receita extra-orçamentária e do saldo disponível do ano anterior.

- Despesa orçamentária - Despesa extra-orçamentária = Saldo disponível para o exercício

seguinte

Saldo disponível para o exercício seguinte é o resultado do total disponível no período menos a despesa orçamentária e a despesa extra-orçamentária

Figura 2 - Demonstrativo do Sistema Financeiro.

Fonte: Fundação Escola de Administração Pública Municipal do Tribunal deContas do Paraná.

Neste sentido, este demonstrativo apresenta, a disponibilidade oriunda do ano anterior, em que, acrescendo-se os recebimentos e subtraindo-se os pagamentos no exercício, obtém-se a disponibilidade para o ano seguinte, demonstrando assim a movimentação financeira no exercício.

Na seqüência, a Fundação Escola de Administração Pública Municipal do Tribunal de Contas do Estado do Paraná (1997, p.9), esclarece como são compostos os elementos patrimoniais:

O Sistema Patrimonial compreende os bens e direitos e as obrigações de caráter flutuante e permanente da Administração, nele recepcionado , de igual forma, tanto as variações resultantes da execução orçamentária quanto as independentes e apresentando, estaticamente, os saldos patrimoniais devidamente atualizados na data base do encerramento do exercício financeiro.

Percebe-se que o sistema sofre constantes movimentações através dos registros efetuados pela contabilidade, com o intuito de demonstrar a realidade dos componentes patrimoniais em termos qualitativos e quantitativos.

Este sistema registra apenas os atos e fatos resultantes da execução orçamentária e extra-orçamentária com referência às variações patrimoniais ocorridas no ativo e no passivo, evidenciando ainda o ativo real líquido ou o passivo a descoberto.

A demonstração resumida do sistema patrimonial expressa-se através da Figura 3.

GRUPOS SIGNIFICADO

Ativo = Bens + Direitos Ativo é igual a bens mais direitos.

Passivo = Obrigações + Patrimônio líquido Passivo é igual a obrigações mais patrimônio líquido. Ativo > Passivo = Ativo Real Líquido Ativo maior que passivo gera Ativo Real Líquido. Ativo < Passivo = Passivo a Descoberto Ativo menor que passivo gera passivo a descoberto.

Figura 3 - Demonstrativo do Sistema Patrimonial.

Fonte: Fundação Escola de Administração Pública Municipal do Tribunal deContas do Paraná.

O exposto pelo sistema patrimonial é demonstrado no Anexo n.º 14, da Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964, após os registros, de forma individual, resultantes da execução orçamentária, bem como os resultantes da execução extra- orçamentária, evidenciando as alterações nos elementos patrimoniais de ativo e passivo.

A partir das figuras 1, 2 e 3 demonstram-se, de forma simplificada, a respectiva composição dos sistemas orçamentário, financeiro e patrimonial, por meio dos registros contábeis exigidos pela Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964.

A contabilidade é um importante instrumento de suporte ao planejamento e controle em qualquer organização, pois fornece informações para o controle e avaliação de desempenho de seus setores, permitindo verificar também os resultados obtidos, em relação aos planejados.