UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
ALUNA: GEISIANE DA SILVA ALVES
GESTÃO DE DOCUMENTOS: UMA ANÁLISE DOS ASPECTOS DE RELEVÂNCIA PARA IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS NAS ORGANIZAÇÕES.
NITERÓI 2014
GEISIANE DA SILVA ALVES
GESTÃO DE DOCUMENTOS: UMA ANÁLISE DOS ASPECTOS DE RELEVÂNCIA PARA IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS NAS ORGANIZAÇÕES.
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
ORIENTADORA:PROFESSORA MARGARETH SILVA
Niterói 2014
Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá
A474 Alves, Geisiane da Silva.
Gestão de documentos: uma análise dos aspectos de relevância para implementação de um sistema de gestão de documentos digitais nas organizações / Geisiane da Silva Alves. – 2014.
70 f.
Orientadora: Margareth Silva.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2014.
Bibliografia: f. 64-70.
1. Documento arquivístico. 2. Documento eletrônico. 3. Gestão de documento. 4. Automação de arquivo. I. Silva, Margareth. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
CDD 651.5
GESTÃO DE DOCUMENTOS: UMA ANÁLISE DOS ASPECTOS DE RELEVÂNCIA PARA A IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS NAS ORGANIZAÇÕES.
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: / /
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Professora Margareth da Silva - Orientadora
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Joice Cardoso
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Clarissa Schimdt
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________
Niterói 2014
Dedico este trabalho aos meus pais Noemia e Vagno, e ao meu marido Geraldo por me apoiarem e acima de tudo acreditarem no meu potencial e ao meu filho Paulo Roberto, o qual me dá forças a cada dia para buscar um futuro melhor.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus, pois sem Ele não chegaria até aqui.
Agradeço ao meu marido que me incentivou a cursar uma faculdade, me apoiou e foi compreensivo em cada momento, aguentou os meus surtos de desepero, de chatice. Realmente se eu precisava de uma prova de amor, essa prova foi dada ao longo da minha faculdade. Sem falar ao apoio dado quando o nosso bebê nasceu.
Agradeço aos meus pais Vagno e Noemia e ao meu irmão Vagner por acreditarem no meu potencial e por todo apoio dado, principalmente a minha mãe que cuidou do meu filho inúmeras vezes para que eu pudesse ir à orientação.
Agradeço à minha professora e orientadora Margareth Silva pela paciência, dedicação e pelas infinitas horas que se dispos a me orientar.
Agradeço as minhas amigas da faculdade kesia Rodrigues, Natália Rocha, Juliana Sales, Mariana Catermol, Kenea Rodrigues, Lidiane Freitas pelos momentos de insanidade, pela minha caixa de email lotada, por todas as notificações do watsaapp, e principalmetne por todo o apoio dado no momento em que ganhei o meu bebê. Sem elas a passagem pela UFF teria sido muito mais árdua.
Agradeço às professoras Joyce Cardoso e Clarissa Schimidt por aceitarem fazer parte da minha banca.
Agradeço também ao meu chefe e amigo Filipe o qual me ajudou com a normalização do trabalho.
RESUMO
A partir do levantamento realizado na literatura da área de gestão de documentos, esta pesquisa pretende explanar sobre a gestão de documentos com o objetivo de evidenciar os elementos de relevância para a implementação de um sistema de gestão de documentos digitais nas organizações. São elucidados os principais conceitos e instrumentos da gestão de documentos. A finalidade deste trabalho é demonstrar a importância dos princípios da gestão de documentos, para a implementação de sistemas de gestão de documentos digitais. Além da exploração da literatura da área, para exemplificar tal relação foi feita uma análise em um sistema específico de acordo com os requisitos do e-ARQ Brasil.
Palavras Chave: Documento Arquivístico, Documento Arquivístico Digital, Gestão de Documentos, Gestão de Documentos Digitais, Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
ABSTRACT
From the survey conducted in the literature of the document management area, this research aims to explain about the management of documents in order to show the relevance of elements for the implementation of a digital document management system in organizations. Are elucidated the main concepts and tools for document management. The purpose of this paper is to demonstrate the importance of the principles of document management for the implementation of digital document management systems. In the operation of the literature in this area, compared to exemplify such an analysis was made to a specific system in accordance with the requirements of e-ARQ Brazil.
Keywords: Archival Document, Digital Archival Document, Records Management, Digital Documents, Information System of Archival Management Documents
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO...11
2 ARQUIVÍSTICA: CONCEITOS ESSENCIAIS... 14
ARQUIVO: DEFINIÇÕES E CARACTERÍSTICAS...15
2.2 INFORMAÇÃO E DOCUMENTO...19
2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO... 22
2.4 DOCUMENTO ELETRÔNICO, DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL...27
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS... 29
3.1 INSTRUMENTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS...32
3.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS NOS ESTADOS UNIDOS: UM BREVE HISTÓRICO DO CONCEITO...33
3.3 GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL: UM BREVE HISTÓRICO...38
4 GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS...41
4.1 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS E O E - ARQ BRASIL...44
4.2 ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DA EMPRESA CFSPS...47
4.2.1 Empresa CFSPS: história, visão e missão...47
4.2.2 Arquivo da empresa CFSPS...48
4.2.3 Sistema Tedesco: características x requisitos do e-ARQ Brasil ...51
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS...62
INTRODUÇÃO
Em meados do século XX, mais precisamente a partir da II Guerra Mundial - a qual desencadeou avanços nas áreas tecnológicas e científicas - ocorreu um crescimento vertiginoso da produção de documentos em consequência desses avanços ocorridos nos Estados Unidos, o que resultou numa massa documental que precisava ser tratada, para que de tal forma pudesse ser preservada. Com esse crescente acúmulo de documentos, os Estados Unidos começou a ter dificuldades para gerir essa documentação, e com uma perspectiva inicialmente voltada para a administração científica, surgiu o conceito de Gestão de documentos. Diferentemente dos demais países, nos Estados Unidos a gestão de documentos surgiu de uma necessidade administrativa - nas organizações públicas buscava-se atingir um modelo de eficiência e eficácia, racionalizando procedimentos e diminuindo custos – por isso a gestão de documentos nos Estados Unidos tem suas raízes na administração científica, as quais posteriormente são aliadas aos conceitos arquivísticos.
A gestão de documentos arquivísticos por sua vez consiste em procedimentos técnicos que permitem tratar a documentação desde sua produção, até a sua eliminação ou preservação. A consolidação desse conceito e a difusão do mesmo permitiram uma abrangência maior das atividades arquivísticas, o profissional de arquivo deixou de cuidar do documento apenas no seu momento de descarte ou eliminação, e passou a controlá-lo desde sua criação. É notável que a gestão de documentos trouxe ganhos para as organizações, principalmente para as organizações públicas, as quais são mais complexas e por conseqüência produzem um volume de documentação extremamente maior em relação às empresas privadas. Porém nos últimos anos, apesar do conceito de gestão de documentos já estar consolidado e difundido, os profissionais de arquivo têm encontrado dificuldades em por em prática a metodologia arquivística. Tais dificuldades têm sido desencadeadas por conta dos avanços tecnológicos, os quais têm modificado o suporte e o ambiente em que a documentação é tratada.
A implementação de um sistema de gestão de documentos digitais tem aberto discussões na área, visto que os avanços tecnológicos têm colocado em risco características vitais do documento arquivístico. Com esses avanços no universo da tecnologia da informação, o profissional de arquivo tem tido dificuldades em desincumbir sua principal função: preservar e dar acesso aos documentos. Alguns teóricos da área atribuem essa dificuldade ao fato dos arquivistas não conseguirem se desvencilhar do aspecto físico do documento, ou seja, de não conseguirem desvincular as características do documento arquivístico do seu suporte.
Atualmente muitos dos documentos já são criados em ambientes eletrônicos, os quais tramitam, efetivam ações, entre outras funções em meio digital, mas na maioria dos casos essa documentação é tratada de modo inadequado. As organizações em busca de maior espaço acabam por implementar sistemas que não atendem as necessidades arquivísticas e o trabalho do arquivista se torna difícil, e em muitos casos inviável de ser cumprido. Aparentemente tem-se a impressão de que a documentação está sendo tratada ao passo que as massas documentais vão deixando de existir fisicamente, porém quando não se tem um sistema pautado em bases arquivísticas essa massa documental continua a existir em ambiente digital, no qual se torna mais complicado tratá-la. A partir dessa problemática surgem questões de como gerir a documentação em meio digital de forma a preservar os elementos essenciais do documento arquivístico, principalmente de evitar as constantes ameaças que o ambiente digital traz para a autenticidade do documento arquivístico.
Tendo em vista que a sociedade contemporânea está atrelada ao universo das tecnologias, e que é inevitável que a cada dia elas avancem cada vez mais, e numa velocidade quase que instantânea, se faz necessário que o arquivista de hoje acompanhe essa evolução, sem deixar que seus princípios teóricos e práticos se percam em meio a esses avanços tecnológicos. Porém apesar da importância desse assunto, as discursões sobre os impactos que as novas tecnologias tem causado no meio arquivístico ainda são muito incipientes no Brasil, por isso esta pesquisa se faz relevante para a área, uma vez que a mesma retoma os elementos essências da arquivística e os alinha ao ambiente digital.
O objetivo desta pesquisa consiste em retomar elementos importantes de uma eficaz gestão de documentos e identificar os principais pontos a serem considerados na implementação de um programa de gestão de documentos digitais, de como transpor essa atividade que antes se dava apenas em meio físico e que hoje atua em meio digital, sanando algumas questões relevantes para a área.
Este trabalho utilizou como referencial teórico e metodológico a bibliografia que versa sobre gestão de documentos, fez uso dos estudos do projeto Interpares e do e- ARQ Brasil, como também dispôs de livros, artigos e periódicos disponíveis na internet.
Esta pesquisa consiste em três capítulos. O primeiro versa sobre a definição dos elementos essenciais para o entendimento da gestão de documentos, são eles: informação, documento, documento arquivístico, documento eletrônico, documento digital, documentos arquivístico digital, e gestão aquivística de documentos.
O segundo capítulo consiste em delinear os parâmetros da gestão arquivística de documentos, apresentando um breve histórico do desenvolvimento do conceito nos Estados
Unidos, país pioneiro na área, e um breve histórico do que tem sido desenvolvido no Brasil no tange a gestão arquivística de documentos.
O último capítulo versa sobre a gestão de documentos digitais, sendo apresentado o Sistema informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), e o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil. É apresentado também nesse capítulo um breve histórico da empresa escolhida como campo empírico, sendo apresentado ao final uma conferência do sistema de gestão de documentos utilizado nessa empresa, verificando se o mesmo é aderente ao e-ARQ Brasil.
2 ARQUIVÍSTICA: CONCEITOS ESSENCIAIS
Ao consultar textos da área nota-se que a falta de padronização dos conceitos utilizados em sua literatura dificulta o entendimento dos mesmos, o uso de um mesmo termo sendo utilizado para definir diversos conceitos tem sido algo muito recorrente na literatura. Duchein ao analisar essa questão na Arquivística, faz um estudo tendo como base o Dicionário de Terminologia Arquivística da França – o qual foi elaborado em duas línguas: francês e inglês - e a partir da análise do mesmo o autor elenca três fontes que dificultam essa padronização dos termos na literatura da área.
A leitura, mesmo rápida, do Dictionaire de terminologie archivistique revela as dificuldades de tradução neste domínio, em que as armadilhas são inúmeras. Essas dificuldades provêm de três fontes: primeiro, a imprecisão muito freqüente de definições e de usos nacionais; em seguida, as divergências crescentes de vocabulário no interior de uma mesma língua, entre países homófonos; enfim, o fato da arquivologia ser extremamente ligada aos sistemas jurídicos governamentais e administrativos de cada país e que, por conseqüência, seu vocabulário reflete todo um conjunto de conceitos que, por definição, dificilmente são transportáveis de um país a outro. (DUCHEIN,2007 p.15)
Segundo Paes (2004, p.23), a necessidade de se estabelecer uma terminologia específica para a área, de modo que a mesma seja capaz de atender a programas racionais de intercâmbio, disseminação e recuperação da informação tem sido uma preocupação recorrente na Arquivística, visto que o uso de termos simples acaba por obscurecer a literatura da área, dificultando tais processos. Schellenberg por sua vez ressalta que a Arquivística por fazer uso de termos muito comuns, mesmo tendo uma base científica que a respalde, acaba por cair nessa obscuridade em sua literatura técnica.
Há uma forte tendência, por parte dos que exercem uma nova profissão, para criar termos com significados altamente especializados. E, além disso, quando se trata de disciplina que carece de substância científica ou erudita, surge outra tendência, a de criar termos com significados não só especializados, mas também tão obscuros que dão a falsa impressão de grande profundidade. A arquivística, ainda que relativamente nova, não carece de substância científica ou de erudição e, fugindo à regra, tentou evitar uma terminologia especializada. Mas pelo simples uso de termos comuns, os arquivistas muitas vezes caem na obscuridade em sua literatura técnica (SCHELLENBERG, 2006, p.35)
Diante dessa preocupação com a terminologia da área, no ano de 1977 foi criado um Comitê de Terminologia Arquivística pela a Associação dos Arquivistas Brasileiros, o qual foi responsável por estabelecer um vocabulário padronizado para a elaboração de um glossário arquivístico, multilíngue. Tal projeto teve o patrocínio do Conselho Internacional de
arquivos e da Unesco. A Associação dos arquivistas Brasileiros (AAB), também teve sua participação na Comissão de Estudos de Arquivologia criada em 1980 na Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), a qual tinha por objetivo tratar da terminologia da área. Ao se fazer um levantamento do vocabulário utilizado na arquivística, nota-se que existem uma gama de glossários instituídos por vários órgãos, porém a grande maioria sem a certificação de um órgão oficial.
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão que é vinculado ao Arquivo Nacional e é responsável pelas políticas públicas de gestão de documentos, tem uma Comissão Especial de Terminologia Arquivística, a qual foi responsável por avaliar as propostas existentes, definir e aprovar um vocabulário arquivístico brasileiro. Essa iniciativa teve como produto o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, mais conhecido como DIBRATE. Diante dessa gama de definições, se faz necessário apresentar algumas das definições dos conceitos essenciais da area tais como: arquivo, informação, documento, documento arquivístico, documento eletrônico, documento digital, documento arquivístico digital e gestão de documentos arquivísticos.
2.1 ARQUIVO: DEFINIÇÕES E CARACTERÍSTICAS
Ao analisar o termo arquivo percebe-se que o mesmo possui diferentes significados, nos dicionários e glossários da área são dadas as várias definições do termo arquivo. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística1 apresenta quatro definições distintas para o termo arquivo:
Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes. (2) Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, conservação e o acesso aos documentos. (3) Instalações onde funcionam arquivos. (4) Móvel destinado à guarda de documentos. (DIBRATE 2005, p. 27).
Paes (2004, p.24) segue essa linha de raciocínio e dá quatro definições, sendo a primeira, referente ao conjunto documental de uma forma mais detalhada:
ARQUIVO – 1.Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizada pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essa pessoas ou por seus
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sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza ou suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. 2. O prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos. 3. Unidade administrativa cuja função é reunir, ordenar, guardar e dispor para uso conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. 4. Móvel destinado à guarda de documentos.
Segundo o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ (CTDE, 2010, p.4), o termo arquivo apresenta duas definições:
1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documento arquivístico.
Dentre as quatro definições que são apresentadas pelo DIBRATE e por PAES, as definições mais utilizadas, e que causam maior ambiguidade na literatura é o uso do termo arquivo para designar o conjunto de documentos e arquivo como instituição, as quais são apresentadas pela CTDE. Por esse motivo iremos nos deter a essas duas definições, primeiramente às definições de arquivo como conjunto de documentos.
No glossário do Projeto InterPares 3 (2012)2 arquivos são definidos como “Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou organização na condução de seus negócios, e preservados.”
Segundo HEREDIA (1991, p.78), tem-se definido arquivo como a soma de três elementos: documentos, organização e serviços. Entretanto a autora defende a seguinte definição para arquivo:
Arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, acumulados em um processo natural de uma pessoa ou instituição pública ou privada no curso de sua gestão, conservação, respeitando essa ordem, para servir como meio de prova e de informação para a pessoa ou instituição que o produz, para os cidadãos ou para servir como fontes da história. (TRADUÇÃO NOSSA)
De acordo com Cortes Alonso (1989, p. 31, apud Rondinelli, 2013.p.175), arquivo é:
[...] conjunto de documentos acumulados em um processo natural por uma pessoa ou instituição, pública ou privada, no curso da gestão de assuntos de qualquer natureza, os produzidos e os recebidos, de qualquer data, os quais são conservados e
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custodiados para servir de referência, como testemunho e informação, pelas pessoas responsáveis por tais assuntos e seus sucessores.
De acordo com o “Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos da Associação de Arquivistas Holandeses” (1973, p. 11), mais conhecido como Manual do Holandeses o termo arquivo é:
o conjunto de documentos escritos, desenhos c material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário.
A obra “Manual of archive administration” de Hilary Jenkinson em 1922, define arquivo como:
documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e, subsequentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para a sua própria informação (JENKINSON 1922, apud SCHELLENBERG, 2006, p. 36)
O trabalho “Archivistica,” publicado em Siena, em 1928, por Eugenio Casanova define arquivo como: “a acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição ou pessoa”. (CASANOVA, 1928, apud SCHELLENBERG, 2006, p. 37).
Segundo o arquivista alemão Adolfo Brenneke (1953, apud SCHELLENBERG, 2006, p. 37), o qual atuou com diretor do Arquivo do Estado da Prússia, pode-se definir arquivo como: “como o conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do passado.”
Schellenberg por sua vez apresenta sua definição para arquivo, e ressalta a ideia de que na linguagem atual e principalmente na literatura técnica, deve-se distinguir entre a instituição e os materiais de que se ocupa, e segundo essa distinção, só tem como se tornar clara através do uso de termos diferentes para os dois casos. Arquivo para Schellenberg é definido como:
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2006. p.41)
Tendo o termo arquivo como instituição podemos citar as seguintes definições:
ROUSSEAU e COUTURE (1998) definem arquivo como um órgão/instituição responsável por gerir a documentação orgânica, sendo uma das definições que mais ressaltam os procedimentos arquivísticos da gestão de documentos e preservação dos mesmos.
Os arquivos são instituições públicas ou privadas, que têm como principais funções gerenciar o processo documental - criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, e acesso - e conservar os documentos gerados em decorrência das atividades funcionais que se estabelecem primordialmente pelas vias jurídico-administrativas
O projeto Interpares 3(2012)3, também apresenta uma definição para arquivo como instituição, ressaltando o poder de custódia dos arquivos: “Uma agência ou instituição responsável pela preservação e comunicação de documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente”
A partir da análise dessas várias definições para o termo arquivo, é possível compreender que há vários pontos em comum, cada qual de acordo com a sua realidade. Heredia em sua definição ressalta a questão da naturalidade pela qual os arquivos são criados, como também ressalta a importância do respeito à ordem original como um fator determinante para que o arquivo possa vir a servir como testemunho e informação futura. Quanto a questão dos arquivos serem tidos como testemunho das ações de pessoas e/ou instituições, como também serem guardiões de informações futuras, os autores Heredia, Jenkinson, Casanova, Brenneke e Schellenberg são convergentes quanto a essas características e as explicitam em suas definições. Schellenberg além de explicitar sobre essas características, ainda ressalta o elemento seleção em sua definição, que segundo o autor é uma função essencial aos arquivos para que se possa preservar de fato.
É perceptível a dificuldade em padronizar o conceito de arquivo, tanto que Schellemberg, (2006, p.40) explicita esse dilema:
Portanto, é claro, não há uma definição do termo “arquivos” que possa ser considerada final, que deva ser aceita em modificações e que seja preferível às demais. A definição pode ser modificada em cada país de acordo com suas necessidades peculiares. Deve fornecer uma base sobre a qual o arquivista possa lidar de fato, eficazmente, com o material produzido pelo governo a que serve. Não deve ser aceita uma definição que não corresponda à realidade. Uma definição que tenha surgido da observação de material da Idade Média não poderá atender ás necessidades dos arquivistas que trabalham principalmente com documentos modernos. A recíproca desse fato também é verdadeira.
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Schellenberg (2006, p. 40) além de ressaltar essa questão tão peculiar aos arquivos lança um desafio ao arquivista moderno, que mesmo não sendo uma publicação recente se faz atual:
O arquivista moderno, penso eu, precisa de fato dar nova definição ao termo “arquivos” de maneira mais adequada às suas próprias exigências. O elemento seleção deve estar implícito na sua definição de arquivos, pois o maior problemas dos arquivista atual consiste em selecionar, da massa de documentos oficiais criados por instituições públicas ou privadas de todos os gêneros, os arquivos que se destinam à preservação permanente.
2.2 INFORMAÇÃO E DOCUMENTO
O termo informação é um conceito novo na área da Arquivística e o seu uso na literatura da área tem gerado polêmica, alguns autores defendem a informação como o atual objeto de estudo da Arquivologia em detrimento ao documento, enquanto outros veem apenas como consequência do documento de arquivo. Segundo Fonseca (1998, p.33) “a informação não tem sido considerada objeto privilegiado da arquivologia, aparecendo, na literatura clássica da área, como consequência do documento de arquivo, que, por sua vez, é visto como um elemento de arquivo”.
O Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2010, p.16) e o DIBRATE (2005, p.107)4 seguem a mesma vertente, segundo a definição apresentada por eles, para que a informação exista necessariamente ela tem que está contida num documento: “Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento.”
Segundo Duranti a informação é entendida como “um conjunto de dados a serem comunicados no tempo e/ ou espaço”. (DURANTI, 2002 p.11 apud RONDINELLI, 2013, p.95)
No glossário do Projeto InterPares 3 (2012)5 “informação é um conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo ou espaço”.
Percebe-se que na definição de Duranti e do Projeto Interpares a ideia de informação é desvinculada do documento, e também do documento arquivístico.
Em relação ao termo documento nota-se que suas definições também não se mostram como algo consensual na área, por ser um termo comum a várias outras áreas como biblioteconomia, museologia, e ciência da informação, alguns autores enfatizam mais o
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Disponível em:http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20term%20arquiv.pdf
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suporte, outros o ignoram e atrelam o documento à informação nele contido, enfim são encontradas várias definições, cada qual adequada a corrente defendida pelo autor.
Paul Otlet e Henri La Fontaine criadores do campo da documentação no início do século XX, apresentam a seguinte definição de documento:
Documento é o livro, a revista, o jornal, é a peça de arquivo, a estampa, a fotografia, a medalha, a música, é também atualmente o filme, o disco e toda a parte documental que prece ou sucede a emissão radiofônica. Ao lado dos textos e imagens há objetos documentais por si mesmos (OTLET, 1937).
De um modo geral tem se como documento, toda a informação registrada seja qual for o seu suporte. Segundo Bellotto (2006, p. 35) documento além de ser a informação registrada, é uma forma de expressão do homem:
Segundo a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana. Torna-se evidente, assim a enorme abrangência do que seja um documento.
Para Thomassen (2006, p. 6), “documento é a menor unidade de informação registrada com significado próprio”.
De acordo com Cortés Alonso (1989, p.57 apud RONDINELLI, 2013 p.46), documento é “o testemunho da atividade do homem, fixado em um suporte perdurável.”
Antonia Heredia definiu primeiramente de um modo bem abrangente:
Documento em um sentido muito amplo e genérico é todo registro de informação independentemente de seu suporte físico. Abarca tudo o que pode transmitir o conhecimento humano: livros, revistas, fotografias, filmes, microfilmes, microfichas, lâminas, transparências, desenhos, mapas, informes, normas técnicas, patentes, fitas gravadas, discos, partituras, fichas perfuradas, manuscristos, [...], selos [...] e de maneira geral tudo o que tenha um caráter representativo nas três dimensões e que esteja submetido à intervenção de uma inteligência ordenadora. (HEREDIA HERRERA, 1991 p.121)
Ao continuar a discussão sobre o conceito de documento, a autora ainda apresenta uma definição mais densa do conceito, a qual é bem semelhante à de Cortés Alonso, “documento é o testemunho da atividade do homem, fixado num suporte perdurável que contém informação”. (HEREDIA HERRERA, 1991. p.122)
Martín-Pozuelo apresenta documento como uma “ferramenta indispensável para transmitir conhecimentos, ideias e dar testemunho dos fatos” e a autora acrescenta que “a definição de documentos tem como ponto de partida sua característica fundamental: a acumulação de informação e a possibilidade de poder oferecê-la”. (CAMPILLOS, 1996. p.91-92 apud RONDINELLI, 2013. p. 47)
Segundo Rodríguez Bravo documento é “um suporte portador de uma mensagem emitida com intenção comunicativa e potencialmente informativa para o receptor” (BRAVO, 2002, p.85 apud RONDINELLI, 2013 p.47). É perceptível o quanto a autora delimita a definição de documento ao resumi-lo apenas a um suporte, dando mais ênfase a informação contida nele.
De acordo com Duranti (1998, p.11 apud RONDINELLI, 2013. P..50) documento é “informação registrada”.
Segundo estudos mais recentes de Duranti e Preston a definição de documento é colocada de forma mais complexa “uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma sintática estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável”. (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 811 apud RONDINELLI, 2013.p.51)
O Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE.2010, p. 12) e o DIBRATE (2005, p.73), dispõem da mesma definição: “unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte”.
No glossário do Projeto InterPares 3 (2012),6 “Um documento é a informação afixada em um meio sob uma forma fixa;”
Segundo o Glossário da Association of the Records e Management Profession (ARMA) documento é “informação registrada ou objeto que pode ser tratado como uma unidade”. (Arma Internacional, 2009 apud RONDINELLI, 2013.p.51)
Conforme o Conselho Internacional de Arquivos documento é “informação registrada independentemente do suporte e características”. (International Council of Archives, 2010 apud RONDINELLI, 2013.p.51)
Segundo o Glossário de Terminologia Arquivistíca produzido por Pearce-Moses, documento é definido como:
“1. Qualquer trabalho escrito ou impresso [...]. - 2. informação ou dado fixado em um suporte. – 3. Informação ou dado fixado em um suporte o qual não faz parte do
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documento oficial [...]. – 4. Um trabalho escrito ou impresso de natureza legal ou oficial que pode ser usado como evidência ou prova [...] (PEARCE-MOSES, 2005 apud RONDINELLI, 2013.p.51)
Segundo o glossário do governo de New South Wales, documento é definido como “qualquer registro de informação”. (NEW SOUTH WALES,2009, apud RONDINELLI, 2013.p.51)
A partir das definições sobre documento e informação na literatura arquivística, é perceptível que a área tem sofrido influências tanto da área tecnológica, quanto do campo da ciência da informação, nas definições cujos autores privilegiam a arquivologia como área do conhecimento independente, incluindo as propostas recentes de Duranti e do Projeto Interpares, é o documento e suas características que são ressaltadas em detrimento da informação, enquanto que nas definições de autores que buscam uma aproximação com as ciência da informação e a tecnologia da informação ocorre o inverso, nesse caso a informação é privilegiada.
2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
Se o termo arquivo é definido como “conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou organização na condução de seus negócios, e preservados” (INTERPARES 3, 2012)7, necessariamente um documento arquivístico deve por sua vez, ser criado em função de uma atividade de uma pessoa física ou jurídica. O glossário do Governo de New South Wales (2009, apud RONDINELLI, 2013 p.52), Austrália faz menção a essa característica:
Alguns documentos são documentos arquivísticos porque participaram de uma transação de negócios, ou foram criados para documentar essa transação. Inversamente, alguns documentos não são documentos arquivísticos porque não funcionam como evidência de uma transação de negócio.
Segundo Jenkinson (1922, p.11 apud RONDINELLI, 2013 p. 152) documento arquivístico é:
Um documento dito como pertencente à classe dos arquivos é aquele elaborado ou usado no curso de uma transação administrativa ou executiva (pública ou privada) da qual tomou parte; e subsequentemente preservado sob sua custódia e para sua
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Disponível em : http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=a&term=65
própria informação pela pessoa ou pessoas responsáveis por aquela transação e seus legítimos sucessores.
Segundo Bellotto (2006, p.37), o documento arquivístico só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu.
Os documentos de arquivo são os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem por motivos funcionais administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte.
Segundo Schellenberg (2006, p.41), documento arquivístico é definido como:
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.
Antônia Heredia (2007:100 apud Rondinelli, 2013.p.176) em sua definição dá ênfase ao caráter de testemunho e prova do documento arquivístico:
O documento de arquivo não relata, não conta, (mas) testemunha e prova. [...] Tem uma vinculação direta com o ato que testemunha e, como consequência, transcende a atividade da qual esse ato é parte [...] A vinculação do documento com o ato representa determina a relação do documento com a instituição competente ou entidade responsável por esse ato.
Martín-Pozuelo em sua definição de documento arquivístico evidência o fato dele ser resultado de uma ação, seja ela administrativa ou jurídica, e acrescenta mais uma característica: de que para serem documentos arquivísticos eles devem necessariamente serem recolhidos a um arquivo de custódia. Segundo a autora:
Documento de arquivo é o documento que resulta de um processo administrativo ou jurídico, assim como todos aqueles que tornam possível tal processo, recolhidos a um arquivo, onde, paulatinamente, seus valores originais vão sendo prescritos e substituídos por outros de prova ou informação. (CAMPILLOS, 1996, p.89 apud
Segundo Rodrigues Bravo (2002, p.142 apud RONDINELLI, 2013 p. 180), a característica essencial do documento de arquivo está em sua relação orgânica com os demais que constituem o arquivo em si, não descartando o seu caráter de testemunho e fonte de informação futura:
A precisão do conceito de documento de arquivo está em descobrir sua alma orgânica, seu vínculo com os demais de um fundo, uma série ou um expediente, por ser recebido ou expedido no exercício de funções legais ou transações de negócios. Por outro lado, o matiz entre testemunho e informação é importante por serem inseparáveis e paralelos no documento de arquivo.
De acordo com Duranti (1994, p.2), o documento arquivístico carrega consigo um conhecimento único, pois o fato de ser concebido no curso das ações ele se constitui como prova primordial das mesmas, sendo o melhor testemunho das ações por eles registradas.
[...] materiais aquivísticos, ou registros documentais, representam um tipo de conhecimento único, gerados ou recebidos no curso das atividades pessoais ou institucionais, como seus instrumentos e subprodutos, os registros documentais são as provas primordiais para as suposições ou conclusões relativas a essa atividades e às situações que elas contribuíram para criar, eliminar, manter ou modificar. A partir destas provas, as intenções ações, transações e fatos podem ser comparados, analisados e avaliados, e seu sentido histórico pode ser estabelecido.
Duranti (1994, p.4) a partir de uma perspectiva diplomática atribui cinco propriedades ao documento arquivístico são elas: imparcialidade, autenticidade, naturalidade. Inter-relacionamento e unicidade. Segundo a autora a análise de um documento a partir dessas cinco propriedades, a torna um método básico para que se possa alcançar a compreensão do passado tanto imediato quanto histórico.
Segundo a autora, a primeira característica diz respeito ao fato dos documentos arquivísticos serem imparciais “[...]as razões porque eles são produzidos (para desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram que não são escritos “na intenção ou para informação da posteridade” nem com a expectativa de serem expostos ou com o receio do olhar público” (DURANTI, 1994, p.2)
A autenticidade está relacionada aos procedimentos regulares do documento, que percorrem a criação, manutenção e custódia e podem ser comprovados:
Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com garantias para futuras ações ou para informação, e "são definitivamente separados para preservação, tacitamente julgados dignos de serem conservados" por seu criador ou legítimo sucessor como "testemunhos escritos de suas atividades no passado". Assim, os documentos são
autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. (DURANTI, 1994, p.3)
A terceira propriedade está relacionada à naturalidade pela qual os documentos são criados, os documentos se acumulam nas administrações no percurso de seus procedimentos, seja para cumprir uma ação, ou comprovar o seu efetivo:
Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são "coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração". O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada. (DURANTI, 1994, p. 3)
A quarta propriedade diz respeito ao inter-relacionamento que os documentos adquirem, ao serem criados eles estabelecem relações no decorrer dos procedimentos, e essas relações os dotam de uma organicidade:
Esse inter-relacionamento é devido ao fato de que os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades. [...]”. As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único documento não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória. (DURANTI, 1994, p.3)
A última propriedade abrange a unicidade do documento arquivístico. Segundo essa propriedade cada documento tem um único lugar num conjunto de documentos, pode até existir cópias desse documento, porém cada cópia será única na sua estrutura documental:
A unicidade provém do fato de que cada registre documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Cópias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único, [...]” (DURANTI, 1994, p.3-4)
Yeo (2008, p.136 apud RONDINELLI, 2013, p. 194) considera documentos arquivísticos como: “representações persistentes de atividades ou outras ocorrências, produzidas por participantes ou observadores dessas atividades ou por seus representantes
autorizados” O autor ainda faz uma crítica as definições que enfatizam apenas evidência ou informação, pois a veem como limitadoras do termo em si.
Pode-se argumentar que definições que enfatizam apenas evidência ou informação são limitantes[...] e minimizam a complexidade dos documentos arquivísticos. Ênfase em evidência visa sempre a vincular procedimentos de gestão de documentos ao mundo da lei e da governança corporativa; ênfase em informação sugere um alinhamento com biblioteconomia ou computação. Foco na memória talvez implique uma associação com a história ou identidade cultural. Todas essas perspectivas são válidas, mas nenhuma é abrangente. A visão representacional de documentos arquivísticos é multidisciplinar e abrange uma ampla gama de interpretações (YEO, 2007, p. 343 apud RONDINELLI, 2013, p.194)
Segundo o Projeto INTERPARES 38, um documento arquivístico é definido como “qualquer documento produzido (isto é, elaborado ou recebido e salvo para ações futuras ou referência) por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade prática como um instrumento e subproduto de tal atividade “
De acordo com o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ (2010, p.12) “documento arquivístico é aquele o produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado da tal atividade, e retido para ação ou referência. (I) Record”
O Conselho Internacional de Arquivos define documento arquivístico como: “documento produzido ou recebido e mantido por uma agência, organização ou indivíduo em cumprimento de obrigações legais e transações de negócios”. (INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES, 2010 apud RONDINELLI, 2013.p.204)
O Glossário de Terminologia Arquivística coordenado por Pearce-Moses (2010, apud RONDINELLI, 2013 p.204) define documento arquivístico como: “dado ou informação em uma forma fixa, produzido ou recebido no curso de atividade individual ou institucional e retido (preservado) como evidência daquela atividade para referência futura”.
O Glossário do Arquivo do Estado de Queensland (Queensland State Archives, 2010 apud RONDINELLI, 2013 p.204), tem como documento arquivístico: “informação registrada produzida ou recebida por uma entidade na transação de negócios ou na condução de interesses que fornece evidência dos negócios ou interesses”.
A ARMA INTERNATIONAL (2010 apud RONDINELLI, 2013 p.204) define
documento arquivístico como: “informação registrada, independentemente do suporte ou
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características, produzida ou recebida por uma organização no cumprimento de obrigações legais ou transações de negócios”.
Cabe ressaltar que o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DIBRATE,2005) não apresenta nenhuma definição para o termo.
Dentre as definições apresentadas por alguns dos instrumentos da area, é notável que todos evidenciem o caráter do documento arquivístico ser criado no curso das ações, sendo a definição do Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos e do Pearce-Moses as que ressaltam a questão da guarda para informação futura.
2.4 DOCUMENTO ELETRÔNICO, DOCUMENTO DIGITAL, E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
Os termos documento eletrônico, documento digital e documento arquivístico digital são termos ainda relativamente novos na literatura da área, e, portanto não há ainda uma pluralidade de definições como os demais termos apresentados até agora. São termos que até mesmo pela falta de estudos voltados para sua conceituação merecem um pouco mais de atenção, pois são semelhantes, o que torna a sua distinção mais difícil, cabendo aqui, ressaltar a peculiaridade de cada um.
Documento eletrônico segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DIBRATE, 2005) é um: “Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais”.
De acordo com o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2010, p.13), documento eletrônico é a “informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico. (I)
Electronic Document”
O termo documento eletrônico em muitos casos é tido como um sinônimo do termo documento digital, ainda que refiram-se a tipos de documentos diferentes. Segundo Rondinelli (2013, p.234), “todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. Um exemplo seria uma fita cassete, cujo som, embora necessite de equipamento eletrônico para ser ouvido, não é codificado em bits”.
Documento Digital segundo Dicionário de Terminologia Arquivística (DIBRATE, 2005): “Documento codificado em dígito binários, acessível por meio de sistema computacional”.
Segundo o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2010, p.13) documento digital é: “Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. (I) Digital document.”
Documento Arquivístico digital segundo o Glossário da Câmara Técnica de documentos eletrônicos (2010, p.12), “Documento Digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico. (I) Digital Record”
Segundo Rondinelli (2013, p.234-235), o conceito de documento arquivístico digital é um produto da junção das ideias de documento, documento arquivístico e documento digital:
Assim em outras palavras, pode-se dizer que o documento arquivístico digital é um documento, isto é, “uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada), com uma sintática estável”, produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades”, “codificado em dígitos binários e interpretável por um sistema computacional”, em suporte magnético, óptico ou outro.
O documento eletrônico, o documento digital e o documento arquivístico digital, por transcenderem o ambiente físico, ainda trazem muitas dúvidas para o seu reconhecimento, tanto que muitas vezes acabam por ser identificados de forma errada. Duranti (1994, p. 12), ressalta que uma provável solução para isso é o reconhecimento da diferença entre o pensamento e a matéria, no qual a autora coloca que esse reconhecimento deve ser a base de qualquer esforço para controlar o material eletronicamente criado, acumulado e transmitido.
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS
Em meados do século XX, mais precisamente a partir da II Guerra Mundial, nos Estados Unidos começaram a surgir dificuldades para controlar os documentos, pois a produção dos mesmos crescia vertiginosamente. Tal crescimento decorria dos avanços tecnológicos gerados pela guerra, como também pelo desenvolvimento dos governos, os quais a cada dia se tornavam mais complexos, o que refletia na expansão de suas atividades e consequentemente no aumento da produção de documentos conforme pode ser observado na afirmação de Schellenberg (2006, p.65):
O aumento da população é, em grande parte, atribuído a desenvolvimentos tecnológicos que possibilitaram uma produção espantosa de materiais necessários à existência humana. O aumento da população por sua vez, provocou a expansão das atividades do governo, e essa expansão afetou a produção de documentos. Uma vez que se aplicaram métodos tecnológicos modernos no preparo de documentos, o volume destes, nas últimas décadas, atingiu um índice de progressão antes geométrica que aritmética. Conquanto o emprego das modernas máquinas de produzir documentos, tais como a de escrever e outros meios de duplicação, haja tornado possível uma enorme proliferação de documentos, as razões dessa produção, note-se bem, são inerentes ao próprio caráter dos governos modernos.
Gerir essa massa documental, que crescia vertiginosamente, não foi uma missão tão simples. Surgiu, assim, a necessidade de controlar a documentação desde a criação, para assegurar a preservação dos documentos de valor permanente.
Diante desse desafio vários países buscaram soluções, cada qual com o intuito de atender as suas necessidades as quais variavam de acordo com cada país e época.
Os Estados Unidos tornou-se o pioneiro na Gestão de Documentos ao desenvolver o conceito e a prática de gestão de documentos no âmbito federal, denominado por eles como “Records Management”. O conceito tem características voltadas para a economia e eficiência, tendo como principal objetivo otimizar as ações administrativas, controlar a produção, manutenção, eliminação e o recolhimento dos documentos de valor permanente no âmbito federal.
Na Europa, a gestão de documentos é desenvolvida com um cunho diferente, sendo relevante o interesse histórico dos documentos, são elaboradas diversas formas de controle dos documentos que visavam a seleção dos documentos a serem preservados.
Segundo Llansó (1993, p.9), vários modelos de gestão de documentos são desenvolvidos sendo determinados por questões culturais, administrativas, econômicas e até mesmo psicológicas de cada país, sendo as mais essenciais as de cunho
econômico/administrativo e histórico/arquivístico. Os modelos com base econômico-administrativa reconhecidos como modelo americano, e os com base histórico/arquivístico enquadrados no modelo europeu.
Cabe ressaltar segundo Llansó (1993, p.11), que não há um conceito único de gestão de documentos que poderá ser aplicado universalmente de forma eficaz, pois cada lugar é específico, seja em suas tradições arquivísticas, administrativas, como também inclui todo um contexto histórico, fatores os quais são relevantes para a implantação de uma gestão de documentos. Duchein (1993, p. 13 apud Indolfo 2007, p.34), ressalta que nenhum modelo pode ser considerado um exemplar in abstracto, como também nenhum país pode deixar de definir as suas diretrizes no campo da gestão de documentos.
Llansó (1993, p.9) ressalta a importância de se ter uma legislação que apoie a gestão de documentos “a ausência de medidas legislativas, no tratamento da massa documental, desemboca em uma ineficiência crescente da gestão administrativa, a um desperdício econômico e ao empobrecimento irremediável da memória histórica futura.”
O conceito de gestão de documentos começou a ser disseminado a partir da década de 1950 pelos Estados Unidos e Canadá. Segundo a legislação americana, gestão de documentos é:
O planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, a manutenção, o uso e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das ações e transações do governo federal e efetivo e econômica gestão das operações das agências. (44 United States Code. Chapter 29, § 2901 apud FONSECA, 2005, p.44)
Segundo Lawrence Burnet (apud JARDIM, 1987, p. 35), a gestão de documentos é considerada uma operação arquivística e definida como “o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é a característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa”.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional – DIBRATE (2005, p.100), define a gestão de documentos como “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
O Glossário coordenado por Pearce Moses, 2005 (apud INDOLFO, 2007, p.40), define gestão de documentos como:
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
Pelas conhecidas versões do Dictionary of Archival Terminology, DAT1 (1984), DAT2 (1988) e DAT3 (2002), (apud INDOLFO, 2007, p. 40), editados pelo Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos é definida como:
a área da administração geral que procura alcançar economia e eficiência na criação, manutenção, uso e eliminação de documentos, isto é, durante seu ciclo de vida; e, o campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, manutenção, uso e destinação dos documentos.
Segundo Indolfo (2007, p.35-36), diante da diversidade de modelos existentes, em termos internacionais, a UNESCO através do Records Archives Management Program
(RAMP) apresenta uma definição do conceito de gestão de documentos como “domínio da
gestão administrativa geral com vistas a assegurar a economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a destinação final dos documentos”
Segundo RHOADS (1989, p. 3), a gestão de documentos compreende três fases: elaboração, utilização e manutenção e destinação de documentos. Para esse autor, um bom sistema de gestão de documentos deve compreender o ciclo de vida dos documentos, ou seja, da sua criação até a sua eliminação ou preservação. Para RHOADS (1989, p.42):
“bons” arquivos dependem em grande medida de “bons” programas de gestão de documentos, já que somente estes podem garantir que os documentos de valor permanente sejam produzidos em materiais duráveis, sejam organizados de modo que possam ser encontrados facilmente, sejam cuidados adequadamente durante o período ativo de sua existência, sejam registrados, avaliados e recolhidos aos arquivos.
Llansó (1993, p.12) enfatiza que um programa de records management necessita da direção de uma autoridade central para se tornar efetivo, e que preferencialmente essa direção seja proveniente da administração nacional dos arquivos.
3.1 INSTRUMENTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão arquivística de documentos requer alguns instrumentos para apoio de seus procedimentos e operações técnicas. Segundo o e-ARQ Brasil (2011. p.36), tais instrumentos podem ser divididos em instrumentos principais e instrumentos adicionais. No primeiro grupo estão inseridos o plano de classificação, tabela de temporalidade, manual de gestão arquivística de documentos, e esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos. E no segundo grupo estão inclusos o glossário, vocabulário controlado e tesauro. Cabe aqui explanar sobre os instrumentos principais, uma vez que os mesmos são essenciais ao desempenho da gestão de documentos.
Segundo e-ARQ Brasil (2011, p. 36)9, o plano de classificação é:
um esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.
Cabe a esse instrumento classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades. (e-ARQ Brasil, 2011, p.36) Para BERNARDES; DELATORE (2008, p.11), esse instrumento é resultado da classificação, e tem por objetivo recuperar o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção. Segundo BERNARDES; DELATORE (2008, p.18):
O Plano de Classificação é a representação lógica da estrutura e do funcionamento da organização. Por isso, o arquivo organizado de acordo com a classificação proposta assemelha-se a um espelho que reflete a imagem da organização com toda fidelidade.
A tabela de temporalidade e destinação é o instrumento pelo qual se determina os prazos de guarda dos documentos, tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação de documentos, de acordo com o e-ARQ Brasil (2011. p.36). A tabela de temporalidade e destinação deve contemplar as atividades-meio e as atividades-fim do órgão ou entidade, pois segundo BERNARDES; DELATORE (2008, p.11), esse instrumento é o resultado da atividade de avaliação, que tem por objetivo definir os prazos de guarda tendo como preceito
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os valores administrativos, fiscais, jurídicos-legal, técnico, histórico, determinado assim a eliminação ou guarda permanente do documento.
O e-ARQ Brasil (2011, p.36-37)10, ressalta que esse instrumento deve ser elaborado
por uma equipe interdisciplinar, na qual estejam inclusos no mínimo, uma autoridade administrativa, o arquivista, os profissionais das áreas jurídicas e financeiras, e os profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos. E ao se tratar de setor público, a mesma deve ser aprovada por uma instituição arquivística de sua área de competência, para que assim possa ser aplicada.
O uso do plano de classificação e da tabela de temporalidade segundo BERNARDES; DELATORE (2008, p.10), “garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações[...]”. As autoras ainda ressaltam que a partir do uso dos mesmos é que se tem uma eliminação criteriosa dos documentos, de forma a preservar somente os que de fato possuem valor permanente.
Conforme o e-ARQ Brasil (2011, p.37), o manual de gestão arquivística de documentos é um instrumento que deve ser elaborado, de acordo com normas e legislações vigentes pelo órgão como meio de estabelecer procedimentos regulares no que diz respeito á produção, tramitação, arquivamento e destinação de todos os documentos arquivísticos da entidade, independentemente do tipo ou suporte do documento.
Quanto ao esquema de classificação de acesso e segurança e-ARQ Brasil (2011, p.38)
ressalta a importância do controle sobre quem acessa o documento, seja para leitura, atualização, ou eliminação do mesmo. A instituição deve ter o controle do acesso aos documentos para evitar que os mesmos sejam acessados indevidamente, zelando pela integridade do documento.
3.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS NOS ESTADOS UNIDOS: UM BREVE HISTÓRICO DO CONCEITO
Nesta seção será apresentado um breve histórico do conceito da gestão de documentos nos Estados Unidos, país pioneiro no desenvolvimento e disseminação da teoria e prática da área.
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De acordo com Llansó (1993, p. 8), a crise econômica de 1930 e, sobretudo a Segunda Guerra Mundial, fizeram com que o governo americano e arquivistas viessem a abordar os problemas surgidos pelo aumento incontrolável da massa documental. Tais problemas abarcavam a aplicação da eficiência e eficácia nas administrações numa visão governamental, como também abarcava os problemas quanto à conservação dos documentos produzidos.
Diferentemente dos demais países, nos Estados Unidos, a gestão de documentos surgiu de uma necessidade administrativa das organizações públicas. Buscava-se atingir um modelo de eficiência e eficácia, racionalizando procedimentos – o que refletia numa menor produção de documentos - diminuindo custos e assim assegurando a preservação dos documentos de valor permanente. Segundo JARDIM (1987, p.36):
A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas documentais gerou os princípios da gestão de documentos, os quais resultaram, sobretudo da necessidade de se racionalizar e modernizar as administrações.
Llansó (1993. p.11), explicita que a busca pela economia e eficácia, manifestada na administração dos órgãos, causa uma revolução na teoria e na prática dos arquivos nos Estados Unidos, resultando num novo conceito: a gestão de documentos.
A demanda da administração manifesta nos termos economia eficácia, e a posterior resposta das instituições de arquivos, originaram, em meados do século, uma autêntica revolução na teoria e na prática dos arquivos nos Estados Unidos, de onde, passou, imediatamente, ao contexto internacional. Reconhecia-se assim um novo conceito. A “gestão de documentos” (tradução nossa)
De acordo com Llansó (1993, p.45), o início da gestão de documentos nos Estados Unidos remonta aos anos de 1789 a 1790, com a emissão de uma legislação referente ao armazenamento dos documentos de seu predecessor no Congresso Continental, porém essa lei acaba sendo ignorada. Em 1800 os arquivos existiam, mas eram itinerantes, o que implicava em danos e até mesmo perca de documentos para o país. Em 1810 é expedido o Archives Act pelo Congresso American, no qual é apresentada a necessidade de um local para armazenamento dos documentos públicos, já que não existia um Arquivo Nacional.
A administração federal dos Estados Unidos, de acordo com Llansó (1993, p.45), nessa época já sofria com um aumento vertiginoso da massa documental por conta de uma lei que havia sido efetivada em 1853 que proibia a eliminação de documentos públicos.
Llansó (1993, p.46) afirma que entre 1887 e 1889, foi estabelecido um comitê do Senado, presidido por Francis Cockrell, para analisar as causas dos atrasos nas tramitações
dos negócios públicos, no qual foi constatado que muitos documentos eram criados sem necessidade, o que complicava os procedimentos. Em 1889 foi aprovada a primeira General
Records Disposal Act que dispunha sobre a eliminação de cópia manual de documentos. As
comissões e atos seguintes foram aos poucos modificando os métodos de trabalho. A Comissão Dockery impulsionou o uso da máquina de escrever. O Comitê Keep, tinha por objetivo analisar e corrigir os métodos burocráticos.
Llansó (1993, p.47-48), destaca que no século XX, alguns fatores que impulsionaram o conceito e a prática da gestão de documentos, entre esses fatores estão a Comissão Taft (Commitee on Economy and Efficiency), que teve o objetivo de analisar a eficiência e economia nos procedimentos administrativos, o Bureau of Efficiency, o qual teve o objetivo de analisar e aplicar as técnicas da administração moderna no âmbito federal. O National
Archives Act de 1934, o qual marca a chegada dos Arquivos Nacionais no campo da gestão de
documentos. Segundo Llansó (1993, p.4), após a aprovação desse dispositivo legal, que entre outros quesitos, estabelecia a guarda de todos os documentos inativos do governo dos Estados Unidos que tivessem valor administrativo e/ou valor histórico, nos anos seguintes foram recolhidos mais de 1.500 quilômetros de documentos federais, o que resultou em discussões acerca de critérios de seleção aplicáveis aos documentos administrativos. Dentro dessas discussões havia duas vertentes: uma que não era a favor da eliminação, pois se acreditava no fato de que isso interferiria, trazendo prejuízos, à informação futura, e outra vertente que considerava a eliminação um fator determinante para a conservação.
Em 1939, o principal objetivo do Arquivo Nacional dos Estados Unidos era gerir a massa documental que crescia vertiginosamente, em consequência disso o foco se dirigia para as eliminações. Segundo Llansó (1993, p.47-48), buscava-se racionalizar a eliminação com base em estudos em sistemas de conservação, e prazos para a guarda dos documentos.
Em 1942, com a entrada dos Estados Unidos na guerra, o volume de documentos aumentam ainda mais, pois os novos serviços de guerra acabam por produzir mais documentos. Segundo Indolfo (2007, p.32), a partir desse momento destaca-se a atuação das Comissões de Hoover, que ocorreram em 1947 e em 1953. Tais comissões foram responsáveis por estabelecer as práticas para consolidação do conceito de gestão de documentos, como o controle da produção documental, racionalização das eliminações, conservação dos documentos de guarda intermediária, como também atuou na difusão de manuais.
O Federal Records Act de 1950 determinava que os órgãos federais devessem dispor
de um programa de gestão de documentos. Essa lei atua como a base da gestão de documentos nos Estados Unidos, Penn (1984_ e Ricks (1985) apud LLANSÓ, 1993, p. 50) afirmam isso.
E Norton (1985 apud LLANSÓ, 1993, p. 50) a identifica como ponto de “nascimento” de uma nova profissão: o records manager.
Entre as décadas de 1960 e 1970, Llansó (1993, p. 52), aponta uma suposta grande inovação na gestão de documentos, com a influência da tecnologia, especificamente nos campos da informática e reprografia. Llansó afirma que no que tange à legislação, o Records
Management Act de 1975 é o responsável pela consolidação do conceito de records management, e pela sua disseminação para diferentes países. Conforme esse dispositivo legal
gestão de documentos é:
planejamento, controle, direção, organização, formação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, manutenção, bem como a disposição, incluindo a gestão de correspondência, formulários, orientações, relatórios, documentos legíveis por máquinas, microformas, recuperação, arquivamento, e-mail, documentos vitais, materiais equipamentos arquivos, eliminação de documentos e arquivos intermediários ou outras instalações de armazenamento. (Soledad BENITO, Carmen CAYETANO, Paloma FERNANDEZ, 1991 apud Llansó,1993, p.52) TRADUÇÃO NOSSA
De acordo com Llansó (1993, p.52), em 1976 com a aprovação da Amendments on Federal Records Management Act, os órgãos públicos passam a ter a obrigação de apresentar um programa de gestão de documentos anual ao Arquivo Nacional. Nesse contexto também surge um novo conceito na área: a “information management”, dando início a um novo período no âmbito do records management.
Llansó (1993, p.52-53), também ressalta que nesse período também há a consolidação de uma estrutura arquivística federal, tal estrutura abarca a General Service Administration (GSA), a qual agrupa diversos serviços, dentre eles o National Archives Services (NARS). O NARS por sua vez tem a responsabilidade de guiar e assessorar as oficinas do records management em âmbito federal.
No início de 1980, ocorre uma reorganização no âmbito da administração dos arquivos norte-americanos. O NARS que presta serviços a toda a administração Federal dos Estados Unidos, passa a ter outra denominação, sendo reconhecido como NARA (National Archives
and Records Administration) e engloba um número maior de oficinas com vistas a um
desenvolvimento da gestão de documentos.
Segundo Llansó (1993, p.54), o records management do Governo Federal dos Estados Unidos é regulamentado por leis e dispositivos legais e administrativos que possuem um duplo objetivo: “assegurar que as agências tenham um programa eficaz e econômico, e
