Função planejar

O planejamento ocorre no nível mais alto da estrutura organizacional, onde são definidas as metas e estratégias para a empresa. De acordo com o gerente essas metas e estratégias são estabelecidas conforme as necessidades da organização além de levarem em consideração o momento vivido pela empresa. O maior objetivo organizacional é atender as necessidades dos clientes buscando assim a satisfação dos mesmos. Assim, permitindo que a Matheus Informática seja recompensada por meio da obtenção de lucros.

Na percepção do gestor planejar é muito importante para qualquer empresa independente do seu tamanho, entende que definir objetivos e traçar estratégias fazem com que o caminho a percorrer se torne mais seguro e com menos surpresas. Como exemplo de planejamento o gestor cita a decisão de inserir na empresa novos produtos e serviços com o objetivo de atingir novos nichos de mercado, como alternativa de recuperar a queda no faturamento ocorrido em função do cenário econômico atual. Para tal é necessário que se tenha conhecimento dos investimentos necessários, do tempo de cada tarefa e das pessoas envolvidas, conforme cronograma disponível no anexo A. Na medida do possível o planejamento é seguido com rigor, possibilitando assim maior precisão das decisões tomadas, o que facilita o desenvolvimento e o acompanhamento das tarefas, assim como o retorno dos resultados e as ações necessárias que devam ser agregadas no período de execução do projeto.

No departamento técnico, o planejamento tático e operacional se complementa. Esse setor é responsável pela parte da assistência técnica oferecida pela empresa, que abrange os reparos dos equipamentos, o suporte aos clientes dentro ou fora da organização. A mão de obra é o principal recurso dessa área. Desse modo, o conhecimento e a capacitação dos colaboradores passam a ser de extrema relevância para a organização.

Para o setor técnico, o gestor busca sempre capacitar os colaboradores, oferecendo cursos e treinamentos, para que a equipe esteja preparada para atender a demanda e estar apta para trabalhar em busca dos objetivos da organização. A

capacitação neste departamento garante um diferencial no mercado da tecnologia, pois o mesmo necessita atualização constante, uma vez que novas tecnologias e equipamentos surgem rapidamente exigindo do profissional conhecimento e preparação para atender às novas tendências do mercado tecnológico.

Os procedimentos são seguidos de forma rigorosa nesse setor, pois o mesmo trabalha diretamente com os equipamentos dos clientes, os quais trazem muitas informações sempre importantes e de caráter pessoal. Na percepção do gerente é muito importante que os procedimentos sejam padronizados proporcionando um maior controle dos processos internos da organização, garantindo segurança tanto para a empresa como para o cliente.

Em função da busca pela padronização, desenvolvem-se ferramentas que possibilitam um controle sobre as tarefas executadas dentro da organização. Estes instrumentos possibilitam que a empresa obtenha informações sobre os resultados, permitindo que ações sejam elaboradas para determinados objetivos.

Como ferramentas se podem citar o relatório de assistência técnica, agenda de atendimentos, formulário de pós venda de produtos e serviços disponíveis nos anexos B, C, D e E respectivamente. Estes instrumentos serão discutidos com maior profundidade na função controle, neste contexto seus resultados fazem parte do planejamento das ações empresariais.

No marketing, a mudança do logotipo utilizado pela empresa desde sua abertura, anexo F, está em processo de mudança já desenvolvido por uma empresa contratada e já aprovado. O novo logotipo, de acordo com o gestor busca a inovação e tem o objetivo de tornar sua leitura mais simples e objetiva. A cor azul continua presente na marca como forte elemento de identificação da empresa ao longo dos anos, como se pode ver no anexo G.

Para divulgar seus produtos a empresa utiliza folders, os quais precisam ser constantemente atualizados. De acordo com o gestor a tarefa demanda de tempo para elaboração e manutenção, já que os mesmos trazem informações sobre os produtos como especificações básicas, preços e condições de pagamento, informações essas que sofrem alterações constantes, mas que é uma ferramenta muito importante para que os clientes conheçam os produtos oferecidos pela Matheus Informática.

Além dos folders a empresa faz uso também das redes sociais, estas muito utilizadas nos dias atuais, que na percepção do gerente tem um alcance muito maior

que o jornal por exemplo. Mesmo não fazendo uso de um planejamento de marketing a empresa procura meios de divulgar seus produtos e serviços de maneira que os mesmos não tenham muito impacto financeiro na organização.

Para o departamento comercial as reuniões são mensais, com o objetivo de compartilhar ideias e estratégias além de resolver eventuais problemas que surgem no dia a dia. Essas reuniões costumam acontecer no início de cada mês, e um assunto em pauta é sempre o resultado do mês anterior e a meta para o mês que inicia.

O departamento financeiro da empresa executa o faturamento das vendas, emissão de notas fiscais, boletos e cobranças. O financeiro corresponde a toda movimentação monetária da organização, detendo as informações de contas a pagar, tanto de fornecedores quanto de funcionários, e a receber como títulos em carteira, cartões de crédito e cheques. É estipulada uma meta de faturamento, baseado na média do faturamento dos três últimos meses.

Todas as atividades exercidas por esse setor se dão através de um sistema de gestão, anexo H, que na percepção do gerente, em virtude da inclusão das informações e da utilização efetiva tem contribuído de forma eficaz no gerenciamento da empresa. Anteriormente era pouco explorado, com uso para atividades básicas. Atualmente, o sistema é usado na plenitude, desde a entrada dos equipamentos para manutenção, como mostra o formulário disponível no anexo B, antes registrado de forma manual, até a emissão de relatórios que demonstram os resultados globais da empresa.

De acordo com o gerente alguns procedimentos ainda ocorrem de forma manual, como os relatórios que são anexados aos equipamentos que tratam de programas que devem ser instalados e o checklist do estado dos equipamentos, nesse caso apenas de notebooks, conforme anexos I e J.

As reuniões com a equipe acontecem mensalmente, e de acordo com o gestor essas reuniões são necessárias para que os colaboradores tenham conhecimento dos acontecimentos na empresa, além de abrir espaço para que os mesmos possam expor suas ideias e sugestões, com vistas à qualificação das ações na empresa.

No que diz respeito à gestão de pessoas, a empresa não faz uso de um planejamento de recursos humanos, o qual estipula antecipadamente um perfil das pessoas que venham a fazer parte da organização. O recrutamento quando

necessário é feito de maneira mais informal, através de seleção de currículos ou indicações, onde o candidato é avaliado para saber se atenderá os requisitos do cargo disponível.

Segundo declaração do gestor, não possui desenho de cargos e planos de carreira, uma maneira de avaliar o desempenho e satisfação dos colaboradores ocorria com a aplicação de um questionário de avaliação de desempenho, anexo L, o qual não está sendo mais utilizado pelo fato do acúmulo de funções, restringindo o tempo disponível.