É comum encontrar inúmeras variações nos cargos e funções que compõem uma agência, dificul- tando uma padronização de estrutura e funcionamento dessas organizações. Fatores como tamanho da empresa, orçamento e atividades oferecidas contribuem mais ainda para uma caracterização que acom- panha a identidade de cada agência.
Porém, é possível visualizar um organograma básico e ordenar, de uma maneira genérica, os departamentos e os cargos que contribuirão para a produção publicitária e de comunicação, auxiliando também o entendimento do fluxograma dessas agências.
Antes de entrarmos em uma agência, vale ressaltar os conceitos de organograma e fluxograma.
Organograma
É uma forma gráfica de representar como se organiza uma empresa ou instituição, exibindo as relações entre cargos, grupos e funcionários. Como característica de um bom organograma, podemos exemplificar uma melhor visualização das responsabilidades de cada pessoa em uma empresa.
Exemplo gráfico de um organograma básico em uma agência de publicidade:
Presidente
Pesquisa
Atendimento Planejamento Criação Mídia Produção
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Fluxograma
É uma representação simbólica que descreve a sequência das fases de um processo, ou seja, um gráfico que mostra todo o caminho que se faz dentro de uma empresa até o produto final, permitindo visualizar o processo como um todo. Um fluxograma ilustra, de forma descomplicada, a transição de informações entre os elementos que compõem um produto final.
Exemplo simplificado de fluxograma em uma agência:
Cliente informa dados para o atendimento. 1.
Atendimento desenvolve um
2. briefing.
Planejamento transforma dados em informação. 3.
Criação se baseia nas informações e “conversa” 4.
com Mídia e Produção.
Criação fala com atendimento sobre a ideia. 5.
Atendimento apresenta para o cliente. 6. Empresa anunciante Atendimento Planejamento Criação Mídia Produção
Para que uma agência possa oferecer seus serviços com qualidade, cada uma adota um orga- nograma e um fluxograma que lhe parece mais adequado, tendo sempre como referência a principal atividade oferecida.
Entretanto, mesmo apresentando uma variação considerável de uma agência para outra, ainda é possível identificar dois grupos comuns entre elas: principal e complementar.
O grupo principal é aquele que oferece as funções essenciais de uma agência. É composto pelas áreas de:
Diretoria / Gerência / Presidência;
:: Pesquisa; :: Atendimento; :: Planejamento; :: Criação; :: Mídia; :: Produção. ::
O grupo complementar é responsável por funções e atividades igualmente importantes, porém, em agências de menor porte, podem ser exercidas pelos setores básicos. Compõem esse setor:
Assessoria de imprensa; :: Relações Públicas; :: Promoção; :: Tráfego; :: Produção Gráfica; :: Rádio e TV (RTV); ::
Fotografia (estúdio e laboratórios);
::
Departamento jurídico;
::
Departamento de informática.
::
O autor Flávio Ferrari identifica que esse cenário não é definitivo e haverá alterações consideráveis. Segundo ele:
À medida que sofisticamos a estrutura, vão surgindo setores independentes que irão dedicar um tempo maior a essas tarefas, melhorando a qualidade final do serviço prestado. As recentes alterações no cenário mundial da comunicação começam a se refletir nessa estrutura tradicional. As agências ainda não encontraram o caminho definitivo, mas a tendência é para o redesenho da estrutura, com maior ênfase para informação e informatização. (FERRARI, 1996, p.14)
Atendimento
É o responsável pela captação de novas empresas anunciantes, manutenção da carteira de clientes, ligação entre a agência e esses públicos.
Também conhecido como Contato ou Executivo de Contas (na linguagem técnica das agências, conta é sinônimo de clientes), esse profissional deve ter o conhecimento de marketing, comunicação, publicidade e, principalmente, relações públicas, boa cultura e boa imagem pessoal, já que depende dele a entrada de novas empresas anunciantes.
Por ser o elo entre a agência e o cliente, compete ao atendimento a difícil missão de satisfazer os dois lados, ou seja, deve estar preparado para defender os interesses do cliente junto à agência e defender os interesses da agência junto ao cliente.
Além das atividades externas, como visitas periódicas aos clientes (para captação ou manutenção) e apresentação da campanha em suas diversas etapas para aprovação, o atendimento também exerce
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funções internas, como a participação das reuniões de planejamento sobre o projeto do cliente, a atuali- zação das informações para os demais profissionais da agência e supervisão (na ausência de um tráfego) do fluxograma das atividades desenvolvidas na produção da campanha.
O quadro a seguir resume um pouco mais as atividades exercidas pelo atendimento publicitário:
Cargo Funções
Atendimento
captação de novos clientes; ::
manutenção da carteira de clientes; ::
negociar os interesses de clientes e agência; ::
ser a ligação entre as duas empresas; ::
repassar aos demais profissionais da agência as informações do cliente; ::
participar das reuniões de planejamento; ::
elaborar o
:: briefing.
Esta última função que aparece no quadro merece uma atenção especial. O profissional de atendi- mento é quem deve elaborar obriefing do cliente, ou seja, criar um documento base no qual irão constar todas as informações referentes à empresa anunciante e diagnosticar as necessidades e desejos.
Briefing
Palavra de origem inglesa que significa resumo, to brief = resumir. É um documento, pasta, ou arquivo que contém todas as informações referentes ao cliente para que possa ser elaborada a campanha publicitária ou de comunicação.
É o começo de tudo e um dos passos mais importantes para o sucesso de uma campanha.
Todos os departamentos de uma agência trabalham tendo como base o briefing e as informações contidas nele. Além de receber os dados fornecidos pelo anunciante, o atendimento realiza uma pesquisa de mercado para atribuir outras informações no documento, evitando com isso possuir apenas as referências e os dados do cliente.
A finalidade de umbriefing é passar um diagnóstico correto e as orientações necessárias para que se possa desenvolver uma proposta de solução do problema, ajustada aos objetivos de comunicação e de marketing, tendo como resultado uma campanha correta e que consiga manter a imagem e a filo- sofia da empresa na mensagem.