Nesta seção será apresentado um breve histórico do conceito da gestão de documentos nos Estados Unidos, país pioneiro no desenvolvimento e disseminação da teoria e prática da área.
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De acordo com Llansó (1993, p. 8), a crise econômica de 1930 e, sobretudo a Segunda Guerra Mundial, fizeram com que o governo americano e arquivistas viessem a abordar os problemas surgidos pelo aumento incontrolável da massa documental. Tais problemas abarcavam a aplicação da eficiência e eficácia nas administrações numa visão governamental, como também abarcava os problemas quanto à conservação dos documentos produzidos.
Diferentemente dos demais países, nos Estados Unidos, a gestão de documentos surgiu de uma necessidade administrativa das organizações públicas. Buscava-se atingir um modelo de eficiência e eficácia, racionalizando procedimentos – o que refletia numa menor produção de documentos - diminuindo custos e assim assegurando a preservação dos documentos de valor permanente. Segundo JARDIM (1987, p.36):
A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas documentais gerou os princípios da gestão de documentos, os quais resultaram, sobretudo da necessidade de se racionalizar e modernizar as administrações.
Llansó (1993. p.11), explicita que a busca pela economia e eficácia, manifestada na administração dos órgãos, causa uma revolução na teoria e na prática dos arquivos nos Estados Unidos, resultando num novo conceito: a gestão de documentos.
A demanda da administração manifesta nos termos economia eficácia, e a posterior resposta das instituições de arquivos, originaram, em meados do século, uma autêntica revolução na teoria e na prática dos arquivos nos Estados Unidos, de onde, passou, imediatamente, ao contexto internacional. Reconhecia-se assim um novo conceito. A “gestão de documentos” (tradução nossa)
De acordo com Llansó (1993, p.45), o início da gestão de documentos nos Estados Unidos remonta aos anos de 1789 a 1790, com a emissão de uma legislação referente ao armazenamento dos documentos de seu predecessor no Congresso Continental, porém essa lei acaba sendo ignorada. Em 1800 os arquivos existiam, mas eram itinerantes, o que implicava em danos e até mesmo perca de documentos para o país. Em 1810 é expedido o Archives Act pelo Congresso American, no qual é apresentada a necessidade de um local para armazenamento dos documentos públicos, já que não existia um Arquivo Nacional.
A administração federal dos Estados Unidos, de acordo com Llansó (1993, p.45), nessa época já sofria com um aumento vertiginoso da massa documental por conta de uma lei que havia sido efetivada em 1853 que proibia a eliminação de documentos públicos.
Llansó (1993, p.46) afirma que entre 1887 e 1889, foi estabelecido um comitê do Senado, presidido por Francis Cockrell, para analisar as causas dos atrasos nas tramitações
dos negócios públicos, no qual foi constatado que muitos documentos eram criados sem necessidade, o que complicava os procedimentos. Em 1889 foi aprovada a primeira General
Records Disposal Act que dispunha sobre a eliminação de cópia manual de documentos. As
comissões e atos seguintes foram aos poucos modificando os métodos de trabalho. A Comissão Dockery impulsionou o uso da máquina de escrever. O Comitê Keep, tinha por objetivo analisar e corrigir os métodos burocráticos.
Llansó (1993, p.47-48), destaca que no século XX, alguns fatores que impulsionaram o conceito e a prática da gestão de documentos, entre esses fatores estão a Comissão Taft (Commitee on Economy and Efficiency), que teve o objetivo de analisar a eficiência e economia nos procedimentos administrativos, o Bureau of Efficiency, o qual teve o objetivo de analisar e aplicar as técnicas da administração moderna no âmbito federal. O National
Archives Act de 1934, o qual marca a chegada dos Arquivos Nacionais no campo da gestão de
documentos. Segundo Llansó (1993, p.4), após a aprovação desse dispositivo legal, que entre outros quesitos, estabelecia a guarda de todos os documentos inativos do governo dos Estados Unidos que tivessem valor administrativo e/ou valor histórico, nos anos seguintes foram recolhidos mais de 1.500 quilômetros de documentos federais, o que resultou em discussões acerca de critérios de seleção aplicáveis aos documentos administrativos. Dentro dessas discussões havia duas vertentes: uma que não era a favor da eliminação, pois se acreditava no fato de que isso interferiria, trazendo prejuízos, à informação futura, e outra vertente que considerava a eliminação um fator determinante para a conservação.
Em 1939, o principal objetivo do Arquivo Nacional dos Estados Unidos era gerir a massa documental que crescia vertiginosamente, em consequência disso o foco se dirigia para as eliminações. Segundo Llansó (1993, p.47-48), buscava-se racionalizar a eliminação com base em estudos em sistemas de conservação, e prazos para a guarda dos documentos.
Em 1942, com a entrada dos Estados Unidos na guerra, o volume de documentos aumentam ainda mais, pois os novos serviços de guerra acabam por produzir mais documentos. Segundo Indolfo (2007, p.32), a partir desse momento destaca-se a atuação das Comissões de Hoover, que ocorreram em 1947 e em 1953. Tais comissões foram responsáveis por estabelecer as práticas para consolidação do conceito de gestão de documentos, como o controle da produção documental, racionalização das eliminações, conservação dos documentos de guarda intermediária, como também atuou na difusão de manuais.
O Federal Records Act de 1950 determinava que os órgãos federais devessem dispor
de um programa de gestão de documentos. Essa lei atua como a base da gestão de documentos nos Estados Unidos, Penn (1984_ e Ricks (1985) apud LLANSÓ, 1993, p. 50) afirmam isso.
E Norton (1985 apud LLANSÓ, 1993, p. 50) a identifica como ponto de “nascimento” de uma nova profissão: o records manager.
Entre as décadas de 1960 e 1970, Llansó (1993, p. 52), aponta uma suposta grande inovação na gestão de documentos, com a influência da tecnologia, especificamente nos campos da informática e reprografia. Llansó afirma que no que tange à legislação, o Records
Management Act de 1975 é o responsável pela consolidação do conceito de records management, e pela sua disseminação para diferentes países. Conforme esse dispositivo legal
gestão de documentos é:
planejamento, controle, direção, organização, formação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, manutenção, bem como a disposição, incluindo a gestão de correspondência, formulários, orientações, relatórios, documentos legíveis por máquinas, microformas, recuperação, arquivamento, e-mail, documentos vitais, materiais equipamentos arquivos, eliminação de documentos e arquivos intermediários ou outras instalações de armazenamento. (Soledad BENITO, Carmen CAYETANO, Paloma FERNANDEZ, 1991 apud Llansó,1993, p.52) TRADUÇÃO NOSSA
De acordo com Llansó (1993, p.52), em 1976 com a aprovação da Amendments on Federal Records Management Act, os órgãos públicos passam a ter a obrigação de apresentar um programa de gestão de documentos anual ao Arquivo Nacional. Nesse contexto também surge um novo conceito na área: a “information management”, dando início a um novo período no âmbito do records management.
Llansó (1993, p.52-53), também ressalta que nesse período também há a consolidação de uma estrutura arquivística federal, tal estrutura abarca a General Service Administration (GSA), a qual agrupa diversos serviços, dentre eles o National Archives Services (NARS). O NARS por sua vez tem a responsabilidade de guiar e assessorar as oficinas do records management em âmbito federal.
No início de 1980, ocorre uma reorganização no âmbito da administração dos arquivos norte-americanos. O NARS que presta serviços a toda a administração Federal dos Estados Unidos, passa a ter outra denominação, sendo reconhecido como NARA (National Archives
and Records Administration) e engloba um número maior de oficinas com vistas a um
desenvolvimento da gestão de documentos.
Segundo Llansó (1993, p.54), o records management do Governo Federal dos Estados Unidos é regulamentado por leis e dispositivos legais e administrativos que possuem um duplo objetivo: “assegurar que as agências tenham um programa eficaz e econômico, e
assegurar que os documentos com valor permanente cheguem aos Arquivos Nacionais.” (TRADUÇÂO NOSSA)
Artel Ricks (1985, p. 184 apud Llansó 1993, p.53), afirma que o records management traz uma série de benefícios para o arquivo, entre esses benefícios, cabe destacar uma maior segurança quanto a organicidade do conjunto documental, aumento do prestígio do arquivos ante as administrações, uma vez que se comprova uma relação custo benefício favorável ao fazer uso da gestão de documentos, como também um desenvolvimento de um governo consciente quanto à preservação de documentos.
RHOADS (I989, p.4 apud Llansó, 1993 p.55), apresenta um programa de gestão de documentos completo, o qual foi compilado com o objetivo de assegurar a economia e eficácia da gestão dos arquivos correntes, como também permitir a identificação, preservação e fomentar o uso dos arquivos de forma sistemática tendo como estrutura base quatro elementos representativos do ciclo de vida dos documentos: a criação de documentos, manutenção e uso, disposição dos documentos e administração de arquivos.
Conforme Llansó (1993, p.55-56), a primeira fase desse programa permite um controle da gestão de documentos na sua fase de criação, visto que o mesmo prevê uma criação de documentos essenciais, o que reduz a quantidade de documentos e aumenta a utilidade e valoração dos documentos que são produzidos, como também assegura uma utilização responsável da micrografia e da informática. Quanto à fase de manutenção e uso, o programa compreende o controle, o uso e a destinação dos documentos de forma a facilitar as atividades do órgão. O autor ressalta que dessa forma pode se assegurar a disponibilidade real da informação e dos documentos necessários; como também assegurar uma relação de custo benefício favorável as administrações. Com relação à destinação dos documentos, enfatiza-se a preocupação em decidir quais documentos devem ser avaliados como permanentes, e por quanto tempo devem ser preservados os documentos depois de sua criação. Llansó (1993, p.18), identifica as principais atividades da fase de destinação:
[...] a) identificação e descrição de documentos por séries e classes, b) agendamento desta série disponíveis para a retenção e destinação c) seleção para determinar quais documentos merecem preservação permanente d) arranjo periódico de documentos não permanentes, e) transferência de registros permanentes para o Arquivo Nacional. (TRADUÇÂO NOSSA)
RHOADS (1989, p.16), ao apresentar esse programa, ainda afirma que o mesmo pode ser implantado em quatro níveis, do mais simples ao mais complexo tendo como base o modelo americano. No primeiro nível, tido como mínimo, um programa deve conter políticas
de preservação e eliminação de documentos, como também adotar procedimentos de recolhimento dos documentos permanentes às instituições públicas. No segundo nível, denominado como nível mínimo ampliado, acrescenta-se o uso de arquivos intermediários. No terceiro nível, conhecido como nível intermediário, acrescenta-se procedimentos para a elaboração e criação de formulários e correspondências, como também a implantação de sistemas de arquivos. E no último, o nível máximo, inclui-se diretrizes administrativas, recursos de automação e telecomunicações.