Gestão da Informação

De acordo com Valentim (2002) o objetivo da gestão da informação é estabelecer um fluxo de atividades que visam identificar as necessidades da organização em relação as informações que são importantes para a gestão empresarial, assim a GI deverá mapear os

fluxos formais de informação nos diferentes ambientes da organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e disseminação, objetivando apoiar o desenvolvimento das atividades e a tomada de decisão no ambiente corporativo.

Para que a organização possa ter uma GI adequada às suas necessidades, se faz necessário fazer uso de tecnologias que permitam que os fluxos informacionais e que a distribuição da informação possa ocorrer em tempo real. Sob esse aspecto cabe a GC fazer uso da GI através das tecnologias via SI para que estes possam servir de apoio para GC. 2.3.1.1 Sistema de Comunicação

No contexto atual onde a economia assume uma globalização pautada nas tendências mundiais que são determinadas por consumidores do mundo todo, a informação passou a ser um recurso precioso frente aos recursos materiais e financeiros. A informação além de ser globalizada, tem que ser em tempo real, sendo inadmissível para uma empresa perder competitividade por não estar conectada no que se tem de mais atual.

A informação correta e no momento oportuno é uma excelente ferramenta que ajuda o gestor a tomar decisões corretas agregando a todo momento valor para a organização. Desta forma um sistema de comunicação, pautado em tecnologias novas, pode contribuir para que a informação tanto interna como externa possa ser gerada e disseminada por toda a organização para atender os diversos níveis administrativos.

Neste sentido o sistema de comunicação deve ter por finalidade gerar dados que serão analisados e transformados em informações para o processo de tomada de decisão da organização. Para que o sistema possa atender as necessidades informacionais deverá ser interligado as diversas áreas para que possa gerar um conjunto de dados relevantes. No contexto organizacional, interpreta-se que informação e conhecimento representam a mesma coisa, mas é necessário esclarecer isso.

No mundo dos negócios, os dados têm sido apresentados por intermédio de redes de comunicação, como jornais, revistas, televisão e, principalmente, a internet. Os dados estimulam o campo sensorial, que permite às pessoas entenderem que estão sendo informadas de algo; mas vale compreender que os dados são apenas números que, isolados, não têm significado algum. A partir do momento em que esses dados são trabalhados e correlacionados com outros, é possível ter informação. Informação é, de acordo com Davenport (1998, p. 18), “....conjunto de dados dotados de relevância e propósito que requerem análise, exigem consenso em relação ao significado e exigem uma mediação humana”.

Sendo assim, Oliveira (1996, p.23) conceitua sistema como sendo: “(...) um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função”. Assim com referência ao sistema de comunicação Gil (1995), expõe que “um SI tem que trabalhar dados para produzir informações. Logo: - dado é a matéria-prima que o sistema de comunicação vai trabalhar; - informação é o produto final do sistema de comunicação, e deve ser apresentada em forma e conteúdo adequado ao usuário”. As informações geradas por este sistema são divididas em duas, quanto à sua finalidade: informações operacionais e gerenciais.

A informação operacional é gerada por um sistema qualquer e tem como finalidade permitir que certas operações continuem ocorrendo dentro do ciclo operacional da empresa. Já as informações gerenciais são destinadas a ajudarem no processo de tomada de decisões. Essas decisões são relacionadas ao processo de planejamento, ao controle, à formulação, ao acompanhamento de políticas e também à interpretação de resultados. Desta forma o sistema de comunicação deve ser planejado e elaborado de acordo com as necessidades dos seus usuários, que variam de acordo com a utilização da informação. Para serem tomadas as decisões cabíveis no momento, a informação recebida deverá respeitar um certo padrão, conforme descreve Cautela (1996, p.18):

a) Clara - apresentar o fato com clareza, não o mascarando entre fatos acessórios;

b) Precisa - a informação deve ser de um alto padrão de precisão e nunca apresentar termos como ‘por volta de..’, ‘cerca de...’, ‘mais ou menos...’;

c) Rápida - chegar ao ponto de decisão em tempo hábil para que surta efeito na referida decisão, se uma informação pode ser muito clara e precisa, mas, se chegar atrasada ao momento de decisão, já perdeu sua razão de ser; d) Dirigida - a quem tinha necessidade dela e que irá

decidir com base nessa informação.

Segundo Cronin (1990) a informação para ter valor e gerar benefício para a organização deve ter uma utilização, ou seja, para que serve a informação, o usuário que a recebe deve estar preparado para saber o que fazer com a mesma, e observar se a informação não é restrita a um determinado grupo de usuários. No caso da informação ser direcionada de forma errada poderá causar mais danos do que não ter acesso a mesma.

É importante que a organização utilize as tecnologias para gerar informações, mas é imprescindível que faça uma análise de quais dados realmente são importantes para a geração de informação para o processo decisório. Para Avison & Taylor (1997) o sistema de comunicação deve ser bem definido e com objetivos claros priorizando-se as necessidades dos usuários.

A tecnologia da informação não resolve todos os problemas do trabalho com o conhecimento explícito, porém seu uso e suas potencialidades contribuem no encaminhamento de significativa parte da solução desses problemas (SILVA, 2004).

Um dos objetivos do sistema de comunicação é a memória organizacional pois, envolve questões relacionadas ao que se pretende armazenar e de que forma. A memória organizacional é o mecanismo que estabelece estruturas cognitivas da organização que podem facilitar a aprendizagem organizacional, (HEDBERG, 1981).