Gestor de projectos e tarefas

Fundamental para o apoio a um teletrabalhador e ao desempenho das suas obrigações são as ferramentas de gestão e organização dos seus projectos. O módulo gestor de projectos baseia-se no conceito de equipa de trabalho orientada por um objectivo comum, um projecto. Assim, este módulo permite:

Criar novos projectos definindo o utilizador responsável pela gestão desse projecto e dotando-o da capacidade de:

O papel do gestor o Criar e gerir a equipa de trabalho, podendo adicionar novos utilizadores ou remover outros que deixem de colaborar num projecto;

o Definir o papel, profissional, na equipa de cada utilizador. Permite a associação de utilizadores de competências profissionais equiparadas a um mesmo grupo. Esta associação baseia-se na atribuição de funções a cada membro179 (como exemplo: designer, técnico de contas, programador, entre outras);

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A tarefa de associação a cada função reside no gestor do projecto. No entanto, para essa associação o gestor terá de usar uma lista de funções fornecida pelo próprio sistema. Garante-se, assim, maior eficácia e rigor no serviço de procura de competências (ver ponto 5.3.4.4).

168 | Processo de especificação do sistema

o Definir compromissos para toda ou parte da equipa de trabalho, nomeadamente a marcação de reuniões de projecto (ver funcionalidades de calendário e agenda); o Gerir e criar salas de chat de apoio ao projecto.

A qualquer utilizador, acrescentar tarefas (objectivos). Cada tarefa compreende:

o A definição dos membros da equipa de trabalho a quem essa tarefa será atribuída e que terão acesso ao seu acompanhamento. O utilizador pode adicionar tarefas ou compromissos não apenas ao próprio mas também aos colegas de trabalho relacionados profissionalmente com ele ou que dependam deste no projecto. Esta característica depende da organização das equipas de trabalho na plataforma e a sua estruturação em funções, tarefa do gestor;

o A definição da data de conclusão da tarefa;

o A definição da prioridade de execução da tarefa numa escala pré-definida;

o A classificação da tarefa em grandes áreas de actividade profissional180;

o A possibilidade de acrescentar comentários de progresso por qualquer utilizador a que a tarefa afecte. Os comentários são apresentados em lista ordenada cronologicamente, identificados pelo autor e data, permitindo, assim, uma visão geral de todo o progresso da tarefa até à data da consulta;

o A indicação, sob a forma de comentário à tarefa, de ficheiros adicionados à área comum do projecto referentes à tarefa consultada. Esta informação é acompanhada da indicação do utilizador que partilhou o ficheiro e a data da partilha;

o Indicação do estado de progresso da tarefa. Função do criador da tarefa que avaliará o nível de conclusão da desta de acordo com os contributos e comentários submetidos.

O papel dos utilizadores

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Também a classificação das tarefas obedece a uma lista de categorias fornecidas pelo sistema e visa melhorar a eficácia do serviço de procura de competências.

comentários à tarefa _{De referir que os comentários à tarefa assumem o papel de um}

registo ou log da actividade desenvolvida pelos diferentes utilizadores em torno dessa tarefa. Torna-se, assim, facilitada a função do gestor ou dinamizador da tarefa de avaliar o seu nível de resolução. A integração dos comentários permite resolver as dificuldades identificadas por Erickson, aos utilizadores de e-mail, na gestão de mensagens e a sua catalogação/organização por tarefa (Erickson. 2004)181

.

Notificações e alertas _{O módulo de gestão de projectos e tarefas compreende um conjunto de} funcionalidades geridas pelos agentes de software que procuram facilitar essa gestão.

Estas funcionalidades incluem:

Mecanismos de notificação e alerta de deadlines de tarefas. Procura-se incluir, desta forma, mecanismos de feedback diversos que possam, se correctamente utilizados pelos receptores dessa informação, aumentar a eficácia do processo comunicativo182

; Mecanismos de notificação dos utilizadores de uma dada tarefa da associação de um novo ficheiro, em forma de comentário. O utilizador contribuinte pode, ainda, decidir pelo envio de clip- emails de alerta para os membros da tarefa;

Disponibilização automática na agenda de cada utilizador dos prazos de conclusão das tarefas que lhe estão associadas;

Mecanismos de verificação de atribuição de tarefas e sugestão de alternativas. A atribuição de tarefas de carácter urgente pode ser monitorizada pelo sistema por forma a auxiliar a sua realização e conclusão. A Figura 27 demonstra como o sistema pode auxiliar o gestor a encontrar a forma mais imediata de dar seguimento às necessidades do projecto. No caso, o sistema decide-se pela atribuição de uma tarefa a um outro utilizador, que se encontra on- line, do mesmo grupo de competências, e não ao utilizador que

181

Para o problema, este grupo de investigadores propõe a utilização de um sistema a que designam de task proxy. O sistema baseia-se na criação de mecanismos de visualização das mensagens de e-mail alternativos, mecanismos baseados no agrupamento e concentração das mensagens de uma mesma tarefa, através da representação de clusters gráficos das mensagens associadas a cada tarefa (Erickson, 2004). Um sistema com algumas semelhanças é utilizado pelo Google Mail ao permitr agrupar as mensagens por threads, i.e. juntar as respostas às mensagens originais. 182

Recorde-se o trabalho de Bowditch que identifica o uso do feedback como uma das soluções para garantir a eficácia do processo comunicativo (Bowditch, 1999).

170 | Processo de especificação do sistema inicialmente sugerido pelo gestor.

A sugestão de substituição do destinatário de uma dada tarefa pressupõe que o gestor faça, aquando da definição da equipa de trabalho, uma classificação ponderada e correcta das funções de cada membro na equipa. A alteração do destinatário de uma tarefa deverá ser sempre controlável pelo gestor devendo este poder indicar as tarefas passíveis de serem transferíveis e poder (não) autorizar as substituições sugeridas pelo sistema.

O gestor A atribui uma tarefa urgente ao Designer 1;

O sistema detecta que o Designer 1 não está on-line não podendo iniciar a tarefa imediatamente; O sistema propõe ao gestor enviar essa tarefa ao Designer 2 da mesma equipa, que se encontra on-line;

O gestor aceita – a tarefa é atribuída

Figura 27 – Representação do processo de atribuição de uma tarefa gerido pelo sistema.

A gestão de um projecto e das actividades desse projecto pressupõe a utilização de uma agenda pessoal. A agenda/calendário proposta para a plataforma caracteriza-se, genericamente, como uma vulgar agenda. No entanto, identificam-se algumas funcionalidades específicas para auxilio à gestão pessoal e gestão das equipas. Dessas funcionalidades destacam- se:

A actualização automática da agenda sempre que algum prazo que envolva o utilizador seja definido, como os prazos de conclusão de tarefas;

Um sistema de alertas, personalizável, que notifica o utilizador dos compromissos mais próximos;

Calendário/Agenda

☺

gestor

TL A

1. ‘Perguntar” ao agente TrU se o TL A está on-line

2. Não estando, procurar um teletrabalhador alternativo 3. Encontrado – sugerir ao gestor 4. Confirmado pelo gestor – atribuir a

tarefa

☺

TL B

Módulo TrU

agente de gestão de tarefas



O teletrabalhador A está off-line O teletrabalhador B está on-line

A consulta de agendas de outros ...

A possibilidade do gestor de um projecto ou equipa de trabalho agendar compromissos a outros membros da sua equipa. Para auxilio a esta tarefa é-lhe permitido consultar as agendas de cada ou de todos os membros da equipa.

A funcionalidade de consulta de agendas de outros permite facilitar o processo de verificação de momentos de disponibilidade comum facilitando a escolha de uma data consensual. O gestor pode indicar quais os membros do projecto aos quais pretende adicionar um compromisso (ex. reunião) e solicitar ao sistema um calendário de disponibilidade grupal. As inevitáveis questões de privacidade são garantidas pelo método proposto para a visualização das agendas de terceiros. O gestor ao consultar a agenda de outro membro da sua equipa apenas pode consultar o conteúdo de compromissos que se relacionem com o projecto que coordena. Todos os demais compromissos lhe são mostrados apenas como manchas de ocupação (por código de cores), não podendo o gestor saber o conteúdo efectivo desses compromissos, apenas a sua duração. Como se verifica no exemplo do que poderá ser a visualização da agenda de outro, Figura 28, o mapa de ocupação permite verificar quais os dias com compromissos do projecto, os dias com compromissos de outros projectos, e os dias de ocupação mista.

Figura 28 – Exemplo de proposta de visualização da agenda de outro utilizador.

O agendamento de compromissos multi-pessoais por parte do gestor de um projecto implica a confirmação do mesmo por cada visado. Cada visado é notificado do novo compromisso na agenda por via de um clip- email, podendo confirmar a disponibilidade em resposta a este. O sistema regista as confirmações dadas a esse compromisso, fornecendo informação visual distinta para compromissos já confirmados e compromissos ainda dependentes de aceitação. Um clip-email notificará todos os visados aquando da confirmação do compromisso.

172 | Processo de especificação do sistema

Para além dos serviços de troca de mensagens escritas, sonoras ou visuais entre utilizadores, a plataforma disponibiliza a possibilidade de troca de ficheiros. Este serviço baseia-se na centralização de um banco de dados no servidor, procedendo-se as trocas neste.

Por recurso a um protocolo específico para a transferência de ficheiros, FTP183, a plataforma permite aos utilizadores trocar ficheiros entre si e centralizar o arquivo de ficheiros no servidor em 2 áreas:

Área pessoal: cada utilizador registado disporá de uma área no servidor que lhe permitirá o acesso permanente aos seus ficheiros independentemente do terminal que utilizar;

Área por projecto: ao ser definido um novo projecto, será atribuída uma área para partilha de ficheiros entre os membros desse projecto. Desta forma, garante-se um espaço central de partilha de documentos, facilitando os mecanismos de verificação de versões e modificações efectuadas e evitando a redundância ou duplicação de informação entre os membros da equipa.

A centralização dos ficheiros dos utilizadores no servidor garante uma redução do tráfego na plataforma, nomeadamente nas acções de partilha de ficheiros. Atente-se à situação:

O utilizador A pretende enviar com a máxima brevidade um ficheiro de grandes dimensões que tem na sua área pessoal, no servidor, para o utilizador B.

Perante a situação, ao utilizador A bastaria seleccionar o contacto a quem pretendia enviar o ficheiro e adoptar uma de duas opções, sendo que qualquer uma não implicaria a transferência (download/upload) do ficheiro:

Enviar uma cópia do ficheiro: o sistema enviaria uma mensagem ao

utilizador B indicando essa transferência. Ao nível do servidor seria criada uma cópia para o utilizador B e o ficheiro seria associado à área pessoal deste. Sendo a cópia realizada ao nível do servidor o processo seria quase instantâneo;

Partilhar o ficheiro: evitava, desta forma, a duplicação do ficheiro no

servidor, sendo apenas acrescentada uma referência ao ficheiro na área pessoal do utilizador B e feita a respectiva notificação. Neste caso, uma alteração ao ficheiro realizada pelo utilizador A ou B iria reflectir-se no ficheiro disponível para os dois utilizadores.

Troca de ficheiros – FTP

O sistema disponibiliza 2 áreas no servidor para o arquivo e partilha de ficheiros

Uma solução que permite reduzir as transferências de ficheiros entre os membros das equipas

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