Capítulo 3
Contextualização
Não basta você planejar, tem que implementar o que planejou, tem que executar as estratégias para engajar as partes interessadas. E este é o objetivo deste terceiro processo do gerenciamento das partes interessadas, ele se encontra no grupo de execução do PMBOK.
Gerenciar o engajamento das partes interessadas é um processo muito importante, pois as partes interessadas podem influenciar o projeto do início ao fim. Este processo inicia a partir do momento em que o projeto já tiver partes interessadas, ou seja, desde o início dele.
Manter um relacionamento contínuo e efetivo com as partes interessadas irá aumentar as chances de sucesso do projeto em relação ao escopo e expectativas, isto porque a satisfação do cliente é tão importante quanto entregar um produto de qualidade.
Neste capítulo falaremos da importância de mantermos um bom e efetivo relacionamento com as partes interessadas. Também vamos falar das principais ferramentas e técnicas sugeridas pelo PMBOK® para garantir que este processo seja conduzido da melhor forma.
Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas
Segundo o Guia PMBOK®, Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas é o processo de se comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender às suas necessidades/expectativas, abordar as questões à medida que elas ocorrem e promover o engajamento apropriado das partes interessadas nas atividades, no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto. O principal benefício deste processo é que ele permite que o gerente de projetos aumente o nível de apoio das partes interessadas e minimize a sua resistência, ampliando de maneira significativa as chances de êxito do projeto.
O processo de gerenciar o engajamento das partes interessadas faz parte da execução do projeto, como pode ser verificado na figura a seguir, que demonstra todos os processos da área de gerenciamento de partes interessadas.
Figura 20 – Processos da área de gerenciamento de partes interessadas
Fonte: Baseado em Tiexames (2016).
Quais benefícios você pode obter com um bom engajamento das partes interessadas em seus projetos?
Bom, se você pensou em algum dos benefícios abaixo, está compreendendo a importância deste processo no gerenciamento de projetos. Avalie e reflita sobre cada um deles.
• Aumenta a chance de aceitação das entregas, pois as partes interessadas sentem que fizeram parte das decisões.
• Evita que questões fiquem pendentes e sejam descobertas somente no momento da entrega.
• Ajuda as partes interessadas a entender os benefícios e, com isto, apoiar o projeto.
• Ajuda as partes interessadas a entender os riscos do projeto e ajudar a mitigá-los.
• Ajuda a influenciar as expectativas das partes interessadas.
• Encoraja as partes interessadas a participar ativamente do projeto.
Algumas situações típicas no projeto de gerenciamento do engajamento das partes interessadas são citadas por Mulcahy (2013), de uma forma simples de compreender. Verifique os exemplos abaixo e reflita sobre a importância de cada situação:
Exemplo 1: Um gerente de projetos sabe que determinada parte interessada não está satisfeita, porque uma de suas solicitações não foi incluída no escopo do projeto. O restante das partes interessadas concordou com o escopo, mas
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partes interessadas Capítulo 3
o gerente de projetos prevê que essa pessoa continuará pressionando para adicionar sua solicitação. O gerente de projetos agenda uma reunião com a parte interessada para conversar sobre o motivo pelo qual essa solicitação não foi uma alta prioridade para as outras partes interessadas e para sugerir que ela desenvolva um caso de negócios para que a solicitação seja incluída em outro projeto.
Exemplo 2: Durante a coleta de requisitos, uma parte interessada expressou preocupação sobre o impacto que o projeto teria sobre os demais trabalhos de seu departamento. O gerente de projetos entra em contato com ela e diz:
"Lembrei-me de sua preocupação ao planejar o projeto. Você sabe que há pouca probabilidade de conseguirmos fazer esse projeto sem afetar o trabalho usual de seu departamento, mas, devido às suas preocupações, elaborei um relatório para lhe informar quando vamos afetar o trabalho usual de seu departamento. Há mais alguma coisa que eu possa fazer para diminuir o impacto negativo sobre seu departamento?".
Exemplo 3: Um gerente de projetos nota que uma parte interessada que costumava fornecer ideias úteis regularmente passou a se envolver menos no projeto ultimamente. O gerente de projetos entra em contato com a parte interessada para dizer: "Senti falta de receber seu feedback sobre o relatório de desempenho. Sempre gostei dos seus comentários. Existe uma razão pela qual você tem se contido ultimamente? Há algo que eu possa fazer para que você se envolva mais novamente?"
Veja que, conforme os exemplos, essas ações são proativas e podem evitar vários problemas no projeto, inclusive fazer com que o projeto ganhe tempo, pois incentiva o apoio das partes interessadas e também faz com que se sintam responsáveis e parte do projeto.
Segundo PMBOK®, a habilidade das partes interessadas de influenciar o projeto é normalmente mais alta durante os estágios iniciais, e declina paulatinamente à medida que o projeto avança. O gerente de projetos é responsável pelo engajamento e gerenciamento das várias partes interessadas do projeto, e pode requisitar a assistência do patrocinador do projeto conforme necessário. O gerenciamento ativo do envolvimento das partes interessadas diminui o risco de o projeto não atingir suas metas e objetivos.
No Capítulo 2 planejamos o gerenciamento das partes interessadas e neste capítulo vamos executar este plano para garantir o seu engajamento.
Considerando uma situação onde as partes interessadas estão envolvidas no projeto de forma ampla, qual a melhor opção para mantê-las envolvidas:
1) Solicitar que revisem periodicamente a lista de requisitos do projeto.
2) Inclui-las nas reuniões de acompanhamento do projeto.
3) Enviar status de desempenho.
4) Mantê-las informadas sobre a situação das mudanças do projeto.
Apesar de todas as opções serem boas ações para o projeto, a opção 1 seria a mais recomendada neste caso, pois a revisão dos requisitos irá ajudar a descobrir erros e mudanças. Com isto, é a melhor opção para manter as partes interessadas envolvidas.