Compras pode ser definido tão somente como um processo através do qual se obtêm insumos, seja no ambiente empresarial como até no nosso cotidiano doméstico: provavelmente o prezado leitor comprou algum pro- duto ou serviço nas últimas horas, seja um cafezinho na panificadora, ou o serviço de transporte público, eventualmente um jornal ou o serviço de um profissional liberal.
A principal diferença entre a compra feita pelas pessoas físicas quando comparadas às efetuadas pelas organizações reside na característica de que as últimas geralmente são norteadas por critérios mais formalizados e um pouco mais complexos. Dificilmente alguma pessoa efetuará um processo de licitação devidamente formalizado para adquirir produtos de uso pes- soal como roupas, calçados ou até uma refeição. Porém, esses mesmos in- sumos, quando adquiridos por organizações, normalmente são objeto de, minimamente, alguma formalização, visando documentar os critérios utili- zados para a decisão do fornecedor escolhido, também chamado de fonte de fornecimento.
No ambiente organizacional, portanto, o processo de compras ocupa-se, ainda, além da simples obtenção de insumos, da determinação da quanti- dade mais adequada a cada situação de consumo, com critérios de entrega (tempo e lugar) adequados, da melhor fonte de fornecimento possível e ao menor preço.
A determinação da quantidade geralmente é feita por profissional res- ponsável pelo planejamento de materiais, ou seja, a área de compras nor- malmente recebe as necessidades de insumo devidamente quantificadas por algum requisitante, com referências às datas ideais para a recepção dos insumos. Cabe à área de compras concluir o processo de aquisição, coorde- nando atividades pertinentes à definição do fornecedor e à determinação dos aspectos comerciais.
Na verdade, a atividade de compras é um exercício a ser praticado intensa e frequentemente por toda a organização. Imaginemos, por exemplo, uma indústria fabricante de telefones celulares. Na área de Marketing surgem os projetos de novos modelos, envolvendo determinadas cores e o emprego de algumas matérias-primas, como resinas plásticas. Na realidade, quando algum gerente de produto determina diretrizes para o projeto de um ga- binete de um novo modelo de telefone celular a ser construído a partir de determinada resina plástica, ele está, indiretamente, determinando detalhes do futuro componente a ser comprado pela área de compras. E da mesma forma, profissionais atuantes na engenharia de processos usualmente inter- ferem na determinação de detalhes dos componentes, interferindo, indire- tamente, nas atividades da área de compras.
Finalmente, cabe exclusivamente à área de compras a formalização das aquisições, documentando, conforme diretrizes de cada organização, todos os aspectos acordados com os fornecedores, seja de maneira mais formal, em organizações onde tais práticas integram as políticas de compras ou de maneira informal, comuns nas organizações onde o grau de formaliza- ção exigido é menos intenso. Ainda quanto ao grau da formalização, nem sempre uma organização onde as exigências são mais detalhadas garante maior lisura no processo de aquisição: as ocorrências verificadas no dia-a-dia e as recomendações acadêmicas sugerem a maior frequência nas intenções de fraude mais comuns justamente nos ambientes onde os processos são
mais formalizados, talvez até tendendo à burocratização1.
Os critérios utilizados para a formalização das compras deve sempre considerar o importante sincronismo com as políticas e estoque em vigor, e, adicionalmente, o comportamento do mercado fornecedor, a engenharia financeira e o próprio estilo de cada organização. Numa organização onde se adotam os preceitos da filosofia Just-in-Time, normalmente as aquisições são feitas em pequenos lotes e em frequência elevada, quando comparada a outro ambiente, onde se privilegia a formação de elevados estoques de matérias-primas.
Devem ainda ser considerados aspectos relacionados à disponibilidade de caixa para o caso de se planejar uma aquisição de valor relevante, evitan- do assumirem-se compromissos com pagamentos à vista diante de indispo- nibilidade de caixa suficiente para saldar tais compromissos.
Aspecto relevante consiste no comportamento do mercado, onde as flutu- ações de oferta, relacionadas diretamente com as demandas, podem interferir
1 Entendem-se como
burocráticos os proces- sos aonde o grau de formalização chega a ser exagerado.
em preços mais ou menos sujeitos a altas e baixas, num efeito natural devido às oscilações decorrentes entre as variações existentes entre oferta e deman- da. Produtos de consumo sazonal, por exemplo, são boas referências e situa- ções onde as organizações beneficiam-se de preços mais favoráveis durante períodos de safra, comparativamente à ocorrência de entressafras.
Há de ser considerado, ainda, o estilo de gestão adotado em cada organi- zação. Nas mais conservadoras, práticas mais ousadas, como a manutenção de estoques consignados ou critérios de reposição automática geralmente não são praticados, por respeito a práticas mais tradicionais, mesmo despre- zando-se oportunidades de se reduzir preço em valores integrais pagos aos fornecedores.
A atividade de aquisição de insumos é constantemente vista como forma de se alavancar lucros, pois, comprando-se bem, ou seja, pagando-se valores abaixo dos médios praticados no mercado, a organização em análise terá melhores condições de competitividade comercial comparativamente ao pagamento de valores acima da média do mercado.
Pode-se definir como uma boa compra aquela onde existe maximização na quantidade de atributos do objeto da compra com a minimização dos preços pagos. Dependendo do ramo da atividade econômica, determinada organiza- ção pode chegar a dispender cerca de 80% dos valores provenientes das vendas na aquisição de insumos, como em estabelecimentos comerciais voltados ao escoamento de produtos de consumo, onde há muitos fabricantes, muitos pontos-de-venda e a margem de contribuição dos produtos é muito pequena. É o caso de lojas de autosserviço (supermercados), para produtos muito po- pulares e com muitos fabricantes, como biscoitos, bebidas lácteas e produtos hortifrutigranjeiros. Já no mercado de produtos de consumo duráveis, como automóveis e eletrodomésticos, onde as margens de contribuição costumam ser maiores, a representatividade dos valores de insumos adquiridos em re- lação às receitas provenientes das vendas costuma ser menor, algo por volta de 60 a 70%. Já no ramo de prestação de serviços, por não haver grande re- presentatividade de insumos tangíveis adquiridos em relação ao faturamento, essa relação percentual dificilmente chega aos 20%, como no caso de clínicas médicas ou escritórios de advocacia ou contabilidade. De qualquer maneira, uma boa compra sempre será uma forma eficaz de se alavancar lucros.
Visando melhorar o desempenho das atividades de compra, usualmente os profissionais da área procuram valer-se do poder de barganha, como por exemplo tentar negociar volumes maiores para tornar a organização cliente
mais atrativa para o mercado fornecedor e, através desse subterfúgio, obter preços mais vantajosos.
Da mesma maneira que nas vidas particulares das pessoas, as organiza- ções também podem realizar as chamadas compras de oportunidade, onde o fator econômico ocupa posição de destaque na decisão de se fechar de- terminada aquisição, mesmo sem necessidade premente de determinado insumo tangível por uma mera situação de oportunismo, desde que haja evi- dências confiáveis de demandas futuras, inexistência de risco de obsolescên- cia e vantagem comercial superior aos dispêndios gerados pela formação de estoques tecnicamente desnecessários. Por outro lado, organizações dificil- mente executam compras por impulso, diferentemente das pessoas, devido ao maior grau de tecnicidade incidente sobre o processo de aquisição.
Os objetivos da função de compras relacionam-se basicamente à obten- ção de insumos (produtos, tecnologias e serviços) em quantidade suficiente e atendendo a padrões técnicos e de qualidade previamente estipulados, ao menor preço possível, com a garantia do melhor serviço possível (ga- rantias, serviço técnico de reposição, atendimento), em prazo de entrega compatível com as necessidades temporais de consumo do objeto de cada compra, sempre visando manter um bom relacionamento não somente com fornecedores ativos, como também com os chamados fornecedores poten- ciais. Entendem-se como fornecedores potenciais as fontes de fornecimen- to detentoras de características compatíveis com as necessidades por parte das organizações cliente que, por algum motivo, não esteja fornecendo na atualidade, mas com potencial para atendimento futuro. Os principais moti- vos característicos da não aquisição de determinado fornecedor em algum período estão relacionados a condições comerciais momentaneamente des- favoráveis, indisponibilidade de mercadorias no prazo requerido pela orga- nização cliente e dificuldades operacionais, dentre as quais localização ge- ográfica e maiores prazos de efetiva reação, envolvendo processamento de pedidos, transporte, análise de crédito, dentre outros de menor relevância.
Basicamente as funções operacionais da função de compras envolvem a de- terminação de especificações de compra, com ênfase à quantidade, qualidade e aspectos adequados da entrega; a seleção de fornecedores, culminado com a escolha do(s) fornecedor(es) para cada processo de aquisição; a negociação dos termos e condições de compra, incluído os aspectos comerciais; e a forma- lização da compra, ou seja, a emissão e gestão dos pedidos de compra, visando garantir o cumprimento das condições de compra previamente estabelecidas.
O chamado ciclo de compra envolve sete etapas bem definidas, a saber: Recebimento e análise das requisições de compra – etapa inicial do pro-
cesso, onde uma área de compras recebe solicitações de clientes internos de determinados insumos. Complementando eventual processamento automatizado das solicitações, a análise constitui etapa importante vi- sando compilar aquisições com outras solicitações eventualmente exis- tentes buscando racionalizar o custo do processo de aquisição.
Seleção de fornecedores constitui na busca e determinação da fonte de
fornecimento para cada processo em andamento a partir da análise de alternativas já conhecidas de fornecedores potenciais, solicitação de cotações de todas as condições de compra (aspectos comerciais, disponibilidades quantitativas, prazos etc.), recebimento e análise das cotações, respeitando maior ou menor grau de formalização conforme as diretrizes da organização e, finalmente, definir o fornecedor mais adequado para cada processo em andamento.
A negociação das condições finais do fornecimento constitui a etapa
posterior, afinal, pelo simples fato das condições comerciais terem sido cotadas não significa necessariamente a aceitação das ofertas de deter- minado fornecedor. Essa negociação somente não é recomendada nos casos de processos licitatórios nos quais haja a existência de dispositivos relacionando a escolha do fornecedor atrelada aos menores preços. A emissão da documentação visando formalização da compra, tarefa ex-
clusivamente atribuída à área de compras, tem como objetivo documen- tar todas as circunstâncias vinculadas ao fechamento de cada compra. O chamado “seguimento de compra”, ou
follow-up, consiste no acompa-
nhamento de todo o processo após a determinação do fornecedor, vi- sando garantir o cumprimento de todas as circunstâncias acordadas. Na realidade constitui num considerável retrabalho, pois, a bem da verdade, se houvesse disciplina suficiente ao longo das cadeias de suprimentos, essa atividade provavelmente seria banida do “ciclo de compras”, pois cada elo integrante da cadeia de suprimentos deveria cumprir rigorosa- mente com os compromissos (especialmente datas) acordados.
O recebimento e aceitação de mercadorias integram o ciclo de com-
pras e geralmente não é efetuado por profissionais da área de compras por questões relacionadas à segregação de funções. Porém, alguém
precisa evidenciar e documentar a recepção de mercadorias e decor- rente conferência com especificações técnicas e comerciais constantes no pedido de compras. Geralmente essa atividade é executada pela área responsável pela recepção de materiais.
Finalmente, a liberação do processo de contas a pagar encerra o ciclo
de compras, onde evidencia-se que as mercadorias efetivamente re- cebidas cumprem todos os dispositivos contratuais estabelecidos no pedido de compra e o decorrente pagamento a fornecedor pode ser realizado de acordo com os termos constantes no pedido de compra.