Outra das atividades que estava prevista e foi realizada pela estagiária, consistiu na definição de Gestão Documental.
A Gestão Documental consiste no arquivo de documentos em formato digital. É uma forma mais simplificada e rápida de guardar, consultar e introduzir documentos, podendo estes estar disponível para toda a empresa, ou apenas para um grupo restrito. É um método onde existem maioritariamente vantagens na sua implementação e utilização.
Este processo passou pela recolha de informação em diversos manuais disponibilizados pela KPT e sugeridos pela supervisora do estágio. Depois de analisados foram transcritos para um formato digital, dando origem ao documento presente no Anexo 3. De forma a avaliar a efetiva e total compreensão do tema, foi numa etapa seguinte, em reunião, discutido o assunto entre a supervisora e a estagiária.
Relatório de Estágio Curricular
C
ONCLUSÃOA realização do estágio curricular na empresa KIRCHHOFF Automotive Portugal, S.A. permitiu aplicar os conhecimentos adquiridos nas Unidades Curriculares ao longo dos seis semestres do curso de Gestão, tais como conhecimentos a nível de Gestão de Recursos Humanos, Gestão da Qualidade e Estratégia Empresarial.
O plano de estágio elaborado no início de estágio foi praticamente cumprido. O facto de uma parte da atualização dos processos e procedimentos estarem afetos a pessoas de diversos departamentos, que não cumpriram os prazos estabelecidos para a entrega dos mesmos, levou a que não fosse possível concluir a atualização de todos os processos. Apesar de o objetivo inicial incidir apenas no Departamento de Qualidade, no decorrer do estágio foi possível participar em atividades de outros departamentos, nomeadamente do Departamentos de Ambiente e Segurança, sendo possível adquirir conhecimentos nestas áreas que enriqueceram as competências profissionais.
Devido ao elevado número de atividades, ficaram por descrever algumas atividades realizadas, entre os quais destaco a Gestão dos Serviços de Limpeza, a participação nas reuniões propostas pelo KAPS e a visita dos alunos do ISCAP. Contudo, algumas atividades foram referidas ao longo do relatório.
Apesar de ser uma empresa grande, com elevado número de trabalhadores e exigências, a Supervisora Mariana Carvalho teve o cuidado de me envolver em praticamente todas as suas tarefas diárias, tendo sido, assim, uma excelente Mentora. A simpatia de todos os colaboradores e a informalidade facilitou a comunicação e integração na equipa de trabalho, durante estes quatro meses, que se tornaram em momentos únicos de grande aprendizagem e crescimento profissional.
Relatório de Estágio Curricular
de todos os funcionários, em especial a Mariana Carvalho foi fácil de ultrapassar esse obstáculo.
Estou orgulhosa de me ter empenhado e colaborado com esta empresa. Levo comigo uma excelente recordação de todos os colaboradores, aos quais ficarei eternamente grata por todos os conhecimentos transmitidos de profissionalismo e amizade. Levo obviamente um conhecimento mais alargado da Gestão da Qualidade, Ambiente e Segurança que serão importantes para o meu futuro.
Agradeço a confiança que todos depositaram em mim, pois graças a todos cresci quer em termos pessoais, quer profissionais. Este estágio também me motivou para aprofundar mais os conhecimentos teóricos da qualidade e gestão. Hoje sinto-me mais confiante para abraçar os desafios do mercado de trabalho com maior otimismo e competências.
Relatório de Estágio Curricular
Referências Bibliográficas
Almeida, J. (05 de 12 de 2012). Gestão de Resíduos. SIRAPA. Guarda.
Ambiente, A. P. (08 de 05 de 2012). Guia de Utilização. Obtido de http://sirapa.apambiente.pt/GuiaUtilizacaoSirapa.pdf
Ambiente, A. P. (01 de 10 de 2015). Obtido em 25 de 04 de 2017, de Transporte de resíduos em território nacional: http://docplayer.com.br/16502244-Transporte- de-residuos-em-territorio-nacional.html
Automotive, R. K. (2015). Visão e Valores . Ovar .
Ecodeal: Instruções de Preenchimento da Guia de Acompanhamento de Resíduos.
(s.d.).:
https://www.ecodeal.pt/images/documentos/Outros/Instrucoes_de_preenchiment o_da_GAR.pdf
Obtido em 27 de 12 de 2016, de Ecodeal
Gestão Documental- Gestão integrada de documentos e processos. (s.d.). Obtido em 29
de 11 de 2016, de filedoc: http://www.filedoc.eu/pt/conceitos-basicos
Introdução à gestão de documentos. (s.d.). Obtido em 2016 de 11 de 29, de Microsoft
Office: https://support.office.com/pt-pt/article/Introdu%C3%A7%C3%A3o- %C3%A0-gest%C3%A3o-de-documentos-fe6eb6d1-8f0c-412f-a3d5-
3d71bd38c205
ISO 14001 Sistema de Gestão Ambiental. (s.d.). Obtido em 12 de 12 de 2016, de
APCER Portugal : http://www.apcergroup.com/portugal/index.php/pt/certificacao/6/iso-14001
LTDA, P. E. (12 de 05 de 2017). Gestão da Qualidade. Obtido de http://gestao-de- qualidade.info/qualidade-total.html
OPCO. (s.d.). Conferência nova norma IATF 16949. IATF 16949. Aveiro.
Relatório de Estágio Curricular
Sistema de Gestão automotiva. (s.d.). Obtido em 12 de 12 de 2016, de LRQA Portugal:
http://www.lrqa.pt/Certificacao/ISO-16949-sector-automovel/
Vantagens de uma solução de gestão documental. (s.d.). Obtido em 29 de 11 de 2016,
de 2U Business Consulting: http://www.2ubconsulting.com/pt/vantagens-de- uma-solucao-de-gestao-documental
VLM. (s.d.). Obtido em 13 de 12 de 2016, de VLM Consultores: http://vlm.pt/quem-
Relatório de Estágio Curricular
Relatório de Estágio Curricular
Anexo 1- Dados e Factos
Desenvolvimento dos funcionários e do volume de vendas.
Relatório de Estágio Curricular
Relatório de Estágio Curricular
Relatório de Estágio Curricular
Relatório de Estágio Curricular
Anexo 3- Conceito de Gestão Documental via SharePoint
Definição de Gestão Documental
Seguindo como referencia o documento interno: (Gestão Documental- Gestão integrada de documentos e processos, s.d.), podemos afirmar que a gestão de documentos e processos é essencial ao bom desemprenho de uma empresa e um reflexo da sua organização. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
A implementação de um sistema de gestão documental e processos é um fator decisivo para o seu negócio, na medida em que permite à empresa gerir toda a informação não estruturada, tendo por base os seguintes conceitos:
Desmaterialização: Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos eletrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.
Normalização: De todos os tipos de documentos da empresa, de métodos de
classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.
Indexação: Catalogação e classificação dos documentos eletrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico, mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrónico.
Workflow: Definição dos vários estados pelos quais um documento passa,
incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo, possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.
Pesquisa: Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo,
Relatório de Estágio Curricular
Redução de Custo: A redução de custo advém do aumento de produtividade na
procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo
Vantagens da Gestão Documental
Algumas das vantagens do sistema de gestão documental são: (Vantagens de uma solução de gestão documental, s.d.)
Desmaterialização da documentação e dos processos de transmissão associados. Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada.
Normalização dos documentos, processos e procedimentos. Uniformização dos processos de trabalho.
Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos. Controlo dos fluxos de informação (documentos e processos).
Ganhos de eficiência administrativa e consequentemente redução de custos operacionais.
Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias.
Possibilidade de medir a eficiência de recursos.
Gestão Documental via Sharepoint
A gestão de documentos centra-se no armazenamento e organização de documentos de apoio ao trabalho ativo em progresso, incluindo a criação e partilha de conteúdos numa organização. Quando as organizações não têm qualquer tipo de sistema de gestão de documentos implementado, muitas vezes os conteúdos são criados e guardados de forma não gerida e não centralizada em partilhas de ficheiros dispersas e em discos rígidos individuais. Isto dificulta a tarefa dos empregados de encontrar, partilhar e colaborar de forma eficaz em conteúdos. Além disso, também dificulta a utilização de informações de negócios e dados valiosos no conteúdo por parte das organizações. O Microsoft Office SharePoint Server 2007 suporta as necessidades de gestão de documentos da organização fornecendo um vasto conjunto de capacidades de gestão de documentos, que permitem fazer o seguinte:
Relatório de Estágio Curricular Armazenar, organizar e localizar documentos. Garantir a consistência dos documentos. Gerir metadados para documentos.
Ajudar a proteger documentos de acesso ou utilização não autorização. Garantir processos de negócios (fluxos de trabalho) consistentes para a forma como os documentos são tratados.
NOTA: Este artigo refere-se a um site de exemplo do SharePoint criado pela Aventura Lavor, uma empresa fictícia que fabrica bicicletas, componentes de bicicletas e acessórios para ciclistas.
Por exemplo, a equipa de Documentação Técnica da Aventura Lavor, que produz publicações destinadas ao cliente, como manuais do utilizador e folhas de especificações de produtos, utiliza muitas das funcionalidades de gestão de documentos do Office SharePoint Server 2007. A equipa armazena todos os conteúdos que cria num site criado a partir do modelo de site do Centro de Documentos. No site do Centro de Documentos, os membros da equipa utilizam o controlo de versões principais e secundárias para controlar o desenvolvimento dos documentos através de versões. Também utilizam a obrigatoriedade de dar saída para garantir que os membros da equipa não substituem o trabalho uns dos outros inadvertidamente.
Armazenar e organizar documentos num site do Centro de Documentos
O modelo de site do Centro de Documentos incluído no Office SharePoint Server 2007 pode ser utilizado para criar sites otimizados para criar, utilizar e armazenar grandes quantidades de documentos. Os sites criados a partir do modelo de site do Centro de Documentos têm funcionalidades especializadas de gestão de documentos, como a obrigatoriedade de dar saída e o controlo de versões principais e secundárias, que estão ativadas por predefinição. A obrigatoriedade de dar saída ajuda a evitar conflitos e confusões com as alterações, porque só um utilizador pode alterar um ficheiro em
Relatório de Estágio Curricular
especialmente útil quando várias pessoas estão a trabalhar em conjunto em projetos, ou quando as informações passam por várias etapas de desenvolvimento e revisão.
Gerir propriedades de documentos
Uma das principais formas de encontrar informações guardadas num Web site ou num sistema de gestão de documentos é procurar ou pesquisar os metadados (propriedades do documento) guardados juntamente com os ficheiros. Contudo, os empregados nas organizações muitas vezes não têm tempo para adicionar ou atualizar as propriedades dos documentos quando os guardam.
Os programas e servidores disponíveis no Microsoft Office System de 2007 ajudam as pessoas a criar e atualizar metadados para documentos. Ao abrir ou editar um documento guardado num site do Office SharePoint Server 2007 num programa de ambiente de trabalho da versão Office de 2007, como o Word, o Excel, ou o PowerPoint, é possível editar as propriedades do servidor desse documento no Painel de Informações do Documento que aparece no cimo do ficheiro. Se forem adicionadas colunas personalizadas ao tipo de conteúdo para esse documento ou para a biblioteca onde o documento é guardado, esses valores das colunas são apresentados como campos de propriedades no Painel de Informações do Documento. Integrando a experiência de edição de propriedades de documentos na experiência de edição de conteúdos, os programas na versão Office de 2007 tornam mais fácil às organizações melhorarem a qualidade dos metadados dos conteúdos.
“Além disso, as organizações podem utilizar o Microsoft Office InfoPath 2007 para criar Painéis de Informações do Documento que podem adicionar a tipos de conteúdo específicos.
Ajudar a proteger documentos
O Office SharePoint Server 2007 também oferece várias formas para as organizações ajudarem a proteger documentos guardados num site do SharePoint de acesso ou
Relatório de Estágio Curricular
utilização não autorizados. As organizações podem aplicar a Gestão de Direitos de Informação (IRM) a uma biblioteca de documentos completa para proteger todo um conjunto de documento. A IRM permite limitar as ações que os utilizadores podem tomar em ficheiros transferidos de listas ou bibliotecas do SharePoint. A IRM encripta os ficheiros transferidos e limita o conjunto de utilizadores e programas com permissão para desencriptar esses ficheiros. A IRM também podem limitar os direitos do utilizadores com autorização a ler os ficheiros, para que não possam efetuar ações, como imprimir cópias ou copiar texto dos ficheiros. A IRM pode assim ajudar a organização a aplicar políticas da empresa que governam o controlo e disseminação de informações confidenciais ou de propriedade.
O Office SharePoint Server 2007 também permite proteger os ficheiros de outras formas. Caso pretenda impedir a leitura de rascunhos de documentos em progresso, é possível configurar uma biblioteca de documentos com controlo de versões principais e secundárias e especificar que grupos de pessoas têm permissão para ler as versões secundárias (rascunhos). Os rascunhos são as versões secundárias dos ficheiros ou itens de lista que ainda não foram aprovadas como principais. Caso defina que a biblioteca necessita de aprovação de conteúdo, os rascunhos não são publicados como versões principais até que alguém com as permissões adequadas aprove o documento para publicação como rascunho principal.
Outra forma de ajudar a proteger os documentos é configurar permissões para pastas, itens de lista ou documentos individualmente. Se só existirem um ou dois ficheiros numa biblioteca de documentos a que pretende restringir o acesso, é possível editar as permissões para esses itens individuais para alterar quem tem permissão para os visualizar ou editar.
Gerir processos relacionados com documentos com fluxos de trabalho
Para apoiar os processos de negócios mais comuns relacionados com documentos, o Office SharePoint Server 2007 oferece ações ou tarefas incorporadas que as
Relatório de Estágio Curricular
relacionadas com um processo de negócios. Os fluxos de trabalho ajudam as organizações a gerir processos de negócios relacionados com documentos de forma mais eficiente, porque controlam e gerem automaticamente as tarefas humanas envolvidas nesses processos.
Por exemplo, a equipa de Documentação Técnica da Aventura Lavor utiliza muito o fluxo de trabalho Recolher Comentários. Em vez de enviar uma mensagem de correio eletrónico para os revisores, um escritor pode iniciar um fluxo de trabalho no documento atual a partir do Office Word 2007. O fluxo de trabalho toma conta da gestão do processo, incluindo o envio de mensagens de notificação aos revisores, a criação das tarefas deles e o controlo do estado dessas tarefas. Os revisores podem concluir as suas tarefas no Word 2007 ou no Microsoft Office Outlook 2007.
Além disso, com as Extensões do Microsoft Office SharePoint Designer 2007 ou do Microsoft Visual Studio 2005 para o Windows Workflow Foundation, as organizações podem desenvolver e implementar fluxos de trabalho personalizados para gerir processos de negócios exclusivos das suas organizações.” (Introdução à gestão de documentos, s.d.)
Gestão Documental via GESDOC
“Da documentação de um sistema de qualidade faz parte o Manual de Qualidade, os Procedimentos, material associado, entre outros. Esta documentação deve cumprir diferentes requisitos, entres os quais podemos distinguir:
Os recetores dos documentos devem dispor, em todo o momento, da última revisão dos mesmos.
As modificações dos documentos devem ser realizadas unicamente pela função que se realizou o documento original.
Por estes motivos, a CGQ-Lda, desenvolveu uma aplicação informática, designada GESDOC, que vem solucionar os problemas acima citados, com o principal objetivo de simplificar e facilitar o seu uso.
Relatório de Estágio Curricular
O GESDOC está configurado tanto para um sistema mono-utilizador, como para um sistema multi-utilizador.
Uma das características principais do GESDOC é que, partindo de uma versão básica, adapta-se minuciosamente às condições específicas do utilizador, pois respeita as características dos documentos dos sistemas.
Todas as funções do GESDOC são acedidas através de botões, existentes nas janelas de entrada de dados e de diálogo específicas. Todos os documentos podem ser consultados através das janelas, assim como também podem ser impressos.
Gestão dos documentos
Existe uma janela de gestão de documentos, na qual podemos registar os documentos e respetiva documentação associada que o compõem, as revisões e datas de revisão, assim como a lista de recetores do manual, tanto internos como externos.
O sistema permite listar os últimos níveis de revisão dos capítulos do Manual, distribuições realizadas, distribuições pendentes, entre outras.
Gestão das Notas de Alteração
Existe uma janela de registo das Notas de Alteração, quais os documentos afetados, motivos e descrição da alteração.
Distribuição de Documentos
GESDOC permite a gestão da distribuição dos documentos, por pessoa ou por documento.
O GESDOC permite ainda as seguintes consultas/listagens: Listagem geral de documentos.
Listagem de documentos, por departamento. Últimas versões dos documentos.
Listagem de Notas de Alteração.
Relatório de Estágio Curricular
Gestão Documental via ações corretivas e preventivas- ACP
A gestão das ações corretivas e preventivas afetam um considerável número de departamentos de uma empresa e pressupõe a inter-relação entre numerosas atividades da mesma.
A organização, por procedimentos manuais, de um sistema de gestão de ações corretivas e preventivas é consideravelmente enganosa, pois supõem a realização de numerosas tarefas, independentes umas das outras e a sua conexão manual para obter resumos, balancetes, entre outros.
Descrição da Aplicação
Uma das características principais do ACP é que, partindo de uma versão básica, adapta-se minuciosamente às condições específicas do utilizador, pois respeita as características dos documentos do sistema, tal como as reclamações dos clientes, apresentação da lista de ações.
O ACP está configurado tanto para um sistema mono- utilizador, como para um sistema multi-utilizador.
Todas as funções do ACP são acedidas através de botões, existentes nas janelas de entrada de dados e de diálogo específicas. Todos os documentos podem ser consultados através de janelas, assim como também podem ser impressos.
Registo de Não Conformidades
O sistema permite registar uma não conformidade, quer seja interna ou externa e respetivos dados associados.
Relatório de Estágio Curricular
Permite igualmente definir as causas reais da não conformidade e definir ações corretivas. Igualmente permite encerrar as ações corretivas, registando a sua implantação e eficácia.
Ações Preventivas
Permite igualmente definir as causas potenciais da não conformidade e definir ações preventivas. Igualmente permite encerrar as ações preventivas, registando a sua implantação e eficácia.
Custos de Não Qualidade
O sistema permite igualmente registar os custos da não qualidade associados a cada não conformidade.
O ACP permite ainda as seguintes consultas/listagens: Listagem de Não Conformidades.
Pareto de problemas detetados. Estatística de Não Conformidades. Listagem de todas as Ações Corretivas.
Listagem de todas as Ações Corretivas, por cliente. Listagem de todas as Ações Corretivas, por origem. Listagem de todas as Ações Corretivas, por estado. Listagem de todas as Ações Corretivas, por responsável. Listagem de todas as Ações Preventivas.
Listagem de todas as Ações Preventivas, por responsável. Listagem de todas as Ações Preventivas, por estado. Relatório de custos da não qualidade.
Relatório de custos da não qualidade, por tipo de custo.
Relatório de Estágio Curricular
a emissão de um sistema da qualidade pela Direção da empresa, conforme se verifica nos requisitos da Norma NP EN ISO 9000 (1995).
Planear, executar e avaliar as auditorias também são uma fonte de trabalho e “papelada”.
Por estes motivos, a CGQ-Lda, desenvolveu uma aplicação informática, designada