GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS

No final do século XX, com a disseminação do uso dos computadores, os documentos começaram a serem produzidos em meio digital. As tecnologias trouxeram muitas vantagens, principalmente, em relação à rápida comunicação entre as pessoas e as instituições. Porém, a documentação produzida em meio digital trouxe uma grande preocupação para área em relação aos princípios arquivísticos. Os documentos produzidos em meio digital são extremamente vulneráveis e suscetíveis a alterações, sofrem com a obsolescência tecnológica e também com a informalidade da linguagem, fato que torna difícil a preservação, o acesso e recuperação dos mesmos.

Os documentos produzidos em formato digital possuem as mesmas características dos documentos convencionais. Portanto, é necessária a implementação de um programa de gestão de documentos arquivísticos para controle da produção, manutenção e destinação dos documentos, garantindo assim, aos documentos a ação de tomada de decisão, fonte de provas, garantias de direitos e, além disso, a sua autenticidade e integridade.

A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do CONARQ vem desenvolvendo algumas resoluções e instrumentos no âmbito da gestão de documentos digitais visando apoiar os programas de gestão de documental das instituições públicas ou privadas. Vale ressaltar algumas dessas resoluções:

Quadro 1 – Resoluções do CONARQ

Resolução nª 20 Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

Resolução nª 24 Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.

Resolução nª 25 Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades

integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

Resolução nª 32 Dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil.

Resolução nª 36 Dispõe sobre a adoção das Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

O Projeto InterPARES 3, em cooperação técnica com o Arquivo Nacional (InterPARES, 2012a), também deve ser mencionado, pois contribuiu, assim como, as iniciativas da CTDE para o desenvolvimento teórico e metodológico no âmbito dos documentos arquivísticos digitais para a área Arquivística e para os profissionais que atuam nos Arquivos. Essas iniciativas possibilitaram maior entendimento e aprofundamento da teoria e prática da arquivologia e pode permitir uma gestão mais adequada dos documentos digitais.

Em virtude da grande quantidade de documentos produzidos em meios digitais, a Câmera Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do CONARQ também elaborou um Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos – e-ARQ Brasil. Esse modelo de requisito é:

[...] uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p. 9).

Além disso, o e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e implantado. A utilização desses requisitos visa dar credibilidade à produção e à manutenção dos documentos arquivísticos.

O e-ARQ Brasil estabelece inúmeros requisitos para o funcionamento dos sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD), são eles: Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e manutenção dos documentos, Tramitação e fluxo de trabalho, Captura, Avaliação e Destinação,

Pesquisa, localização e apresentação dos documento, Segurança, Armazenamento, Preservação, Funções Administrativa, Conformidade com a legislação e regulamentações, Usabilidade, Interoperabilidade, Disponibilidade, Desempenho e escalabilidade.

Para melhor compreensão da análise do sistema que será feito neste trabalho, iremos abordar os seguintes requisitos: Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e manutenção dos documentos, com ênfase no volume: abertura, encerramento e metadados, Avaliação e Destinação, pois somente esses serão analisados no sistema escolhido para este estudo de caso.

Em relação à organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e manutenção dos documentos, o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.39) afirma que a organização dos documentos arquivísticos é feita com base num plano ou código de classificação. Enfatiza que o núcleo central de qualquer SIGAD é o plano de classificação. Através desse instrumento, são definidas a hierarquia e a relação orgânica dos documentos. Considera que as atividades de gestão de documentos, como controle de temporalidade e destinação, são feitas com base nas unidades de arquivamento.

Já em relação aos volumes: abertura, encerramento e metadados, o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.44) afirma que em alguns casos os dossiês/processos são compartimentados em volumes ou partes, de acordo com normas e instruções estabelecidas. Essa divisão não se baseia no conteúdo intelectual dos dossiês/ processos, mas em outros critérios, como dimensão, número de documentos, períodos de tempo etc. A prática tem como objetivo facilitar o gerenciamento físico dos dossiês/processos. Nesta sessão, os requisitos referem-se à utilização de volumes para subdividir dossiês/processos.

E por último, a Avaliação e Destinação, o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.56) afirma que este requisito se refere aos procedimentos de avaliação e destinação dos documentos, ou seja, a aplicação da tabela de temporalidade e de destinação de documentos gerenciados pelo SIGAD. Essa tabela define o prazo pelo qual os documentos têm que ser mantidos em um SIGAD e a destinação dos mesmos, após esse prazo, ou seja, recolhimento ou eliminação. Para cumprir a destinação prevista na tabela de temporalidade e destinação, um documento deve ser exportado do SIGAD. Além disso, um SIGAD

pode exportar documentos para outro sistema por outras razões, como cumprimento de trâmite e migração.

Nota-se que a adoção de requisitos para o sistema informatizado de gestão arquivística de documentos é de suma importância para garantir o acesso contínuo e a preservação a longo prazo.

3.3 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS