Gestão de Eventos

Um evento é um acontecimento importantíssimo para uma marca e para a empresa ou instituição que a organiza. Requer dedicação, organização, poder de decisão e saber intervir em situações de imprevisto. Este deve seguir uma estratégia previamente delineada para que possa ser bem-sucedido.

“Quer os trabalhos durem um dia, quer durem mais é necessário ter em atenção que tudo o que é feito deve ter por fim último atingir o propósito, os objetivos e as tarefas definidos na fase anterior. Este fim só é concretizável mediante uma participação ativa, estruturada e eficaz de todas as pessoas” (Schiefer et al., 2006:95)

O ponto inicial para a organização de um evento é a sua conceção e planeamento. Nesta etapa são definidos os objetivos do evento, o local, data e hora a realizar e constitui-se a equipa que vai auxiliar no acompanhamento do evento.

O passo seguinte é o evento. Serão colocados na prática os pontos definidos. É a etapa mais intensa, pois é o momento em que tudo se está a desenrolar, e para isso é necessário que todos os intervenientes estejam conscientes das suas funções e tarefas a realizar. Por último, o pós-evento. Uma fase relevante que muitas vezes é posta ao acaso. É aqui que se vão avaliar e analisar os resultados e as metas que foram alcançadas. Recolhe-se também o feedback dos media e das pessoas em relação aos eventos, de modo a perceber os aspetos a melhorar para futuro.

Enquanto estagiário na Agência de Comunicação Lift Consulting participei na organização e monotorização de vários eventos, dos quais destaco SICAL – Danças do Mundo, que ocorreu junto à Torre de Belém, o Torneio de Golfe Presidente da República no Belas Clube de Campo, o Festival VillaMix que teve lugar no Altice Arena, a inauguração do Centro de Estágios de alta performance da Quinta do Lago, o lançamento da marca Younique em Portugal e, por fim, a conferência com Simone de Oliveira sobre o cancro da mama que decorreu na Sede Nestlé.

SICAL – Danças do Mundo (Figura 21) assumiu-se como o primeiro evento em que auxiliei na organização. Este teve lugar nos jardins da Torre de Belém, no dia 4 de agosto de 2018. O seu objetivo, para além de aumentar a notoriedade da marca, era colocar todas as pessoas interessadas a dançarem vários estilos de música. Desde danças latinas, Bollywood e Kunduro, sempre auxiliados por especialistas da escola de dança Jazzy.

Figura 21: SICAL Danças do Mundo Fonte: Elaborado pelo próprio

Para aumentarmos a visibilidade do evento foram contratadas hospedeiras, que 45 minutos antes do evento começar, circularam nas imediações do jardim com o intuito de alertar as pessoas para o início do evento. No decorrer da iniciativa foram entregues alguns brindes, como chapéus, porta-chaves e canetas alusivos à marca SICAL.

A ação Buondi Surf Session realizado na Praia de Carcavelos (Imagem 22) foi o evento seguinte em que estive envolvido.

48 Este evento tinha por base oferecer aulas de surf gratuitas a todas as pessoas interessadas, com foco para as pessoas com mobilidade reduzidas ou portadores de alguma deficiência. Como anfitrião estava Garrett McNamara para ajudar e dar os melhores conselhos sobre a modalidade.

À medida que o evento decorria chegaram vários meios jornalísticos e televisivos para fazerem a cobertura do evento. Nós procedemos à ponte entre os embaixadores da marca,

Buondi Surf Session, e os jornalistas para a realização de entrevista e captação das

melhores imagens.

O Torneio Taça Presidente da República que decorreu no Belas Clube de Campo, em Lisboa, no dia 8 de setembro de 2018, revelou-se como o evento mais formal em que estive envolvido, pois teria a presença do Presidente da República, Marcelo Rebelo de Sousa.

Inicialmente coordenámo-nos com a estrutura do Belas Clube de Campo para percebermos em que moldes se iria desenrolar o torneio de golfe e como poderíamos criar mais impacto e visibilidade em torno do mesmo. O facto de haver várias figuras públicas a participar no torneio e de estar presente o atual Presidente da República, Marcelo Rebelo de Sousa, tal como Jorge Sampaio, antigo Presidente da República, já facilitava a propagação de notícias nos vários meios de comunicação, pois nem sempre é possível captar a atenção dos media. Contatamos vários meios de comunicação social televisivos, concretamente a TVI, RTP, SIC e BTV, bem como alguns meios da imprensa, tais como, Correio da Manhã, Jornal de Notícias, Lusa, Observador, Revista Lux, Revista Caras, entre outros, que atenderam ao nosso convite (Figura 23).

Figura 23: Meios de comunicação social Belas Clube de Campo Fonte: Elaborado pelo próprio

Eu fiquei encarregue de receber os jornalistas e transmitir-lhes as informações gerais de como se desenrolava o torneio, a que horas estavam previstas as entrevistas, onde ficava a sala de imprensa, bem como o discurso do atual presidente da República. Foram também vários os momentos em que ajudei os jornalistas a esclarecer as suas dúvidas. Após o almoço conduzimos os jornalistas até à sala onde se ia dar início à entrega dos prémios relativos ao torneio e também os discursos mais aguardados (Figura 24).

Figura 24: Discurso do Presidente da Replica com a presença da comunicação social Fonte: Elaborado pelo próprio

Com este torneio retive a importância do quanto é relevante saber dialogar com os jornalistas. É necessário sermos específicos e objetivos com o que transmitimos, pois pode induzir em erro.

O lançamento da marca Younique em Portugal decorreu no Sacramento Rooftop, Chiado. Com esta ação, a marca de produtos de cosmética deu início à sua estratégia de implementação em Portugal. Envolvidas no evento estiveram cerca de 25 top influencers (Apêndice XXX) em Portugal e aproximadamente 5 jornalistas de meios de comunicação diferenciados (Apêndice XXXI). Eu e a restante equipa fomos o elo entre a marca e os convidados. Inicialmente procedi ao envio do convite (Apêndice XLV) para o evento para todas as influencers e respetivos meios de comunicação. O evento revestiu-se de um cenário chique (Figura 25), mas de um ambiente descontraído.

50 Durante a apresentação da marca, as digitais influencers tiveram a oportunidade de testar os produtos e dar a sua opinião através das suas páginas nas redes sociais, para que a sua audiência/seguidores ficassem a par desta nova marca em Portugal.

Figura 25: Lançamento da marca Younique Fonte: Reporte do cliente

O Festival VillaMix (Anexo X) foi o evento de referência do meu estágio curricular. Desde o primeiro momento que senti uma vontade tremenda em fazer parte da organização deste grande festival, que é um êxito no Brasil. e que agora se está a afirmar em Portugal.

Primeiramente, a minha coordenadora pôs-me a par das tarefas que deveria desenvolver. Para começar elaborei uma base de dados com todos os meios de comunicação que iriam estar envolvidos e presentes no dia do evento, patente no apêndice XXXII. Posteriormente, enviei um e-mail a cada um dos orgãos de comunicação social a aprovar o seu pedido de acreditação para o evento (Apêndice XLVI).

Previamente, foi-me entregue uma credencial com o meu nome e uma pulseira (Anexo XII) que me dava livre trânsito a qualquer zona do recinto, para que pudesse acompanhar os jornalistas aos camarins dos artistas e conduzi-los à frente de palco, bem como acima do palco (Figura 26).

Figura 26: Reconhecimento do espaço VillaMix Fonte: Elaborado pelo próprio

Na véspera do Festival, dia 05/06/2018, fomos fazer o reconhecimento de todo o espaço do Altice Arena (Figura 27 e Anexo XI). O objetivo era percebermos como o espaço iria ficar organizado para que no dia do evento soubéssemos movimentar-nos no interior do pavilhão e conseguíssemos auxiliar caso nos pedissem ajuda.

Figura 27: Palco VilllaMix Fonte: Elaborado pelo próprio

No dia do evento comecei por aguardar a chegada da comunicação social, dos digital

influencers e das figuras públicas para lhes entregar as suas pulseiras identificativas. Em

seguida, foi-me comunicado via rádio que acompanhasse os jornalistas da SBT e da Rede Record de Televisão Europa ao camarim do DJ Alok para procederem a uma curta entrevista antes da sua atuação.

52 Após a conclusão da entrevista, assumi a frente de palco com outro colega. A finalidade desta função era acompanhar os jornalistas à zona mais próxima do palco e estes terem a oportunidade de filmar e fotografar o artista de mais perto. Os mesmos poderiam produzir esses conteúdos até ao final da terceira música do artista, depois seriam levados para junto do público ou dirigiam-se para a sala de impressa.

No desenrolar do evento procedi a uma visita guiada à atriz Olivia Ortiz para que ela ficasse a conhecer todo o espaço envolvente. Mais tarde, dei-lhe a oportunidade de conhecer o MC Kevinho ao conduzi-la ao camarim do artista.

No final do evento, senti a noção de dever cumprido, pois o feedback de alguns dos jornalistas e, inclusive, da Olivia Ortiz sobre o desempenho do meu trabalho e auxílio para com eles foi impecável.

Se até então desenvolvi trabalho de escritório e posteriormente trabalho de campo na monitorização dos eventos, no evento de inauguração do Centro de Estágios de alta performance da Quinta do Lago apenas desenvolvi o meu trabalho a partir do escritório. Fiquei incumbido de enviar e-mail de convite para o evento (Apêndice XLVII e Apêndice XLVIII), contactar todos os meios de comunicação nacionais e regionais sobre a sua presença quer via e-mail (Anexo XIII, Apêndice XLIX e LII) ou através de follow ups (Apêndice L e Apêndice LI)

O último evento em que estive envolvido enquanto estagiário na Lift Consulting foi na sede da Nestlé. Numa iniciativa da luta contra o cancro da mama, que reuniu meia centena de pessoas num auditório para ouvir o testemunho de Simone de Oliveira (Figura 28). Entre o público estava presente uma jornalista da Nova Gente que no final aproveitou para privar com Simone de Oliveira e gravar uma entrevista.

Figura 28: Simone de Oliveira - Luta contra o cancro da mama Fonte: Elaborado pelo próprio

O meu envolvimento nos eventos tornou-se relevante para aumentar a minha capacidade de organização, de rápida resposta a determinadas situações imprevistas e a aquisição de uma maior disponibilidade e à-vontade em falar com os meios de comunicação social nacionais e regionais.