A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem:
� Desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para engajar as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise das suas necessidades, interesses, e impacto potencial no sucesso do projeto.
� Planejar o gerenciamento dos stakeholders.
� Utilizar as ferramentas e técnicas para planejar as partes interessadas.
39 Planejar o gerenciamento das
partes interessadas Capítulo 2
Contextualização
Você já parou para pensar o quanto complexo e trabalhoso pode ser o gerenciamento das partes interessadas de um projeto? Se pensarmos em projetos pequenos - de cinco pessoas, por exemplo -, não será complicado, certo? Você pode se comunicar o tempo todo com essas pessoas e manter todos sempre na mesma página, ou seja, com os mesmos objetivos e metas. Porém, esta não é a realidade da maioria dos projetos.
Imagine um projeto com centenas de pessoas, onde cada parte interessada ou até mesmo grupos de partes interessadas podem estar com uma expectativa diferente em relação ao projeto. Isto não é incomum, quanto maior o projeto e quantidade de partes interessadas, maior a probabilidade de expectativas diversas.
Também não é incomum que um gerente de projetos seja surpreendido com reclamações de partes interessadas que são fundamentais para o projeto. Isto ocorre geralmente pelo fato de não ter planejado corretamente o gerenciamento das partes interessadas e, com isto, não ter envolvido com eficácia ou na frequência necessária este público em definições ou tomadas de decisão.
Neste capítulo falaremos da importância de termos um bom plano de gerenciamento de partes interessadas para garantir o engajamento necessário e atingir o sucesso das entregas do projeto. Também vamos falar das principais ferramentas e técnicas sugeridas pelo PMBOK®.
Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas
Segundo o Guia PMBOK®, o processo de planejar o gerenciamento das partes interessadas (ou stakeholders) tem como objetivo desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento, a fim de engajar as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise de suas necessidades, interesses e impacto potencial no sucesso do projeto.
O processo de planejar o gerenciamento de partes interessadas faz parte do planejamento do projeto, como pode ser verificado na figura a seguir, que demonstra todos os processos da área de gerenciamento de partes interessadas.
Figura 13 – Processos da área de gerenciamento de partes interessadas
Fonte: Baseado em TIEXAMES (2016).
Como em um relacionamento pessoal, quando não há uma comunicação eficaz e alinhamento de expectativas, existe uma probabilidade muito grande de haver problemas no relacionamento. Por exemplo, se você não falar para seu(sua) namorado(a) ou esposo(a) que alguma atitude o está incomodando, alguma coisa irá mudar? Não, mas depois de um tempo, você irá cansar e pode até mesmo terminar o relacionamento, porém, se você avisá-lo(a) a tempo de consertar o que está incomodando, ele(a) pode mudar suas atitudes e o relacionamento continuar em harmonia.
O mesmo ocorre com a comunicação com seus colegas de trabalho, se não for eficiente, não atenderá às expectativas do trabalho em equipe.
Da mesma forma ocorre em um projeto, se você mapear com eficácia as necessidades das partes interessadas e sustentar um bom relacionamento, mantendo todos atualizados sempre que possível, irá entregar exatamente o que se espera do projeto.
Conforme Mulcahy (2013), as partes interessadas podem ser um ativo ou um problema no projeto, dependendo da qualidade do planejamento. Então, para gerenciar com eficácia os relacionamentos com tantas pessoas, você precisa criar um plano de gerenciamento das partes interessadas. Você deve pensar com antecedência sobre como o projeto irá gerar impacto sobre as partes interessadas,
Alguns projetos podem conter centenas de partes interessadas, distribuídas em várias partes do mundo. É possível construir e manter relacionamento com todas elas?
41 Planejar o gerenciamento das
partes interessadas Capítulo 2
Como um relacionamento familiar, dedique um tempo para pensar no que é importante para se manter um bom relacionamento e comunicação eficaz.
como você e a equipe vão interagir com as partes interessadas, como você as envolverá na tomada de decisões, como gerenciará suas expectativas e como poderá mantê-las satisfeitas, garantindo que elas sejam um ativo, e não um problema no projeto.
Segundo o PMBOK®, o gerenciamento das partes interessadas significa mais do que melhorar as comunicações e requer mais do que gerenciar uma equipe. O gerenciamento das partes interessadas envolve a criação e manutenção de relacionamentos entre a equipe do projeto e as partes interessadas, com o objetivo de satisfazer suas respectivas necessidades e requisitos dentro dos limites do projeto.
No Capítulo 1 identificamos as partes interessadas e mapeamos quais precisam ser monitoradas de perto, quais precisamos manter satisfeitas e quais devemos monitorar e manter informadas. Com isto, saberemos onde deve ser investido mais esforço. É necessário conhecer e manter contato com este público na prioridade e frequência necessárias. Não podemos nos dar ao luxo de não ter relacionamentos com as principais partes interessadas. Quanto mais próximo você for das partes interessadas, mais elas se sentirão confortáveis para reportar problemas, e quanto mais tempo você passar com este público, melhor preparado estará para reconhecer suas impressões e preocupações em relação ao projeto.
Algumas características importantes de um bom relacionamento são:
honestidade, respeito, preocupação, sinceridade, simpatia e confiança. Lembre-se de estimular essas qualidades nos relacionamentos com as partes interessadas e oriente sua equipe para que tenha a mesma postura e preocupação e mantenha essas características importantes para qualquer relacionamento.
Acreditamos que até aqui ficou claro o quanto é importante gerenciarmos de forma eficaz as partes interessadas do projeto, certo? Mas você deve estar se perguntando: “Como garantir um bom gerenciamento para projeto com centenas de partes interessadas?” A resposta é: “Com um bom planejamento”. E para realizar um bom gerenciamento, o Guia PMBOK® sugere ferramentas e técnicas para isto. Vamos entender um pouco mais sobre este processo no próximo capítulo.