A gestão de CPSC na UFJF

A UFJF possui parcerias com outras instituições públicas e privadas para a prestação de serviços continuados. Para a realização destes serviços, é necessária a elaboração de contratos, os quais precisam estar em acordo com as normas estabelecidas pela universidade.

Com a expansão da UFJF, a estrutura de fiscalização, controle e acompanhamento existentes precisa se adequar para as novas demandas. Observando o art. 58, em seu inciso II, bem como o art. 67 da Lei nº. 8.666/93, fica

clara a obrigatoriedade de um representante da administração, para o acompanhamento e fiscalização da execução desses contratos. Outro fator importante está na necessidade de adequar os procedimentos de acompanhamento e fiscalização de contratos na UFJF, além de oferecer subsídios aos fiscais e gestores designados na execução de suas atribuições.

Em atendimento às normas estabelecidas pela Lei nº. 8.666/93, assim como a IN nº. 02/2008 e demais instrumentos que orientam o bom acompanhamento da execução dos contratos administrativos, a UFJF editou a Resolução nº. 08/2016, que em seu art. 1º tem como finalidade “aprovar os procedimentos a serem adotados no acompanhamento e na fiscalização da execução dos contratos firmados no âmbito da Universidade Federal de Juiz de Fora”. Para tanto, serão designados gestores e fiscais de contratos, com o intuito de observar, no âmbito da UFJF, as determinações estabelecidas pela citada Resolução (UFJF, 2016b).

Entende-se como gestor de contratos o servidor designado pelo Reitor da UFJF para acompanhar a execução dos contratos até o recebimento definitivo do objeto, verificando suas cláusulas e condições no intuito de assegurar seu perfeito cumprimento. Dentre as atribuições do gestor de contratos tem-se: a) conhecer a legislação aplicável ao objeto contratado; b) participar da elaboração do Termo de Referência (TR) opinando na especificação, prazo e condições de entrega do serviço, material ou obra submetido ao seu controle; c) averiguar se a garantia contratual, quando exigida, foi realizada e confirmar sua veracidade; d) registrar todas as ocorrências relacionada à execução do contrato incluindo saldo e vigência contratual; e) atestar e encaminhar as faturas ou notas fiscais conferidas e atestadas pelo fiscal para quitação das mesmas; f) comunicar à CCON, com a devida antecedência mínima de dois meses do término do contrato, a necessidade da prorrogação do mesmo quando prevista legalmente; g) informar à administração, quando houver a necessidade, de abertura de novas licitações, com antecedência mínima de sete meses do término contratual, e; h) em demandas judiciais, oferecer subsídios para defesa, além de atuar como preposto da UFJF, entre outros (UFJF, 2016b).

O fiscal de contrato, por sua vez, será designado pelo gestor do contrato para acompanhar, controlar e fiscalizar a execução dos contratos administrativos, conforme art. 3º da Resolução nº. 08/2016. As atribuições do fiscal de contrato estão em: a) registrar as ocorrências relacionadas à execução do contrato; b) acompanhar

o cronograma de execução e dos prazos previstos no ajuste, informando ao gestor sobre o término contratual quando este estiver próximo; c) na ocorrência de descumprimento total ou parcial do objeto do contrato, comunicar ao gestor para elaboração das providências cabíveis quanto a abertura do processo de penalidades; d) informar ao gestor do contrato sobre algum dano ou desvio causado ao patrimônio da UFJF por ação ou omissão dos empregados da contratada; e) observar os casos de subcontratação ou cessão contratual que estejam em desacordo com o contrato; f) analisar se a contratada recolhe todos os encargos trabalhistas, tributários e previdenciários pertinentes à avença; g) verificar se a contratada respeita as normas pertinentes à segurança do trabalho e também às normas trabalhistas, e; h) notificar a empresa contratada quando houver necessidade de substituição de NF/fatura, informando os dados que constarão no documento, entre outros (UFJF 2016b).

Além das atribuições citadas, o gestor e o fiscal dos CPSC precisam obter um conhecimento adequado sobre seu objeto de manuseio, conforme Vieira e Furtado (2015).

O gestor fiscal deve conhecer bem o seu contrato para que não deixe passar nenhum controle, uma vez que os procedimentos para aqueles contratos de serviços, com dedicação exclusiva de mão-de- obra (apresentar folha de pagamento referente a cada contrato, acompanhamento de frequência/horas trabalhadas desses empregados, etc.) são diferentes daqueles de prestação de serviços, em que a mão-de-obra envolvida, não executa os serviços de forma exclusiva para o contratante, exemplo: contratos de manutenção de equipamentos (VIEIRA; FURTADO, 2015, p. 325).

As observações realizadas na Resolução nº. 08/2016, que além de informar estas e outras atribuições do gestor e do fiscal de contrato, traz também a definição de cada um deles, conforme art. 3º:

Art. 3º Para fins desta Resolução considera-se:

I – Gestor do Contrato: representante da Administração especialmente designado pelo Magnífico Reitor para acompanhar a execução do contrato até o recebimento definitivo do objeto, observando as cláusulas e condições fixadas no termo contratual, de forma a assegurar seu perfeito cumprimento. Poderá atuar sozinho ou com o auxílio de Fiscal(ais), se a complexidade e/ou natureza técnica do contrato sob sua gestão assim o recomendar. Também tem como responsabilidade propor as soluções e as sanções que

entender cabíveis para regularização das faltas e defeitos observados, a fim de trazer benefícios e economia para a UFJF; II - Fiscal do Contrato: servidor especialmente designado pelo Gestor do Contrato, com atribuições de acompanhar, controlar e fiscalizar a ideal execução de contratos administrativos, tendo a obrigação de informar ao Gestor do Contrato sobre eventuais vícios, irregularidades ou baixa qualidade dos serviços prestados pela contratada (UFJF, 2016b).

O fiscal deverá ser preferencialmente, um servidor lotado em que o serviço será prestado. Havendo justificativa e em caráter excepcional, será admitida a contratação de terceiros para assistir o fiscal em assuntos de natureza técnica, porém, é proibido aos contratados a assinatura de documentos oficiais.