SISTEMA INFORMATIZADO SICAJ: FUNCIONALIDADES E REQUISITOS

Na Procuradoria Geral do Estado do Rio de Janeiro (PGE), é utilizado o Sistema informatizado SICAJ, ou seja, Sistema Interno de Gerenciamento Administrativo da Junta Comercial. Esse sistema compreende todas as funções de registro e protocolo dos processos da Junta Comercial, tais como: entrada do documento (rebimento); saída (tramitação), Assessoria (Deferido, Indeferido e Exigência) e Registro do documento; financeiro integrado com o sistema gerencial para facilitar o controle do Escritório Regional. Assim a PGE adotou desde 2011, o

sistema SICAJ, desenvolvido pela junta comercial utilizando tanto para atividade meio como para atividade fim.

O sistema emite vários relatórios das gerências, tais como:

• Estatísticas Diárias e Mensais; Quantitativo e Receita das entradas de protocolos;

• Controle de registro e exigências;

• Controle de produtividade de funcionários e assessores

• Controle de Constituição e Baixa;

Além disso, exibe gráficos para demostrar as evoluções quantitativas e receitas da entrada de documento.

O Sistema Interno de Gerenciamento Administrativo da Junta Comercial – SICAJ , permite:

• Registro de processos administrativos e judiciais; • Tramitação com despacho/parecer;

• Distribuição/redistribuição de processos para os servidores/procuradores;

• Emissão de guias de remessa/movimentação e distribuição;

• Acompanhamento de todo ciclo dos processos administrativos desde a entrada no protocolo até o arquivamento na PGE ou saída para outros Órgãos;

• Acompanhamento da tramitação judicial;

• Controle e agendamento das audiências e compromissos dos processos com notificação via e-mail ao Procurador responsável; • Controle eletrônico de protocolo;

• Gerenciamento de pastas judicias

Será realizada análise do sistema SICAJ da Procuradoria Geral do estado do Rio de Janeiro, tendo como base o “Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos” – e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011).

Desse modo, foram selecionados os requisitos obrigatórios referentes às seguintes funcionalidades de Organização dos documentos arquivísticos: plano de Classificação e manutenção dos documentos; e Avaliação e destinação. Como é um sistema de protocolo destacamos os requisitos relativos ao gerenciamento de processos e volumes.

Quadro 2 - Quadro de análise de requisitos do e-ARQ Brasil atendidos pelo Sistema Informatizado da PGE.

1. Organização dos documentos arquivísticos: plano de Classificação e manutenção dos documentos

1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD Item 1.1.1: Um SIGAD tem que incluir

e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade. O plano de classificação dos integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislação e ser aprovado pela instituição arquivística na esfera de competência específica.

A instituição não possui plano de classificação logo, os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.

Item 1.1.2: Um SIGAD tem que garantir a criação de classes,

subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado. Por exemplo, quando se adotar o método decimal para

codificação, cada classe pode ter no máximo dez subordinações, e assim sucessivamente.

A instituição não possui plano de classificação logo, os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.

Item 1.1.3: Um SIGAD tem que permitir a usuários autorizados acrescentar novas classes sempre que se fizer necessário

A instituição não possui plano de classificação logo, os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.

Item 1.1.4: Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no respectivo metadado.

A instituição não possui plano de classificação logo, os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados. Item 1.1.5: Um SIGAD tem que

registrar a mudança de nome de uma classe já existente no respectivo metadado.

A instituição não possui plano de classificação logo, os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados. Item 1.1.10: Um SIGAD tem que

permitir a associação de metadados às classes, conforme estabelecido no padrão de metadados, e deve

restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados.

A instituição não possui plano de classificação logo, os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.

Item 1.1.17: Um SIGAD tem que prover funcionalidades para

elaboração de relatórios de apoio à gestão do plano de classificação,

A instituição não possui plano de classificação logo, os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.

incluindo a capacidade de: gerar relatório completo do plano de

classificação; gerar relatório parcial do plano de classificação a partir de um ponto determinado na hierarquia; gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos classificados em uma ou mais classes do plano de classificação; gerar relatório de

documentos classificados por unidade administrativa.

1.2 Classificação e metadados das unidades de arquivamento Item 1.2.4: Um SIGAD tem que

permitir a associação de metadados às unidades de arquivamento e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados

Não há, pois no sistema não tem previsto um plano de classificação.

1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos Item 1.3.1: Um SIGAD tem que

registrar nos metadados a data de abertura e de encerramento do dossiê/processo. Essa data pode se constituir em parâmetro para

aplicação dos prazos de guarda e destinação do dossiê/processo.

No sistema SICAJ é registrado a abertura do processo, porém não é registrado o encerramento do processo e o arquivamento.

Item 1.3.2: Um SIGAD tem que permitir que um dossiê/processo seja encerrado através de procedimentos regulamentares e somente por usuários autorizados.

O sistema SICAJ não registra o encerramento do processo.

Item 1.3.3: Um SIGAD tem que permitir a consulta aos

dossiês/processos já encerrados por usuários autorizados.

O sistema SICAJ não registra o encerramento do processo.

Item 1.3.4: Um SIGAD tem que impedir o acréscimo de novos documentos a dossiês/processos já encerrados. Dossiês/processos encerrados deverão ser reabertos para receber novos documentos.

O sistema SICAJ não registra o encerramento do processo.

1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados

1.5.3 Um SIGAD tem que permitir que um volume herde, automaticamente,

Na PGE, a partir das folhas de número 200 abre um novo volume

do dossiê/processo ao qual pertence, alguns metadados predefinidos, como, por exemplo, procedência, classes e temporalidade.

referente ao mesmo processo. Porém, o sistema não registra os volumes.

1.5.4 Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes para qualquer dossiê/processo que não esteja encerrado.

O SICAJ permite a abertura de volume, mas não faz o

1.5.6 Um SIGAD tem que assegurar que um volume conterá somente documentos. Não é permitido que um volume contenha outro volume ou outro dossiê/processo.

O SICAJ permite a abertura de volume, mas não os registra individualmente.

1.5.7 Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares e apenas por usuários autorizados.

O SICAJ permite a abertura de volume, mas não os registra individualmente.

1.5.8 Um SIGAD tem que assegurar que, ao ser aberto um novo volume, o precedente seja automaticamente encerrado. Apenas o volume

produzido mais recentemente pode estar aberto; os demais volumes existentes no dossiê/processo têm que estar fechados.

O SICAJ permite a abertura de volume, mas não os registra individualmente.

1.5.9 Um SIGAD tem que impedir a reabertura, para acréscimo de documentos, de um volume já encerrado.

O SICAJ não registra o encerramento do processo.

4 Avaliação e destinação

4.1 Configuração da tabela de temporalidade e destinação de documentos.

Item 4.1.1: Um SIGAD tem que prover funcionalidades para definição e manutenção de tabela de

temporalidade e destinação de documentos, associada ao plano de classificação do órgão ou entidade.

A PGE não possui tabela de temporalidade e destinação.

Item 4.1.2: Um SIGAD tem que associar, automaticamente, ao dossiê/processo o prazo e a destinação previstos na classe em que o documento foi inserido.

A PGE não possui tabela de temporalidade e destinação.

Item 4.1.3: Um SIGAD tem que manter tabela de temporalidade e destinação de documentos com as seguintes informações: • identificador do órgão ou entidade; • identificador da classe; • prazo de guarda na fase

A PGE não possui tabela de temporalidade e destinação.

corrente; • prazo de guarda na fase intermediária; • destinação final; • observações; • evento que determina o início da contagem do prazo de retenção na fase corrente e na fase intermediária. A tabela de

temporalidade e destinação de documentos dos integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislação e ser aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência.

Item 4.1.4: Um SIGAD tem que prever, pelo menos, as seguintes situações para destinação:

•apresentação dos documentos para reavaliação em data futura; •

eliminação; • exportação para transferência; •exportação para recolhimento (guarda permanente). Item 4.1.5: Um SIGAD tem que prever a iniciação automática da contagem dos prazos de guarda referenciados na tabela de temporalidade e

destinação de documentos, pelo menos, a partir dos seguintes eventos: Abertura de dossiê; arquivamento de dossiê/processo; desarquivamento de dossiê/processo; inclusão de documento em um

dossiê/processo. Acontecimentos específicos, descritos na tabela de temporalidade e destinação, como, por exemplo, “cinco anos a contar da data de aprovação das contas”, quando não puderem ser detectados automaticamente pelo sistema,

deverão ser informados ao SIGAD por usuário autorizado.

A PGE não possui tabela de temporalidade e destinação.

Item 4.1.7: Um SIGAD tem que limitar a definição e a manutenção

(alteração, inclusão e exclusão) da tabela de temporalidade e destinação de documentos a usuários

autorizados

A PGE não possui tabela de temporalidade e destinação.

Item 4.1.11: Um SIGAD tem que prover funcionalidades para

elaboração de relatórios que apoiem a gestão da tabela de temporalidade e destinação, incluindo a capacidade

A PGE não possui tabela de temporalidade e destinação.

de:

_ gerar relatório completo da tabela de temporalidade e destinação de documentos;

_ gerar relatório parcial da tabela de temporalidade e destinação de documentos a partir de um ponto determinado na hierarquia do plano de classificação;

_ gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos aos quais está atribuído um determinado prazo de guarda;

_ identificar as inconsistências existentes entre a tabela de temporalidade e destinação de documentos e o plano de classificação.

Conforme a análise dos itens acima é possível concluir que:

Em relação ao item 1. Organização dos documentos arquivísticos: plano de Classificação e manutenção dos documentos. A instituição não apresenta um plano de classificação, portanto é possível afirmar que organização dos documentos passa a apresentar problemas e compromete o inter-relacionamento dos documentos e desta forma dificulta o acesso e a preservação.

Em relação ao item 4. Avaliação e destinação. Por não ter na PGE uma tabela de temporalidade a instituição fica limitada de realizar tais ações.

Portanto, é possível afirmar que o sistema Interno de Gerenciamento Administrativo da Junta Comercial – SICAJ, não está aderente com os requisitos proposto no e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011), logo o sistema não pode ser considerado um sistema informatizado de gerenciamento arquivístico de documentos – SIGAD.

Através das características descritas acima do sistema SICAJ, pode-se perceber que é um sistema de registro e tramitação de documentos que tem como objetivo registrar os documentos e localiza-los nos setores da PGE.

Na análise mostrou que o sistema não atendeu a todos os requisitos obrigatórios propostos pelo e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011), em relação ao item 1.5 volume: abertura, encerramento e metadados,

merece destaque o fato de que o sistema não registra e nem controla o volume no sistema ocasionando muitas vezes a perda do volume o que compromete a organicidade dos documentos. Além disso, a falta de uma tabela de temporalidade e de um plano de classificação compromete a manutenção dos documentos.

5- CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este trabalho teve por objetivo apresentar a importância da gestão arquivística de documento, bem como a análise do sistema SICAJ de acordo com os requisitos propostos pelo e-Arq Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011). Assim, inicialmente enfatizamos alguns conceitos fundamentais da Arquivologia para que ao longo da pesquisa, fossem compreendidos os temas abordados. É possível compreender as diferenças entre um documento e um documento arquivístico, no qual, o primeiro refere-se ao documento como uma expressão e o segundo ao documento como resultado de uma ação. E essa diferença distingue o objeto da Arquivologia do objeto de outras áreas do conhecimento.

Além disso, foram abordados a questão da informação e do arquivo, dentre os quais, foi possível notar que a informação não tem um consenso para a sua definição e em relação aos arquivos, notou-se as diversas funções que palavra arquivo pode ter. Foram tratados ainda os conceitos de documento eletrônico, documento digital e documento arquivístico digital, e assim foi possível perceber que as características dos documentos arquivísticos, como a autenticidade dos digitais e convencionais são as mesmas, porém os documentos digitais sofrem por não terem seu conteúdo e a forma estáveis e fixos. As diferenças dizem respeito ao contexto informatizado e a obsolescência tecnológica em que os documentos digitais são mais suscetíveis

O foco principal do trabalho foi à gestão de documento tanto em relação aos documentos convencionais como aos documentos digitais. Dessa forma, foi feito um panorama histórico da gestão de documentos, baseado em uma discursão teórica dos autores da área. Além disso, foi apontado a questão da gestão de documento do âmbito do Brasil e seu respaldo legal através da lei de arquivos de nª 8.159/91, bem como as resoluções do CONARQ. Tratamos o tema dos documentos arquivísticos digitais, apontando as suas fragilidades em relação ao suporte, softwares, hardware e forma fixa do documento. Com isso, foi possível perceber a importância de um programa de gestão de documental que irá assegurar os dos documentos desde a sua produção até sua destinação final, garantindo a sua autenticidade e integridade.

Por último, foram analisados de acordo com o Modelo de Requisitos e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011), o sistema utilizado na Procuradoria Geral do Estado do Rio de Janeiro - SICAJ. A análise buscou verificar se o SICAJ estava aderente aos requisitos obrigatórios desse Modelo e foram analisados os requisitos referentes à organização dos documentos, plano de classificação e avaliação. Priorizamos os requisitos referentes a documentos no que diz respeito ao gerenciamento dos dossiês e volumes, pois o SICAJ é um sistema de protocolo que registra e tramita processos. Foi constado que o SICAJ não registra os volumes em seu sistema, apenas os processos, fato que pode ocasionar a perda de documentos e até subtração dos mesmos, o que causa um grande problema para a manutenção da organicidade e integridade dos documentos. Portanto o sistema não pode ser considerado um SIGAD.

Além disso, verificamos durante a pesquisa que o programa de gestão de documentos é de suma importância para assegurar as características dos documentos desde a sua produção até sua destinação final. O ideal é que os sistemas possam gerenciar os documentos tanto convencionais como os digitais. Somente assim, será garantida uma gestão arquivística de qualidade assegurando a integridade, autenticidade e preservação ao longo prazo.

Vale ressaltar que ao longo da pesquisa pode-se notar a escassa literatura brasileira a respeito do tema de gestão de documentos digitais. Fato que dificultou um maior aprofundamento do tema.